Természetesnek hangzó japán üzleti e-mail-kifejezések

Egy japán üzleti e-mail rögzített váza

Japánban minden külső üzleti e-mail ugyanabból a hét részből épül fel, ugyanabban a sorrendben. A japán e-mailekkel küszködő tanulók általában nem szűkölködnek a szókincsben; angol e-mailt írnak japán szavakkal, így a részek rossz sorrendben érkeznek, és az udvariassági mondatok eltűnnek. Jegyezze meg a keretet, és az írás középen két-három mondatra zsugorodik.

A ténylegesen összeállított részek a célvonal és a test. Minden más beállított szöveg, ezért a japán kollégák kilencven másodperc alatt tudnak helyes e-mailt készíteni, és miért tudja ugyanezt a keretet ismerő tanuló is megtenni.

A címzett sor és a nyitó üdvözlet

Megnyílik egy japán e-mail, amelyben a címzett az első sorba van írva, az üdvözlés előtt. A teljes forma: cég, részleg, majd a személynév 様-vel: 株式会社ABC 営業部 田中様. Dobd le a 株式会社-t csak többszöri csere után, és soha ne dobd le a 様-t. Ha nem tudod, ki fogja elolvasni, a ご担当者様 foglalkozik veled. A saját cégeden belül a sor általában 田中部長 vagy 田中さん, és a munkakör megnevezése helyettesíti a 様-t, ha az illetőnek van ilyen.

A második sor a いつもお世話になっております, ami se nem kérdés, se nem tényállítás. Lényegében minden külső üzleti e-mailben és válaszban megjelenik, így az olvasó, aki nem látja, észreveszi a hiányt. Az első kapcsolatfelvételhez használja helyette a 初めてご連絡いたします kifejezést, és ha valaki vevőjeként ír, nem pedig beszállítójaként, akkor a お世話になっておなっておりまい teljesen normális も nélkül.

Nevezd meg magad és térj a lényegre

A harmadik sor a saját neve, a cége előtagjával: ABC社の山田です, vagy 株式会社ABCの山田と申します, ha több formalitást szeretne. Ne kezdje a mondatot 私-vel, és soha ne csatoljon 様-t vagy さん-t a saját nevéhez. Ezután adja meg, hogy miért ír, egy mondatban, minden háttér előtt, a 〜の件でご連絡いたしました használatával. A japán üzleti írás konklúzió – először ugyanúgy, ahogy a beszélt üzleti japán: az olvasónak tudnia kell, mit akar az üzenet, a negyedik sor végére, és a magyarázat következik.

Megkérni valakit, hogy tegyen valamit

A kéréseket aszerint osztályozzák, hogy mennyi helyet hagynak az olvasónak az elutasításhoz. A お願いいたします egyszerű és semleges. A ご確認いただけますでしょうか lágyabb, mert olyan kérdésként van megfogalmazva, hogy az olvasó tud-e segíteni. A ご対応いただけますと幸いです még lágyabb, szó szerint azt mondja, hogy szerencsés lenne. A hátralévő munka nagy részét két párna végzi el: お手数ですが, ami azt jelenti, elnézést a bajért, és 恐れ入りますが, ami azt jelenti, hogy elnézést kérek, mindkettő a kérés elején ül. Adjon meg határidőt dátumként, ne pedig a lehető leghamarabb.

Választ keresve és elnézést kérve a késésért

Az üldözés úgy történik, hogy megengedik annak lehetőségét, hogy az üzenet eltévedt, ami lehetővé teszi az olvasó számára, hogy megmentse arcát. その後いかがでしょうか megkérdezi, hol állnak a dolgok anélkül, hogy bárkit bármivel is vádolna. A 行き違いでしたら申し訳ございません elnézést kér, ha az üzeneteink kereszteződnek, és ez a szabványos párna a második emlékeztetőnél. Egy japán író ezek közül csak kettő után határoz meg határozottan határidőt, és még akkor is udvarias marad a mondat.

Késői válaszában ご返信が遅くなり申し訳ございません az igásló. Kérj egy sorban bocsánatot, ne magyarázkodj hosszasan, és térj át közvetlenül a lényegre, mert egy hosszú kifogás nagyobb kudarcnak számít, mint maga a késés. A 申し訳ございません az írott forma; A すみません túl könnyű a külső levelekhez, és a 申し訳ありません a kettő között helyezkedik el, és belső használatra alkalmas.

Mellékletek, ütemezés és nemet mondás

Három rutincélnak megvan a saját vezetékes vonala. A mellékletet a 添付いたします jellel jelentik be, és ugyanabban a mondatban írják le, mert egy csupasz fájl kísérőszavak nélkül hanyagnak tűnik. Az ütemezés listaként kínálja fel a jelölthelyeket, és azt kérdezi, melyik a megfelelő, ahelyett, hogy az olvasót kérné meg, hogy találjon ki időpontokat Önnek. A hanyatlás soha nem használja a できません önmagában: a minta a köszönet, a sajnálat, az értelem és a nyitva hagyott ajtó.

A いたしかねます az udvarias módja annak, hogy elmondhasd, hogy nem tudsz, inkább nehézségként, semmint nem hajlandóságként fogalmazva: 今回はお受けいたしかねます. Bármilyen visszautasítást párosíts a また機会がございましたら szóval, így a kapcsolat túléli a nemet, amelyet a tanulók leggyakrabban kihagynak.

Az e-mailt megfelelően befejező sorok lezárása

A よろしくお願いいたします szinte minden japán üzleti e-mailt bezár, és nem fordít le semmi konkrétra, ezért kezelje a záró meghajlás írásbeli megfelelőjeként. Az 何卒よろしくお願い申し上げます a legsúlyosabb változat, és megfelel az első megközelítésnek, bocsánatkérésnek vagy egy ügyfélhez intézett lényeges kérésnek. A 引き続きよろしくお願いいたします megfelel egy folyamatban lévő szálnak. Alatta jön az aláírásblokk: név, cég, osztály, cím, telefon, email. Ne próbálja lefordítani üdvözlettel, mert nincs megfelelője, és a záró udvariasság már elvégzi ezt a feladatot.

A cégen belül kontra kívül

A legfontosabb különbség az uchi és a soto: a te céged bent van, mindenki más kívül. Ügyfélnek írva soha nem csatolja a 様 vagy さん jelet a kolléga nevéhez, még az elnökéhez sem, tehát 弊社の田中がご対応いたします. A saját társaságod 弊社, ha alázatos vagy, és 当社, ha semleges vagy; az övék írásban 貴社, beszédben pedig 御社. A belső e-mail egy fokkal könnyebb: a お疲れ様です helyettesíti a お世話になっております, a お願いします pedig gyakran a 㟄お遘じ お遘. Ahelyett, hogy egyedül választana ki egy szintet, igazítsa a szál hangvételét, amelyhez csatlakozik.

• Külső nyílás: いつもお世話になっております。Belső nyílás: お疲れ様です。
• Az Ön társasága egy kívülállónak: 弊社 az alázatért, 当社 a semleges tényállításokért.
• Cégük: 貴社 írásban, 御社 ha hangosan kimondja.
• Egy ügyfélnek említett kolléga elveszíti a 様 és さん: 弊社の田中が伺います。
• Egy vezető kolléga belsőleg egyedül tartja meg a beosztást: 田中部長, soha nem 田中部長様.
• A belső határidők lehetnek közvetlenek; ugyanaz a határidő külsőleg párnát vesz.

Tárgysorok, másolat és válaszadás

A japán tárgysorok leíró jellegűek, és gyakran zárójelben vannak, mint például a 【ご確認のお願い】新商品の件 esetében, mert a zárójel jelzi az olvasónak, hogy milyen műveletet szeretne, mielőtt bármit megnyitna. Ha válaszol, ne változtassa meg a tárgyat, hogy a szál kereshető maradjon, és hagyja békén a Re: láncot. A cc egy saját konvenciót hordoz: ha valaki a cc-ben van, nevezze el a törzsben egy sorral, például 田中部長をCCに入れております, így senki sem lepődik meg, ha ott találja magát. Ha több embernek ír, válaszában ugyanazt a cc-t használja, és a címzett sorában használja a 各位 szót.

• Tegye zárójelbe a tárgyban szereplő műveletet: 【お願い】【ご報告】【ご確認】.
• Tartsa meg az eredeti tárgyat a válaszban, hogy a szál később újra megtalálható legyen.
• Jelentse be a cc címzetteket a testben, ahelyett, hogy észre kellene venni őket.
• Csoportba írás, egy név helyett nyissa meg a 関係者各位 vagy チームの皆様 karakterekkel.
• Még aznap válaszoljon, még akkor is, ha a válasz csak 確認のうえ、改めてご連絡いたします.

Egy teljes e-mail, sorról sorra

Olvassa el újra a mintát, és vegye észre, mi hiányzik. Nincs megkeresés az olvasó egészsége után, nincs külön bekezdés, amely megköszönné az előző üzenetet, és nincs aláíró név a törzsben, mert az aláírásblokk ezt hordozza. Az egész üzenet négy valódi mondat, fix frázisokba csomagolva, és ez az arány normális.

Az angol e-mail szokások, amelyek nem adják át

A legtöbb kínos japán e-mail, amelyet a tanulók írnak, nem nyelvtani jellegűek. Ezek angol e-mailek japán szókinccsel, és a japán olvasó azonnal érzi az eltérést, még akkor is, ha minden szó helyes. Az alábbi szokások okozzák ezt, és mindegyiknek egyértelmű japán helyettesítése van, nem pedig fordítás.

• Abban a reményben nyitva, hogy az e-mail jól találja őket. Nincs japán megfelelője, és a いつもお世話になっております már kitölti ezt a helyet.
• Kedves Tanaka úr lefordítása olyasmire, mint 親愛なる田中様. Az első sorba írja be a cég, részleg és a 田中様 címet, majd álljon meg.
• A kérés eltemetése az utolsó bekezdésben. A japán üzleti levelezés az első négy sorban tartalmazza a célját.
• A すみません vagy a ごめんなさい használata írásban. Mindkettő beszélt regiszter: használja helyette a 申し訳ございません vagy a 恐れ入りますが kifejezést.
• Fájl csatolása anélkül, hogy azt leírná mondat, vagy a japán megfelelőjét írnák le, és semmi több.
• Aláírás a megfelelő aláírásblokk helyett alul a 田中より jellel.
• A さん hozzáadásával egy kolléga nevéhez egy ügyfélnek szóló üzenetben, ami csendesen felemeli saját cégét.
• Minél előbb kérni valamit. Adjon meg egy tényleges dátumot: a なるはや hétköznapi, a 至急 pedig vészhelyzetnek hangzik.