Application : le shucchō shinsei
Lors d'un voyage d'affaires, rien ne se passe avant le shinsei. Le formulaire demande la destination, les dates, le but sur une seule ligne, les personnes ou l'entreprise que vous visiterez et une estimation des coûts. Il est transmis à votre responsable et parfois à un deuxième approbateur. Dans de nombreuses entreprises, il s'agit d'un écran dans le système de dépenses ; dans certains cas, il s'agit encore d'un formulaire papier avec un hanko. Demandez à un collègue de quoi il s’agit et copiez-en un récent.
La version orale passe en premier : dites à votre responsable pourquoi le voyage est nécessaire et obtenez un signe de tête avant de remplir quoi que ce soit. Shucchō o mōshiagemasu n'est pas naturel ; dites shucchō shitai no desu ga ou shucchō no kyoka o itadakitai no desu ga, et ajoutez les dates et le but.
| japonais | Romaji | Signification |
|---|---|---|
| 来月、大阪支社に出張したいのですが、よろしいでしょうか。 | Raigetsu, Ōsaka shisha ni shucchō shitai no desu ga, yoroshii deshō ka. | J'aimerais partir en voyage d'affaires à la succursale d'Osaka le mois prochain ; est-ce que ça irait ? |
| 目的は、新システムの導入打ち合わせです。 | Mokuteki wa, shin shisutemu no dōnyū uchiawase desu. | L'objectif est une réunion sur la présentation du nouveau système. |
| 日程は十日から十二日の二泊三日を予定しています。 | Nittei wa tōka kara jūninichi no nihaku mikka o yotei shite imasu. | Je prévois du 10 au 12, trois jours et deux nuits. |
| 出張申請を出しましたので、ご承認をお願いいたします。 | Shucchō shinsei o dashimashita node, go-shōnin o onegai itashimasu. | J'ai soumis la demande de voyage, je vous serais donc reconnaissant de votre approbation. |
| 概算の費用は交通費と宿泊費で五万円ほどです。 | Gaisan no hiyō wa kōtsūhi to shukuhakuhi de goman-en hodo desu. | Le coût approximatif est d'environ cinquante mille yens pour le transport et l'hébergement. |
Réservation de transports et d'hôtels via l'administrateur
Une fois le shinsei approuvé, la réservation passe généralement par le sōmu, les affaires générales ou un bureau de voyages sous contrat. Certaines entreprises vous permettent de réserver vous-même dans certaines limites et de réclamer par la suite, et d'autres délivrent une carte d'entreprise. Il vous sera demandé l'itinéraire, l'heure de départ souhaitée, la préférence de siège et la zone de l'hôtel. Les sièges réservés, shiteiseki, sont la norme pour le shinkansen ; la voiture verte et les vols sont souvent limités par niveau.
Connaissez les mots des billets que vous recevrez : un jōshaken est le billet au tarif de base, un tokkyūken le supplément express et un eki-uketori est un billet retiré au distributeur de la gare avec un code. Les modifications après la réservation passent par le même bureau, alors demandez tôt plutôt que de changer le jour même.
| japonais | Romaji | Signification |
|---|---|---|
| 十日の朝の新幹線と、二泊分のホテルをお願いできますか。 | Tōka no asa no shinkansen to, nihaku-bun no hoteru o onegai dekimasu ka. | Pourriez-vous réserver le shinkansen le 10 au matin et deux nuits d'hôtel ? |
| 席は窓側の指定席でお願いします。 | Seki wa madogawa no shiteiseki de onegai shimasu. | Un siège réservé près de la fenêtre, s'il vous plaît. |
| ホテルは支社の近くであればどこでも構いません。 | Hoteru wa shisha no chikaku de areba doko demo kamaimasen. | N'importe quel hôtel convient à condition qu'il se trouve à proximité de la succursale. |
| 帰りの時間を一本遅らせることはできますか。 | Kaeri no jikan o ippon okuraseru koto wa dekimasu ka. | Le retour pourrait-il être déplacé un train plus tard ? |
| チケットは駅で受け取る形ですか。 | Chiketto wa eki de uketoru katachi desu ka. | Dois-je récupérer les billets à la gare ? |
Règles de dépenses en bref
Chaque entreprise a un ryohi kitei, un règlement sur les frais de voyage, qui définit ce qui est remboursé et comment. Les pièces habituelles sont kōtsūhi, transport ; shukuhakuhi, hébergement, souvent plafonné à la nuitée ; nittō, une allocation journalière pour les petits frais ; et settai, divertir un client, ce qui nécessite normalement une approbation distincte. Les repas pris seuls sont généralement couverts par le nittō plutôt que réclamés, mais cela varie.
La seule règle qui ne varie pas est le reçu. Demandez un ryōshūsho, un reçu officiel, dans chaque hôtel, taxi et magasin, et demandez-le au nom de l'entreprise si votre entreprise l'exige. Les taxis ne sont souvent autorisés que lorsqu'il n'existe pas d'alternative pratique et qu'une note expliquant pourquoi est attendue. Soumettez le seisan, règlement des dépenses, dans le délai fixé par le règlement, sinon la demande peut être refusée.
| japonais | Romaji | Signification |
|---|---|---|
| 領収書を会社名でお願いします。 | Ryōshūsho o kaisha-mei de onegai shimasu. | Un reçu au nom de l'entreprise, s'il vous plaît. |
| 宛名は株式会社山田商事でお願いします。 | Atena wa kabushiki-gaisha Yamada Shōji de onegai shimasu. | Veuillez vous adresser à Yamada Shoji Co., Ltd. |
| タクシーは終電後だったので利用しました。 | Takushī wa shūden-go datta node riyō shimashita. | J'ai utilisé un taxi parce que c'était après le dernier train. |
| 出張の精算は帰社後一週間以内でよろしいですか。 | Shucchō no seisan wa kisha-go isshūkan inai de yoroshii desu ka. | Est-ce que dans la semaine suivant le retour, une amende pour le règlement des dépenses ? |
| この費用は日当に含まれますか。 | Kono hiyō wa nittō ni fukumaremasu ka. | Ce coût est-il couvert par l'indemnité journalière ? |
Arrivée au bureau de destination
L'arrivée en agence ou chez un client suit un petit script. A la réception, vous indiquez votre entreprise, votre nom et la personne à qui vous rendez visite. Lorsque votre hôte apparaît, la première ligne est o-sewa ni natte orimasu, merci pour votre soutien continu, ou, dans la succursale de votre propre entreprise, o-tsukaresama desu. Vient ensuite la ligne tōi tokoro : l'hôte dira tōi tokoro o arigatō gozaimasu, merci d'être venu jusqu'ici, et vous répondez par un bref kochira koso.
Omiyage, si vous l'apportez, est remis à ce stade en une phrase, tsumaranai mono desu ga ou le briquet minasan de dōzo, partagez-le, et l'hôte le met de côté sans l'ouvrir. De petites discussions sur le voyage ou sur la météo remplissent le chemin jusqu'à la salle de réunion ; limitez-vous à deux ou trois échanges.
| japonais | Romaji | Signification |
|---|---|---|
| 東京本社の田中と申します。佐藤部長にお約束をいただいております。 | Tōkyō honsha no Tanaka to mōshimasu. Satō buchō ni o-yakusoku o itadaite orimasu. | Je suis Tanaka du siège social de Tokyo. J'ai rendez-vous avec M. Sato. |
| いつもお世話になっております。 | Itsumo o-sewa ni natte orimasu. | Merci pour votre soutien continu. |
| 遠いところをありがとうございます。 | Tōi tokoro o arigatō gozaimasu. | Merci d'avoir parcouru un si long chemin. (Hôte.) |
| こちらこそ、お時間をいただきありがとうございます。 | Kochira koso, o-jikan o itadaki arigatō gozaimasu. | Merci d'avoir pris le temps. |
| 東京の菓子です。皆さんでどうぞ。 | Tōkyō no kashi desu. Minasan de dōzo. | Ce sont des bonbons de Tokyo. Merci de les partager. |
| 新幹線は混んでいましたが、予定通り着きました。 | Shinkansen wa konde imashita ga, yotei-dōri tsukimashita. | Le shinkansen était bondé, mais je suis arrivé à l'heure. |
Vocabulaire de voyage sur les formulaires et dans le chat
Les mots ci-dessous apparaissent sur le shinsei, dans le système de dépenses et dans les messages que l'administrateur vous enverra. Apprenez les lectures pour pouvoir les prononcer à voix haute au bureau, et non seulement les reconnaître à l'écran.
| Mot | En lisant | Signification |
|---|---|---|
| 出張申請 | shucchō shinsei | Demande de déplacement professionnel |
| 出張命令 | shucchō meirei | Ordre de déplacement, l'approbation formelle dans certaines entreprises |
| 旅費規程 | ryohi kitei | Règlement sur les frais de déplacement |
| 交通費 | kōtsūhi | Frais de transport |
| 宿泊費 | shukuhakuhi | Frais d'hébergement |
| 日当 | nittō | Indemnité journalière |
| 精算 | seisan | Règlement des dépenses |
| 仮払い | karibarai | Avance de fonds avant le voyage |
| 領収書 | ryōshūsho | Reçu officiel |
| 出張報告 | shucchō hōkoku | Rapport de voyage |
| 直行直帰 | chokkō chokki | Aller directement de chez soi et rentrer directement chez soi |
| 帰社 | kisha | Retour au bureau |
Chokkō chokki vaut la peine d'être connu : cela signifie que vous allez directement de chez vous à votre destination et que vous rentrez chez vous sans passer par le bureau, et cela doit généralement être indiqué sur le shinsei ou dans le chat pour que l'équipe sache où vous êtes.
Le rapport de voyage et le retour
Le shucchō hōkoku clôt le voyage. Il est court et factuel : dates, destination, personnes rencontrées, objectif, résultats, prochaines actions et coûts, dans cet ordre. La plupart des entreprises disposent d'un formulaire ou d'un modèle ; certains acceptent un email au manager. Il est attendu dans un jour ou deux, et votre responsable voudra généralement un résumé oral le premier matin de votre retour avant de le lire. Dirigez par le résultat, puis l'étape suivante, puis tout ce qui n'a pas fonctionné.
Le retour lui-même a ses propres lignes. Dites tadaima modorimashita lorsque vous entrez, remerciez celui qui vous a couvert et placez l'omiyage dans l'espace partagé avec un mot à l'équipe. Soumettez ensuite le seisan avec les reçus. Utilisez la liste de contrôle ci-dessous les premières fois.
| japonais | Romaji | Signification |
|---|---|---|
| ただいま戻りました。出張中はありがとうございました。 | Tadaima modorimashita. Shucchō-chū wa arigatō gozaimashita. | Je suis de retour. Merci de m'avoir couvert pendant mon absence. |
| 大阪の土産です。休憩室に置いておきますね。 | Ōsaka no miyage desu. Kyūkeishitsu ni oite okimasu ne. | Souvenirs d'Osaka. Je vais les laisser dans la salle de repos. |
| 結論から申しますと、導入時期は来春で合意しました。 | Ketsuron kara mōshimasu to, dōnyū jiki wa raishun de gōi shimashita. | Pour commencer par la conclusion, nous avons convenu du déploiement pour le printemps prochain. |
| 詳細は本日中に出張報告にまとめて提出します。 | Shōsai wa honjitsu-chū ni shucchō hōkoku ni matomete teishutsu shimasu. | Je vais écrire les détails dans le rapport de voyage et le soumettre aujourd'hui. |
| 経費の精算も明日までに済ませます。 | Keihi no seisan mo ashita made ni sumasemasu. | Je terminerai également le règlement des dépenses d'ici demain. |
- Dites tadaima modorimashita et remerciez les collègues qui ont couvert
- Donnez au manager un résumé oral de deux minutes, la conclusion en premier
- Soumettre le shucchō hōkoku dans les délais fixés par l'entreprise
- Joignez chaque reçu au seisan et expliquez tout taxi ou coût supplémentaire
- Envoyez un e-mail de remerciement au bureau ou au client que vous avez visité
- Éteignez l'omiyage et dites à l'équipe qu'il est là
- Enregistrez les prochaines actions et les dates de la réunion dans le calendrier partagé
Les erreurs à éviter
La première erreur est de réserver avant l'approbation. Si le shinsei est refusé ou si les dates changent, un billet auto-réservé devient votre problème. La seconde est la perte des reçus ; une réclamation sans ryōshūsho est souvent catégoriquement refusée. La troisième consiste à utiliser le registre des clients de votre propre succursale ou le registre des collègues auprès d'un client. Le quatrième est un rapport tardif ou vague : un hōkoku qui dit que la réunion s'est bien déroulée ne dit rien au manager, et un autre qui arrive une semaine plus tard suggère que le voyage n'a pas d'importance.
Enfin, ne considérez pas le voyage comme un congé de l’équipe. Un message de chat rapide à l'arrivée et au départ, et être joignable pendant les heures de bureau, est attendu dans la plupart des entreprises, sauf accord contraire de votre part.
| japonais | Romaji | Signification |
|---|---|---|
| 先に自分で新幹線を取ってしまいました。 | Saki ni jibun de shinkansen o totte shimaimashita. | J'ai déjà réservé le shinkansen moi-même. (La situation à éviter.) |
| 承認が下りてから手配をお願いします。 | Shōnin ga orite kara tehai o onegai shimasu. | Veuillez l'organiser une fois l'approbation obtenue. (Ce que dira l'administrateur.) |
| 領収書をなくしてしまったのですが、どうすればいいですか。 | Ryōshūsho o nakushite shimatta no desu ga, dō sureba ii desu ka. | J'ai perdu un reçu ; Que dois-je faire? |
| 会議はうまくいきました。 | Kaigi wa umaku ikimashita. | La réunion s'est bien déroulée. (Trop vague pour un rapport.) |
| 先方と納期を三月末で合意し、次回は二月に再訪の予定です。 | Senpō to nōki o sangatsu-matsu de gōi shi, jikai wa nigatsu ni saihō no yotei desu. | Nous avons convenu avec le client d'une livraison fin mars et la prochaine visite est prévue pour février. (Spécifique.) |
| 大阪支社に到着しました。夕方に一度連絡します。 | Ōsaka shisha ni tōchaku shimashita. Yūgata ni ichido renraku shimasu. | Je suis arrivé à la succursale d'Osaka. Je m'enregistrerai une fois ce soir. |