A cadeia de documentos desde a cotação até o pagamento
Um acordo típico entre duas empresas japonesas é assim. O comprador pede um orçamento e o vendedor envia um mitsumorisho. O comprador aceita enviando um hatchūsho, um pedido de compra; do lado do vendedor, receber esse pedido é juchū, e ele pode confirmar com um chūmon ukesho ou juchū kakuninsho. O vendedor entrega com um nōhinsho, uma nota de entrega e, muitas vezes, um kenshūsho ou juryōsho para o comprador assinar como aceitação. O vendedor então emite um seikyūsho, a fatura, o comprador paga por furikomi, transferência bancária, e o vendedor pode emitir um ryōshūsho, um recibo.
Um keiyakusho, um contrato, fica acima dessa cadeia para relacionamentos grandes ou contínuos, e um kihon keiyakusho, um acordo básico, geralmente cobre muitos pedidos pequenos, de modo que cada um precisa apenas de uma cotação e de um pedido. Compras pequenas pulam várias etapas, mas aprenda o pedido mesmo assim, pois cada documento se refere ao anterior por número.
| japonês | Romaji | Significado |
|---|---|---|
| お見積もりをお願いできますでしょうか。 | O-mitsumori o onegai dekimasu deshō ka. | Você poderia nos dar um orçamento? |
| 見積書の内容で発注いたします。 | Mitsumorisho no naiyō de hatchū itashimasu. | Faremos o pedido conforme orçamento. |
| ご注文を承りました。 | Go-chūmon o uketamawarimashita. | Recebemos seu pedido. |
| 納品書を添えてお送りします。 | Nōhinsho o soete o-okuri shimasu. | Enviaremos com nota de entrega. |
| 請求書は月末に発行いたします。 | Seikyūsho wa getsumatsu ni hakkō itashimasu. | Emitiremos a fatura no final do mês. |
Lendo um mitsumorisho e um hatchūsho
Uma cotação tem um cabeçalho com o nome do comprador e onchū, o equivalente da empresa a sama, o nome e selo do vendedor, um número, mitsumori bangō, e a data. O corpo lista os itens, hinmei, com quantidade, sūryō, unidade, tan'i, preço unitário, tanka, e quantidade, kingaku. Abaixo vem o subtotal, shōkei, imposto sobre o consumo, shōhizei, e o total, gōkei. Três campos próximos à parte inferior são os mais importantes: nōki, o prazo de entrega; shiharai jōken, condições de pagamento; e yūkō kigen, por quanto tempo o preço é válido. Uma linha bikō contém comentários.
Um hatchūsho reflete a cotação e adiciona o endereço de entrega, nōhin-saki, a data de entrega solicitada, nōhin kibōbi, e o número do pedido do comprador, que o vendedor citará na fatura. Ao receber uma cotação, verifique os preços unitários, verifique se o imposto está incluído e leia o prazo de validade: uma cotação que expira antes do término da aprovação interna significa uma segunda rodada.
| japonês | Romaji | Significado |
|---|---|---|
| この金額は税込みですか、税抜きですか。 | Kono kingaku wa zeikomi desu ka, zeinuki desu ka. | Esse valor é com ou sem impostos? |
| 見積もりの有効期限を延ばしていただけますか。 | Mitsumori no yūkō kigen o nobashite itadakemasu ka. | Você poderia estender a validade da cotação? |
| 納期はいつ頃になりますでしょうか。 | Nōki wa itsu goro ni narimasu deshō ka. | Mais ou menos quando seria a entrega? |
| 数量を変更した場合、単価は変わりますか。 | Sūryō o henkō shita baai, tanka wa kawarimasu ka. | Se alterarmos a quantidade, o preço unitário muda? |
Lendo um seikyūsho e as condições de pagamento
Uma fatura repete os itens e totais e adiciona os campos que decidem quando e como o dinheiro é movimentado. Hakkōbi é a data de emissão. Shiharai kigen é a data de vencimento. Furikomisaki é a conta bancária: banco, agência, tipo de conta, futsu ou tōza, número e nome da conta, kōza meigi. Furikomi tesūryō, a taxa de transferência, geralmente é suportada pelo pagador, e a fatura pode indicar isso. Desde a introdução do sistema de fatura qualificada, as faturas de empresas registadas também possuem um número de registo que começa com T; pergunte à contabilidade como isso afeta sua empresa.
As condições de pagamento são escritas como uma fórmula de duas metades. A primeira metade é o shime, o recorte que fecha um lote de faturas; o segundo é o barai, quando aquele lote é pago. Getsumatsu shime yokugetsu matsu barai: fechado no final do mês, pago no final do mês seguinte. Nijū-nichi shime yokugetsu jū-nichi barai: fechado no dia 20, pago no dia dez do mês seguinte. Yokuyokugetsu significa o mês seguinte. Sōkin é uma palavra simples para enviar dinheiro; Nyūkin é o dinheiro chegando, então Nyūkin Kakunin está verificando se ele chegou.
| japonês | Romaji | Significado |
|---|---|---|
| お支払い条件は月末締め翌月末払いです。 | O-shiharai jōken wa getsumatsu shime yokugetsu matsu barai desu. | As condições de pagamento são de encerramento do mês, pagas no final do mês seguinte. |
| 振込手数料はご負担いただけますでしょうか。 | Furikomi tesūryō wa go-futan itadakemasu deshō ka. | Você poderia cobrir a taxa de transferência? |
| 入金を確認いたしました。ありがとうございます。 | Nyūkin o kakunin itashimashita. Arigatō gozaimasu. | Confirmamos o recebimento do pagamento. Obrigado. |
| 支払期限を過ぎておりますが、ご入金の予定を教えていただけますか。 | Shiharai kigen o sugite orimasu ga, go-nyūkin no yotei o oshiete itadakemasu ka. | A data de vencimento já passou; você poderia nos dizer quando o pagamento está planejado? |
| 請求書の宛名を部署名まで入れていただけますか。 | Seikyūsho no atena o bushomei made irete itadakemasu ka. | Você poderia incluir o nome do departamento na fatura? |
Nōhinsho, ryōshūsho e keiyakusho
Um nōhinsho viaja com as mercadorias e lista o que foi entregue; o comprador verifica o pedido, kenshū, e o guarda. Um juryōsho ou uma cópia assinada é devolvida ao vendedor como prova. Quando uma entrega é curta ou danificada, o número nōhinsho é o que você cita quando liga.
Um ryōshūsho confirma o pagamento recebido. Com transferências bancárias, muitas empresas tratam o registro da transferência como um recibo e não o emitem a menos que solicitado. Um keiyakusho define todo o relacionamento: as partes, kō e otsu, o escopo, o preço, o prazo, kikan, renovação, kōshin, rescisão, kaijo e confidencialidade, himitsu hoji. Os contratos são frequentemente elaborados em duas vias, uma para cada lado, e cada empresa carimba ambas. Consulte os artigos por número, jō: dai-san-jō, artigo três.
| japonês | Romaji | Significado |
|---|---|---|
| 納品書の数量と実際の数が合いません。 | Nōhinsho no sūryō to jissai no kazu ga aimasen. | A quantidade na nota de entrega não corresponde ao que chegou. |
| 受領書に署名してご返送ください。 | Juryōsho ni shomei shite go-hensō kudasai. | Por favor, assine o reconhecimento e envie-o de volta. |
| 領収書は必要でしょうか。 | Ryōshūsho wa hitsuyō deshō ka. | Você precisa de um recibo? |
| 契約書の第三条について確認させてください。 | Keiyakusho no dai-san-jō ni tsuite kakunin sasete kudasai. | Deixe-me confirmar o artigo três do contrato. |
| 契約期間は一年で、自動更新でよろしいですか。 | Keiyaku kikan wa ichinen de, jidō kōshin de yoroshii desu ka. | O prazo é de um ano com renovação automática, certo? |
Inkan, kakuin e denshi keiyaku
Os contratos tradicionais são carimbados em vez de assinados. O selo registrado da empresa, jitsuin, vai no bloco de assinatura; um keiin é pressionado ao longo do limite de cada par de páginas para que as páginas não possam ser trocadas; e um teisei-in marca qualquer correção manuscrita. Os documentos internos comuns usam um kakuin quadrado ou um mitome-in pessoal, e o verbo para carimbar é ōin ou nattsuin. Quem detém o selo e quem pode utilizá-lo é uma regra interna rígida.
Os contratos eletrônicos, denshi keiyaku, assinados por meio de um serviço web estão agora difundidos. O vocabulário muda para denshi shomei, assinatura eletrônica; denshi shoshiki, o formato eletrônico de um documento; e shōnin, aprovação, em um fluxo de trabalho. Algumas contrapartes ainda solicitam papel, portanto, uma solicitação pode precisar indicar qual formulário você pode aceitar. Se um determinado contrato precisa de selo, assinatura ou assinatura eletrônica depende da empresa, do documento e da contraparte, então pergunte à sua equipe jurídica ou de assuntos gerais, sōmu.
| japonês | Romaji | Significado |
|---|---|---|
| 契約書に押印をお願いいたします。 | Keiyakusho ni ōin o onegai itashimasu. | Por favor carimbe o contrato. |
| 割印は各ページの綴じ目にお願いします。 | Wariin wa kaku-pēji no tojime ni onegai shimasu. | Por favor coloque o selo de página cruzada na encadernação de cada página. |
| 電子契約でも対応可能でしょうか。 | Denshi keiyaku demo taiō kanō deshō ka. | Um contrato eletrônico seria aceitável? |
| 原本を二部作成し、一部をご返送ください。 | Genpon o nibu sakusei shi, ichibu o go-hensō kudasai. | Por favor, prepare dois originais e devolva um. |
Solicitando cada documento educadamente
O padrão de solicitação é o mesmo para todos os documentos. Nomeie-o com o ou vá, diga o que cobre, dê um prazo e um formato e encerre agradecendo pelo trabalho. O verbo central é go-sōfu itadakemasu deshō ka, você poderia enviar, ou o-okuri itadakemasu deshō ka; para a emissão de um novo documento, go-hakkō itadakemasu deshō ka. Adicione um motivo se o prazo for apertado: shanai shori no tsugō de, para processamento interno.
No telefone, adicione sua empresa e nome, e repita o número do documento. Ao enviar um documento, use o-okuri itashimasu e peça para verificar com go-kakunin kudasai. Perseguir um documento atrasado é educado, mas direto: sakujitsu o-negai shita seikyūsho no ken desu ga, e então a pergunta.
| japonês | Romaji | Significado |
|---|---|---|
| 恐れ入りますが、今月分の請求書を来週金曜日までにご送付いただけますでしょうか。 | Osoreirimasu ga, kongetsu-bun no seikyūsho o raishū kin'yōbi made ni go-sōfu itadakemasu deshō ka. | Desculpe incomodá-lo. Você poderia enviar a fatura deste mês até a próxima sexta-feira? |
| PDFでお送りいただければ助かります。 | PDF de o-okuri itadakereba tasukarimasu. | Ajudaria se você pudesse enviá-lo em PDF. |
| 見積書を添付いたしましたので、ご確認ください。 | Mitsumorisho o tenpu itashimashita node, go-kakunin kudasai. | Anexei a cotação; por favor verifique. |
| 昨日お願いした請求書の件ですが、ご送付の予定はいつ頃でしょうか。 | Sakujitsu o-negai shita seikyūsho no ken desu ga, go-sōfu no yotei wa itsu goro deshō ka. | Sobre a fatura que solicitei ontem, aproximadamente quando será enviada? |
| お手数をおかけしますが、よろしくお願いいたします。 | O-tesū o o-kake shimasu ga, yoroshiku onegai itashimasu. | Desculpe pelo problema e obrigado. |
Vocabulário do documento
A tabela reúne os nomes dos documentos e os campos que você lerá neles.
| Palavra | Leitura | Significado |
|---|---|---|
| 見積書 | mitsumorisho | cotação |
| 発注書 | hatchūsho | pedido de compra |
| 受注 | juchū | receber um pedido (lado do vendedor) |
| 納品書 | nōhinsho | nota de entrega |
| 請求書 | seikyūsho | fatura |
| 領収書 | ryōshūsho | recibo |
| 契約書 | keiyakusho | contrato |
| 支払条件 | shiharai jōken | condições de pagamento |
| 締め | shime | limite para um período de faturamento |
| 翌月末払い | yokugetsu matsu barai | pago no final do mês seguinte |
| 振込先 | furikomisaki | conta bancária para transferência |
| 有効期限 | yūkō kigen | período de validade |
| 押印 | ōin | afixando um selo |
| 電子契約 | denshi keiyaku | contrato eletrônico |
Erros que atrasam o pagamento
A maioria dos atrasos vem de um campo, não de uma disputa. Fatura endereçada ao nome da empresa errada ou faltando departamento; um número de pedido de compra que não corresponde; uma linha fiscal ausente ou duplicada; dados bancários com nome da conta em script errado; uma data de vencimento que ignora o problema do cliente, então a fatura chega um dia atrasada e espera um mês. Nos contratos, os erros clássicos são falta de keiin, carimbo de selo errado e nome da contraparte que difere de seu nome registrado em um caractere.
Antes de enviar qualquer documento, verifique o nome do destinatário, o número a que se refere e os termos do documento anterior da cadeia. Se um cliente disser que um documento está errado, peça desculpas brevemente, pergunte exatamente qual campo e reedite no mesmo dia com sai-hakkō na linha de assunto. A prática da empresa difere em quase tudo aqui, desde selos até meses de pagamento, então aprenda o idioma e depois pergunte a um colega como sua empresa faz isso.
- Verifique o nome, onchū ou sama e departamento em cada documento
- Citar o número do documento anterior no próximo
- Confirme zeikomi ou zeinuki e a linha fiscal antes de enviar
- Leia o shime do cliente e envie a fatura antes dele
- Pergunte antes de carimbar; selos têm regras sobre quem pode usá-los