जापान में कार्यस्थल फीडबैक का स्वरूप
जापानी कार्यालय में फीडबैक एक ऐसी आकृति का अनुसरण करता है जिसे एक बार देखने के बाद सीखना आसान होता है: एक कुशन, एक विशिष्ट अवलोकन, एक सुझाव और एक दूरंदेशी समापन। तकिया संकेत देता है कि कुछ नाजुक चीज़ आने वाली है। अवलोकन कार्य के बारे में है, व्यक्ति के बारे में नहीं। सुझाव को एक संभावना के रूप में पेश किया गया है। करीबी रिश्ते को सामान्य स्थिति में लौटा देता है। किसी एक को भी मिस करें और टिप्पणी आपकी अपेक्षा से अधिक कठिन हो जाएगी।
समय और स्थान उतना ही मायने रखता है जितना कि शब्द। समीक्षा के लिए सहेजे जाने के बजाय आलोचनात्मक टिप्पणियाँ एक-एक करके दी जाती हैं, टीम के सामने नहीं और घटना के तुरंत बाद। सकारात्मक टिप्पणियाँ सार्वजनिक हो सकती हैं, लेकिन उन्हें भी संक्षिप्त रखा जाता है। एक बिंदु वाला निजी चैट संदेश अब कई कंपनियों में सबसे आम फीडबैक चैनल है।
| जापानी | रोमाजी | अर्थ |
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| 今、少しいいですか。 | Ima, sukoshi ii desu ka. | क्या अब आपके पास एक क्षण है? |
| 一つだけ気になった点があるのですが。 | Hitotsu dake ki ni natta ten ga aru no desu ga. | बस एक चीज़ है जिस पर मैंने गौर किया। |
| 資料のことで、ちょっとお話ししてもいいですか。 | Shiryō no koto de, chotto o-hanashi shite mo ii desu ka. | क्या मैं आपसे दस्तावेज़ के बारे में संक्षेप में बात कर सकता हूँ? |
| 差し支えなければ、一つ提案があります。 | Sashitsukae nakereba, hitotsu teian ga arimasu. | यदि आप बुरा न मानें तो मेरा एक सुझाव है। |
कुशन शब्द जो एक टिप्पणी खोलते हैं
कुशन कोटोबा, कुशन शब्द, छोटे वाक्यांश हैं जो किसी भी अजीब चीज़ से पहले आते हैं। वे सामग्री नहीं बदलते; वे इसे प्राप्त करने का तरीका बदल देते हैं। फीडबैक के लिए सबसे उपयोगी हैं हिटोत्सु की नी नत्ता नो देसु गा, एक चीज़ ने मेरा ध्यान खींचा; ओसोर-इरिमासु गा, क्षमा करें लेकिन; और, एक वरिष्ठ के लिए, सशिदेगामाशी नो देसु गा, ओवरस्टेपिंग के जोखिम पर। चैट में, एक हल्का chotto ii desu ka या ichiten dake, सिर्फ एक बिंदु, वही काम करता है।
इसके बाद तटस्थ भाषा में अवलोकन किया जाता है। वर्णन करें कि आपने क्या देखा: सुजी गा चिगाटे इरु यो देसु, आंकड़े भिन्न प्रतीत होते हैं, बजाय माचिगाटे इमासु के, यह गलत है। यो देसु, ऐसा लगता है, और मिताई देसु, ऐसा लगता है, जब आप आश्वस्त हों तब भी अवलोकन को अस्थायी रखें।
| जापानी | रोमाजी | अर्थ |
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| 恐れ入りますが、一点確認させてください。 | Osore-irimasu ga, itten kakunin sasete kudasai. | क्षमा करें, लेकिन मुझे एक बिंदु की जांच करने दीजिए। |
| 気になったので共有しますね。 | Ki ni natta node kyōyū shimasu ne. | इसने मेरा ध्यान खींचा, इसलिए मैं इसे साझा करूंगा। |
| 私の見落としかもしれませんが、二ページ目の数字が違うようです。 | Watashi no miotoshi kamo shiremasen ga, nipēji-me no sūji ga chigau yō desu. | हो सकता है कि मुझे कुछ याद आ रहा हो, लेकिन पेज दो पर दिया गया आंकड़ा अलग लगता है। |
| 細かい点で恐縮ですが、日付が先月のままになっています。 | Komakai ten de kyōshuku desu ga, hizuke ga sengetsu no mama ni natte imasu. | चयनात्मक होने के लिए क्षमा करें, लेकिन तारीख अभी भी पिछले महीने की है। |
| 念のためですが、送付先はこちらで合っていますか。 | Nen no tame desu ga, sōfu-saki wa kochira de atte imasu ka. | सुरक्षित रहने के लिए, क्या यह सही प्राप्तकर्ता है? |
सकारात्मक प्रतिक्रिया जो कृपालु नहीं लगती
जापानी भाषा में आलोचना की तुलना में प्रशंसा अधिक पेचीदा है, क्योंकि किसी का मूल्यांकन करना अपने आप में एक वरिष्ठ का कार्य है। जोज़ू देसु ने या योकू देकिमाशिता, अच्छा किया, एक प्रबंधक से लेकर एक नई नियुक्ति तक और साथियों के बीच संरक्षण देना स्वाभाविक लगता है। सुरक्षित पैटर्न काम और उसके आप पर प्रभाव की प्रशंसा करना है। तासुकरिमाशिता, जिसने मेरी मदद की, यहां सबसे उपयोगी एकल शब्द है, क्योंकि यह आपको उस व्यक्ति की स्थिति में रखता है जिससे लाभ हुआ।
किसी वरिष्ठ के लिए, पूरी तरह से मूल्यांकन करने से बचें। बेनक्यो नी नरीमशिता, मैंने उससे सीखा, और संको नी नरीमशिता, वह एक उपयोगी संदर्भ था, बिना निर्णय किए प्रशंसा व्यक्त करें। प्रशंसा कम रखें; एक लंबी तारीफ सहकर्मियों को असहज कर देती है और इनकार की लहर को आमंत्रित करती है।
| जापानी | रोमाजी | अर्थ |
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| 資料、とても分かりやすかったです。助かりました。 | Shiryō, totemo wakariyasukatta desu. Tasukarimashita. | दस्तावेज़ का पालन करना बहुत आसान था. इससे बहुत मदद मिली. |
| 先方への返信、早くて助かりました。 | Senpō e no henshin, hayakute tasukarimashita. | ग्राहक को आपके त्वरित उत्तर से वास्तव में मदद मिली। |
| あのまとめ方、参考になりました。 | Ano matomekata, sankō ni narimashita. | जिस तरह से आपने इसे संक्षेप में प्रस्तुत किया वह मेरे लिए उपयोगी था। |
| 昨日のプレゼン、とても勉強になりました。 | Kinō no purezen, totemo benkyō ni narimashita. | मैंने कल की प्रस्तुति से बहुत कुछ सीखा। |
| この部分、いいですね。このまま進めましょう。 | Kono bubun, ii desu ne. Kono mama susumemashō. | यह हिस्सा अच्छा है. जैसे चल रहा है वैसे ही आगे बढ़ें. |
किसी त्रुटि को इंगित करना और परिवर्तन का सुझाव देना
एक बार जब अवलोकन पटल पर आ जाता है, तो सुझाव का पालन किया जाता है। मूल रूप शिता हो गा ii कामो शिरेमासेन है, यह बेहतर हो सकता है, जो एक निर्देश को एक संभावना में बदल देता है। एक कोहाई के लिए आप शिता हो गा आई यो को छोड़ सकते हैं; किसी वरिष्ठ से, इकागा देश का उपयोग करें, आप क्या सोचेंगे, और उन्हें निर्णय लेने दें। यदि कई समस्याएं हैं, तो जो महत्वपूर्ण है उसे चुनें और बाकी को लिखित रूप में भेजने की पेशकश करें।
सुझाव सहित कारण बताइये। सहकर्मी किसी बदलाव को अधिक आसानी से स्वीकार करते हैं जब वे देख सकते हैं कि क्यों: ग्राहक पुराने प्रारूप का उपयोग करता है, संख्याओं को रिपोर्ट से मेल खाना चाहिए। एक कारण यह भी पता चलता है कि टिप्पणी काम के बारे में है, उनके बारे में नहीं.
| जापानी | रोमाजी | अर्थ |
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| ここは表にした方が見やすいかもしれません。 | Koko wa hyō ni shita hō ga miyasui kamo shiremasen. | इसे तालिका के रूप में पढ़ना आसान हो सकता है। |
| 先方は旧フォーマットを使っているので、合わせた方がいいと思います。 | Senpō wa kyū fōmatto o tsukatte iru node, awaseta hō ga ii to omoimasu. | क्लाइंट पुराने प्रारूप का उपयोग करता है, इसलिए मुझे लगता है कि हमें इसका मिलान करना चाहिए। |
| 結論を先に書くと、もっと伝わりやすくなると思います。 | Ketsuron o saki ni kaku to, motto tsutawariyasuku naru to omoimasu. | यदि आप निष्कर्ष को पहले रखें, तो मुझे लगता है कि यह बेहतर निकलेगा। |
| 他にも二、三点あるので、後でチャットで送りますね。 | Hoka ni mo ni-san ten aru node, ato de chatto de okurimasu ne. | दो या तीन अन्य बिंदु हैं, इसलिए मैं उन्हें बाद में चैट में भेजूंगा। |
| もしよければ、私の方で直しておきましょうか。 | Moshi yokereba, watashi no hō de naoshite okimashō ka. | अगर आप चाहें तो क्या मैं इसे अपनी तरफ से ठीक कर लूं? |
स्थानांतरण रजिस्टर: कोहाई, डोरियो और जोशी
वही टिप्पणी रैंक के साथ आकार बदलती है। एक कोहाई, एक कनिष्ठ के लिए, आप स्पष्ट और अधिक निर्देशात्मक हो सकते हैं, लेकिन तकिया और कारण अभी भी मायने रखते हैं, क्योंकि कनिष्ठों को याद है कि उन्हें वर्षों तक कैसे सुधारा गया था। एक डोरियो, एक सहकर्मी के लिए, हर चीज़ को समान लोगों के बीच एक सुझाव के रूप में रखें और ग्रेडिंग जैसी लगने वाली किसी भी चीज़ से बचें। एक जोशी, अपने प्रबंधक के सामने, आप निजी तौर पर, एक बार अपनी समझ के लिए एक प्रश्न उठा रहे हैं, और यदि उस पर विचार नहीं किया जाता है तो उसे जाने दे रहे हैं।
तालिका प्रत्येक स्तर पर समान चालें दिखाती है। एक ऐसे सेनपई के लिए कौन सा स्तर उपयुक्त है जो आपका प्रबंधक नहीं है, यह आपके रिश्ते और आपके कार्यालय पर निर्भर करता है; जब संदेह हो, तो डोरियो फॉर्म का उपयोग करें।
| कदम | एक कोहाई को | एक डोरियो को | एक जोशी को |
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| प्रारंभिक | छोटो द्वितीय? | इमा सुकोशी द्वितीय देसु का। | सशीदेगामाशी नो देसु गा। |
| अवलोकन | कोको, सूजी गा चिगाउ यो। | कोको नो सूजी, चिगाउ यो देसु। | कोको नो सूजी, वाताशी नो रिकाई डे वा कोटोशी नो बन का तो। |
| सुझाव | नाओशिता हो गा ii यो. | नाओशिता हो गा ii कामो शिरेमासेन। | काकुनिन इतादाकेमासु देशो का। |
| कारण | होकोकुशो से अवसेरु कारा। | होकोकुशो से अवसेरु हिटसुयो गा अरु नोड। | होकोकुशो तो नो सेइगोसेई गा कि नी नरिमाशीते। |
| प्रशंसा | मैं नहीं, तस्सुकत्ता यो. | वकारियासुकट्टा देसु. तासुकरिमाशिता। | ताइहें बेनक्यो नी नरीमशिता। |
| बंद करना | कोरे कारा मो योरोशिकु ने। | कोंगो मो योरोशिकु वनगाई शिमासु। | ओ-इसोगाशी टोकोरो शित्सुरेई इताशिमाशिता। |
सशीदेगामाशी नो देसु गा का शाब्दिक अर्थ है कि मैं आगे बढ़ रहा हूं, लेकिन, और यह एक जूनियर के लिए एक सीनियर के साथ कुछ उठाने के लिए मानक ओपनर है। इसे एक बार प्रयोग करें; इसे दोहराना चिंताजनक लगता है।
चैट और ईमेल में प्रतिक्रिया
लिखित प्रतिक्रिया स्वर खो देती है, इसलिए इसे अधिक समर्थन की आवश्यकता होती है, कम की नहीं। सुधार के साथ एक चैट संदेश में अभिवादन, कुशन, एक बिंदु, सुझाव और एक नरम समापन होना चाहिए, भले ही वह पांच पंक्तियों का हो। कई टीमों में चैट में इमोजी ठीक हैं और ईमेल में जगह से बाहर हैं; अपनी टीम की आदतों की नकल करें. किसी दस्तावेज़ पर ईमेल फ़ीडबैक आम तौर पर समग्र प्रभाव देने वाली एक पंक्ति के बाद क्रमांकित सूची के रूप में जाता है।
नीचे दी गई पंक्तियाँ चैट संदेश और ईमेल के लिए पुन: प्रयोज्य टुकड़े हैं। विवरण बदलें, क्रम बनाए रखें।
| जापानी | रोमाजी | अर्थ |
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| お疲れさまです。資料、拝見しました。 | O-tsukaresama desu. Shiryō, haiken shimashita. | नमस्ते। मैंने दस्तावेज़ पर एक नज़र डाली है। |
| 全体的にとても分かりやすいと思います。 | Zentai-teki ni totemo wakariyasui to omoimasu. | कुल मिलाकर मुझे लगता है कि इसका पालन करना बहुत आसान है। |
| 一点だけ、三ページ目のグラフの単位をご確認いただけますか。 | Itten dake, sanpēji-me no gurafu no tan'i o go-kakunin itadakemasu ka. | बस एक बिंदु, क्या आप पृष्ठ-तीन चार्ट पर इकाइयों की जाँच कर सकते हैं? |
| 以下、気づいた点をまとめました。ご参考まで。 | Ika, kizuita ten o matomemashita. Go-sankō made. | मैंने जिन बिंदुओं पर ध्यान दिया, उन्हें संदर्भ के लिए नीचे सूचीबद्ध किया है। |
| 引き続きよろしくお願いいたします。 | Hikitsuzuki yoroshiku onegai itashimasu. | आपकी निरंतर मदद के लिए धन्यवाद. |
अनुसरण कर रहे हैं
जिस फीडबैक पर दोबारा गौर नहीं किया जाता, वह कुछ नहीं सिखाता। एक या दो दिन बाद एक संक्षिप्त फॉलो-अप लूप को बंद कर देता है: जांचें कि क्या परिवर्तन किया गया था, यदि ऐसा था तो उस व्यक्ति को धन्यवाद दें, और यदि ऐसा नहीं हुआ था तो सहायता की पेशकश करें। मूल टिप्पणी की तुलना में अनुवर्ती कार्रवाई को हल्का रखें; मुद्दा यह दिखाना है कि आपने गौर किया है, पीछा करना नहीं।
- एक समय में एक बिंदु पर, कारण सहित, निजी तौर पर टिप्पणी दें
- जहां जल्दी हो सके वहां छोटी-छोटी चीजें स्वयं ठीक करने की पेशकश करें
- एक या दो दिन बाद परिणाम की जांच करें, बिना दोबारा सुधार किए
- परिवर्तन के लिए उस व्यक्ति को विशेष रूप से धन्यवाद दें: नाओशिते कुरेटे अरिगाटो
- यदि कुछ भी नहीं बदला है, तो दोहराने के बजाय पूछें कि क्या कुछ अस्पष्ट था
- एक कोहाई के लिए, इसे दोहराने के बजाय उनके अगले एक-से-एक बिंदु पर ध्यान दें
अनुवर्ती कार्रवाई इतनी छोटी हो सकती है जैसे सक्की नो केन, अरिगाटो, तासुकरिमाशिता, पिछली चीज़ के बारे में, धन्यवाद, जिससे मदद मिली। जिन सहकर्मियों को परिवर्तनों के लिए धन्यवाद दिया जाता है, वे उनमें से अधिक हैं।
गलतियों से बचना चाहिए
पहली गलती गद्दी छोड़ना है। मचिगाटे इमासु, यह गलत है, इसमें एक शिक्षक की तरह कोई लीड-इन ध्वनि नहीं है, यहां तक कि एक जूनियर के लिए भी। दूसरा है किसी सहकर्मी या वरिष्ठ की जोज़ू या एराय जैसे मूल्यांकनात्मक शब्दों से प्रशंसा करना, जो आपको उनसे ऊपर रखता है। तीसरा दूसरों के सामने एक साथ कई सुधार दे रहा है। चौथा एक सहकर्मी के साथ कोहाई रजिस्टर का उपयोग कर रहा है जो कम उम्र का है; उम्र भूमिका से कम मायने रखती है.
पाँचवाँ है बहुत अधिक सख्ती से पालन करना, किसी सुझाव को बार-बार दोहराकर उसे माँग में बदलना। अंतिम सार्वजनिक रूप से या समूह चैट में प्रबंधक को फीडबैक देना है। इसे एक बार, निजी तौर पर, सशीदेगामाशी नो देसु गा के साथ उठाएं, और जो कुछ भी वे तय करते हैं उसे स्वीकार करें।
| जापानी | रोमाजी | अर्थ |
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| それ、間違っています。 | Sore, machigatte imasu. | यह गलत है। (कोई तकिया नहीं; बचें।) |
| ここ、少し違っているかもしれません。 | Koko, sukoshi chigatte iru kamo shiremasen. | यह थोड़ा हटकर हो सकता है. (नरम संस्करण।) |
| 部長、上手ですね。 | Buchō, jōzu desu ne. | आप कुशल हैं सर. (किसी वरिष्ठ का मूल्यांकन करता है; बचें।) |
| 部長のご説明、大変勉強になりました。 | Buchō no go-setsumei, taihen benkyō ni narimashita. | आपके स्पष्टीकरण से मैंने बहुत कुछ सीखा। (इसके बजाय सराहना करता है।) |
| 先日の件、何か分かりにくい点はありましたか。 | Senjitsu no ken, nanika wakarinikui ten wa arimashita ka. | दूसरे दिन के बारे में, क्या कुछ अस्पष्ट था? (एक बेहतर अनुवर्ती।) |