चुप्पी जोखिम के रूप में क्यों पढ़ी जाती है?
जापान के बाहर कई टीमें उस कर्मचारी को पुरस्कृत करती हैं जो समस्याओं को आत्मसात करता है और केवल अंतिम परिणाम की रिपोर्ट करता है। जापानी कार्यस्थल आमतौर पर विपरीत तरीके से चलते हैं। एक प्रबंधक से अपेक्षा की जाती है कि वह काम की स्थिति को लगातार जानता रहे, इसलिए छोटे-छोटे अपडेट का प्रवाह उन्हें प्रयास को बर्बाद होने से पहले पुनर्निर्देशित करने की अनुमति देता है। जब कोई कर्मचारी एक सप्ताह के लिए शांत हो जाता है और फिर कार्य पूरा होने की रिपोर्ट देता है, तो प्रतिक्रिया अक्सर बेचैनी के साथ राहत भरी होती है, क्योंकि कोई भी इस दिशा में सुधार नहीं कर सकता था।
यही कारण है कि इस आदत को कई कंपनियों में स्पष्ट रूप से प्रशिक्षित किया जाता है, और यही कारण है कि एक विदेशी कर्मचारी जो वास्तव में सक्षम है, उसे अभी भी शिनपाई, एक चिंता का विषय बताया जा सकता है। अंतर क्षमता का नहीं है. यह लुप्त चल रही टिप्पणी है। कंपनी, उद्योग और पीढ़ी के अनुसार प्रथाएं अलग-अलग होती हैं, और कुछ टीमें दूसरों की तुलना में कहीं अधिक आरामदेह होती हैं, इसलिए सख्त संस्करण अपनाने के बजाय देखें कि आपके अपने सहकर्मी वास्तव में क्या करते हैं।
| जापानी | रोमाजी | अर्थ |
|---|---|---|
| 報告・連絡・相談は大事だと言われました。 | Hōkoku, renraku, sōdan wa daiji da to iwaremashita. | मुझे बताया गया कि रिपोर्टिंग, सूचना और परामर्श महत्वपूर्ण हैं। |
| こまめに報告するようにしています。 | Komame ni hōkoku suru yō ni shite imasu. | मैं बार-बार रिपोर्ट करने का प्रयास करता हूं. |
| 自分で解決しようとしてしまいました。 | Jibun de kaiketsu shiyō to shite shimaimashita. | आख़िरकार मैंने इसे स्वयं ही हल करने का प्रयास किया। |
| 次からは早めにお伝えします。 | Tsugi kara wa hayame ni otsutae shimasu. | अगली बार से जल्दी बताऊंगा. |
तीनों कार्य एक नज़र में
| समारोह | प्रारंभिक वाक्यांश | इसका उपयोग कब करना है |
|---|---|---|
| 報告 होकोकू (रिपोर्ट) | गोहोकोकु गा अरिमासु। | कोई कार्य आगे बढ़ गया है, समाप्त हो गया है, या गलत हो गया है, और आपका प्रबंधक इसके लिए जवाबदेह है |
| 連絡 रेनराकु (सूचित करें) | 共有させてください。क्योयो ससेटे कुदसाई। | ऐसी जानकारी जिसकी दूसरों को आवश्यकता है, बिना किसी निर्णय के: शेड्यूल में बदलाव, ग्राहक संदेश, आपकी अनुपस्थिति |
| 相談 सोडान (परामर्श) | ご相談があるのですが。गोसोदन गा अरु नो देसु गा। | आप कुछ निर्णय लेने वाले हैं और पहले निर्णय या राय चाहते हैं |
बोलने से पहले फ़ंक्शन का नामकरण करना आधी कुशलता है। श्रोता उस पहले वाक्यांश का उपयोग यह तय करने के लिए करता है कि अगले तीस सेकंड में कितना ध्यान देने की आवश्यकता है, क्या वे जो कर रहे हैं उसे रोकना है, और क्या उनसे निर्णय लेने के लिए कहा जा रहा है। गलत के साथ शुरुआत करना भ्रम का एक सामान्य कारण है: एक रिपोर्ट के रूप में दिया गया एक सोडान प्रबंधक को अनिश्चित बना देता है कि एक उत्तर चाहिए, और एक परामर्श के रूप में खोली गई एक रिपोर्ट उन्हें एक ऐसे प्रश्न के लिए तैयार कर देती है जो कभी नहीं आता है।
बोलने से पहले सही समय का ध्यान रखना
लगभग हर होउ-रेन-सू क्षण ध्यान के अनुरोध के साथ शुरू होता है, क्योंकि बिना किसी अनुरोध के बीच में आना वह हिस्सा है जो अधिकांश शिक्षार्थियों को गलत लगता है। मानक उद्घाटन स्वीकार करता है कि दूसरा व्यक्ति व्यस्त है, मोटे तौर पर बताता है कि आपको कितना समय चाहिए, और उन्हें आपको टालने का एक आसान तरीका देता है। लंबाई का नाम देना जितना लगता है उससे अधिक मायने रखता है: सानपुन होडो एक प्रबंधक से कहता है कि वे आपको बाद के लिए शेड्यूल करने के बजाय अभी सुन सकते हैं।
तात्कालिकता शब्दों को बदल देती है। वास्तव में समय-महत्वपूर्ण किसी भी चीज़ के लिए, आइसोगी नो केन डे या टोरिसोगी के साथ सामने से कहें, और इसे सुविधाजनक क्षण के लिए अनुरोध में नरम न करें। ऐसी किसी भी चीज़ के लिए जो प्रतीक्षा कर सकती है, स्वयं ही स्थगन की पेशकश करें। जिस प्रबंधक को विकल्प दिया जाता है वह आमतौर पर तुरंत दो मिनट का समय लेगा।
| जापानी | रोमाजी | अर्थ |
|---|---|---|
| 今、お時間よろしいでしょうか。 | Ima, ojikan yoroshii deshō ka? | क्या अब आपके पास एक क्षण है? |
| 三分ほどお時間いただけますか。 | San-pun hodo ojikan itadakemasu ka? | क्या मुझे लगभग तीन मिनट का समय मिल सकता है? |
| お忙しいところ失礼します。 | Oisogashii tokoro shitsurei shimasu. | जब आप व्यस्त हों तो बीच में टोकने के लिए क्षमा करें। |
| 急ぎの件でご報告があります。 | Isogi no ken de gohōkoku ga arimasu. | मुझे रिपोर्ट करने के लिए एक जरूरी मामला है। |
| お手が空いたときで結構です。 | Ote ga aita toki de kekkō desu. | जब भी आप फ्री हों तो ठीक है। |
| 後ほどでも構いません。 | Nochihodo demo kamaimasen. | बाद में भी ठीक है. |
| どうぞ、何ですか。 | Dōzo, nan desu ka? | आगे बढ़ो, यह क्या है? (प्रबंधक का उत्तर) |
| 十分後でもいい？ | Juppun-go demo ii? | क्या अब से दस मिनट बाद काम होगा? (प्रबंधक का उत्तर, आकस्मिक) |
होकोकू: प्रगति और परिणामों की रिपोर्टिंग
एक रिपोर्ट संक्षिप्त और क्रमबद्ध होती है: निष्कर्ष, फिर सहायक विवरण, फिर आगे क्या होता है। केत्सुरोन कारा मोशिआगेमासु, जिसका अर्थ है कि मैं निष्कर्ष से शुरू करूंगा, एक इकाई के रूप में याद रखने लायक है, क्योंकि पृष्ठभूमि के साथ नेतृत्व करना वह आदत है जो अधिकांश शिक्षार्थी लाते हैं और जो व्यस्त श्रोताओं को सबसे अधिक निराश करती है। जब तक आपसे अधिक न माँगा जाए, तीस सेकंड का लक्ष्य रखें।
रिपोर्ट को स्पष्ट रूप से बंद करें. इजो देसु अंत को चिह्नित करता है ताकि श्रोता जान सके कि आपने समाप्त कर दिया है, और यह उस अजीब विराम को रोकता है जहां आप दोनों प्रतीक्षा करते हैं। किसी भी अस्पष्ट चीज़ की जाँच करने के लिए उन्हें आमंत्रित करने वाला एक संक्षिप्त अनुवर्ती प्रश्न एक वाक्य का खर्च देता है और अक्सर बाद में दूसरी बातचीत को बचाता है।
| जापानी | रोमाजी | अर्थ |
|---|---|---|
| ご報告があります。 | Gohōkoku ga arimasu. | मेरे पास रिपोर्ट करने के लिए कुछ है. |
| A社の件について、ご報告します。 | A-sha no ken ni tsuite, gohōkoku shimasu. | मैं कंपनी ए के मामले पर रिपोर्ट कर रहा हूं। |
| 結論から申し上げます。 | Ketsuron kara mōshiagemasu. | मैं निष्कर्ष से शुरुआत करूंगा. |
| 予定どおり進んでいます。 | Yotei dōri susunde imasu. | यह योजना के मुताबिक चल रहा है. |
| 本日、作業が完了しました。 | Honjitsu, sagyō ga kanryō shimashita. | काम आज पूरा हो गया. |
| 現在、半分ほど終わっています。 | Genzai, hanbun hodo owatte imasu. | फिलहाल लगभग आधा काम पूरा हो चुका है। |
| 明日中に終わる見込みです。 | Ashita-jū ni owaru mikomi desu. | इसके कल के अंत तक पूरा हो जाने की उम्मीद है. |
| 残っているのは確認作業だけです。 | Nokotte iru no wa kakunin sagyō dake desu. | बस चेकिंग बाकी है. |
| 以上です。 | Ijō desu. | बस इतना ही। |
| 何かご不明な点はありますか。 | Nani ka gofumei na ten wa arimasu ka? | क्या कुछ अस्पष्ट है? |
| ありがとう、助かります。 | Arigatō, tasukarimasu. | धन्यवाद, इससे मदद मिलती है। (प्रबंधक का उत्तर) |
| そのまま進めてください。 | Sono mama susumete kudasai. | आप जैसे हैं वैसे ही चलते रहें. (प्रबंधक का उत्तर) |
रेनराकु: जो दूसरों को जानने की जरूरत है उसे आगे बढ़ाना
रेनराकु ऐसी जानकारी है जिसमें कोई निर्णय संलग्न नहीं है, और यह तीनों में सबसे हल्का है। क्योयो ससेटे कुदसाई, मुझे इसे साझा करने दें, लगभग किसी भी चीज़ के लिए काम करता है: एक ग्राहक ने तारीख बदल दी है, एक डिलीवरी देर से हुई है, एक बैठक कक्ष स्थानांतरित हो गया है, आप कार्यालय से बाहर होंगे। शिक्षार्थियों द्वारा की जाने वाली गलती यह है कि बहुत अधिक फ़िल्टर करना और किसी चीज़ का निर्णय करना इतना छोटा होता है कि उसका उल्लेख करना मुश्किल हो जाता है। रेनराकू वास्तव में छोटी वस्तुओं के लिए है।
अनुपस्थिति और विलंब यहाँ भी हैं, और उनकी अपनी परंपराएँ हैं। जितनी जल्दी आप जानते हैं, उन्हें रिपोर्ट करें, कारण संक्षेप में बताएं, और अकेले माफी मांगने के बजाय अपेक्षित आगमन समय बताएं। सामने एक बार सुमिमासेन जोड़ना पर्याप्त है; लंबी माफ़ी से उपयोगी जानकारी में देरी होती है।
| जापानी | रोमाजी | अर्थ |
|---|---|---|
| 共有させてください。 | Kyōyū sasete kudasai. | आइए मैं इसे आपके साथ साझा करूं। |
| 念のため共有します。 | Nen no tame kyōyū shimasu. | मैं इसे किसी विशेष परिस्थिति में साझा कर रहा हूं। |
| 先方から連絡がありました。 | Senpō kara renraku ga arimashita. | हमने ग्राहक से सुना। |
| 会議の時間が変更になりました。 | Kaigi no jikan ga henkō ni narimashita. | मुलाकात का समय बदल दिया गया है. |
| 納品が一日遅れるそうです。 | Nōhin ga ichinichi okureru sō desu. | जाहिर तौर पर डिलीवरी एक दिन देर से होगी. |
| 明日は午後から外出します。 | Ashita wa gogo kara gaishutsu shimasu. | मैं कल दोपहर से कार्यालय से बाहर रहूँगा। |
| 電車が遅れており、十分ほど遅れます。 | Densha ga okurete ori, juppun hodo okuremasu. | ट्रेन लेट हो गई है, इसलिए मैं लगभग दस मिनट लेट हो जाऊँगा। |
| 体調が悪いため、本日はお休みをいただきます。 | Taichō ga warui tame, honjitsu wa oyasumi o itadakimasu. | मैं अस्वस्थ हूं, इसलिए आज छुट्टी लूंगा. |
| 席を外していました、すみません。 | Seki o hazushite imashita, sumimasen. | क्षमा करें, मैं अपनी डेस्क से दूर था। |
| 了解しました、共有ありがとう。 | Ryōkai shimashita, kyōyū arigatō. | समझ गया, साझा करने के लिए धन्यवाद. (सहयोगी का उत्तर) |
सोडान: निर्णय लेने से पहले परामर्श करें
सोडान वह कार्य है जिसका उपयोग विदेशी कर्मचारी सबसे अधिक करते हैं, क्योंकि अकेले निर्णय लेना ही पहल जैसा लगता है। व्यवहार में, किसी निर्णय से पहले परामर्श ही विश्वास अर्जित करता है: इससे पता चलता है कि आपको पता है कि कौन सा विकल्प आपका है और कौन सा नहीं। वाक्यांश गोसोदन गा अरु नो देसु गा नरम गा के साथ समाप्त होता है और जानबूझकर पीछे हट जाता है, जो संकेत देता है कि आप घोषणा करने के बजाय पूछ रहे हैं।
एक अच्छा परामर्श कोई कोरा प्रश्न नहीं है. एक वाक्य में स्थिति का वर्णन करें, आपके द्वारा देखे गए विकल्पों को नाम दें, बताएं कि आप किसकी ओर झुकते हैं, और फिर पूछें। हान्डान नी मायोटे ओरिमाशाइट, जिसका अर्थ है कि मैं फैसले से परेशान हूं, स्थिति और प्रश्न के बीच एक उपयोगी पुल है। इकागा देशो का के साथ समाप्त होने से बिना मांगे उनके विचार आमंत्रित होते हैं।
| जापानी | रोमाजी | अर्थ |
|---|---|---|
| ご相談があるのですが、今よろしいでしょうか。 | Gosōdan ga aru no desu ga, ima yoroshii deshō ka? | कुछ ऐसा है जिसके बारे में मैं आपसे परामर्श करना चाहूँगा; क्या अब ठीक है? |
| 少しご相談させてください。 | Sukoshi gosōdan sasete kudasai. | आइए मैं आपसे संक्षेप में परामर्श करता हूं। |
| 判断に迷っておりまして。 | Handan ni mayotte orimashite. | मैं इस बात को लेकर परेशान हूं कि इसका आकलन कैसे करूं। |
| 対応案が二つあります。 | Taiō-an ga futatsu arimasu. | दो संभावित दृष्टिकोण हैं. |
| 私はA案がよいと思いますが、いかがでしょうか。 | Watashi wa A-an ga yoi to omoimasu ga, ikaga deshō ka? | मुझे लगता है कि विकल्प ए बेहतर है; आप क्या सोचते हैं? |
| ご意見をいただけますか。 | Goiken o itadakemasu ka? | क्या मुझे आपकी राय मिल सकती है? |
| 進める前に確認させてください。 | Susumeru mae ni kakunin sasete kudasai. | आगे बढ़ने से पहले मुझे आपसे जांच करने दीजिए। |
| これは私が決めてよい範囲でしょうか。 | Kore wa watashi ga kimete yoi han'i deshō ka? | क्या यह उस सीमा के भीतर है जिसे मैं स्वयं तय कर सकता हूँ? |
| B案のほうが安全だと思うよ。 | B-an no hō ga anzen da to omou yo. | मुझे लगता है कि विकल्प बी अधिक सुरक्षित है. (प्रबंधक का उत्तर, आकस्मिक) |
| それは自分で判断して大丈夫です。 | Sore wa jibun de handan shite daijōbu desu. | इसका निर्णय आप स्वयं कर सकते हैं। (प्रबंधक का उत्तर) |
संक्षिप्त दैनिक अद्यतन
कई टीमें एक छोटी सी दैनिक लय चलाती हैं: सुबह में एक पंक्ति कि आप क्या करने का इरादा रखते हैं, और दिन के अंत में एक पंक्ति कि क्या हुआ। इसे तीन वस्तुओं तक रखने से यह टिकाऊ हो जाता है, और निरंतरता विवरण से कहीं अधिक मायने रखती है। एक प्रबंधक जो प्रतिदिन एक ही प्रकार का अपडेट प्राप्त करता है उसे पूछने की आवश्यकता बंद हो जाती है।
प्रत्येक अद्यतन को हो गया, कर रहे हैं, अवरुद्ध कर दिया गया के रूप में संरचित करें। अवरुद्ध रेखा मूल्यवान है, क्योंकि यही वह जगह है जहां शुरुआती वृद्धि छुपी होती है। यदि कुछ भी अवरुद्ध नहीं है, तो उसे छोड़ने के बजाय स्पष्ट रूप से कहें, क्योंकि अनुपस्थित अवरोधक रेखा स्पष्ट होने के बजाय भूली हुई के रूप में पढ़ी जाती है।
| जापानी | रोमाजी | अर्थ |
|---|---|---|
| 本日の予定をお伝えします。 | Honjitsu no yotei o otsutae shimasu. | चलिए मैं आपको आज का प्लान बताता हूं. |
| 午前中は資料を作成します。 | Gozen-chū wa shiryō o sakusei shimasu. | मैं आज सुबह दस्तावेज़ तैयार करूँगा। |
| 本日の進捗をご報告します。 | Honjitsu no shinchoku o gohōkoku shimasu. | मैं आज की प्रगति रिपोर्ट दे रहा हूं. |
| 完了したのは二件です。 | Kanryō shita no wa ni-ken desu. | दो आइटम पूरे हो गए. |
| 残りは明日対応します。 | Nokori wa ashita taiō shimasu. | बाकी काम मैं कल संभाल लूंगा. |
| 今のところ問題はありません。 | Ima no tokoro mondai wa arimasen. | फिलहाल कोई समस्या नहीं है. |
| 一点だけ止まっている作業があります。 | Itten dake tomatte iru sagyō ga arimasu. | बस एक काम रुका हुआ है. |
| お先に失礼します。 | Osaki ni shitsurei shimasu. | मैं अब जा रहा हूँ, क्षमा करें। |
जल्दी बढ़ना और बुरी ख़बरें रिपोर्ट करना
सबसे कठिन रिपोर्ट वह है जो स्वीकार करती है कि कुछ गलत हो गया है, और जब तक आपके पास समाधान नहीं हो जाता तब तक इंतजार करने की प्रवृत्ति बिल्कुल वैसी ही है जैसी आदत को रोकने के लिए बनाई गई है। इसे जल्दी कहें, जबकि यह अभी भी सस्ता है। हयामे नी ओत्सुते शिता हो गा योई तो ओमोमिमाशीते, जिसका अर्थ है कि मैंने सोचा कि आपको जल्दी बताना बेहतर होगा, एक अधूरी रिपोर्ट को पूरा करने में विफलता के बजाय एक जानबूझकर पसंद के रूप में तैयार करता है।
ऑर्डर तब मायने रखता है जब खबर बुरी हो. तथ्य, कारण, प्रभाव, योजना और एक संक्षिप्त माफ़ी। शिक्षार्थी अक्सर इसे उलट देते हैं और लंबी माफी या अपने तर्क के बचाव के साथ शुरुआत करते हैं, जिससे श्रोता को वास्तव में आवश्यक जानकारी मिलने में देरी होती है। माफ़ी को एक वाक्य में सीमित रखें और अपनी ऊर्जा योजना और रोकथाम में लगाएं।
| जापानी | रोमाजी | अर्थ |
|---|---|---|
| 一点、問題が発生しました。 | Itten, mondai ga hassei shimashita. | एक समस्या सामने आई है. |
| 早めにお伝えしたほうがよいと思いまして。 | Hayame ni otsutae shita hō ga yoi to omoimashite. | मैंने सोचा कि आपको जल्दी बताना बेहतर होगा। |
| まだ解決していませんが、状況をご報告します。 | Mada kaiketsu shite imasen ga, jōkyō o gohōkoku shimasu. | यह अभी तक हल नहीं हुआ है, लेकिन मुझे स्थिति की रिपोर्ट करने दीजिए। |
| 納期に間に合わない可能性があります。 | Nōki ni maniawanai kanōsei ga arimasu. | ऐसी संभावना है कि हम समय सीमा को पूरा नहीं कर पाएंगे। |
| 原因は私の確認漏れです。 | Gen'in wa watashi no kakunin more desu. | इसका कारण वह चेक है जो मुझसे चूक गया। |
| 影響は一件のみです。 | Eikyō wa ikken nomi desu. | प्रभाव एक मामले तक सीमित है. |
| ご迷惑をおかけして申し訳ありません。 | Gomeiwaku o okake shite mōshiwake arimasen. | मुझे हुई परेशानी के लिए खेद है. |
| 再発防止策を考えます。 | Saihatsu bōshi-saku o kangaemasu. | मैं इस पर काम करूंगा कि इसे दोबारा होने से कैसे रोका जाए। |
| すぐに報告すべきでした。 | Sugu ni hōkoku subeki deshita. | मुझे तुरंत इसकी सूचना देनी चाहिए थी. |
| 報告してくれて助かりました。 | Hōkoku shite kurete tasukarimashita. | मुझे ख़ुशी है कि आपने इसकी सूचना दी। (प्रबंधक का उत्तर) |
निर्णय के लिए पूछना, समस्या सौंपना नहीं
यह कहना कि हमें कोई समस्या है और यह कहना कि यहां दो विकल्प हैं, आप किसे पसंद करते हैं, के बीच वास्तविक अंतर है। पहला पूरे कार्य को ऊपर की ओर स्थानांतरित करता है; दूसरा आपकी सोच को अपने पास रखता है और केवल वही निर्णय मांगता है जो प्रबंधक का होता है। यह वह जगह है जहां एक रिपोर्ट और परामर्श मिलते हैं, और यह वह रूप है जिसकी अधिकांश वरिष्ठ लोग सराहना करते हैं।
चयन को ठोस रूप से तैयार करें। दो विकल्पों के नाम बताइए, प्रत्येक खंड में समझौता बताइए, अपनी सिफ़ारिश बताइए और निर्णय के लिए पूछिए। गोहंदन ओ वनगाई देकिमासु देशो का निर्णय मांगने का एक औपचारिक तरीका है और यह दो स्तर ऊपर के प्रबंधक के लिए उपयुक्त है; दोचिरा गा योरोशी देशो का रोजमर्रा का संस्करण है।
| जापानी | रोमाजी | अर्थ |
|---|---|---|
| 二つの案をご説明します。 | Futatsu no an o gosetsumei shimasu. | आइए मैं दो विकल्पों के बारे में बताता हूं। |
| A案は早いですが、費用が上がります。 | A-an wa hayai desu ga, hiyō ga agarimasu. | विकल्प ए तेज़ है, लेकिन लागत बढ़ जाती है। |
| B案は安全ですが、一週間かかります。 | B-an wa anzen desu ga, isshūkan kakarimasu. | विकल्प बी अधिक सुरक्षित है, लेकिन इसमें एक सप्ताह का समय लगता है। |
| どちらがよろしいでしょうか。 | Dochira ga yoroshii deshō ka? | आप किसे पसंद करेंगे? |
| ご判断をお願いできますでしょうか。 | Gohandan o onegai dekimasu deshō ka? | क्या मैं आपसे निर्णय लेने के लिए कह सकता हूँ? |
| 本日中にご返答いただけると助かります。 | Honjitsu-chū ni gohentō itadakeru to tasukarimasu. | यदि आज के अंत तक मुझे आपका उत्तर मिल जाए तो इससे मदद मिलेगी। |
| A案で進めてください。 | A-an de susumete kudasai. | विकल्प ए के साथ आगे बढ़ें। (प्रबंधक का उत्तर) |
| 承知しました。A案で進めます。 | Shōchi shimashita. A-an de susumemasu. | समझा। मैं विकल्प ए के साथ आगे बढ़ूंगा। |
चैट और ईमेल में लिखित संस्करण
लिखित होउ-रेन-सू एक ही क्रम रखता है लेकिन सामने एक लेबल जोड़ता है ताकि पाठक एक नज़र में देख सके। 【報告】, 【連絡】 या 【相談】 जैसे ब्रैकेटेड टैग उन्हें तुरंत बताते हैं कि उत्तर की आवश्यकता है या नहीं। चैट संदेश आमतौर पर otsukaresama desu और आपके नाम, फिर टैग, फिर तीन छोटी पंक्तियों के साथ खुलते हैं।
ईमेल अधिक औपचारिक है और विषय को पहली पंक्ति में दोहराता है। टोरिसोगी, गोहोकोकू बनाया गया एक सेट क्लोजिंग है जिसका अर्थ है रिपोर्ट के माध्यम से एक त्वरित नोट, और यह विनम्रता से संकेत देता है कि किसी उत्तर की आवश्यकता नहीं है। जब आपको उत्तर की आवश्यकता हो, तो स्पष्ट रूप से कहें, और वह तारीख बताएं जब तक आपको इसकी आवश्यकता हो। ये परंपराएँ कंपनी के अनुसार अलग-अलग होती हैं, इसलिए उस आकार की प्रतिलिपि बनाएँ जिसका उपयोग आपकी अपनी टीम पहले से कर रही है।
| जापानी | रोमाजी | अर्थ |
|---|---|---|
| お疲れさまです。田中です。 | Otsukaresama desu. Tanaka desu. | नमस्ते, मैं तनाका हूं। (मानक चैट ओपनिंग) |
| 【報告】本日の進捗について | [Hōkoku] Honjitsu no shinchoku ni tsuite | [रिपोर्ट] आज की प्रगति के बारे में (चैट या विषय पंक्ति) |
| 【相談】対応方針について | [Sōdan] Taiō hōshin ni tsuite | [परामर्श] इसे कैसे संभालना है (चैट या विषय पंक्ति) के बारे में |
| 標題の件につきまして、ご報告いたします。 | Hyōdai no ken ni tsukimashite, gohōkoku itashimasu. | मैं विषय पंक्ति में मामले पर रिपोर्ट करने के लिए लिख रहा हूं। |
| 取り急ぎ、ご報告まで。 | Toriisogi, gohōkoku made. | रिपोर्ट के माध्यम से एक त्वरित टिप्पणी। |
| ご確認のほどよろしくお願いいたします。 | Gokakunin no hodo yoroshiku onegai itashimasu. | यदि आप इसकी जाँच कर सकें तो मैं आभारी रहूँगा। |
| 金曜日までにご返信いただけますでしょうか。 | Kin'yōbi made ni gohenshin itadakemasu deshō ka? | क्या आप शुक्रवार तक उत्तर दे सकते हैं? |
| ご返信は不要です。 | Gohenshin wa fuyō desu. | किसी उत्तर की आवश्यकता नहीं है. |
गलतियाँ जो विश्वास की कीमत चुकाती हैं
- किसी समस्या का उल्लेख करने से पहले उसका समाधान होने तक प्रतीक्षा करना, इसलिए प्रबंधक को लागत तय होने के बाद ही इसके बारे में पता चलता है।
- निष्कर्ष के बजाय पृष्ठभूमि के साथ शुरुआत, जिससे बत्तीस सेकंड की रिपोर्ट में तीन मिनट लगते हैं।
- एक परामर्श को एक बयान के रूप में देना, ताकि किसी को एहसास न हो कि निर्णय का अनुरोध किया जा रहा है।
- छोटे बदलावों पर रेनराकू को छोड़ना क्योंकि वे किसी के ध्यान के लायक होने के लिए बहुत तुच्छ लगते हैं।
- तथ्यों के सामने विस्तार से माफ़ी मांगना, जो जवाबदेही के बजाय रक्षात्मकता के रूप में पढ़ा जाता है।
- केवल अपने प्रत्यक्ष प्रबंधक को रिपोर्ट करना जब कोई दूसरी टीम प्रभावित होती है और किसी ने उन्हें नहीं बताया।
- किसी वरिष्ठ प्रबंधक के साथ कैज़ुअल फॉर्म का उपयोग करना क्योंकि टीम चैट अनौपचारिक लगती है।
इनमें से कोई भी भाषाई त्रुटि नहीं है, यही कारण है कि वे उन लोगों में भी बनी रहती हैं जिनकी जापानी भाषा अच्छी है। उनमें अनुक्रमण और समय निर्धारण की आदत है, और वे पूर्वाभ्यास पर अच्छी प्रतिक्रिया देते हैं: यदि शुरुआती वाक्यांश और पहला तथ्य स्वचालित हैं, तो बाकी रिपोर्ट अपने आप सही क्रम का पालन करती है।