आमतौर पर आंशिक समझ ही पर्याप्त होती है
कहने लायक पहली बात यह है कि किसी बैठक का पूरी तरह से पालन करना वह मानक नहीं है जिसकी आपको आवश्यकता है। आपको निर्णयों, कार्यों की आवश्यकता है, उनका स्वामी कौन है और कब तक। बाकी सब कुछ संदर्भ है, और इसे गायब करने में बहुत कम लागत आती है।
यह पुनर्रचना मायने रखती है क्योंकि हर चीज का पालन करने की कोशिश ही शिक्षार्थियों को थका देती है और उन्हें उन हिस्सों को याद करने का कारण बनती है जो मायने रखते हैं। विषयांतर को डिकोड करने में खर्च किया गया ध्यान, समय सीमा तय होने पर ध्यान उपलब्ध नहीं होता है।
बैठक से पहले स्पष्ट रूप से लक्ष्य निर्धारित करें: निर्णयों और आपसे संबंधित किसी भी चीज़ को पकड़ें। यह पूर्ण समझ की तुलना में बहुत निचले स्तर पर प्राप्त करने योग्य है।
तैयारी कौशल से कहीं अधिक महत्वपूर्ण है
अल्पावधि में, तैयारी किसी विशिष्ट बैठक के बारे में आपकी समझ को सामान्य अध्ययन के महीनों से कहीं अधिक बढ़ा देती है। एजेंडा, शब्दावली और संभावित स्थितियों को जानने का मतलब है कि जो कुछ कहा गया है उसका अधिकांश पूर्वानुमान लगाया जा सकता है, और पूर्वानुमान ही तेज़ भाषण को अनुसरणीय बनाता है।
नीचे दी गई सभी तैयारियों में सामान्य अनुरोध शामिल हैं जिनकी सहकर्मी अपेक्षा करते हैं। इनमें से कोई भी आपको संघर्षरत के रूप में चिह्नित नहीं करता है।
- पहले से एजेंडा के बारे में पूछें और उस पर शब्दावली देखें।
- कोई भी सामग्री या स्लाइड पहले से मांग लें और उन्हें पढ़ें।
- उन लोगों के नाम और भूमिकाएँ जानें जो बोलेंगे।
- आपसे पूछे जाने वाले दो या तीन प्रश्नों पर ध्यान दें और उत्तर तैयार करें।
- बाद में किसी सहकर्मी से यह पुष्टि करने के लिए कहें कि क्या निर्णय लिया गया था।
क्या सुनना है
बैठकों में संकेत वाक्यांश होते हैं जो महत्वपूर्ण क्षणों को चिह्नित करते हैं, और वे सुनने के ट्रिगर के रूप में सीखने लायक होते हैं। जब कोई सामने आता है तो वही पकड़ने का वाक्य होता है।
समय सीमा और असाइनमेंट सर्वोच्च-मूल्य वाले लक्ष्य हैं, क्योंकि वे आपके लिए परिणाम वाले भाग हैं।
| जापानी | रोमाजी | अर्थ |
|---|---|---|
| それでは、こういうことで進めましょう。 | Sore de wa, kō iu koto de susumemashō. | तो चलिए उस आधार पर आगे बढ़ते हैं। |
| 担当は誰にしますか。 | Tantō wa dare ni shimasu ka. | कौन होगा जिम्मेदार? |
| 期限は来週の金曜日です。 | Kigen wa raishū no kin'yōbi desu. | अंतिम तिथि अगले शुक्रवार है. |
| こちらでお願いできますか。 | Kochira de onegai dekimasu ka. | क्या आप इसे संभाल सकते हैं? |
| 次回までに、 | Jikai made ni, | अगली बैठक तक, |
| 何か質問はありますか。 | Nanika shitsumon wa arimasu ka. | क्या कोई प्रश्न हैं? |
चौथे का मतलब अक्सर आप होता है। किसी व्यक्ति पर निर्देशित अनुरोध के रूप में व्यक्त की गई कोई भी चीज़ एक असाइनमेंट है, और इसकी तुरंत पुष्टि की जानी चाहिए।
बिना पटरी से उतरे पुष्टि करना
किसी बैठक के दौरान एक या दो संक्षिप्त पुष्टियाँ सामान्य और स्वागत योग्य हैं; स्पष्टीकरण अनुरोधों की चालू टिप्पणी नहीं है। कौशल यह चुनना है कि किन क्षणों में हस्तक्षेप करना उचित है।
आपको जो भी सौंपा गया है उसकी मौके पर ही पुष्टि की जानी चाहिए। बाकी सब कुछ बाद में संदेश की प्रतीक्षा कर सकता है।
| जापानी | रोमाजी | अर्थ |
|---|---|---|
| すみません、確認させてください。 | Sumimasen, kakunin sasete kudasai. | क्षमा करें, मुझे पुष्टि करने दीजिए। |
| 私が担当ということでよろしいですか。 | Watashi ga tantō to iu koto de yoroshii desu ka. | क्या इसके लिए मैं जिम्मेदार हूं? |
| 期限をもう一度お願いします。 | Kigen o mō ichido onegai shimasu. | कृपया एक बार और समय सीमा तय करें। |
| あとでメールで確認させていただきます。 | Ato de mēru de kakunin sasete itadakimasu. | मैं बाद में ईमेल द्वारा पुष्टि करूंगा। |
| 議事録をいただけますか。 | Gijiroku o itadakemasu ka. | क्या मुझे मिनट मिल सकते हैं? |
| すみません、聞き取れませんでした。 | Sumimasen, kikitoremasen deshita. | क्षमा करें मैं इसे समझ नहीं पाया। |
लिखित अनुवर्ती
एक शिक्षार्थी के लिए सबसे विश्वसनीय तकनीक समझ की समस्या को लिखने की ओर ले जाना है। समय के दबाव में सुनने की तुलना में पढ़ना कहीं अधिक आसान है, और एक लिखित पुष्टिकरण दोनों पक्षों को एक रिकॉर्ड देता है।
किसी मीटिंग के बाद अपनी समझ का संक्षिप्त सारांश भेजना किसी भी भाषा में अच्छा अभ्यास है और एक सीखने वाले के लिए विशेष रूप से मूल्यवान है, क्योंकि इससे गलतफहमियाँ सामने आती हैं जबकि उन्हें ठीक करना अभी भी सस्ता है।
- आपने जो समझा उसे सूचीबद्ध करते हुए उसी दिन एक संक्षिप्त संदेश भेजें।
- आपको सौंपी गई कार्रवाइयों और उनकी समय-सीमाओं को शामिल करें।
- यह कहने के बजाय कि आपने अनुसरण नहीं किया, एक विशिष्ट प्रश्न पूछें।
- यदि मिनट मौजूद हों तो उनसे पूछें; कई बैठकें उन्हें उत्पन्न करती हैं।
- निर्णयों का अपना नोट रखें, ताकि अगली बैठक में संदर्भ हो।
रजिस्टर का निर्माण इन की जरूरत है
बैठकें एक व्यावसायिक रजिस्टर में चलती हैं जिसे अधिकांश शिक्षार्थी उनके द्वारा किए गए कार्य से बेहतर समझते हैं, जो कि ठीक उसी समय एक समस्या है जब आपको किसी चीज़ की शीघ्रता से पुष्टि करने की आवश्यकता होती है। दबाव में रहते हुए विनम्र स्पष्टीकरण लिखना कठिन है, और यही कारण है कि शिक्षार्थी चुप रहते हैं और बाद में उन्हें गलतफहमी का पता चलता है।
उन विशिष्ट वाक्यों को स्वचालित रूप से बनाने से इसका समाधान हो जाता है, और उनमें से केवल छह ही होते हैं। मीटिंग रोलप्ले में यूनिहोंगो के इमर्सिव 3डी क्लासरूम में एआई सेंसेई के साथ उन्हें जोर से रिहर्सल करने का मतलब है कि जब आपको उनकी जरूरत होती है तो वे बिना कंपोजिशन के पहुंच जाते हैं।
हर जगह की तरह, इस रजिस्टर में सुनने से भी उत्पादन में सुधार होता है। विनम्र और सम्मानजनक रूपों का निर्माण स्वयं करने से उन्हें पार्स करने में काफी तेजी आती है जब कोई अन्य व्यक्ति उन्हें तेजी से उपयोग करता है।
प्रत्येक मीटिंग को यह जानते हुए छोड़ने का लक्ष्य रखें कि आप पर क्या बकाया है और कब तक। वह कार्यात्मक पट्टी है, और पूरी समझ आने से पहले ही उस तक पहुंचा जा सकता है।