हिकित्सुगी के तीन प्रकार और वे कब शुरू होते हैं
हिकित्सुगी तीन स्थितियों को शामिल करता है जो अलग-अलग महसूस होती हैं लेकिन एक ही भाषा का उपयोग करती हैं। क्यूका से पहले, जाने के लिए, आप उन कार्यों को सौंप देते हैं जो आपके दूर रहने के दौरान होने वाले हैं, आमतौर पर एक सहकर्मी को और आमतौर पर एक संक्षिप्त संदेश और व्यक्तिगत रूप से एक शब्द में। जिंजी आईडीओ से पहले, कंपनी के भीतर एक स्थानांतरण, आप एक पूरी भूमिका सौंपते हैं, अक्सर घोषणा और स्थानांतरण तिथि के बीच के हफ्तों में। ताईशोकू, इस्तीफे से पहले, आप सब कुछ सौंप देते हैं, और कंपनी उम्मीद करेगी कि यह आपके अंतिम दिन से पहले पूरा हो जाएगा।
समय ही वह जगह है जहां शिक्षार्थी पकड़ में आ जाते हैं। छुट्टी के लिए एक या दो दिन की तैयारी की आवश्यकता होती है। स्थानांतरण उसी दिन शुरू हो जाता है जिस दिन इसकी घोषणा की जाती है। इस्तीफा सौंपने का काम नोटिस अवधि के दौरान चलता है, और कई प्रबंधक पहले सप्ताह में हिकित्सुगी कीकाकू, एक हैंडओवर योजना के लिए कहेंगे। कंपनी की उम्मीदें अलग-अलग हैं, इसलिए पूछें कि टीम की हिकित्सुगी सामान्य रूप से कैसी दिखती है।
| जापानी | रोमाजी | अर्थ |
|---|---|---|
| 来週の休暇中の業務について、引き継ぎをお願いしたいのですが。 | Raishū no kyūka-chū no gyōmu ni tsuite, hikitsugi o onegai shitai no desu ga. | मैं अगले सप्ताह अपनी छुट्टी के लिए काम सौंपना चाहूंगा। |
| 異動に伴い、担当業務を田中さんに引き継ぎます。 | Idō ni tomonai, tantō gyōmu o Tanaka-san ni hikitsugimasu. | अपने स्थानांतरण के साथ, मैं अपना कार्यभार तनाका को सौंप दूंगा। |
| 退職までに、すべての業務を引き継ぐ予定です。 | Taishoku made ni, subete no gyōmu o hikitsugu yotei desu. | मैं जाने से पहले अपना सारा काम सौंप देने की योजना बना रहा हूं। |
| 引き継ぎの計画を今週中にまとめます。 | Hikitsugi no keikaku o konshū-chū ni matomemasu. | मैं इस सप्ताह एक हैंडओवर योजना तैयार करूंगा। |
| 後任はどなたになりますか。 | Kōnin wa donata ni narimasu ka. | मेरा उत्तराधिकारी कौन होगा? |
हिकित्सुगिशो: दस्तावेज़ में क्या जाता है
हिकित्सुगिशो हैंडओवर की रीढ़ है। इसे आपके उत्तराधिकारी, आपके प्रबंधक और, महीनों बाद, उस व्यक्ति द्वारा पढ़ा जाता है जिसे उस प्रश्न का उत्तर देना होता है जो कोई और नहीं दे सकता। इसे सादे देसु और मसु में या आंतरिक दस्तावेज़ों की संज्ञा-भारी शैली में लिखें, जो भी आपकी टीम उपयोग करती है, और इसे तिथि के बजाय कार्य के अनुसार व्यवस्थित करें। प्रत्येक कार्य के लिए: यह किस लिए है, यह कितनी बार होता है, यह किस स्थिति में है, इसमें कौन शामिल है, फ़ाइलें कहाँ हैं, और क्या गलत हो सकता है।
दो चीज़ें हिकित्सुगिशो को वास्तव में उपयोगी बनाती हैं। पहला है केईआई, इतिहास: एक ग्राहक को एक निश्चित तरीके से क्यों संभाला जाता है, कौन से निर्णय लिए गए और किसके द्वारा। दूसरा अलिखित नियम है: जो ग्राहक फोन कॉल नापसंद करता है, उसकी रिपोर्ट पहले किसी खास व्यक्ति के पास जानी चाहिए। ये कभी भी आधिकारिक प्रक्रियाओं में प्रकट नहीं होते हैं, और ये बिल्कुल वही हैं जो कोई उत्तराधिकारी अकेले नहीं खोज सकता है।
| अनुभाग | पढ़ना | लिखने के लिए क्या है |
|---|---|---|
| 業務一覧 | gyōmu ichiran | उद्देश्य और आवृत्ति के साथ कार्यों की सूची |
| 進捗状況 | shinchoku jōkyō | प्रत्येक कार्य की वर्तमान स्थिति |
| 担当者・関係者 | tantōsha, kankeisha | जिम्मेदार लोग और शामिल लोग |
| 取引先連絡先 | torihikisaki renrakusaki | ग्राहक और आपूर्तिकर्ता संपर्क विवरण |
| 期限・スケジュール | kigen, sukejūru | समय सीमा और आवर्ती कैलेंडर |
| 保管場所 | hokan basho | जहां फाइलें, फॉर्म और रिकॉर्ड रखे जाते हैं |
| 懸案事項 | ken'an jikō | लंबित मुद्दे और खुली समस्याएं |
| 経緯 | keii | इतिहास और निर्णयों के पीछे के कारण |
| 注意点 | chūi-ten | अलिखित नियमों सहित देखने लायक बातें |
| マニュアル | manyuaru | प्रक्रियाओं और मैनुअल के लिंक |
पासवर्ड और खाता विवरण आमतौर पर कंपनी के अपने सिस्टम के माध्यम से सौंपे जाते हैं, दस्तावेज़ में नहीं लिखे जाते हैं। आईटी से पूछें कि आपकी कंपनी उन्हें कैसे संभालती है।
सौंपने के लिए वाक्यांश
बोला गया वॉकथ्रू दस्तावेज़ का अनुसरण करता है। अपने उत्तराधिकारी के साथ बैठें, प्रत्येक कार्य को पूरा करें, और वह कहें जो दस्तावेज़ नहीं कह सकता: ग्राहक जिस लहजे की अपेक्षा करता है, प्रक्रिया के वे भाग जो दिखने में धीमे हैं। अधिनियम के लिए हिकित्सुगिमासु, अनुरोध के लिए ओ-नेगाई शिमासु और प्रश्न आमंत्रित करने के लिए गो-फूमेई ना दस, अस्पष्ट बिंदुओं का उपयोग करें। किसी करीबी सहकर्मी के साथ भी देसु और मसु में वॉकथ्रू जारी रखें; औपचारिकता संकेत देती है कि यह जिम्मेदारी का आधिकारिक हस्तांतरण है।
यह कहकर समाप्त करें कि आप कब और कितनी देर तक उपलब्ध रहेंगे। कई कंपनियों में स्थानांतरण के बाद कुछ हफ्तों तक उत्तराधिकारी के प्रश्नों का उत्तर देना सामान्य बात है; इस्तीफ़े के बाद यह एक शिष्टाचार है, दायित्व नहीं, और आप विनम्रतापूर्वक सीमाएँ निर्धारित कर सकते हैं।
| जापानी | रोमाजी | अर्थ |
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| この案件は、現在見積もりを提出した段階です。 | Kono anken wa, genzai mitsumori o teishutsu shita dankai desu. | यह प्रोजेक्ट फिलहाल उस स्तर पर है जहां अनुमान जमा किया जा चुका है. |
| 詳細は引き継ぎ書の三ページ目にまとめてあります。 | Shōsai wa hikitsugisho no sanpēji-me ni matomete arimasu. | हैंडओवर दस्तावेज़ के पृष्ठ तीन पर विवरण संक्षेप में दिया गया है। |
| この取引先は、メールより電話の方が話が早いです。 | Kono torihikisaki wa, mēru yori denwa no hō ga hanashi ga hayai desu. | इस क्लाइंट के साथ, एक फ़ोन कॉल से काम ईमेल की तुलना में तेज़ी से हो जाते हैं। |
| ご不明な点があれば、いつでも聞いてください。 | Go-fumei na ten ga areba, itsu demo kiite kudasai. | यदि कुछ अस्पष्ट हो तो मुझसे किसी भी समय पूछें। |
| 来月末までは、質問があれば対応できます。 | Raigetsu-matsu made wa, shitsumon ga areba taiō dekimasu. | अगले महीने के अंत तक मैं सवालों के जवाब दे सकता हूं. |
| 以上で、私の担当業務の引き継ぎは完了です。 | Ijō de, watashi no tantō gyōmu no hikitsugi wa kanryō desu. | इससे मेरे कर्तव्यों का हस्तांतरण पूरा हो गया। |
हैंडओवर प्राप्त करने के लिए वाक्यांश
जब आप उत्तराधिकारी हों तो आपका काम पूछना है। जापानी सहकर्मी अक्सर वही सौंप देते हैं जो उन्हें लगता है कि मायने रखता है और भूल जाते हैं कि उन्होंने क्या नोटिस करना बंद कर दिया है, इसलिए आप जो प्रश्न लाते हैं वही आपको मिलता है। पहले प्राथमिकता के बारे में पूछें, फिर इतिहास के बारे में, फिर लंबित समस्याओं के बारे में, फिर लोगों के बारे में। आपने जो सुना है उसकी पुष्टि करें to iu koto desu ne, तो यही मामला है, और दस्तावेज़ में उत्तर स्वयं लिखें, क्योंकि बाहर जाने वाले व्यक्ति के पास समय नहीं होगा।
दिखाएँ कि आप अति-वादे किए बिना काम को गंभीरता से ले रहे हैं। हिकित्सुगासेते इतादाकिमासु, मैं इसे ले लूँगा, और शिक्करी हिकित्सुगिमासु, मैं इसे ठीक से ले लूँगा, ये मानक पंक्तियाँ हैं, और बिताए गए समय के लिए अंत में एक संक्षिप्त धन्यवाद अपेक्षित है।
| जापानी | रोमाजी | अर्थ |
|---|---|---|
| この中で、一番急ぐのはどれですか。 | Kono naka de, ichiban isogu no wa dore desu ka. | इनमें से सबसे जरूरी क्या है? |
| この案件の経緯を教えていただけますか。 | Kono anken no keii o oshiete itadakemasu ka. | क्या आप मुझे इस परियोजना का इतिहास बता सकते हैं? |
| 今、懸案になっている問題はありますか。 | Ima, ken'an ni natte iru mondai wa arimasu ka. | क्या इस समय कोई समस्या लंबित है? |
| 先方で、特に気をつけるべき方はいらっしゃいますか。 | Senpō de, toku ni ki o tsukeru beki kata wa irasshaimasu ka. | क्या ग्राहक के पास कोई है जिससे मुझे विशेष रूप से सावधान रहना चाहिए? |
| つまり、月末までに請求書を出すということですね。 | Tsumari, getsumatsu made ni seikyūsho o dasu to iu koto desu ne. | तो इसका मतलब है कि चालान महीने के अंत तक निकल जाएगा, है ना? |
| しっかり引き継ぎます。お時間をいただき、ありがとうございました。 | Shikkari hikitsugimasu. O-jikan o itadaki, arigatō gozaimashita. | मैं इसे ठीक से संभाल लूंगा. अपना समय देने के लिए धन्यवाद। |
ग्राहकों को उत्तराधिकारी का परिचय देना
ग्राहकों को दो चरणों में काम सौंपा जाता है। सबसे पहले आता है कोनिन नो गो-शोकाई ईमेल: आप परिवर्तन की घोषणा करते हैं, उत्तराधिकारी का नाम देते हैं, उन्हें कॉपी करते हैं, और ग्राहक को उनके समर्थन के लिए धन्यवाद देते हैं। इसके बाद उत्तराधिकारी एक संक्षिप्त आत्म-परिचय के साथ सूत्र का उत्तर देता है। दूसरा, एक संयुक्त मुलाक़ात या कॉल आती है, जहां आप उन्हें आमने-सामने पेश करते हैं और जब वे बात करते हैं तो पीछे हट जाते हैं। आपके अंतिम दिन के बाद, उत्तराधिकारी स्वयं ही अनुवर्ती कार्रवाई भेजता है।
नीचे दी गई पंक्तियाँ उस ईमेल और बोले गए परिचय के अंश हैं। लहजा गर्म और थोड़ा औपचारिक रखें, और यह समझाने से बचें कि आप क्यों जा रहे हैं; एक सादा इशिन नी योरी, व्यक्तिगत कारणों से, एक ग्राहक की ज़रूरत है।
| जापानी | रोमाजी | अर्थ |
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| 件名：担当者変更のご挨拶 | Kenmei: Tantōsha henkō no go-aisatsu | विषय: संपर्क व्यक्ति के परिवर्तन की सूचना |
| この度、四月一日付で担当を離れることになりました。 | Kono tabi, shigatsu tsuitachi-zuke de tantō o hanareru koto ni narimashita. | 1 अप्रैल से मैं आपके संपर्क का पद छोड़ रहा हूँ। |
| 後任は、同じ部署の佐藤が担当いたします。 | Kōnin wa, onaji busho no Satō ga tantō itashimasu. | मेरा उत्तराधिकारी उसी विभाग से सातो होगा। |
| 在任中は大変お世話になり、心より感謝申し上げます。 | Zainin-chū wa taihen o-sewa ni nari, kokoro yori kansha mōshiagemasu. | इस भूमिका में मेरे कार्यकाल के दौरान आपके सभी सहयोग के लिए हृदय से धन्यवाद। |
| 後日、佐藤と共にご挨拶に伺います。 | Gojitsu, Satō to tomo ni go-aisatsu ni ukagaimasu. | सातो और मैं शीघ्र ही व्यक्तिगत रूप से आपका स्वागत करने आएँगे। |
| 後任の佐藤でございます。今後ともよろしくお願いいたします。 | Kōnin no Satō de gozaimasu. Kongo tomo yoroshiku onegai itashimasu. | मैं सातो हूं, उत्तराधिकारी। मैं तुम्हारे साथ काम करने के लिए तत्पर हूं। |
देने वाले पक्ष के लिए एक हैंडओवर चेकलिस्ट
नीचे दी गई सूची में घोषणा से लेकर अंतिम दिन तक का विवरण शामिल है। प्रत्येक आइटम छोटी छुट्टी पर लागू नहीं होता है, लेकिन स्थानांतरण या इस्तीफे के लिए, इन सभी के माध्यम से काम करना वह है जो सहकर्मी चुपचाप उम्मीद करेंगे।
- पहले अपने प्रबंधक के साथ उत्तराधिकारी और हैंडओवर शेड्यूल पर सहमति बनाएं
- स्थिति और इतिहास के साथ कार्य द्वारा व्यवस्थित हिकित्सुगिशो को अपडेट करें या लिखें
- साझा किए गए फ़ोल्डरों और नाम फ़ाइलों को व्यवस्थित करें ताकि कोई अजनबी उन्हें ढूंढ सके
- दस्तावेज़ के माध्यम से उत्तराधिकारी को कार्य दर कार्य व्यक्तिगत रूप से समझाएँ
- उत्तराधिकारी की प्रतिलिपि के साथ ग्राहक अधिसूचना ईमेल भेजें
- सबसे महत्वपूर्ण ग्राहकों से संयुक्त मुलाक़ात या कॉल करें
- कंपनी की आधिकारिक प्रक्रिया के माध्यम से खाते और पासवर्ड सौंपें
- आवर्ती मीटिंग, सदस्यताएँ और सिस्टम भूमिकाएँ रद्द या स्थानांतरित करें
- बताएं कि आप अभी भी प्रश्नों का उत्तर कब देंगे और कितनी देर तक देंगे
- अपने अंतिम दिन पर उत्तराधिकारी, अपने प्रबंधक और टीम को धन्यवाद दें
छोटी छुट्टी के लिए, सूची तीन पंक्तियों में सिमट जाती है: एक सहकर्मी को बताएं कि क्या बकाया है, लिखें कि फ़ाइलें कहां हैं, और कार्यालय से बाहर का संदेश डालें।
गलतियों से बचना चाहिए
सबसे आम गलती एक ऐसा हैंडओवर है जो केवल आपके दिमाग में रहता है, जो आखिरी दोपहर को जल्दबाजी में हुई बातचीत के रूप में दिया गया था। इसे पहले ही लिख लें और बातचीत को दस्तावेज़ के अनुसार चलने दें। दूसरा इतिहास के बिना कार्यों को सूचीबद्ध करना है: एक उत्तराधिकारी जो जानता है कि क्या करना है लेकिन यह नहीं कि वह पुरानी गलतियों को क्यों दोहराएगा। तीसरा है ग्राहकों को भूल जाना, जो बाउंस हुए ईमेल से हुई बदलाव की सीख को याद रखेंगे।
प्राप्त करने वाले पक्ष में, गलती विनम्रता है जो आपको पूछने से रोकती है। पूरी प्रक्रिया के दौरान सिर हिलाना और एक महीने बाद कमियों का पता लगाना किसी की मदद नहीं करता। पूछें, पुष्टि करें, इसे लिख लें। और दोनों तरफ से, हिकित्सुगी को वैकल्पिक न मानें क्योंकि आप केवल छुट्टी पर जा रहे हैं; जो देय होता है उसके बारे में दो-पंक्ति का संदेश अभी भी एक हैंडओवर है, और इसे छोड़ देने पर ध्यान दिया जाता है।
| जापानी | रोमाजी | अर्थ |
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| 時間がなかったので、口頭で説明します。 | Jikan ga nakatta node, kōtō de setsumei shimasu. | मेरे पास समय नहीं था इसलिए मैं मौखिक रूप से समझाऊंगा। (बचें; इसे लिख लें।) |
| 引き継ぎ書を先にお送りしますので、ご確認の上お時間をください。 | Hikitsugisho o saki ni o-okuri shimasu node, go-kakunin no ue o-jikan o kudasai. | मैं पहले हैंडओवर दस्तावेज़ भेजूंगा, इसलिए कृपया इसे पढ़ें और फिर मुझे कुछ समय दें। |
| 特に問題はありません。 | Toku ni mondai wa arimasen. | कोई विशेष समस्या नहीं है. (शायद ही सच; लंबित मुद्दों की सूची बनाएं।) |
| この件は先方と一度もめたことがあるので、経緯を説明します。 | Kono ken wa senpō to ichido mometa koto ga aru node, keii o setsumei shimasu. | इस पर एक बार क्लाइंट से विवाद हो गया था, इसलिए मैं इतिहास समझाता हूं। |
| 分かりました。 | Wakarimashita. | समझा। (ठीक है, लेकिन इसके बाद एक प्रश्न पूछें।) |