आमने-सामने बात करने की तुलना में फ़ोन अधिक कठिन क्यों है?
फ़ोन पर आप वह सब कुछ खो देते हैं जो आम तौर पर बातचीत के लिए होता है। पढ़ने के लिए कोई चेहरा नहीं है, कोई इशारा नहीं है, कोई मेनू या दस्तावेज़ नहीं है जिस पर आप इशारा कर सकें, और किसी शब्द को फिर से धीरे से बोलने का कोई मौका नहीं है। जापानी उसके ऊपर दो कठिनाइयाँ जोड़ते हैं। कार्यालय कॉल विनम्र और सम्मानजनक क्रियाओं पर चलती हैं जिन्हें शुरुआती पाठ्यक्रम मुश्किल से छू पाते हैं, और पहला आदान-प्रदान एक निश्चित पैटर्न का पालन करता है जिसे हर जापानी सहकर्मी पहले से ही दिल से जानता है।
अच्छी खबर यह है कि यही वह चीज़ है जो फ़ोन को जापानी सीखने योग्य बनाती है। एक रेस्तरां वार्तालाप कहीं भी जा सकता है, लेकिन एक व्यावसायिक कॉल में शायद आठ संभावित चालें होती हैं, और प्रत्येक में एक मानक लाइन होती है। एक बार जब उद्घाटन, होल्ड और संदेश स्वचालित हो जाते हैं, तो आपका ध्यान एक अप्रत्याशित भाग पर केंद्रित हो जाता है, जो व्यक्ति द्वारा कॉल करने का वास्तविक कारण है।
- उत्तर देने से पहले फोन के पास एक कलम और कागज रखें, बाद में नहीं।
- पहले कॉल करने वाले की कंपनी लिखें, दूसरे उसका नाम, फिर अनुरोध लिखें।
- सामान्य गति से स्थिर रेखाएँ बोलें; उन्हें धीमा करना कम आत्मविश्वासपूर्ण लगता है, अधिक विनम्र नहीं।
- पहले से तय कर लें कि जब आपको समझ नहीं आएगा तो आप क्या बोलेंगे, इसलिए कभी भी चुप्पी नहीं रहेगी।
मोशी मोशी नियम
मोशी मोशी मिलनसार और थोड़ा अनौपचारिक है। यह सही है जब कोई दोस्त आपको फोन करता है, जब आप किसी दोस्त को फोन करते हैं, और किसी भी समय आपको यह जांचने की ज़रूरत होती है कि दूसरा व्यक्ति अभी भी वहां है। ऐसा नहीं है कि आप कंपनी के फ़ोन का उत्तर कैसे देते हैं, क्योंकि यह कैज़ुअल रजिस्टर से संबंधित है और पहली बार कॉल करने वाला ग्राहक हो सकता है। इसके बजाय 'है' और 'डी गोज़ाइमासु' फॉर्म में कंपनी का नाम लिखकर उत्तर दें, या पहले कॉल करने के लिए उन्हें धन्यवाद दें।
| जापानी | रोमाजी | अर्थ |
|---|---|---|
| もしもし、田中です。 | Moshi moshi, Tanaka desu. | नमस्ते, यह तनाका है। (व्यक्तिगत कॉल) |
| もしもし、聞こえますか？ | Moshi moshi, kikoemasu ka? | नमस्ते, क्या आप मुझे सुन सकते हैं? |
| はい、ユニ商事でございます。 | Hai, Yuni Shōji de gozaimasu. | नमस्ते, यह यूनी ट्रेडिंग है। (व्यावसायिक कॉल) |
किसी कार्य कॉल का उत्तर देना और अपना नाम बताना
| जापानी | रोमाजी | अर्थ |
|---|---|---|
| お電話ありがとうございます。ユニ商事でございます。 | Odenwa arigatō gozaimasu. Yuni Shōji de gozaimasu. | कॉल करने के लिए धन्यवा। यह यूनी ट्रेडिंग है. |
| はい、ユニ商事の田中でございます。 | Hai, Yuni Shōji no Tanaka de gozaimasu. | नमस्ते, मैं यूनी ट्रेडिंग में तनाका हूं। |
| いつもお世話になっております。 | Itsumo osewa ni natte orimasu. | हमेशा की तरह, आपके व्यवसाय के लिए धन्यवाद। |
| 恐れ入りますが、お名前を伺えますでしょうか。 | Osoreirimasu ga, onamae o ukagaemasu deshō ka. | क्या मैं पूछ सकता हूँ कि कौन कॉल कर रहा है, कृपया? |
ओसेवा नी नाटे ओरिमासु का लगभग कोई अर्थ नहीं है जिसका आप अनुवाद कर सकें। यह एक बिजनेस कॉल का हैंडशेक है, और दोनों पक्ष इसे किसी भी सामग्री से पहले कहते हैं। कॉल करने वाले से अपेक्षा करें कि वह उसी क्रम में अपनी कंपनी और नाम के साथ आपके अभिवादन का उत्तर दे: पहले कंपनी, फिर व्यक्ति। दोनों को तुरंत लिख लें, क्योंकि जब आप कोई संदेश भेजेंगे तो आपको फिर से उनकी आवश्यकता होगी।
कॉल करना और किसी से पूछना
| जापानी | रोमाजी | अर्थ |
|---|---|---|
| お世話になっております。さくら物産の田中と申します。 | Osewa ni natte orimasu. Sakura Bussan no Tanaka to mōshimasu. | नमस्ते, मैं सकुरा बुसान से तनाका हूं। |
| 営業部の佐藤様はいらっしゃいますでしょうか。 | Eigyō-bu no Satō-sama wa irasshaimasu deshō ka. | क्या श्री सातो बिक्री विभाग में उपलब्ध हैं? |
| 佐藤様をお願いできますでしょうか。 | Satō-sama o onegai dekimasu deshō ka. | क्या मैं कृपया श्री सातो से बात कर सकता हूँ? |
| 今、お時間よろしいでしょうか。 | Ima, ojikan yoroshii deshō ka. | क्या अब सुविधाजनक समय है? |
| 夜分に失礼いたします。 | Yabun ni shitsurei itashimasu. | मुझे इतनी देर शाम को फोन करने के लिए खेद है। |
किसी ग्राहक या अपनी कंपनी से बाहर के किसी व्यक्ति के लिए sama का उपयोग करें, और उस संपर्क के लिए san का उपयोग करें जिसके साथ आप पहले से ही निकटता से काम करते हैं। इराशाइमासु देशो का, इरु का सम्मान सूचक है, इसलिए यह पूछता है कि क्या व्यक्ति वहां सम्मानजनक तरीके से है; वनगाई डेकिमासु देशो का बस जुड़े रहने के लिए कहता है। दोनों सुरक्षित हैं. एक बार व्यक्ति द्वारा उठाए जाने पर आईएमए, ओजिकन योरोशी देशो का जोड़ना एक छोटा सा शिष्टाचार है जिसे जापानी कॉल करने वाले शायद ही कभी छोड़ते हैं।
कॉल करने वाले को होल्ड पर रखना और स्थानांतरित करना
| जापानी | रोमाजी | अर्थ |
|---|---|---|
| 少々お待ちください。 | Shōshō omachi kudasai. | कृपया एक क्षण। |
| 少々お待ちいただけますでしょうか。 | Shōshō omachi itadakemasu deshō ka. | क्या आप कृपया एक पल के लिए रुक सकते हैं? |
| 営業部におつなぎいたします。 | Eigyō-bu ni otsunagi itashimasu. | मैं तुम्हें बिक्री विभाग में स्थानांतरित कर दूंगा। |
| お待たせいたしました。 | Omatase itashimashita. | इंतज़ार के लिए शुक्रिया। |
शोशो ओमाची कुदासाई इस लेख की सबसे उपयोगी पंक्ति है। यह छोटा है, यह अपेक्षित है, और इसमें आपको नाम ढूँढ़ने, डायरी जाँचने या बस साँस लेने के लिए पाँच या दस सेकंड मिलते हैं। नरम शोशो ओमाची इतादाकेमासु देशो का निर्देश देने के बजाय पूछता है और ग्राहक को सूट करता है। जब आप लाइन पर वापस आएं, तो कुछ भी कहने से पहले हमेशा ओमाटेसे इताशिमाशिता से शुरुआत करें।
यह कहना कि कोई बाहर है या मीटिंग में है
| जापानी | रोमाजी | अर्थ |
|---|---|---|
| あいにく佐藤は席を外しております。 | Ainiku Satō wa seki o hazushite orimasu. | मुझे डर है कि सातो अपनी डेस्क से दूर है। |
| ただいま会議中でございます。 | Tadaima kaigi-chū de gozaimasu. | वह इस समय एक मीटिंग में हैं. |
| 本日は休みを取っております。 | Honjitsu wa yasumi o totte orimasu. | वह आज काम से बाहर है। |
| 外出しておりまして、三時ごろ戻る予定です。 | Gaishutsu shite orimashite, san-ji goro modoru yotei desu. | वह कार्यालय से बाहर है और लगभग तीन बजे वापस आने वाला है। |
ध्यान दें कि सहकर्मी अपना विवेक खो देता है। किसी बाहरी कॉल करने वाले के लिए आपकी पूरी कंपनी एक तरफ होती है, इसलिए सातो अकेला खड़ा होता है और क्रियाएं विनम्र हो जाती हैं: इमासु के बजाय ओरिमासु, देसु के बजाय गोज़ैमासु। ऐनिकू बुरी ख़बरों को उसी तरह नरम कर देता है जिस तरह मुझे डर है कि अंग्रेजी में करता है। हमेशा एक प्रस्ताव के साथ बुरी खबर का पालन करें, क्योंकि कॉल करने वाले को आगे करने के लिए कुछ भी न छोड़ना अलाभकारी लगता है।
संदेश लेना और छोड़ना
| जापानी | रोमाजी | अर्थ |
|---|---|---|
| 折り返しお電話いたしましょうか。 | Orikaeshi odenwa itashimashō ka. | क्या मैं उसे तुम्हें वापस बुलाने के लिए कहूँगा? |
| ご伝言を承りましょうか。 | Godengon o uketamawarimashō ka. | क्या मैं एक संदेश ले सकता हूँ? |
| 承知いたしました。申し伝えます。 | Shōchi itashimashita. Mōshitsutaemasu. | निश्चित रूप से। मैं इसे आगे बढ़ाऊंगा. |
| 伝言をお願いできますでしょうか。 | Dengon o onegai dekimasu deshō ka. | क्या मैं एक संदेश छोड़ सकता हूं? |
| お電話があったとお伝えいただけますか。 | Odenwa ga atta to otsutae itadakemasu ka. | क्या आप उसे बता सकते हैं कि मैंने फ़ोन किया था? |
उकेतामावारु प्राप्त करने के लिए विनम्र क्रिया है, इसलिए गोडेंगों ओ उकेतामावारिमाशो का वस्तुतः श्रोता की ओर से संदेश को स्वीकार करने की पेशकश करता है। मोशित्सुतेमासु किसी बात को आगे बढ़ाने का विनम्र रूप है, और कॉल करने वाला फोन रखने से पहले यही सुनना चाहता है। यदि आप कोई संदेश छोड़ रहे हैं, तो इसे तीन तथ्यों तक रखें: आप कौन हैं, आप क्या चाहते हैं, और आप तक कब पहुंचा जा सकता है।
खराब लाइन पर नामों की स्पेलिंग और संख्याओं को पढ़ना
जापानी सहकर्मी कांजी का अक्षर-दर-अक्षर उच्चारण नहीं करते। वे प्रत्येक चरित्र को एक सामान्य शब्द के साथ समझाते हैं, यही कारण है कि आप तनाका में फ़ील्ड चरित्र के लिए टैनबो नो टा सुनते हैं। किसी विदेशी नाम के लिए, कटकाना और अंग्रेजी अक्षरों को जापानी ध्वनियों के रूप में पढ़ा जाना सामान्य है। संख्याओं के अपने खतरे हैं: खराब लाइन पर इची और शिची एक जैसे लगते हैं, इसलिए सात के लिए नाना और चार के लिए योन कहें, अंकों को एक-एक करके पढ़ें, और कण संख्या के साथ ब्लॉकों को जोड़ें।
| जापानी | रोमाजी | अर्थ |
|---|---|---|
| 田中の田は、田んぼの田でございます。 | Tanaka no ta wa, tanbo no ta de gozaimasu. | तनाका का ता तानबो, चावल के खेत का ता है। |
| スミスです。エス、エム、アイ、ティー、エイチです。 | Sumisu desu. Esu, emu, ai, tī, eichi desu. | यह स्मिथ है. एस, एम, आई, टी, एच। |
| 番号は03の1234の5678です。 | Bangō wa zero-san no ichi-ni-san-yon no go-roku-nana-hachi desu. | नंबर है 03-1234-5678. |
| 七時、夜の七時でございます。 | Shichi-ji, yoru no shichi-ji de gozaimasu. | सात, शाम के सात बजे. |
| 四日ではなく、八日でございます。 | Yokka dewa naku, yōka de gozaimasu. | चौथा नहीं, आठवां. |
कॉल करने वाले से दोहराने के लिए कहना
| जापानी | रोमाजी | अर्थ |
|---|---|---|
| 恐れ入りますが、お電話が少し遠いようです。 | Osoreirimasu ga, odenwa ga sukoshi tōi yō desu. | मुझे खेद है, रेखा थोड़ी फीकी लग रही है। |
| もう一度おっしゃっていただけますか。 | Mō ichido osshatte itadakemasu ka. | क्या आप कृपया इसे एक बार फिर से कह सकते हैं? |
| もう少しゆっくりお願いできますでしょうか。 | Mō sukoshi yukkuri onegai dekimasu deshō ka. | क्या आप थोड़ा धीरे बोल सकते हैं? |
| 電波が悪いようですので、こちらからかけ直します。 | Denpa ga warui yō desu node, kochira kara kakenaoshimasu. | सिग्नल खराब लग रहा है, इसलिए मैं आपको वापस कॉल करूंगा। |
ओडेनवा गा तोई, जिसका अर्थ है कि फोन दूर है, यह कहने का विनम्र जापानी तरीका है कि लाइन खराब है। यह दूसरे व्यक्ति के भाषण या आपके सुनने के बजाय कनेक्शन पर दोष डालता है, यही कारण है कि यह कभी भी असभ्य नहीं लगता है। जल्दी कहो. दो मिनट के अनुमान के माध्यम से संघर्ष करना और फिर यह स्वीकार करना कि आप सब कुछ चूक गए, शुरुआत में एक मरम्मत वाक्यांश की तुलना में कहीं अधिक समय खर्च होता है।
कॉल को साफ़-साफ़ समाप्त करना
| जापानी | रोमाजी | अर्थ |
|---|---|---|
| それでは、よろしくお願いいたします。 | Sore dewa, yoroshiku onegai itashimasu. | ठीक है, आपकी मदद के लिए अग्रिम धन्यवाद। |
| お忙しいところ、ありがとうございました。 | Oisogashii tokoro, arigatō gozaimashita. | समय देने के लिए धन्यवाद। |
| ご連絡お待ちしております。 | Gorenraku omachi shite orimasu. | तुम्हारे उत्तर की प्रतीक्षा है मुझे। |
| 失礼いたします。 | Shitsurei itashimasu. | अलविदा। |
सयोनारा का उपयोग व्यावसायिक कॉल को समाप्त करने के लिए नहीं किया जाता है। समापन जोड़ी योरोशिकु वनगाई इताशिमासु है जिसके बाद शित्सुरेई इताशिमासु है, और कॉल करने वाला आमतौर पर कॉल प्राप्त करने वाले व्यक्ति के एक क्षण बाद रिसीवर को बदल देता है। यदि आपने कॉल शुरू की है, तो दूसरे पक्ष को अपनी बात पूरी करने दें, फिर बंद करें। जानकारी के आखिरी टुकड़े के तुरंत बाद लाइन से हट जाना सबसे आम विदेशी गलती है।
शुरू से अंत तक एक पूर्ण कॉल
| जापानी | रोमाजी | अर्थ |
|---|---|---|
| はい、ユニ商事でございます。 | Hai, Yuni Shōji de gozaimasu. | रिसेप्शनिस्ट: नमस्ते, यूनी ट्रेडिंग। |
| お世話になっております。さくら物産の田中と申します。 | Osewa ni natte orimasu. Sakura Bussan no Tanaka to mōshimasu. | कॉलर: नमस्ते, मैं सकुरा बुसान से तनाका हूं। |
| いつもお世話になっております。 | Itsumo osewa ni natte orimasu. | रिसेप्शनिस्ट: आपके निरंतर व्यवसाय के लिए धन्यवाद। |
| 営業部の佐藤様はいらっしゃいますでしょうか。 | Eigyō-bu no Satō-sama wa irasshaimasu deshō ka. | कॉलर: क्या मिस्टर सातो बिक्री पर उपलब्ध हैं? |
| 少々お待ちください。 | Shōshō omachi kudasai. | रिसेप्शनिस्ट: कृपया एक क्षण के लिए। |
| お待たせいたしました。あいにく佐藤は会議中でございます。 | Omatase itashimashita. Ainiku Satō wa kaigi-chū de gozaimasu. | रिसेप्शनिस्ट: इंतज़ार करने के लिए धन्यवाद। मुझे डर है कि सातो किसी मीटिंग में है। |
| では、折り返しお電話をいただけますでしょうか。 | Dewa, orikaeshi odenwa o itadakemasu deshō ka. | कॉलर: उस स्थिति में, क्या वह मुझे वापस कॉल कर सकता है? |
| 承知いたしました。お電話番号を伺えますでしょうか。 | Shōchi itashimashita. Odenwa bangō o ukagaemasu deshō ka. | रिसेप्शनिस्ट: निश्चित रूप से। क्या मैं आपका नंबर ले सकता हूँ? |
| 03の1234の5678です。 | Zero-san no ichi-ni-san-yon no go-roku-nana-hachi desu. | कॉलर: यह 03-1234-5678 है। |
| 復唱いたします。03の1234の5678、さくら物産の田中様ですね。 | Fukushō itashimasu. Zero-san no ichi-ni-san-yon no go-roku-nana-hachi, Sakura Bussan no Tanaka-sama desu ne. | रिसेप्शनिस्ट: मुझे उसे दोहराने दो। 03-1234-5678, सकुरा बुसान के श्री तनाका। |
| はい、よろしくお願いいたします。失礼いたします。 | Hai, yoroshiku onegai itashimasu. Shitsurei itashimasu. | कॉलर: हाँ, बहुत बहुत धन्यवाद. अलविदा। |
| 失礼いたします。 | Shitsurei itashimasu. | रिसेप्शनिस्ट: अलविदा. |
इस कॉल को रिसेप्शनिस्ट के रूप में दो बार और कॉल करने वाले के रूप में दो बार जोर से पढ़ें। दूसरी बार, अंग्रेजी को कवर करें और केवल जापानियों से काम लें। आपको प्राप्त होने वाली लगभग हर वास्तविक कॉल इन बारह पंक्तियों में भिन्न होगी, एक अलग नाम, एक अलग कारण और बीच में एक अप्रत्याशित वाक्य। बाकी सब कुछ आप पहले ही कह सकते हैं।