Japán üzleti út (Shucchō): Jelentkezés, foglalás, üdvözlet és jelentés

Jelentkezés: a shucchō shinsei

Egy üzleti úton semmi sem történik a shinsei előtt. Az űrlap egy sorban kéri az úti célt, a dátumokat, a célt, a meglátogatandó személyeket vagy céget, valamint a költségek becslését. A menedzserhez és néha egy második jóváhagyóhoz kerül. Sok cégnél ez egy képernyő a költségelszámolási rendszerben; némelyikben még mindig hankós papírforma. Kérdezze meg egy kollégáját, hogy melyik az, és másoljon egy frisset.

A beszélt változat az első: mondja el menedzserének, hogy miért van szükség az utazásra, és bólintson, mielőtt bármit kitöltene. A Shucchō o mōshiagemasu nem természetes; mondja azt, hogy shucchō shitai no desu ga vagy shucchō no kyoka o itadakitai no desu ga, és adja hozzá a dátumokat és a célt.

UnihongoÜzleti japán

来月らいげつ、大阪おおさか支社ししゃに出張しゅっちょうしたいのですが、よろしいでしょうか。Jövő hónapban szeretnék üzleti útra menni az oszakai fióktelepre; rendben lenne?

Szállítás és szállás foglalás admin keresztül

A shinsei jóváhagyása után a foglalás általában a sōmu-n, az általános ügyeken vagy egy szerződéses utazási pulton keresztül történik. Egyes cégek korlátok között engedik lefoglalni és utólag igényelni, mások pedig vállalati kártyát bocsátanak ki. A rendszer megkérdezi az útvonalat, a kívánt indulási időt, az ülőhely preferenciáját és a szálloda területét. A fenntartott ülések, a shiteiseki, a shinkansen alapfelszereltségei; a zöld autót és a járatokat gyakran évfolyamonként korlátozzák.

Ismerje meg a kapott jegyekre a szavakat: a jōshaken az alapjegy, a tokkyūken az expressz kiegészítés, az eki-uketori pedig az állomási automatánál gyűjtött jegy kóddal. A foglalás utáni változtatások ugyanazon a pulton keresztül mennek vissza, ezért kérdezze meg mielőbb, ne pedig még aznap változtasson.

Költségszabályok vázlatosan

Minden cégnek van ryohi kitei, utazási költségszabályzata, ami meghatározza, hogy mit és hogyan térítenek. A szokásos darabok a kōtsūhi, a közlekedés; shukuhakuhi, szállás, gyakran éjszakánként max. nittō, napidíj kis költségekre; és settai, az ügyfél szórakoztatása, amihez általában külön jóváhagyás szükséges. Az egyedül elfogyasztott ételeket általában a nittō fedezi, nem pedig az állítás, de ez változó.

Az egyetlen szabály, amely nem változik, az a nyugta. Kérjen ryōshūsho-t, hivatalos nyugtát minden szállodában, taxiban és üzletben, és kérje a cég nevében, ha cége ezt igényli. A taxik gyakran csak akkor engedélyezettek, ha nincs gyakorlati alternatíva, és egy megjegyzés várható, hogy miért. A szeizant, költségelszámolást a szabályzatban meghatározott határidőn belül nyújtsa be, vagy a követelés elutasítható.

Érkezés a rendeltetési irodába

A fiókba vagy ügyfélirodába érkezés egy kis forgatókönyv szerint történik. A recepción megadja cégét, nevét és azt, hogy kit látogat meg. Amikor megjelenik a házigazda, az első sor az o-sewa ni natte orimasu, köszönöm a folyamatos támogatást, vagy a saját céged fiókjában az o-tsukaresama desu. Aztán jön a tōi tokoro sor: a műsorvezető azt mondja: tōi tokoro o arigatō gozaimasu, köszönöm, hogy eddig eljöttél, te pedig egy rövid kochira koso-val válaszolsz.

Az Omiyage, ha hozod, ezen a ponton egy mondatban átadásra kerül, a tsumaranai mono desu ga vagy az öngyújtós minasan de dōzo, kérlek oszd meg, és a házigazda kinyitás nélkül félreteszi. Kis beszélgetés az utazásról vagy az időjárásról tölti be az ülésterembe vezető sétát; tartsa két-három cserére.

Utazási szókincs űrlapokon és chaten

Az alábbi szavak megjelennek a shinsei-en, a költségelszámolási rendszerben és azokban az üzenetekben, amelyeket az admin küld Önnek. Tanulja meg a leolvasott értékeket, hogy ne csak a képernyőn ismerhesse fel, hanem hangosan is elmondhassa őket az íróasztalnál.

A Chokkō chokkit érdemes tudni: ez azt jelenti, hogy otthonról egyenesen a célállomásra mész, és az iroda elhaladása nélkül térsz haza, és általában fel kell tüntetni a shinsei-n vagy a chatben, hogy a csapat tudja, hol vagy.

Az úti jelentés és a visszatérés

A shucchō hōkoku zárja az utat. Rövid és tényszerű: dátumok, úti cél, találkozott emberek, cél, eredmények, következő tevékenységek és költségek, ebben a sorrendben. A legtöbb cégnek van űrlapja vagy sablonja; egyesek elfogadnak egy e-mailt a menedzsernek. Várhatóan egy-két napon belül megtörténik, és a menedzsere általában szeretne egy szóbeli összefoglalót az első reggelen, mielőtt elolvasná. Vezessen az eredménnyel, majd a következő lépéssel, majd bármivel, ami elromlott.

Magának a visszatérésnek megvannak a maga sorai. Mondd, hogy tadaima modorimashita, amikor belépsz, köszönd meg annak, aki fedezett téged, és tedd az omiyage-t a közös térbe egy szóval a csapatnak. Ezután nyújtsa be a szeizant a nyugtákkal együtt. Az első néhány alkalommal használja az alábbi ellenőrzőlistát.

• Mondja a tadaima modorimashita, és köszönje meg kollégáit, akik foglalkoztak
• Adjon a menedzsernek egy kétperces szóbeli összefoglalót, először a következtetést
• Küldje be a shucchō hōkokut a cég határidőn belül
• Minden nyugtát csatoljon a seisanhoz, és magyarázza el az esetleges taxit vagy extra költségeket
• Küldjön köszönő e-mailt a meglátogatott irodának vagy ügyfélnek
• Tedd ki az omiyage-t, és mondd el a csapatnak, hogy ott van
• Rögzítse az értekezlet következő műveleteit és dátumait a megosztott naptárban

Elkerülendő hibák

Az első hiba a jóváhagyás előtti foglalás. Ha a shinsei-t elutasítják, vagy az időpontok megváltoznak, a saját maga által lefoglalt jegy lesz a probléma. A második a nyugták elvesztése; a ryōshūsho nélküli követelést gyakran egyenesen elutasítják. A harmadik az ügyfélnyilvántartás használata a saját fiókjában vagy a kolléga-nyilvántartás egy ügyfélnél. A negyedik egy késői vagy homályos jelentés: egy hōkoku, amely szerint a találkozó jól sikerült, semmit sem mond a menedzsernek, egy héttel később érkező pedig azt sugallja, hogy az utazás nem számított.

Végül ne tekintse az utazást a csapattól eltöltött időként. Hacsak másként nem állapodott meg, a legtöbb vállalatnál elvárás a gyors chat üzenet érkezéskor és távozáskor, valamint munkaidőben elérhető.