La forme du feedback sur le lieu de travail au Japon
Le feedback dans un bureau japonais suit une forme facile à apprendre une fois que vous le voyez : un coussin, une observation spécifique, une suggestion et une clôture prospective. Le coussin signale que quelque chose de délicat arrive. L'observation porte sur le travail, pas sur la personne. La suggestion est proposée comme une possibilité. La clôture ramène la relation à la normale. Si vous manquez quelqu'un, le commentaire sera plus dur que vous ne le pensiez.
Le moment et le lieu comptent autant que les mots. Les commentaires critiques sont donnés individuellement, pas devant l'équipe, et peu de temps après l'événement plutôt que sauvegardés pour examen. Les commentaires positifs peuvent être publics, mais même ceux-ci restent courts. Un message de chat privé avec un seul point est désormais le canal de feedback le plus courant dans de nombreuses entreprises.
| japonais | Romaji | Signification |
|---|---|---|
| 今、少しいいですか。 | Ima, sukoshi ii desu ka. | Avez-vous un moment maintenant ? |
| 一つだけ気になった点があるのですが。 | Hitotsu dake ki ni natta ten ga aru no desu ga. | Il y a juste une chose que j'ai remarquée. |
| 資料のことで、ちょっとお話ししてもいいですか。 | Shiryō no koto de, chotto o-hanashi shite mo ii desu ka. | Puis-je vous parler brièvement du document? |
| 差し支えなければ、一つ提案があります。 | Sashitsukae nakereba, hitotsu teian ga arimasu. | Si cela ne vous dérange pas, j'ai une suggestion. |
Mots coussin qui ouvrent un commentaire
Kusshon kotoba, mots coussins, sont les petites phrases qui précèdent tout ce qui est gênant. Ils ne changent pas le contenu ; ils changent la façon dont il est reçu. Les commentaires les plus utiles sont hitotsu ki ni natta no desu ga, une chose a retenu mon attention ; osore-irimasu ga, excusez-moi mais ; et, pour un senior, sashidegamashii no desu ga, au risque de dépasser. Dans le chat, un chotto ii desu ka ou ichiten dake plus léger, juste un point, fait le même travail.
L’observation suit ensuite dans un langage neutre. Décrivez ce que vous avez vu : sūji ga chigatte iru yō desu, les chiffres semblent différer, plutôt que machigatte imasu, c'est faux. Yō desu, semble-t-il, et mitai desu, semble-t-il, gardez l'observation provisoire même lorsque vous en êtes sûr.
| japonais | Romaji | Signification |
|---|---|---|
| 恐れ入りますが、一点確認させてください。 | Osore-irimasu ga, itten kakunin sasete kudasai. | Excusez-moi, mais laissez-moi vérifier un point. |
| 気になったので共有しますね。 | Ki ni natta node kyōyū shimasu ne. | Cela a attiré mon attention, alors je vais le partager. |
| 私の見落としかもしれませんが、二ページ目の数字が違うようです。 | Watashi no miotoshi kamo shiremasen ga, nipēji-me no sūji ga chigau yō desu. | Il me manque peut-être quelque chose, mais la figure de la page deux semble différente. |
| 細かい点で恐縮ですが、日付が先月のままになっています。 | Komakai ten de kyōshuku desu ga, hizuke ga sengetsu no mama ni natte imasu. | Désolé d'être pointilleux, mais la date est toujours celle du mois dernier. |
| 念のためですが、送付先はこちらで合っていますか。 | Nen no tame desu ga, sōfu-saki wa kochira de atte imasu ka. | Juste pour être sûr, est-ce le bon destinataire ? |
Commentaires positifs qui ne semblent pas condescendants
En japonais, l'éloge est plus délicat que la critique, car évaluer quelqu'un est en soi un acte de senior. Jōzu desu ne ou yoku dekimashita, bravo, semble naturel d'un manager à un nouvel employé et condescendant entre pairs. Le modèle le plus sûr consiste à féliciter le travail et son effet sur vous. Tasukarimashita, qui m'a aidé, est le mot le plus utile ici, car il vous met à la place de la personne qui en a bénéficié.
Pour une personne âgée, évitez complètement d’évaluer. Benkyō ni narimashita, j'ai appris de cela, et sankō ni narimashita, c'était une référence utile, exprime son appréciation sans juger. Gardez les éloges brefs ; un long compliment met les collègues mal à l'aise et suscite une vague de déni.
| japonais | Romaji | Signification |
|---|---|---|
| 資料、とても分かりやすかったです。助かりました。 | Shiryō, totemo wakariyasukatta desu. Tasukarimashita. | Le document était très facile à suivre. Cela a beaucoup aidé. |
| 先方への返信、早くて助かりました。 | Senpō e no henshin, hayakute tasukarimashita. | Votre réponse rapide au client a vraiment aidé. |
| あのまとめ方、参考になりました。 | Ano matomekata, sankō ni narimashita. | La façon dont vous avez résumé cela m’a été utile. |
| 昨日のプレゼン、とても勉強になりました。 | Kinō no purezen, totemo benkyō ni narimashita. | J'ai beaucoup appris de la présentation d'hier. |
| この部分、いいですね。このまま進めましょう。 | Kono bubun, ii desu ne. Kono mama susumemashō. | Cette partie est bonne. Allons-y tel quel. |
Signaler une erreur et suggérer un changement
Une fois le constat posé, la suggestion suit. La forme de base est shita hō ga ii kamo shiremasen, ce serait peut-être mieux, ce qui transforme une instruction en possibilité. À un kōhai, vous pouvez vous rendre à shita hō ga ii yo ; à une personne âgée, utilisez ikaga deshō ka, qu'en penseriez-vous, et laissez-la décider. S’il y a plusieurs problèmes, choisissez celui qui compte et proposez d’envoyer le reste par écrit.
Donnez une raison avec la suggestion. Les collègues acceptent beaucoup plus facilement un changement lorsqu'ils comprennent pourquoi : le client utilise l'ancien format, les chiffres doivent correspondre au rapport. Une raison montre également que le commentaire concerne le travail, pas lui-même.
| japonais | Romaji | Signification |
|---|---|---|
| ここは表にした方が見やすいかもしれません。 | Koko wa hyō ni shita hō ga miyasui kamo shiremasen. | Cela pourrait être plus facile à lire sous forme de tableau. |
| 先方は旧フォーマットを使っているので、合わせた方がいいと思います。 | Senpō wa kyū fōmatto o tsukatte iru node, awaseta hō ga ii to omoimasu. | Le client utilise l'ancien format, je pense donc que nous devrions le faire correspondre. |
| 結論を先に書くと、もっと伝わりやすくなると思います。 | Ketsuron o saki ni kaku to, motto tsutawariyasuku naru to omoimasu. | Si vous mettez la conclusion en premier, je pense qu'elle sera mieux perçue. |
| 他にも二、三点あるので、後でチャットで送りますね。 | Hoka ni mo ni-san ten aru node, ato de chatto de okurimasu ne. | Il y a deux ou trois autres points, je les enverrai donc en chat plus tard. |
| もしよければ、私の方で直しておきましょうか。 | Moshi yokereba, watashi no hō de naoshite okimashō ka. | Si vous le souhaitez, dois-je le réparer de mon côté ? |
Registre changeant : kōhai, dōryō et jōshi
Le même commentaire change de forme avec le rang. Pour un kōhai, un junior, vous pouvez être plus clair et plus directif, mais le coussin et la raison comptent toujours, car les juniors se souviennent de la façon dont ils ont été corrigés pendant des années. Pour un dōryō, un pair, gardez tout comme une suggestion entre égaux et évitez tout ce qui ressemble à une notation. À un jōshi, votre manager, vous posez une fois une question pour votre propre compréhension, en privé, et vous la laissez tomber si elle n'est pas abordée.
Le tableau montre les mêmes mouvements à chaque niveau. Le niveau qui convient à un senpai qui n'est pas votre manager dépend de votre relation et de votre bureau ; en cas de doute, utilisez les formes dōryō.
| Se déplacer | À un kōhai | À un dōryō | À un jōshi |
|---|---|---|---|
| Ouverture | Chotto II ? | Je suis sukoshi ii desu ka. | Sashidegamashii no desu ga. |
| Observation | Koko, sūji ga chigau yo. | Koko no sūji, chigau yō desu. | Koko no sūji, watashi no rikai de wa kotoshi no bun ka to. |
| Suggestion | Naoshita hō ga ii yo. | Naoshita hō ga ii kamo shiremasen. | Kakunin itadakemasu deshō ka. |
| Raison | Hōkokusho à awaseru kara. | Hōkokusho au nœud awaseru hitsuyō ga aru. | Hōkokusho à no seigōsei ga ki ni narimashite. |
| Louer | Je ne suis pas, tasukatta yo. | Wakariyasukatta desu. Tasukarimashita. | Taihen benkyō ni narimashita. |
| Fermer | Kore kara mo yoroshiku ne. | Kongo mo yoroshiku onegai shimasu. | O-isogashii tokoro shitsurei itashimashita. |
Sashidegamashii no desu ga signifie littéralement que je suis en avant, mais c'est l'ouverture standard pour un junior qui élève quelque chose avec un senior. Utilisez-le une fois ; le répéter semble anxieux.
Commentaires par chat et par e-mail
Les commentaires écrits perdent du ton et ont donc besoin de plus d’amorti, pas moins. Un message de chat avec une correction doit contenir un message de bienvenue, le coussin, un point, la suggestion et une fermeture en douceur, même si cela fait cinq lignes. Les emoji conviennent parfaitement au chat dans de nombreuses équipes et ne sont pas à leur place dans les e-mails ; copiez les habitudes de votre équipe. Les commentaires par courrier électronique sur un document se présentent généralement sous la forme d'une liste numérotée après une ligne donnant l'impression générale.
Les lignes ci-dessous sont des éléments réutilisables pour un message de discussion et un e-mail. Remplacez les détails, conservez la commande.
| japonais | Romaji | Signification |
|---|---|---|
| お疲れさまです。資料、拝見しました。 | O-tsukaresama desu. Shiryō, haiken shimashita. | Bonjour. J'ai jeté un oeil au document. |
| 全体的にとても分かりやすいと思います。 | Zentai-teki ni totemo wakariyasui to omoimasu. | Dans l'ensemble, je pense que c'est très facile à suivre. |
| 一点だけ、三ページ目のグラフの単位をご確認いただけますか。 | Itten dake, sanpēji-me no gurafu no tan'i o go-kakunin itadakemasu ka. | Juste un point, pourriez-vous vérifier les unités sur le tableau de la page trois ? |
| 以下、気づいた点をまとめました。ご参考まで。 | Ika, kizuita ten o matomemashita. Go-sankō made. | J'ai répertorié les points que j'ai remarqués ci-dessous, pour référence. |
| 引き続きよろしくお願いいたします。 | Hikitsuzuki yoroshiku onegai itashimasu. | Merci pour votre aide continue. |
Suivi
Les commentaires qui ne sont jamais revisités n’enseignent rien. Un court suivi un jour ou deux plus tard boucle la boucle : vérifiez si le changement a été effectué, remerciez la personne si c'est le cas et proposez son aide si ce n'est pas le cas. Gardez le suivi plus léger que le commentaire original ; le but est de montrer que vous avez remarqué, pas de chasser.
- Donnez le commentaire en privé, un point à la fois, avec une raison
- Proposez de réparer vous-même les petites choses là où c'est plus rapide
- Vérifiez le résultat un jour ou deux plus tard, sans faire une seconde correction
- Remerciez spécifiquement la personne pour le changement : naoshite kurete arigatō
- Si rien n’a changé, demandez si quelque chose n’était pas clair plutôt que de répéter
- Pour un kōhai, notez le point pour leur prochain tête-à-tête au lieu de le répéter
Un suivi peut être aussi court que sakki no ken, arigatō, tasukarimashita, à propos de la chose précédente, merci, qui a aidé. Les collègues qui sont remerciés pour les changements en font davantage.
Les erreurs à éviter
La première erreur est de sauter le coussin. Machigatte imasu, c'est faux, sans introduction, cela ressemble à un enseignant, même pour un junior. La seconde consiste à féliciter un pair ou un senior avec des mots évaluatifs tels que jōzu ou erai, qui vous positionnent au-dessus d'eux. Le troisième donne plusieurs corrections à la fois devant les autres. La quatrième consiste à utiliser le registre kōhai avec un pair qui se trouve être plus jeune ; l’âge compte moins que le rôle.
Le cinquième donne trop de suite, transformant une suggestion en exigence en la répétant. La dernière consiste à donner son avis à un manager en public ou dans une discussion de groupe. Élevez-le une fois, en privé, avec sashidegamashii no desu ga, et acceptez ce qu'ils décident.
| japonais | Romaji | Signification |
|---|---|---|
| それ、間違っています。 | Sore, machigatte imasu. | C'est faux. (Pas de coussin ; à éviter.) |
| ここ、少し違っているかもしれません。 | Koko, sukoshi chigatte iru kamo shiremasen. | Cela peut être légèrement faux. (La version adoucie.) |
| 部長、上手ですね。 | Buchō, jōzu desu ne. | Vous êtes habile, monsieur. (Évalue une personne âgée ; évitez.) |
| 部長のご説明、大変勉強になりました。 | Buchō no go-setsumei, taihen benkyō ni narimashita. | J'ai beaucoup appris de votre explication. (Apprécie plutôt.) |
| 先日の件、何か分かりにくい点はありましたか。 | Senjitsu no ken, nanika wakarinikui ten wa arimashita ka. | À propos de l’autre jour, quelque chose n’était-il pas clair ? (Un meilleur suivi.) |