लागू करना: शुचो शिन्सेई
व्यापारिक यात्रा पर शिन्सेई से पहले कुछ भी नहीं होता है। फॉर्म में एक पंक्ति में गंतव्य, तारीखें, उद्देश्य, आप जिन लोगों या कंपनी से मिलेंगे, और लागत का अनुमान पूछा जाता है। यह आपके प्रबंधक और कभी-कभी दूसरे अनुमोदक के पास जाता है। कई कंपनियों में यह व्यय प्रणाली में एक स्क्रीन है; कुछ में यह अभी भी हैंको के साथ एक कागज़ का रूप है। किसी सहकर्मी से पूछें कि यह कौन सा है और हाल ही की प्रतिलिपि बनाएँ।
मौखिक संस्करण पहले आता है: अपने प्रबंधक को बताएं कि यात्रा की आवश्यकता क्यों है और कुछ भी भरने से पहले सिर हिला लें। शुच्चो ओ मोशिआगेमासु स्वाभाविक नहीं है; शुच्चो शिताई नो देसु गा या शुच्चो नो क्योका ओ इतादाकिताई नो देसु गा कहें, और तिथियां और उद्देश्य जोड़ें।
| जापानी | रोमाजी | अर्थ |
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| 来月、大阪支社に出張したいのですが、よろしいでしょうか。 | Raigetsu, Ōsaka shisha ni shucchō shitai no desu ga, yoroshii deshō ka. | मैं अगले महीने ओसाका शाखा की व्यावसायिक यात्रा पर जाना चाहूँगा; क्या यह ठीक होगा? |
| 目的は、新システムの導入打ち合わせです。 | Mokuteki wa, shin shisutemu no dōnyū uchiawase desu. | इसका उद्देश्य नई प्रणाली शुरू करने के बारे में एक बैठक है। |
| 日程は十日から十二日の二泊三日を予定しています。 | Nittei wa tōka kara jūninichi no nihaku mikka o yotei shite imasu. | मैं 10वीं से 12वीं, तीन दिन और दो रातों की योजना बना रहा हूं। |
| 出張申請を出しましたので、ご承認をお願いいたします。 | Shucchō shinsei o dashimashita node, go-shōnin o onegai itashimasu. | मैंने यात्रा आवेदन जमा कर दिया है, इसलिए मैं आपकी स्वीकृति के लिए आभारी रहूंगा। |
| 概算の費用は交通費と宿泊費で五万円ほどです。 | Gaisan no hiyō wa kōtsūhi to shukuhakuhi de goman-en hodo desu. | परिवहन और आवास के लिए अनुमानित लागत लगभग पचास हजार येन है। |
व्यवस्थापक के माध्यम से परिवहन और होटल बुक करना
एक बार शिन्सेई स्वीकृत हो जाने के बाद, बुकिंग आम तौर पर सोमू, सामान्य मामलों या अनुबंधित यात्रा डेस्क के माध्यम से होती है। कुछ कंपनियां आपको एक सीमा के भीतर खुद बुकिंग करने और बाद में दावा करने की सुविधा देती हैं, और कुछ कॉर्पोरेट कार्ड जारी करती हैं। आपसे मार्ग, आपके इच्छित प्रस्थान समय, सीट की प्राथमिकता और होटल के लिए क्षेत्र के बारे में पूछा जाएगा। आरक्षित सीटें, शितेइसेकी, शिंकानसेन के लिए मानक हैं; हरी कार और उड़ानें अक्सर ग्रेड द्वारा प्रतिबंधित होती हैं।
आपको प्राप्त होने वाले टिकटों के लिए शब्द जानें: एक जोशेकेन आधार किराया टिकट है, एक टोक्योकेन एक्सप्रेस पूरक है, और एक ईकी-उकेटोरी एक कोड के साथ स्टेशन मशीन पर एकत्र किया गया टिकट है। बुकिंग के बाद परिवर्तन उसी डेस्क के माध्यम से वापस जाते हैं, इसलिए दिन में बदलाव करने के बजाय जल्दी पूछें।
| जापानी | रोमाजी | अर्थ |
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| 十日の朝の新幹線と、二泊分のホテルをお願いできますか。 | Tōka no asa no shinkansen to, nihaku-bun no hoteru o onegai dekimasu ka. | क्या आप 10वीं की सुबह और दो होटल रातों के लिए शिंकानसेन बुक कर सकते हैं? |
| 席は窓側の指定席でお願いします。 | Seki wa madogawa no shiteiseki de onegai shimasu. | कृपया एक आरक्षित विंडो सीट। |
| ホテルは支社の近くであればどこでも構いません。 | Hoteru wa shisha no chikaku de areba doko demo kamaimasen. | कोई भी होटल तभी तक ठीक है जब तक वह शाखा के नजदीक है। |
| 帰りの時間を一本遅らせることはできますか。 | Kaeri no jikan o ippon okuraseru koto wa dekimasu ka. | क्या वापसी को एक ट्रेन बाद में ले जाया जा सकता है? |
| チケットは駅で受け取る形ですか。 | Chiketto wa eki de uketoru katachi desu ka. | क्या मैं स्टेशन पर टिकट ले सकता हूँ? |
व्यय नियमों की रूपरेखा
प्रत्येक कंपनी के पास एक रयोही कितेई, यात्रा व्यय नियम होते हैं, जो निर्धारित करते हैं कि क्या प्रतिपूर्ति की जाएगी और कैसे। सामान्य टुकड़े कोटसुही, परिवहन हैं; शुकुहाकुही, आवास, अक्सर प्रति रात सीमित; नित्तो, छोटी लागतों के लिए दैनिक भत्ता; और सेट्टई, एक ग्राहक का मनोरंजन करता है, जिसके लिए आम तौर पर अलग से अनुमोदन की आवश्यकता होती है। अकेले खाया जाने वाला भोजन आम तौर पर दावे के बजाय निट्टो द्वारा कवर किया जाता है, लेकिन यह भिन्न होता है।
एक नियम जो भिन्न नहीं होता वह है रसीद। प्रत्येक होटल, टैक्सी और दुकान पर रयोशूशो, एक औपचारिक रसीद मांगें, और यदि आपकी कंपनी को इसकी आवश्यकता हो तो कंपनी के नाम पर इसकी मांग करें। टैक्सियों को अक्सर तभी अनुमति दी जाती है जब कोई व्यावहारिक विकल्प नहीं होता है, और क्यों अपेक्षित है, इसकी व्याख्या करने वाला एक नोट। सीज़न, व्यय निपटान, नियमों द्वारा निर्धारित समय सीमा के भीतर जमा करें, अन्यथा दावे से इनकार किया जा सकता है।
| जापानी | रोमाजी | अर्थ |
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| 領収書を会社名でお願いします。 | Ryōshūsho o kaisha-mei de onegai shimasu. | कृपया कंपनी के नाम पर एक रसीद दें। |
| 宛名は株式会社山田商事でお願いします。 | Atena wa kabushiki-gaisha Yamada Shōji de onegai shimasu. | कृपया इसे यमादा शोजी कंपनी लिमिटेड को भेजें। |
| タクシーは終電後だったので利用しました。 | Takushī wa shūden-go datta node riyō shimashita. | मैंने टैक्सी का उपयोग किया क्योंकि यह आखिरी ट्रेन के बाद थी। |
| 出張の精算は帰社後一週間以内でよろしいですか。 | Shucchō no seisan wa kisha-go isshūkan inai de yoroshii desu ka. | क्या वापसी के एक सप्ताह के भीतर व्यय निपटान के लिए जुर्माना लगाया जाएगा? |
| この費用は日当に含まれますか。 | Kono hiyō wa nittō ni fukumaremasu ka. | क्या यह लागत दैनिक भत्ते से कवर होती है? |
गंतव्य कार्यालय पर पहुंचना
किसी शाखा या ग्राहक कार्यालय में आगमन एक छोटी सी स्क्रिप्ट के अनुसार होता है। रिसेप्शन पर आप अपनी कंपनी, अपना नाम और आप किससे मिलने जा रहे हैं, इसकी जानकारी दें। जब आपका मेज़बान प्रकट होता है, तो पहली पंक्ति होती है ओ-सेवा नी नत्ते ओरिमासु, आपके निरंतर समर्थन के लिए धन्यवाद, या, आपकी अपनी कंपनी की शाखा में, ओ-त्सुकेरेसामा देसु। इसके बाद तोई टोकोरो लाइन आती है: मेज़बान कहेगा तोई टोकोरो ओ अरिगाटो गोज़ैमासु, इतनी दूर आने के लिए धन्यवाद, और आप संक्षिप्त कोचिरा कोसो के साथ उत्तर देते हैं।
ओमियागे, यदि आप इसे लाते हैं, तो इस बिंदु पर एक वाक्य में सौंप दिया जाता है, त्सुमारनै मोनो देसु गा या लाइटर मिनसन डी डोज़ो, कृपया इसे साझा करें, और मेजबान इसे खोले बिना एक तरफ रख देता है। यात्रा या मौसम के बारे में छोटी-छोटी बातें बैठक कक्ष तक चलने में बाधा डालती हैं; इसे दो या तीन एक्सचेंजों तक रखें।
| जापानी | रोमाजी | अर्थ |
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| 東京本社の田中と申します。佐藤部長にお約束をいただいております。 | Tōkyō honsha no Tanaka to mōshimasu. Satō buchō ni o-yakusoku o itadaite orimasu. | मैं टोक्यो प्रधान कार्यालय से तनाका हूं। मुझे श्री सातो से मिलने का समय मिला है। |
| いつもお世話になっております。 | Itsumo o-sewa ni natte orimasu. | आपके निरंतर समर्थन के लिए धन्यवाद. |
| 遠いところをありがとうございます。 | Tōi tokoro o arigatō gozaimasu. | इतना लंबा सफर तय करने के लिए धन्यवाद. (मेज़बान।) |
| こちらこそ、お時間をいただきありがとうございます。 | Kochira koso, o-jikan o itadaki arigatō gozaimasu. | समय निकालने के लिए धन्यवाद. |
| 東京の菓子です。皆さんでどうぞ。 | Tōkyō no kashi desu. Minasan de dōzo. | ये टोक्यो की मिठाइयाँ हैं। कृपया उन्हें साझा करें. |
| 新幹線は混んでいましたが、予定通り着きました。 | Shinkansen wa konde imashita ga, yotei-dōri tsukimashita. | शिंकानसेन में भीड़ थी, लेकिन मैं तय समय पर पहुंचा। |
प्रपत्रों और चैट में शब्दावली का भ्रमण करें
नीचे दिए गए शब्द शिन्सेई पर, व्यय प्रणाली में और उन संदेशों में दिखाई देते हैं जो व्यवस्थापक आपको भेजेंगे। रीडिंग सीखें ताकि आप उन्हें डेस्क पर ज़ोर से बोल सकें, न केवल उन्हें स्क्रीन पर पहचान सकें।
| शब्द | पढ़ना | अर्थ |
|---|---|---|
| 出張申請 | shucchō shinsei | व्यापार यात्रा आवेदन |
| 出張命令 | shucchō meirei | ट्रिप ऑर्डर, कुछ कंपनियों में औपचारिक मंजूरी |
| 旅費規程 | ryohi kitei | यात्रा व्यय विनियम |
| 交通費 | kōtsūhi | परिवहन लागत |
| 宿泊費 | shukuhakuhi | आवास की लागत |
| 日当 | nittō | दैनिक भत्ता |
| 精算 | seisan | व्यय निपटान |
| 仮払い | karibarai | यात्रा से पहले नकद अग्रिम |
| 領収書 | ryōshūsho | औपचारिक रसीद |
| 出張報告 | shucchō hōkoku | यात्रा रिपोर्ट |
| 直行直帰 | chokkō chokki | घर से सीधे जाना और सीधे घर लौटना |
| 帰社 | kisha | ऑफिस लौट रहा हूं |
चोक्को चोक्की जानने लायक है: इसका मतलब है कि आप घर से सीधे गंतव्य तक जाते हैं और कार्यालय से गुजरे बिना घर आते हैं, और इसे आमतौर पर शिन्सेई या चैट में बताया जाना चाहिए ताकि टीम को पता चले कि आप कहां हैं।
यात्रा रिपोर्ट और वापसी
शुचो होकोकू यात्रा बंद कर देता है। यह संक्षिप्त और तथ्यात्मक है: तारीखें, गंतव्य, लोग मिले, उद्देश्य, परिणाम, अगले कार्य और लागत, उसी क्रम में। अधिकांश कंपनियों के पास एक फॉर्म या टेम्पलेट होता है; कुछ लोग प्रबंधक को एक ईमेल स्वीकार करते हैं। यह एक या दो दिन के भीतर होने की उम्मीद है, और आपका प्रबंधक आमतौर पर इसे पढ़ने से पहले आपकी पहली सुबह में एक बोला हुआ सारांश चाहेगा। परिणाम के साथ आगे बढ़ें, फिर अगला कदम, फिर कुछ भी गलत हुआ।
रिटर्न की अपनी लाइनें होती हैं। जब आप अंदर जाएं तो तदाइमा मोदोरिमाशिता कहें, जिसने भी आपके लिए कवर किया है उसका शुक्रिया अदा करें और टीम के लिए एक शब्द के साथ ओमियाज को साझा स्थान पर रखें। फिर रसीद के साथ सीसन जमा कर दें। पहले कुछ बार नीचे दी गई चेकलिस्ट का उपयोग करें।
| जापानी | रोमाजी | अर्थ |
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| ただいま戻りました。出張中はありがとうございました。 | Tadaima modorimashita. Shucchō-chū wa arigatō gozaimashita. | मैं वापस आ गया हूं। जब मैं दूर था तब कवर करने के लिए धन्यवाद। |
| 大阪の土産です。休憩室に置いておきますね。 | Ōsaka no miyage desu. Kyūkeishitsu ni oite okimasu ne. | ओसाका से स्मृति चिन्ह. मैं उन्हें ब्रेक रूम में छोड़ दूँगा। |
| 結論から申しますと、導入時期は来春で合意しました。 | Ketsuron kara mōshimasu to, dōnyū jiki wa raishun de gōi shimashita. | निष्कर्ष के साथ शुरुआत करने के लिए, हम अगले वसंत के लिए रोल-आउट पर सहमत हुए। |
| 詳細は本日中に出張報告にまとめて提出します。 | Shōsai wa honjitsu-chū ni shucchō hōkoku ni matomete teishutsu shimasu. | मैं यात्रा रिपोर्ट में विवरण लिखूंगा और आज इसे जमा करूंगा। |
| 経費の精算も明日までに済ませます。 | Keihi no seisan mo ashita made ni sumasemasu. | मैं कल तक खर्च का निपटारा भी पूरा कर लूँगा। |
- तदैमा मोदोरिमाशिता कहें और कवर करने वाले सहकर्मियों को धन्यवाद दें
- प्रबंधक को पहले दो मिनट का बोला गया सारांश, निष्कर्ष दें
- कंपनी की समय सीमा के भीतर शुचो होकोकू जमा करें
- प्रत्येक रसीद को सीज़न के साथ संलग्न करें और किसी भी टैक्सी या अतिरिक्त लागत के बारे में बताएं
- आप जिस कार्यालय या ग्राहक से मिलने गए थे, उसे धन्यवाद ईमेल भेजें
- ओमियाज को बाहर रखें और टीम को बताएं कि यह वहां है
- साझा कैलेंडर में मीटिंग की अगली कार्रवाइयां और तारीखें रिकॉर्ड करें
गलतियों से बचना चाहिए
पहली गलती है अप्रूवल से पहले बुकिंग. यदि शिन्सेई को मना कर दिया जाता है या तारीखें बदल जाती हैं, तो स्वयं बुक किया गया टिकट आपकी समस्या बन जाता है। दूसरा है रसीद खोना; रयोशूशो के बिना किसी दावे को अक्सर सिरे से खारिज कर दिया जाता है। तीसरा आपकी अपनी शाखा में क्लाइंट रजिस्टर या क्लाइंट के साथ सहकर्मी रजिस्टर का उपयोग करना है। चौथी एक देर से या अस्पष्ट रिपोर्ट है: एक होकोकू जो कहता है कि बैठक अच्छी रही, प्रबंधक को कुछ नहीं बताता है, और एक जो एक सप्ताह बाद आता है वह बताता है कि यात्रा से कोई फर्क नहीं पड़ा।
अंत में, यात्रा को टीम से छुट्टी के समय के रूप में न लें। अधिकांश कंपनियों में आगमन और प्रस्थान पर एक त्वरित चैट संदेश और कार्यालय समय के दौरान पहुंच योग्य होने की अपेक्षा की जाती है, जब तक कि आप अन्यथा सहमत न हों।
| जापानी | रोमाजी | अर्थ |
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| 先に自分で新幹線を取ってしまいました。 | Saki ni jibun de shinkansen o totte shimaimashita. | मैंने पहले से ही शिंकान्सेन स्वयं बुक कर लिया है। (बचने की स्थिति।) |
| 承認が下りてから手配をお願いします。 | Shōnin ga orite kara tehai o onegai shimasu. | अनुमोदन मिलने के बाद कृपया इसकी व्यवस्था करें। (एडमिन क्या कहेगा.) |
| 領収書をなくしてしまったのですが、どうすればいいですか。 | Ryōshūsho o nakushite shimatta no desu ga, dō sureba ii desu ka. | मैंने एक रसीद खो दी है; मुझे क्या करना चाहिए? |
| 会議はうまくいきました。 | Kaigi wa umaku ikimashita. | बैठक अच्छी रही. (रिपोर्ट के लिए बहुत अस्पष्ट।) |
| 先方と納期を三月末で合意し、次回は二月に再訪の予定です。 | Senpō to nōki o sangatsu-matsu de gōi shi, jikai wa nigatsu ni saihō no yotei desu. | हमने ग्राहक के साथ मार्च के अंत में डिलीवरी पर सहमति व्यक्त की है, और अगली यात्रा की योजना फरवरी में बनाई गई है। (विशिष्ट।) |
| 大阪支社に到着しました。夕方に一度連絡します。 | Ōsaka shisha ni tōchaku shimashita. Yūgata ni ichido renraku shimasu. | मैं ओसाका शाखा में पहुँच गया हूँ। मैं आज शाम को एक बार जाँच करूँगा। |