उद्धरण से भुगतान तक दस्तावेज़ श्रृंखला
दो जापानी कंपनियों के बीच एक सामान्य सौदा इस प्रकार होता है। खरीदार एक कोटेशन मांगता है और विक्रेता एक मित्सुमोरिशो भेजता है। खरीदार एक हैचशूशो, एक खरीद आदेश भेजकर स्वीकार करता है; विक्रेता की ओर से, उस ऑर्डर को प्राप्त करना जूचू है, और वे इसकी पुष्टि चुमोन उकेशो या जूचू काकुनिनशो से कर सकते हैं। विक्रेता एक नोहिंशो, एक डिलीवरी नोट और अक्सर खरीदार को स्वीकृति के रूप में हस्ताक्षर करने के लिए एक केंशोशो या जूरीशो के साथ डिलीवरी करता है। विक्रेता तब एक सेइक्योशो, चालान जारी करता है, खरीदार फ्यूरीकोमी, बैंक हस्तांतरण द्वारा भुगतान करता है, और विक्रेता एक रयोशूशो, एक रसीद जारी कर सकता है।
एक केइयाकुशो, एक अनुबंध, चल रहे या बड़े रिश्तों के लिए इस श्रृंखला के ऊपर बैठता है, और एक किहोन केइयाकुशो, एक बुनियादी समझौता, अक्सर कई छोटे आदेशों को शामिल करता है ताकि प्रत्येक को केवल एक उद्धरण और एक आदेश की आवश्यकता हो। छोटी खरीदारी में कई चरण छोड़ दिए जाते हैं, लेकिन फिर भी क्रम जानें, क्योंकि प्रत्येक दस्तावेज़ अपने से पहले वाले दस्तावेज़ को संख्या के आधार पर संदर्भित करता है।
| जापानी | रोमाजी | अर्थ |
|---|---|---|
| お見積もりをお願いできますでしょうか。 | O-mitsumori o onegai dekimasu deshō ka. | क्या आप हमें एक उद्धरण दे सकते हैं? |
| 見積書の内容で発注いたします。 | Mitsumorisho no naiyō de hatchū itashimasu. | हम कोटेशन के अनुसार ऑर्डर देंगे. |
| ご注文を承りました。 | Go-chūmon o uketamawarimashita. | हमें आपका आदेश प्राप्त हो गया है. |
| 納品書を添えてお送りします。 | Nōhinsho o soete o-okuri shimasu. | हम इसे डिलीवरी नोट के साथ भेजेंगे. |
| 請求書は月末に発行いたします。 | Seikyūsho wa getsumatsu ni hakkō itashimasu. | हम महीने के अंत में चालान जारी करेंगे. |
एक मित्सुमोरिशो और एक हैचूशो पढ़ना
एक उद्धरण में खरीदार के नाम और ओंचो, सामा के समकक्ष कंपनी, विक्रेता का नाम और मुहर, एक संख्या, मित्सुमोरी बैंगो और तारीख के साथ एक हेडर होता है। निकाय वस्तुओं को सूचीबद्ध करता है, हिनमेई, मात्रा के साथ, सूर्यो, इकाई, तन'ई, इकाई मूल्य, टंका, और राशि, किंगाकू। नीचे उप-योग, शोकी, उपभोग कर, शोहिज़ी, और कुल, गोकेई आते हैं। नीचे के पास के तीन क्षेत्र सबसे अधिक मायने रखते हैं: नोकी, डिलीवरी का समय; शिहाराई जोकेन, भुगतान शर्तें; और युको किगेन, कीमत कब तक वैध है। एक बाइको लाइन में टिप्पणियाँ होती हैं।
एक हैचूशो उद्धरण को प्रतिबिंबित करता है और डिलीवरी पता, नोहिन-साकी, अनुरोधित डिलीवरी तिथि, नोहिन किबोबी और खरीदार का ऑर्डर नंबर जोड़ता है, जिसे विक्रेता चालान पर उद्धृत करेगा। जब आप एक कोटेशन प्राप्त करते हैं, तो यूनिट की कीमतों की जांच करें, जांचें कि क्या कर शामिल है, और वैधता अवधि पढ़ें: एक कोटेशन जो आपके आंतरिक अनुमोदन समाप्त होने से पहले समाप्त हो जाता है, उसका मतलब दूसरा दौर है।
| जापानी | रोमाजी | अर्थ |
|---|---|---|
| この金額は税込みですか、税抜きですか。 | Kono kingaku wa zeikomi desu ka, zeinuki desu ka. | क्या यह रकम टैक्स के साथ है या टैक्स के बिना? |
| 見積もりの有効期限を延ばしていただけますか。 | Mitsumori no yūkō kigen o nobashite itadakemasu ka. | क्या आप उद्धरण की वैधता बढ़ा सकते हैं? |
| 納期はいつ頃になりますでしょうか。 | Nōki wa itsu goro ni narimasu deshō ka. | मोटे तौर पर डिलीवरी कब होगी? |
| 数量を変更した場合、単価は変わりますか。 | Sūryō o henkō shita baai, tanka wa kawarimasu ka. | यदि हम मात्रा बदलते हैं, तो क्या इकाई मूल्य बदल जाता है? |
एक सेइक्यूशो और भुगतान शर्तें पढ़ना
एक इनवॉइस आइटम और कुल को दोहराता है और फ़ील्ड जोड़ता है जो तय करता है कि पैसा कब और कैसे स्थानांतरित होता है। हक्कोबी जारी करने की तारीख है। शिहाराई किगेन नियत तारीख है। फुरीकोमिसाकी बैंक खाता है: बैंक, शाखा, खाता प्रकार, फ़ुत्सु या टोज़ा, संख्या और खाता नाम, कोज़ा मेगी। फ़्यूरिकोमी टेसूर्यो, स्थानांतरण शुल्क, आमतौर पर भुगतानकर्ता द्वारा वहन किया जाता है, और चालान ऐसा कह सकता है। योग्य चालान प्रणाली की शुरुआत के बाद से, पंजीकृत व्यवसायों के चालान में भी टी से शुरू होने वाली पंजीकरण संख्या होती है; लेखांकन से पूछें कि यह आपकी कंपनी को कैसे प्रभावित करता है।
भुगतान की शर्तें दो हिस्सों के फार्मूले के रूप में लिखी जाती हैं। पहला भाग शिम है, कट-ऑफ जो चालान के एक बैच को बंद कर देता है; दूसरा बरई है, जब उस बैच का भुगतान किया जाता है। गेटसुमत्सु शिमे योकुगेट्सू मात्सु बराई: महीने के अंत में बंद, अगले महीने के अंत में भुगतान किया जाता है। निजु-निचि शिमे योकुगेत्सु जू-निचि बराई: बीस तारीख को बंद, अगले महीने की दसवीं तारीख को भुगतान। योकुयोकुगेत्सु का अर्थ है अगले महीने के बाद का महीना। सोकिन पैसे भेजने के लिए एक स्पष्ट शब्द है; न्युकिन पैसा आ रहा है, इसलिए न्युकिन काकुनिन जाँच कर रहा है कि यह आया है या नहीं।
| जापानी | रोमाजी | अर्थ |
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| お支払い条件は月末締め翌月末払いです。 | O-shiharai jōken wa getsumatsu shime yokugetsu matsu barai desu. | भुगतान की शर्तें महीने के अंत में होती हैं, अगले महीने के अंत में भुगतान किया जाता है। |
| 振込手数料はご負担いただけますでしょうか。 | Furikomi tesūryō wa go-futan itadakemasu deshō ka. | क्या आप स्थानांतरण शुल्क का भुगतान कर सकते हैं? |
| 入金を確認いたしました。ありがとうございます。 | Nyūkin o kakunin itashimashita. Arigatō gozaimasu. | हमने भुगतान प्राप्त होने की पुष्टि कर दी है. धन्यवाद। |
| 支払期限を過ぎておりますが、ご入金の予定を教えていただけますか。 | Shiharai kigen o sugite orimasu ga, go-nyūkin no yotei o oshiete itadakemasu ka. | नियत तिथि बीत चुकी है; क्या आप हमें बता सकते हैं कि भुगतान की योजना कब बनाई जाएगी? |
| 請求書の宛名を部署名まで入れていただけますか。 | Seikyūsho no atena o bushomei made irete itadakemasu ka. | क्या आप चालान पर विभाग का नाम शामिल कर सकते हैं? |
नोहिनशो, रयोशूशो और केइयाकुशो
एक नोहिंशो सामान के साथ यात्रा करता है और जो वितरित किया गया था उसे सूचीबद्ध करता है; खरीदार इसे ऑर्डर के अनुसार जांचता है, केंशु, और इसे रखता है। एक जूरीशो या एक हस्ताक्षरित प्रति प्रमाण के रूप में विक्रेता के पास वापस जाती है। जब कोई डिलीवरी कम होती है या क्षतिग्रस्त होती है, तो आप कॉल करते समय नोहिंशो नंबर उद्धृत करते हैं।
एक ryōshūsho प्राप्त भुगतान की पुष्टि करता है। बैंक हस्तांतरण के साथ, कई कंपनियां स्थानांतरण रिकॉर्ड को रसीद के रूप में मानती हैं और जब तक कहा न जाए तब तक रसीद जारी नहीं करती हैं। एक कीयाकुशो पूरे रिश्ते को निर्धारित करता है: पार्टियाँ, को और ओत्सु, दायरा, कीमत, शब्द, किकन, नवीनीकरण, कोशिन, समाप्ति, काइजो, और गोपनीयता, हिटित्सु होजी। अनुबंध अक्सर दो प्रतियों में तैयार किए जाते हैं, प्रत्येक पक्ष के लिए एक, और प्रत्येक कंपनी दोनों पर मुहर लगाती है। लेखों को संख्या के आधार पर देखें, jō: dai-san-jō, अनुच्छेद तीन।
| जापानी | रोमाजी | अर्थ |
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| 納品書の数量と実際の数が合いません。 | Nōhinsho no sūryō to jissai no kazu ga aimasen. | डिलीवरी नोट पर दी गई मात्रा, आए हुए सामान से मेल नहीं खाती। |
| 受領書に署名してご返送ください。 | Juryōsho ni shomei shite go-hensō kudasai. | कृपया पावती पर हस्ताक्षर करें और इसे वापस भेजें। |
| 領収書は必要でしょうか。 | Ryōshūsho wa hitsuyō deshō ka. | क्या आपको रसीद की आवश्यकता है? |
| 契約書の第三条について確認させてください。 | Keiyakusho no dai-san-jō ni tsuite kakunin sasete kudasai. | मुझे अनुबंध के अनुच्छेद तीन की पुष्टि करने दीजिए। |
| 契約期間は一年で、自動更新でよろしいですか。 | Keiyaku kikan wa ichinen de, jidō kōshin de yoroshii desu ka. | स्वचालित नवीनीकरण के साथ अवधि एक वर्ष है, क्या यह सही है? |
इंकान, काकुइन और डेंशी केइयाकु
पारंपरिक अनुबंधों पर हस्ताक्षर करने के बजाय मुहर लगाई जाती है। कंपनी की पंजीकृत मुहर, जित्सुइन, हस्ताक्षर ब्लॉक पर जाती है; पृष्ठों की प्रत्येक जोड़ी की सीमा के पार एक कीइन दबाया जाता है ताकि पृष्ठों की अदला-बदली न हो सके; और एक टेइसी-इन किसी भी हस्तलिखित सुधार को चिह्नित करता है। साधारण आंतरिक कागजात में वर्गाकार काकुइन या व्यक्तिगत माइटोम-इन का उपयोग किया जाता है, और मुद्रांकन के लिए क्रिया ओइन या नत्सुइन है। मुहर किसके पास है और कौन इसका उपयोग कर सकता है, यह एक सख्त आंतरिक नियम है।
वेब सेवा के माध्यम से हस्ताक्षरित इलेक्ट्रॉनिक अनुबंध, डेन्शी कीयाकु, अब व्यापक हैं। शब्दावली डेन्शी शोमी, इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर में बदल जाती है; डेंशी शोशिकी, दस्तावेज़ का इलेक्ट्रॉनिक रूप; और शोनिन, अनुमोदन, वर्कफ़्लो में। कुछ प्रतिपक्ष अभी भी कागज़ मांगते हैं, इसलिए अनुरोध में यह बताने की आवश्यकता हो सकती है कि आप कौन सा फॉर्म स्वीकार कर सकते हैं। किसी दिए गए अनुबंध को मुहर, हस्ताक्षर या ई-हस्ताक्षर की आवश्यकता है या नहीं यह कंपनी, दस्तावेज़ और प्रतिपक्ष पर निर्भर करता है, इसलिए अपनी कानूनी या सामान्य मामलों की टीम से पूछें, इसलिए।
| जापानी | रोमाजी | अर्थ |
|---|---|---|
| 契約書に押印をお願いいたします。 | Keiyakusho ni ōin o onegai itashimasu. | कृपया अनुबंध पर मोहर लगाएं. |
| 割印は各ページの綴じ目にお願いします。 | Wariin wa kaku-pēji no tojime ni onegai shimasu. | कृपया प्रत्येक पृष्ठ की बाइंडिंग पर क्रॉस-पेज सील लगाएं। |
| 電子契約でも対応可能でしょうか。 | Denshi keiyaku demo taiō kanō deshō ka. | क्या इलेक्ट्रॉनिक अनुबंध स्वीकार्य होगा? |
| 原本を二部作成し、一部をご返送ください。 | Genpon o nibu sakusei shi, ichibu o go-hensō kudasai. | कृपया दो मूल प्रतियाँ तैयार करें और एक लौटा दें। |
प्रत्येक दस्तावेज़ का विनम्रतापूर्वक अनुरोध करना
प्रत्येक दस्तावेज़ के लिए अनुरोध पैटर्न समान है। इसे ओ के साथ नाम दें या जाएं, बताएं कि इसमें क्या शामिल है, एक समय सीमा और एक प्रारूप दें, और परेशानी के लिए धन्यवाद के साथ समाप्त करें। मूल क्रिया है गो-सोफू इतादाकेमासु देशो का, क्या आप भेज सकते हैं, या ओ-ओकुरी इतादाकेमासु देशो का; एक नया दस्तावेज़ जारी करने के लिए, गो-हक्को इतादाकेमासु देशो का। यदि समय सीमा तंग है तो एक कारण जोड़ें: आंतरिक प्रसंस्करण के लिए शनाई शोरी नो त्सुगो दे।
फ़ोन पर, अपनी कंपनी और नाम जोड़ें, और दस्तावेज़ संख्या दोहराएं। जब आप कोई दस्तावेज़ भेजते हैं, तो ओ-ओकुरी इताशिमासु का उपयोग करें और उन्हें गो-काकुनिन कुदासाई से जांच करने के लिए कहें। देर से आए दस्तावेज़ का पीछा करना विनम्र लेकिन सीधा है: सकुजित्सु ओ-नेगाई शिता सेइक्युशो नो केन देसु गा, और फिर सवाल।
| जापानी | रोमाजी | अर्थ |
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| 恐れ入りますが、今月分の請求書を来週金曜日までにご送付いただけますでしょうか。 | Osoreirimasu ga, kongetsu-bun no seikyūsho o raishū kin'yōbi made ni go-sōfu itadakemasu deshō ka. | आपको परेशान करने के लिए क्षमा करें, क्या आप इस महीने का चालान अगले शुक्रवार तक भेज सकते हैं? |
| PDFでお送りいただければ助かります。 | PDF de o-okuri itadakereba tasukarimasu. | यदि आप इसे पीडीएफ के रूप में भेज सकें तो इससे मदद मिलेगी। |
| 見積書を添付いたしましたので、ご確認ください。 | Mitsumorisho o tenpu itashimashita node, go-kakunin kudasai. | मैंने उद्धरण संलग्न किया है; कृपया यह जाँचें। |
| 昨日お願いした請求書の件ですが、ご送付の予定はいつ頃でしょうか。 | Sakujitsu o-negai shita seikyūsho no ken desu ga, go-sōfu no yotei wa itsu goro deshō ka. | जिस चालान के लिए मैंने कल अनुरोध किया था, वह मोटे तौर पर कब भेजा जाएगा? |
| お手数をおかけしますが、よろしくお願いいたします。 | O-tesū o o-kake shimasu ga, yoroshiku onegai itashimasu. | परेशानी के लिए खेद है, और धन्यवाद। |
दस्तावेज़ शब्दावली
तालिका दस्तावेज़ के नाम और उन फ़ील्ड्स को एकत्रित करती है जिन्हें आप उन पर पढ़ेंगे।
| शब्द | पढ़ना | अर्थ |
|---|---|---|
| 見積書 | mitsumorisho | उद्धरण |
| 発注書 | hatchūsho | क्रय आदेश |
| 受注 | juchū | ऑर्डर प्राप्त करना (विक्रेता का पक्ष) |
| 納品書 | nōhinsho | बिलटी |
| 請求書 | seikyūsho | चालान |
| 領収書 | ryōshūsho | रसीद |
| 契約書 | keiyakusho | अनुबंध |
| 支払条件 | shiharai jōken | भुगतान की शर्तें |
| 締め | shime | बिलिंग अवधि के लिए कट-ऑफ |
| 翌月末払い | yokugetsu matsu barai | अगले महीने के अंत में भुगतान किया जाएगा |
| 振込先 | furikomisaki | स्थानांतरण के लिए बैंक खाता |
| 有効期限 | yūkō kigen | वैधता अवधि |
| 押印 | ōin | मुहर लगाना |
| 電子契約 | denshi keiyaku | इलेक्ट्रॉनिक अनुबंध |
गलतियाँ जो भुगतान में देरी करती हैं
अधिकांश देरी किसी क्षेत्र के कारण होती है, किसी विवाद के कारण नहीं। गलत कंपनी के नाम या विभाग के गायब होने का चालान; एक क्रय आदेश संख्या जो मेल नहीं खाती; कर रेखा गायब या दोगुनी हो गई; गलत स्क्रिप्ट में खाते के नाम के साथ बैंक विवरण; एक नियत तारीख जो ग्राहक की जिम्मेदारी को नजरअंदाज कर देती है, इसलिए चालान एक दिन देरी से आता है और एक महीने तक इंतजार करना पड़ता है। अनुबंधों पर, क्लासिक त्रुटियां गायब कीइन, गलत मुहर से एक मोहर और एक प्रतिपक्ष नाम है जो इसके पंजीकृत नाम से एक वर्ण से भिन्न होती है।
कोई भी दस्तावेज़ भेजने से पहले, प्राप्तकर्ता का नाम, उसमें संदर्भित संख्या और श्रृंखला में पिछले दस्तावेज़ की शर्तों की जाँच करें। यदि कोई ग्राहक कहता है कि कोई दस्तावेज़ ग़लत है, तो संक्षेप में माफ़ी मांगें, सटीक रूप से पूछें कि कौन सा फ़ील्ड है, और विषय पंक्ति में साई-हक्को के साथ उसी दिन पुनः जारी करें। यहां सील से लेकर भुगतान माह तक लगभग हर चीज पर कंपनी का व्यवहार अलग-अलग है, इसलिए भाषा सीखें और फिर किसी सहकर्मी से पूछें कि आपकी कंपनी यह कैसे करती है।
- प्रत्येक दस्तावेज़ पर नाम, ओंचू या सामा और विभाग की जाँच करें
- अगले दस्तावेज़ पर पिछले दस्तावेज़ का नंबर उद्धृत करें
- भेजने से पहले ज़िकोमी या ज़िनुकी और टैक्स लाइन की पुष्टि करें
- ग्राहक का शिम पढ़ें और उससे पहले चालान भेजें
- मुहर लगाने से पहले पूछें; मुहरों के नियम हैं कि उनका उपयोग कौन कर सकता है