Érkezés előtt: az időpont és az időpont megerősítése
Az ügyféllátogatás a dátumot, időt és helyet egysoros e-maillel kezdődik; lehetőséget ad az ügyfélnek, hogy megemlítsen egy szobaváltást vagy egy extra résztvevőt. A találkozó alkalmi beszédben apo, keigóban pedig o-yakusoku, amikor az ügyfél munkatársaival beszél.
Azon a napon tíz perccel korábban legyen az épületben, és öt perccel korábban a recepción. Használja a szabadidejét az iratok ellenőrzésére, a telefon elnémítására, télen pedig vegye le a kabátját, mielőtt bemegy; a látogatók a kabáttal a karjukon lépnek be az ügyfél irodájába. Ha a vonat késése miatt késik, telefonáljon az időpont előtt a reális új érkezési idővel.
| japán | Romaji | Jelentése |
|---|---|---|
| 明日十時のお打ち合わせ、よろしくお願いいたします。 | Ashita jūji no o-uchiawase, yoroshiku onegai itashimasu. | Várjuk a holnapi 10-i találkozásunkat. |
| 場所は貴社の本社でよろしいでしょうか。 | Basho wa kisha no honsha de yoroshii deshō ka. | A helyszín az Ön központi irodája, a tervek szerint? |
| 申し訳ございません、電車の遅延で十分ほど遅れます。 | Mōshiwake gozaimasen, densha no chien de juppun hodo okuremasu. | Nagyon sajnálom, körülbelül tíz percet fogok késni a vonat késése miatt. |
| 少し早く着きましたので、ロビーでお待ちしております。 | Sukoshi hayaku tsukimashita node, robī de o-machi shite orimasu. | Kicsit korán érkeztem, úgyhogy az előcsarnokban várok. |
A fogadás forgatókönyve: uketsuke
A fogadás, az uketsuke, háromféle formában jelenik meg, és a forgatókönyv alig változik. Egy nagy épületben van egy személyzettel ellátott íróasztal, gyakran biztonsági kapuval; egy közepes méretű cégnél van egy telefon a pulton a mellékek listájával; egy kis iroda ajtaját kinyitod, miközben azt mondod: shitsurei itashimasu. Minden esetben három adatot ad meg sorrendben: cégét, nevét, valamint azt, hogy kivel és mikor van időpontja.
Figyeld meg az igéket. A mōshimasu a to iimasu szerény formája, és az egyetlen módja annak, hogy itt bemutatkozz. O-yakusoku o itadaite orimasu, kaptam időpontot, az időpontot az ügyfél ajándékába helyezi, ami az udvarias keretezés. Illessze a samat a meglátogatott személy nevéhez, és ha tudja, adja hozzá a részlegét, mert egy nagy cégnél több ember is lehet azonos vezetéknévvel.
A recepciós azt mondja: shoshō o-machi kudasai, felhívja a személyt, majd vagy azt mondja, hogy tadaima mairimasu, úton vannak, vagy elnevez egy szobát. Ha van látogatói kitűző, nyūkanshō, viselje jól láthatóan, és távozáskor adja vissza.
| japán | Romaji | Jelentése |
|---|---|---|
| 株式会社ABCの田中と申します。 | Kabushiki-gaisha ABC no Tanaka to mōshimasu. | A nevem Tanaka, az ABC Corporation-től. |
| 十時に営業部の佐藤様とお約束をいただいております。 | Jūji ni Eigyōbu no Satō-sama to o-yakusoku o itadaite orimasu. | Megbeszélésem van Sato úrral az értékesítésben tízre. |
| 少々お待ちくださいませ。 | Shōshō o-machi kudasaimase. | Kérem, várjon egy pillanatot. |
| ただいま佐藤が参りますので、こちらにおかけください。 | Tadaima Satō ga mairimasu node, kochira ni o-kake kudasai. | Sato úton van; kérem, foglaljon helyet itt. |
| お待たせいたしました。 | O-matase itashimashita. | Sajnálom, hogy megvárakoztattalak. |
Várószobák és bemutatják
Várhat a hallban, egy ōsetsushitsuban, egy fogadóteremben vagy magában a tárgyalóteremben. Amikor a személyzet egyik tagja vezeti Önt, menjen kissé mögöttük, és hagyja, hogy megnyomják az emelőgombokat; a liftben a vezető a panel mellett áll, te pedig hátul.
A szobában a vezető azt mondja, hogy dōzo o-hairi kudasai vagy kochira e dōzo. Mondja azt, hogy shitsurei itashimasu, amikor belép, még akkor is, ha a szoba üres, és foglaljon helyet, amelyet mutatnak. Ha nem mondanak semmit, álljon az ajtóhoz legközelebbi ülés közelébe, vagy üljön bele, és álljon újra, amikor bejön az ismerős, akivel találkozik. Tegye a táskáját a földre a széke mellé, ne az asztalra. Ha teát hoznak, köszönjük meg az illetőnek, és várjuk meg a házigazda dózóját, mielőtt innánk, hacsak a várakozás nem hosszabbodik meg.
| japán | Romaji | Jelentése |
|---|---|---|
| こちらへどうぞ。 | Kochira e dōzo. | Erre kérem. |
| 失礼いたします。 | Shitsurei itashimasu. | Elnézést (belépek a szobába). |
| おかけになってお待ちください。 | O-kake ni natte o-machi kudasai. | Kérem, üljön le és várjon. |
| こちらの席でよろしいでしょうか。 | Kochira no seki de yoroshii deshō ka. | Jó ez az ülés? |
| 奥へどうぞ。 | Oku e dōzo. | Kérem, foglaljon helyet hátul. |
Ülőhelyek, névjegykártyák és a nyitó üdvözlet
A tárgyalótermekben az ajtótól legtávolabbi felső kamiza, az ahhoz legközelebbi alsó, shimoza ülés található. A kamiza a vendégé, a legidősebb látogató a legtávolabb van az ajtótól és a legidősebb vendéglátó vele szemben. Ha kétségei vannak, várja meg, amíg elhelyezik.
Amikor belép a személy, akivel találkozol, állj fel. Az első találkozók névjegykártyacserével kezdődnek: tartsa a kártyáját mindkét kezével a másik személlyel szemben, adja meg cégét, osztályát és nevét mōshimasunak, fogadja két kézzel a sajátját, nézzen rá, és tegye le az asztalra a találkozó alkalmával. A részleteket egy külön útmutató tartalmazza a meishi etikettről; itt elég tudni, hogy a csere megtörténik, mielőtt bárki leül.
Ezután köszönje meg nekik az idejét, és egy mondatban fogalmazza meg a látogatás célját. Egy kis ajándékot, a temiyage-t adunk át most kokoro bakari desu ga-val. A házigazda általában dewa, hajimemashō ka vagy az utazásoddal kapcsolatos kérdéssel nyit, amelyre csak egy rövid válaszra van szükség.
| japán | Romaji | Jelentése |
|---|---|---|
| 本日はお忙しいところお時間をいただき、ありがとうございます。 | Honjitsu wa o-isogashii tokoro o-jikan o itadaki, arigatō gozaimasu. | Köszönjük, hogy ma szakított ránk időt, amikor elfoglalt. |
| 本日は新しいプランについてご説明に伺いました。 | Honjitsu wa atarashii puran ni tsuite go-setsumei ni ukagaimashita. | Azért jöttem ma, hogy elmagyarázzam az új tervet. |
| 心ばかりですが、皆様でどうぞ。 | Kokoro bakari desu ga, minasama de dōzo. | Egy kis token, kérlek oszd meg mindenkivel. |
| では、早速ですが始めさせていただきます。 | Dewa, sassoku desu ga hajimesasete itadakimasu. | Akkor, ha szabad, kezdjük azonnal. |
Összegzés: a következő lépések összefoglalása
Egy japán találkozó ritkán végződik a helyszínen bejelentett döntéssel. A vége egy világos listája arról, hogy az egyes oldalak mit fognak legközelebb és mikor csinálnak, és ezt a látogatónak hangosan ki kell mondania. Vezesse be az összefoglalót a honjitsu no naiyō o kakunin sasete itadakimasu szóval, majd sorolja fel az elemeket mazu, tsugi ni, saigo ni szavakkal. Az ügyféloldal mindent kijavít, amit másképp lát, ez a lényeg.
Ha az ügyfélnek valaki mással kell konzultálnia, akkor azt fogják mondani, hogy shanai de kentō shite, go-renraku itashimasu. Kérjen egy hozzávetőleges időpontot itsu goróval, de ne sürgessen egy randevúzást a helyszínen. Amikor a házigazda azt mondja, hogy honjitsu wa arigatō gozaimashita, válaszolj kochira koso-val, és állj fel, amikor felállnak.
| japán | Romaji | Jelentése |
|---|---|---|
| では、本日の内容を確認させていただきます。 | Dewa, honjitsu no naiyō o kakunin sasete itadakimasu. | Akkor hadd erősítsem meg, amit ma megbeszéltünk. |
| まず、弊社から来週中に見積もりをお送りします。 | Mazu, heisha kara raishū-chū ni mitsumori o o-okuri shimasu. | Először is, a jövő héten árajánlatot küldünk Önnek. |
| 社内で検討して、来週ご連絡いたします。 | Shanai de kentō shite, raishū go-renraku itashimasu. | Belsőleg megvizsgáljuk, és a jövő héten felvesszük Önnel a kapcsolatot. |
| ご返事はいつ頃いただけますでしょうか。 | O-henji wa itsu goro itadakemasu deshō ka. | Nagyjából mikorra várhatjuk a válaszát? |
| 他にご不明な点はございますか。 | Hoka ni go-fumei na ten wa gozaimasu ka. | Van még valami, ami nem világos? |
| 本日はありがとうございました。こちらこそ、よろしくお願いいたします。 | Honjitsu wa arigatō gozaimashita. Kochira koso, yoroshiku onegai itashimasu. | Köszönöm a mai napot. Az öröm a miénk; várjuk, hogy együtt dolgozhassunk. |
Távozás: shitsurei itashimasu minden ajtónál
A távozásnak annyi szakasza van, mint az érkezésnek. Gyűjtse össze papírjait és az ügyfél névjegykártyáit, amelyek a kártyatokba kerülnek. Tolja be a székét. A tárgyaló ajtajában forduljon meg, mondjon shitsurei itashimasu-t, és hajoljon meg. A házigazda általában elkíséri a lifthez vagy a bejárathoz; tartsa a beszélgetést könnyeden, és köszönje meg nekik még egyszer, ahogy sétál.
A liftnél lépjen be, forduljon a házigazdával szemben, mondja ki a honjitsu wa arigatō gozaimashita, és hajoljon meg, amikor az ajtó becsukódik. A földszinti bejáratnál hajoljon meg az ajtó előtt. Vegye fel a kabátját az épületen kívül. A recepción o-kaeshi shimasuval küldje vissza a látogatói jelvényt, és köszönje meg a recepciósnak is.
| japán | Romaji | Jelentése |
|---|---|---|
| それでは、失礼いたします。 | Sore dewa, shitsurei itashimasu. | Hát akkor kihagyom a szabadságomat. |
| お見送りは結構でございます。 | O-miokuri wa kekkō de gozaimasu. | Kérlek, ne fáradj azzal, hogy kijössz. |
| 本日はありがとうございました。失礼いたします。 | Honjitsu wa arigatō gozaimashita. Shitsurei itashimasu. | Köszönöm a mai napot. Búcsú. |
| 入館証をお返しします。ありがとうございました。 | Nyūkanshō o o-kaeshi shimasu. Arigatō gozaimashita. | Visszaadom a látogatói jelvényt. Köszönöm. |
Szókincs ügyféllátogatáshoz
Ezeket a szavakat fogja hallani a recepción, a folyosón és a tárgyalóteremben. Többnek, mint például a kisha és a heisha, csak párként van értelme.
| Szó | Olvasás | Jelentése |
|---|---|---|
| 打ち合わせ | uchiawase | munkamegbeszélés, megbeszélés az ügyféllel |
| 受付 | uketsuke | recepciós pult |
| 入館証 | nyūkanshō | látogatói jelvény vagy belépőkártya |
| 応接室 | ōsetsushitsu | fogadóterem a látogatók számára |
| 会議室 | kaigishitsu | tárgyalóterem |
| 上座 | kamiza | felső ülés, legtávolabb az ajtótól |
| 下座 | shimoza | alsó ülés, az ajtóhoz legközelebb |
| 貴社 | kisha | az Ön cége (ügyféllel beszélve) |
| 弊社 | heisha | cégünk (szerény) |
| 名刺 | meishi | névjegykártya |
| 手土産 | temiyage | látogatásra hozott kis ajándék |
| お礼メール | o-rei mēru | köszönő e-mail látogatás után |
A címek is számítanak: buchō, osztályvezető; kachō, szakaszvezető. Használja a címet a vezetéknévvel, Satō-kachō, vagy a vezetéknevet a sama szóval, soha ne a kettőt együtt.
A nyomon követési e-mail és az elkerülendő hibák
A látogatás aznap elküldött o-rei mēruval ér véget. Rögzített alakja van: az ügyfél cége, részlege és neve, az első sorban a sama; köszönet az idejükért; két vagy három sor, amely megerősíti a megállapodást és a következő lépést dátummal; és egy zárósor, mint például a hikitsuzuki yoroshiku onegai itashimasu. Csatoljon bármilyen dokumentumot, amelyet ígért.
A feltűnő hibák a megrendeléssel és a regisztrációval kapcsolatosak. Észreveszik a meghívást megelőző ülést. Az ügyfélkártyát a nadrágzsebbe tenni vagy ráírni apró sértés. A beszédben a leggyakrabban előforduló csúsztatások az anata használata a kliensnél, a felkeresett személy nevében elfelejtve a sama szót, és a keigo-ra hétköznapi desu ne-val válaszolnak. Ha csúszik, javítsa ki a következő mondatban, és folytassa. A vállalati szokások eltérőek, ezért kövesse a házigazda útmutatásait, és kérdezze meg kollégáját, aki korábban meglátogatta az ügyfelet.
- Telefonálás nélkül ne érkezzen több mint tíz perccel korábban vagy egy perc késéssel
- Ne ülj le, amíg meg nem hívnak, és ne vedd el a kamizát hívatlanul
- A megbeszélés ideje alatt tartsa az ügyfélkártyát az asztalon, majd a kártyatokjában
- Ne használjon anatát, kimit vagy sima kaishát az ügyfél vagy cége számára
- Ne vegye fel kabátját az épületben vagy a liftben
- Még aznap küldje el a köszönő e-mailt a következő lépésekkel