फ़ोन पर एक सन्देश लेते हुए
स्क्रिप्ट के रूप में सीखने के लिए अनुक्रम पर्याप्त रूप से तय किया गया है। आप स्थापित करते हैं कि वह व्यक्ति अनुपलब्ध है, बताएं कि वे कब वापस आएंगे, एक संदेश लेने की पेशकश करें, इसे लें, इसे वापस पढ़ें, और अपना नाम दें ताकि कॉल करने वाले को पता चले कि यह किसके पास है। वह अंतिम चरण जापानी कार्यालयों में मानक अभ्यास है और अक्सर सीखने वाले इसे छोड़ देते हैं।
कॉल करने वाले के पूछने से पहले संदेश लेने की पेशकश अपेक्षित कदम है। डेंगों ओ ओज़ुकारी शिमाशो का, क्या मैं एक संदेश लूंगा, आपको एक बाधा के बजाय सहायक के रूप में रखता है, और यह एक जापानी सहयोगी कहेगा।
| जापानी | रोमाजी | अर्थ |
|---|---|---|
| 申し訳ございません。田中は席を外しております。 | Mōshiwake gozaimasen. Tanaka wa seki o hazushite orimasu. | मुझे खेद है, तनाका उनकी डेस्क से दूर है। |
| 三時ごろ戻る予定です。 | San-ji goro modoru yotei desu. | उनके तीन बजे के आसपास वापस आने की उम्मीद है। |
| 伝言をお預かりしましょうか。 | Dengon o oazukari shimashō ka. | क्या मैं एक संदेश लूंगा? |
| 折り返しお電話するように伝えましょうか。 | Orikaeshi odenwa suru yō ni tsutaemashō ka. | क्या मैं उनसे तुम्हें वापस बुलाने के लिए कहूँ? |
| 恐れ入りますが、お名前をもう一度伺ってもよろしいでしょうか。 | Osoreirimasu ga, onamae o mō ichido ukagatte mo yoroshii deshō ka. | माफ़ करें, क्या मैं एक बार फिर आपका नाम पूछ सकता हूँ? |
| 私、山田が承りました。 | Watakushi, Yamada ga uketamawarimashita. | मैंने, यमदा, आपका संदेश ले लिया है। |
आपने जो लिखा है उसकी पुष्टि कर रहा हूँ
जापानी कार्यालय में संदेश को वापस पढ़ना वैकल्पिक नहीं है, और यहीं गलतियाँ पकड़ी जाती हैं। नाम, संख्याएं और तारीखें तीन चीजें हैं जिनकी पुष्टि की जानी चाहिए, क्योंकि ये तीन ऐसी चीजें हैं जिन्हें गलत होने पर संदर्भ से पुनर्निर्मित नहीं किया जा सकता है।
नामों के लिए, पूछें कि यदि आपको उन्हें लिखने की आवश्यकता होगी तो कांजी कैसे लिखे जाते हैं। संख्याओं के लिए, उन्हें अंक दर अंक पढ़ें। तारीखों के लिए, तारीख के साथ-साथ सप्ताह का दिन भी बोलें, क्योंकि इससे तुरंत एक-एक करके अंतर आ जाता है।
| जापानी | रोमाजी | अर्थ |
|---|---|---|
| 復唱させていただきます。 | Fukushō sasete itadakimasu. | मुझे उसे वापस दोहराने की अनुमति दें। |
| お電話番号は、090の1234の5678でよろしいでしょうか。 | Odenwa bangō wa, zero-kyū-zero no ichi-ni-san-yon no go-roku-nana-hachi de yoroshii deshō ka. | आपका नंबर 090-1234-5678 है, क्या यह सही है? |
| 漢字はどのように書きますか。 | Kanji wa dono yō ni kakimasu ka. | वह कांजी में कैसे लिखा है? |
| 十五日の水曜日ですね。 | Jūgo-nichi no suiyōbi desu ne. | पंद्रहवाँ, बुधवार, सही है? |
| 確かに承りました。 | Tashika ni uketamawarimashita. | मैंने निश्चित रूप से उसे हटा लिया है। |
| 念のため、もう一度確認させてください。 | Nen no tame, mō ichido kakunin sasete kudasai. | सुरक्षित रहने के लिए, मुझे एक बार फिर पुष्टि करने दीजिए। |
फुकुशो, दोहराते हुए, एक व्यक्तिगत आदत के बजाय एक नामित अभ्यास है। यह घोषणा करना कि आप यह कर रहे हैं, सामान्य और अपेक्षित है।
रिपोर्ट किया गया भाषण: इत्ते इमाशिता और उसके रिश्तेदारों के लिए
किसी ने जो कहा है उसे दर्शाने के लिए, उद्धरण कण को एक सादे-रूप वाले खंड से जोड़ें और उसके बाद कहने की क्रिया जोड़ें। आपका वाक्य विनम्र होने पर भी अंदर का उपवाक्य स्पष्ट रहता है, जिसे सीखने वाले अक्सर तोड़ते हैं: आशिता कुरु तो इत्ते इमाशिता, न कि अशिता किमासु तो इत्ते इमाशिता।
कहने की क्रिया बोलने वाले की स्थिति के अनुसार बदलती रहती है। इत्ते इमाशिता तटस्थ है और अधिकांश मामलों को कवर करता है। ओसशाटे इमाशिता सम्मानजनक है और किसी ग्राहक या वरिष्ठ व्यक्ति को रिपोर्ट करते समय इसका उपयोग किया जाता है। मोशिते ओरिमाशिता विनम्र है और किसी बाहरी व्यक्ति को अपना पक्ष बताते समय इसका उपयोग किया जाता है।
| जो बातें की थी | प्रयोग करने के लिए क्रिया | उदाहरण |
|---|---|---|
| एक सहकर्मी, तटस्थ | と言っていました to इत्ते इमाशिता | एक और लेख देखें |
| कोई ग्राहक या वरिष्ठ व्यक्ति | とおっしゃっていました to osshatte imashita | इस लेख को पढ़ें |
| अपनी तरफ, किसी बाहरी को | と申しておりました to मोशिते ओरिमाशिता | 山田は席を外していると申しておりました |
| किसी अनुरोध की रिपोर्ट करना | ように言っていました yō ni itte imashita | उत्तर: |
| एक प्रश्न की रिपोर्ट करना | かと聞いていました ka to kiite imashita | एक और लेख देखें |
सन्देश आगे बढाना
जब आप संदेश भेजें, तो बताएं कि यह किसका है और वे क्या चाहते हैं, फिर विवरण दें। आपके सहकर्मी को यह निर्णय लेने की आवश्यकता है कि अब कार्य करना है या नहीं, और कालानुक्रमिक विवरण के अंत में अनुरोध को दफनाने से यह कठिन हो जाता है।
कॉल करने वाले के शब्दों को अपने सारांश से अलग रखें। नो कोटो देसु के साथ संकेत करते हुए, उन्होंने कहा कि, या इत्ते इमाशिता जो कहा गया था उसे आपके अनुमान से अलग करता है, जो तब मायने रखता है जब संदेश पर बाद में कार्रवाई की जाती है।
| जापानी | रोमाजी | अर्थ |
|---|---|---|
| ABC商事の佐藤様からお電話がありました。 | ABC Shōji no Satō-sama kara odenwa ga arimashita. | एबीसी ट्रेडिंग के सातो का फोन आया था। |
| 折り返しお電話がほしいとのことです。 | Orikaeshi odenwa ga hoshii to no koto desu. | वे वापस कॉल करना चाहेंगे. |
| 納期の件で確認したいとおっしゃっていました。 | Nōki no ken de kakunin shitai to osshatte imashita. | उन्होंने कहा कि वे डिलीवरी की तारीख के बारे में जांच करना चाहते हैं। |
| 五時までなら会社にいらっしゃるそうです。 | Go-ji made nara kaisha ni irassharu sō desu. | उन्होंने कहा कि वे पांच बजे तक कार्यालय में रहेंगे। |
| メモを机の上に置いておきました。 | Memo o tsukue no ue ni oite okimashita. | मैंने आपकी मेज पर एक नोट छोड़ा है। |
| 急ぎではないとのことでした。 | Isogi de wa nai to no koto deshita. | उन्होंने कहा कि यह जरूरी नहीं है. |
टू नो कोतो देसु इस खंड में सबसे उपयोगी वाक्यांश है। यह कहने की क्रिया की आवश्यकता के बिना एक संपूर्ण कथन को रिपोर्ट किए गए के रूप में चिह्नित करता है।
प्रसारित संदेशों में सम्मानजनक जाल
जापानी इन-ग्रुप और आउट-ग्रुप नियम पूरे संदेश पर लागू होते हैं, और वे इस पर निर्भर करते हैं कि आप किससे बात कर रहे हैं। किसी बाहरी कॉल करने वाले के लिए, आपका अपना प्रबंधक अंदर ही अंदर है, इसलिए आप शीर्षक छोड़ देते हैं और उनके बारे में विनम्र रूपों का उपयोग करते हैं। बाद में आपके सहकर्मी के लिए, वही प्रबंधक वरिष्ठ होता है और फिर से सम्मान लेता है।
यह त्रुटियों का एक वास्तविक स्रोत है, क्योंकि संदेश वही है और भाषा नहीं है। व्यावहारिक नियम यह है कि किसका वर्णन किया जा रहा है इसके बजाय यह पूछा जाए कि कौन सुन रहा है, और हर बार श्रोता बदलने पर सम्मान को रीसेट कर दिया जाए।
| से बात कर रहे हैं | आपके प्रबंधक तनाका के बारे में | कॉल करने वाले सातो के बारे में |
|---|---|---|
| एक बाहरी कॉल करने वाला | 田中は外出しております तनाका वा गाइशुत्सु शिते ओरिमासु | 佐藤様がおっしゃっていました सातो-सामा गा ओशत्ते इमाशिता |
| आपका सहकर्मी | 田中部長は外出されています तनाका-बुचो वा गाइशुत्सु सारेते इमासु | सातो-सान कारा देनवा गा अरिमाशिता |
| सीधे आपका प्रबंधक | ご不在の間に गोफ़ुज़ाई नो ऐडा नी | 佐藤様からお電話がございました सातो-समा कारा ओडेनवा गा गोज़ैमशिता |
ध्यान दें कि कॉल करने वाला प्रत्येक पंक्ति में अपना सम्मान रखता है। यह केवल आपका अपना पक्ष है जिसकी भाषा दर्शकों के साथ बदलती रहती है।
लिखित संदेश और चैट
अधिकांश रिले किए गए संदेश अब कागजी नोट के बजाय चैट या ईमेल द्वारा प्रसारित होते हैं, और परंपराएँ संकुचित हो जाती हैं। अपेक्षित आकार स्रोत, अनुरोध, समय सीमा और आपका नाम है, उसी क्रम में, चार छोटी पंक्तियों में। बैठकों के बीच किसी सहकर्मी द्वारा पढ़ी गई किसी चीज़ के लिए लंबा गद्य अनुपयोगी होता है।
रिपोर्ट किए गए भाषण चिह्नकों को लिखित रूप में भी रखें। एक चैट संदेश जो कहता है कि समय सीमा शुक्रवार है, उसे आपके कथन के रूप में पढ़ा जाता है; जो कहता है कि उन्होंने कहा है कि समय सीमा शुक्रवार है, वह स्रोत को स्पष्ट कर देता है और यदि यह गलत साबित होता है तो सभी को सुरक्षित करता है।
| जापानी | रोमाजी | अर्थ |
|---|---|---|
| 【伝言】ABC商事・佐藤様より | Dengon: ABC Shōji Satō-sama yori | संदेश: एबीसी ट्रेडिंग के सातो से |
| ご用件：納期の確認 | Goyōken: nōki no kakunin | विषय: डिलीवरी तिथि की पुष्टि |
| 本日十七時までに折り返しご希望とのことです。 | Honjitsu jūshichi-ji made ni orikaeshi gokibō to no koto desu. | वे आज 17:00 बजे तक कॉल बैक करना चाहेंगे। |
| 取り急ぎ、ご連絡まで。 | Toriisogi, gorenraku made. | आपको बताने के लिए बस एक त्वरित नोट। |
| 詳細は口頭でお伝えします。 | Shōsai wa kōtō de otsutae shimasu. | मैं व्यक्तिगत रूप से विवरण बताऊंगा। |
जब आप मैसेज ठीक से नहीं ले पाए
कभी-कभी लाइन ख़राब होती है, कॉल करने वाला तेज़ी से बोलता है, या आप फ़ॉलो ही नहीं करते। गलत प्रतिक्रिया अनुमान लगाना और आधा-अधूरा संदेश देना है; सही तरीका यह है कि कॉल करने वाले और अपने सहकर्मी दोनों को स्पष्ट रूप से बताएं कि आपने क्या किया और क्या नहीं किया।
कॉल करने वाले को धीमी गति से चलने के लिए कहना पूरी तरह से स्वीकार्य है और खराब लाइन पर मौजूद किसी भी व्यक्ति से इसकी अपेक्षा की जाती है। अपने सहकर्मी के साथ, अपनी अनिश्चितता को स्पष्ट रूप से चिह्नित करने से उन्हें यह निर्णय लेने में मदद मिलती है कि वापस कॉल करना है या नहीं।
| जापानी | रोमाजी | अर्थ |
|---|---|---|
| 恐れ入りますが、少しゆっくりお願いできますでしょうか。 | Osoreirimasu ga, sukoshi yukkuri onegai dekimasu deshō ka. | मुझे क्षमा करें, क्या आप थोड़ा धीरे बोल सकते हैं? |
| お電話が遠いようです。 | Odenwa ga tōi yō desu. | लाइन ख़राब लग रही है. |
| 聞き取れなかったので、もう一度お願いします。 | Kikitorenakatta node, mō ichido onegai shimasu. | मैं उसे पकड़ नहीं सका, इसलिए एक बार और कृपया। |
| お名前は聞き取れましたが、ご用件が不確かです。 | Onamae wa kikitoremashita ga, goyōken ga futashika desu. | मुझे नाम तो मिल गया लेकिन मैं विषय के बारे में अनिश्चित हूं। |
| 念のため、確認していただけますか。 | Nen no tame, kakunin shite itadakemasu ka. | क्या आप सुरक्षित रहने के लिए जाँच कर सकते हैं? |