A compreensão parcial geralmente é suficiente
A primeira coisa que vale a pena dizer é que acompanhar completamente uma reunião não é o padrão que você precisa. O que você precisa são as decisões, as ações, quem as possui e quando. Todo o resto é contexto e perdê-lo custa pouco.
Essa reformulação é importante porque tentar seguir tudo é o que esgota os alunos e faz com que eles percam as partes que importam. A atenção gasta na decodificação de uma digressão é a atenção não disponível quando um prazo é nomeado.
Defina a meta explicitamente antes da reunião: pegue as decisões e tudo o que for dirigido a você. Isso é alcançável em um nível muito inferior à compreensão total.
A preparação faz mais do que habilidade
No curto prazo, a preparação altera a compreensão de uma reunião específica muito mais do que meses de estudo geral. Conhecer a agenda, o vocabulário e as posições prováveis significa que a maior parte do que é dito é previsível, e a previsão é o que torna o discurso rápido acompanhável.
Toda a preparação abaixo consiste em solicitações normais que os colegas esperam. Nada disso marca você como alguém que está lutando.
- Peça a agenda com antecedência e pesquise o vocabulário nela contido.
- Peça quaisquer materiais ou slides com antecedência e leia-os.
- Aprenda os nomes e funções das pessoas que falarão.
- Observe as duas ou três perguntas que podem ser feitas e prepare as respostas.
- Peça depois a um colega para confirmar o que foi decidido.
O que ouvir
As reuniões têm frases sinalizadoras que marcam os momentos importantes e vale a pena aprender como gatilhos de escuta. Quando um aparece, essa é a frase a ser capturada.
Prazos e atribuições são as metas de maior valor, porque essas são as partes que terão consequências para você.
| japonês | Romaji | Significado |
|---|---|---|
| それでは、こういうことで進めましょう。 | Sore de wa, kō iu koto de susumemashō. | Então prossigamos com base nisso. |
| 担当は誰にしますか。 | Tantō wa dare ni shimasu ka. | Quem será o responsável? |
| 期限は来週の金曜日です。 | Kigen wa raishū no kin'yōbi desu. | O prazo termina na próxima sexta-feira. |
| こちらでお願いできますか。 | Kochira de onegai dekimasu ka. | Você poderia lidar com isso? |
| 次回までに、 | Jikai made ni, | Na próxima reunião, |
| 何か質問はありますか。 | Nanika shitsumon wa arimasu ka. | Há alguma dúvida? |
O quarto geralmente significa você. Qualquer coisa formulada como um pedido, dirigido a uma pessoa, é uma atribuição e vale a pena confirmar imediatamente.
Confirmando sem descarrilar
Uma ou duas breves confirmações durante uma reunião são normais e bem-vindas; um comentário contínuo sobre pedidos de esclarecimento não o é. A habilidade é escolher por quais momentos vale a pena interromper.
Qualquer coisa atribuída a você vale a pena ser confirmada no local. Todo o resto pode esperar por uma mensagem posteriormente.
| japonês | Romaji | Significado |
|---|---|---|
| すみません、確認させてください。 | Sumimasen, kakunin sasete kudasai. | Desculpe, deixe-me confirmar. |
| 私が担当ということでよろしいですか。 | Watashi ga tantō to iu koto de yoroshii desu ka. | Sou eu o responsável por isso? |
| 期限をもう一度お願いします。 | Kigen o mō ichido onegai shimasu. | O prazo mais uma vez, por favor. |
| あとでメールで確認させていただきます。 | Ato de mēru de kakunin sasete itadakimasu. | Confirmarei por e-mail posteriormente. |
| 議事録をいただけますか。 | Gijiroku o itadakemasu ka. | Poderia me dar os minutos? |
| すみません、聞き取れませんでした。 | Sumimasen, kikitoremasen deshita. | Desculpe, eu não entendi isso. |
O acompanhamento escrito
A técnica mais confiável para um aluno é mover o problema de compreensão para a escrita. Ler é muito mais fácil do que ouvir sob pressão de tempo, e uma confirmação por escrito dá um registro a ambos os lados.
Enviar um breve resumo do seu próprio entendimento após uma reunião é uma boa prática em qualquer idioma e é particularmente valioso para o aluno, porque revela mal-entendidos enquanto eles ainda são baratos para serem corrigidos.
- Envie uma mensagem curta no mesmo dia listando o que você entendeu.
- Inclua as ações atribuídas a você e seus prazos.
- Faça uma pergunta específica em vez de dizer que não a seguiu.
- Peça as atas se existirem; muitas reuniões os produzem.
- Anote suas próprias decisões para que a próxima reunião tenha contexto.
Construindo o registro que essas pessoas precisam
As reuniões acontecem em um registro comercial que a maioria dos alunos entende melhor do que produz, o que é um problema exatamente no momento em que você precisa confirmar algo rapidamente. É difícil redigir um esclarecimento educado sob pressão, e é por isso que os alunos ficam em silêncio e descobrem um mal-entendido mais tarde.
Tornar essas frases específicas automáticas resolve o problema, e existem apenas cerca de seis delas. Ensaiá-los em voz alta com um AI Sensei na imersiva sala de aula 3D do Unihongo, em uma encenação de reunião, significa que eles chegam sem composição quando você precisa deles.
A audição neste registro também melhora com a produção, como em qualquer outro lugar. Produzir você mesmo as formas humildes e honoríficas torna-as substancialmente mais rápidas de analisar quando outra pessoa as usa rapidamente.
Procure sair de cada reunião sabendo o que você deve e quando. Essa é a barra funcional e pode ser alcançada bem antes da compreensão total.