Hou-Ren-Sou: Jelentéskészítés és tanácsadás egy japán munkahelyen

Miért kockázatot jelent a csend?

Sok Japánon kívüli csapat jutalmazza azt az alkalmazottat, aki felfogja a problémákat, és csak a kész eredményről számol be. A japán munkahelyek általában fordítva működnek. A menedzsertől elvárják, hogy folyamatosan ismerje a munka állapotát, így a kis frissítések áramlása lehetővé teszi számukra, hogy átirányítsák az erőfeszítéseiket, mielőtt az kárba veszne. Amikor egy alkalmazott elhallgat egy hétre, majd beszámol egy elvégzett feladatról, a reakció gyakran nyugtalansággal vegyes megkönnyebbülés, mert senki sem tudta volna korrigálni a menetet.

Ez az oka annak, hogy ezt a szokást sok cég kifejezetten kiképzi, és ezért nevezhető még mindig shinpainak, aggodalomra a valóban alkalmas külföldi alkalmazott. A szakadék nem képesség. Ez a hiányzó futó kommentár. A gyakorlatok vállalatonként, iparágonként és generációnként eltérőek, és egyes csapatok sokkal lazábbak, mint mások, ezért inkább figyelje meg, mit csinálnak a kollégái, ahelyett, hogy a legszigorúbb verziót feltételezné.

A három funkció egy pillantással

A függvény elnevezése a beszéd előtt a készség fele. A hallgató ezt az első kifejezést használja annak eldöntésére, hogy mennyi figyelmet igényel a következő harminc másodperc, abbahagyja-e, amit csinál, és kérik-e döntést. A rossz nyitás gyakori oka a zűrzavarnak: a jelentésként átadott sōdan elbizonytalanítja a vezetőt, hogy választ akarnak kapni, a konzultációként megnyitott jelentés pedig olyan kérdésre készteti, amely soha nem érkezik meg.

Pontos időzítés, mielőtt megszólal

Szinte minden hou-ren-sou pillanat egy figyelemkéréssel kezdődik, mert a legtöbb tanuló téved, ha félbeszakítja egyik nélkül is. A szokásos nyitás elismeri, hogy a másik személy elfoglalt, nagyjából megadja, hogy mennyi időre van szüksége, és egyszerű módot ad arra, hogy elhalassza Önt. A hossz megnevezése többet számít, mint amilyennek hangzik: a sanpun hodo azt mondja a menedzsernek, hogy most meghallja Önt, ahelyett, hogy későbbre ütemezné.

A sürgősség megváltoztatja a megfogalmazást. Minden igazán időkritikus dologra szóljon az elején az isogi no ken de vagy a torisogi segítségével, és ne lágyítsa egy kényelmes pillanatra való kéréssé. Bármire, ami várhat, ajánlja fel magának a halasztást. Az a menedzser, aki választási lehetőséget kap, általában azonnal igénybe veszi a két percet.

Hōkoku: az előrehaladás és az eredmények jelentése

A jelentés rövid és rendezett: következtetés, majd alátámasztó részletek, majd mi történik ezután. A Ketsuron kara mōshiagemasu, vagyis a végkövetkeztetéssel kezdem, érdemes egyetlen egységként megjegyezni, mert a háttérrel való vezetés az a szokás, amelyet a legtöbb tanuló magával hoz, és ami leginkább frusztrálja az elfoglalt hallgatókat. Célozzon harminc másodpercet, hacsak nem kérnek többet.

Zárja be kifejezetten a jelentést. Az Ijō desu a végét jelzi, hogy a hallgató tudja, hogy befejezte, és megakadályozza a kínos szünetet, amikor mindketten várnak. Egy rövid utólagos kérdés, amely felkéri őket, hogy ellenőrizzék a nem világos dolgokat, egy mondatba kerül, és gyakran megspórol egy későbbi beszélgetést.

Renraku: annak átadása, amit másoknak tudniuk kell

A Renraku döntés nélküli információ, és a három közül a legkönnyebb. Kyōyū sasete kudasai, hadd osszam meg, szinte mindenre bevált: az ügyfél megváltoztatta a dátumot, késik a kézbesítés, elköltözött egy tárgyaló, Ön nem lesz az irodában. A tanulók azt a hibát követik el, hogy túl keményen szűrnek, és egy dolog eldöntése túl kicsi ahhoz, hogy megemlítsük. A renraku pontosan az apró tárgyakra való.

Ide tartozik a távollét és a késés is, és megvannak a maguk konvenciói. Amint tudja, jelentse őket, röviden mondja el az okot, és a bocsánatkérés helyett adjon meg egy várható érkezési időt. Elég egyszer a sumimasen hozzáadása az elejéhez; egy hosszú bocsánatkérés késlelteti a hasznos információkat.

Sōdan: konzultáljon, mielőtt dönt

A Sōdan az a funkció, amelyet a külföldi munkavállalók leginkább alulhasználnak, mert egyedül dönteni kezdeményezésnek tűnik. A gyakorlatban a döntés előtti konzultáció az, ami kivívja a bizalmat: megmutatja, hogy tudja, melyik választási lehetőség a tiéd, és melyik nem. A gosōdan ga aru no desu ga kifejezés a lágyító ga-val végződik, és szándékosan lemarad, ami azt jelzi, hogy inkább kérdezel, mint mondasz.

Egy jó konzultáció nem üres kérdés. Egy mondatban írja le a helyzetet, nevezze meg a látott lehetőségeket, mondja meg, melyik felé hajlik, majd kérdezzen. A Handan ni mayotte orimashite, ami azt jelenti, hogy elszakadok az ítélettől, hasznos híd a helyzet és a kérdés között. Az ikaga deshō ka-val végződve megkérdőjelezi a nézetüket.

Rövid napi frissítés

Sok csapat egy kis napi ritmust futtat: reggel egy sort arról, hogy mit szándékozik tenni, és a nap végén egy sort a történtekről. A három elem megtartása fenntarthatóvá teszi, és a konzisztencia sokkal fontosabb, mint a részletek. Egy menedzsernek, aki minden nap ugyanazt a frissítést kapja, nem kell többé kérdeznie.

Strukturálja az egyes frissítéseket készen, végrehajtva, blokkolva. A blokkolt vonal az értékes, mert itt bújik meg a korai eszkaláció. Ha semmi sincs blokkolva, inkább mondja ki kifejezetten, ne hagyja ki, mivel a hiányzó blokkolósor inkább elfelejtettként jelenik meg, mintsem tisztaként.

Korai eszkaláció és rossz hírek bejelentése

A legnehezebb jelentés az, amelyik bevallja, hogy valami elromlott, és a megszokásnak pontosan az az ösztöne, hogy meg kell várnia a megoldást. Mondja ki korán, amíg még olcsó. Hayame ni otsutae shita hō ga yoi to omoimashite, vagyis jobbnak láttam korán elmondani, a hiányos jelentést szándékos döntésnek minősíti, nem pedig a befejezés elmulasztásának.

A sorrend számít, ha rosszak a hírek. Tény, ok, hatás, terv és egy rövid bocsánatkérés. A tanulók ezt gyakran megfordítják, és hosszas bocsánatkéréssel vagy érvelésük védelmével nyitnak, ami késlelteti a hallgatónak ténylegesen szükséges információt. A bocsánatkérést tartsa egyetlen mondatban, és fordítsa energiáját a tervbe és a megelőzésbe.

Döntés kérése, nem probléma átadása

Valós különbség van aközött, hogy azt mondjuk, hogy problémánk van, és aközött, hogy azt mondjuk, két lehetőség van, melyiket részesíti előnyben. Az első az egész feladatot felfelé viszi át; a második veled tartja a gondolkodást, és csak a menedzser ítéletét kéri. Itt találkozik a jelentés és a konzultáció, és ez az a forma, amelyet a legtöbb idős ember értékel.

Konkrétan fogalmazza meg a választást. Nevezze meg a két lehetőséget, adja meg a kompromisszumot egy-egy záradékban, mondja el ajánlását, és kérje az ítéletet. A Gohandan o onegai dekimasu deshō ka a döntéskérés formális módja, és két szinttel feljebb lévő menedzsernek megfelel; A dochira ga yoroshii deshō ka a mindennapi változat.

Az írott változat chaten és e-mailben

Az írott hou-ren-sou ugyanazt a sorrendet tartja, de egy címkét ad hozzá az elülső részhez, hogy az olvasó egy pillantással el tudja dönteni. A zárójeles címkék, például a 【報告】, 【連絡】 vagy 【相談】 azonnal jelzik nekik, hogy szükség van-e válaszra. A csevegőüzenetek általában az otsukaresama desu és az Ön nevével nyílnak meg, majd a címkével, majd három rövid sorral.

Az e-mail formálisabb, és megismétli a tárgyat az első sorban. A Toriisogi, gohōkoku made egy beállított zárójel, jelentése gyors feljegyzés, és udvariasan jelzi, hogy nincs szükség válaszra. Ha válaszra van szüksége, inkább mondja ki világosan, és adja meg a dátumot, ameddig szüksége van rá. Ezek a konvenciók vállalatonként eltérőek, ezért másolja le a saját csapata által már használt alakzatot.

Hibák, amelyek bizalomba kerülnek

• Megvárni, amíg a probléma megoldódik, mielőtt megemlítené, így a menedzser csak a költségek rögzítése után értesül róla.
• A befejezés helyett a háttérrel való nyitás, így egy harminc másodperces jelentés három percig tart.
• A konzultáció nyilatkozatként történő átadása, így senki sem veszi észre, hogy döntést kértek.
• A renraku kihagyása apró változtatásoknál, mert túl triviálisnak érzik magukat ahhoz, hogy megérdemeljék valakinek a figyelmét.
• Hosszas bocsánatkérés a tények előtt, ami inkább védekezésnek, mint felelősségre vonhatóságnak minősül.
• Csak a közvetlen menedzsernek kell jelentenie, ha egy második csapat érintett, és senki sem szólt nekik.
• Alkalmi űrlapok használata felsővezetővel, mert a csapatcsevegés kötetlennek tűnik.

Ezek egyike sem nyelvi hiba, ezért azok még azoknál is fennállnak, akiknek erős a japán nyelve. Ezek a sorrend és az időzítés szokásai, és jól reagálnak a próbára: ha a nyitómondat és az első tény automatikus, a riport többi része önmagában is a helyes sorrendet követi.