डायल करने से पहले तैयारी करें
सहायता कॉल शिक्षार्थियों के लिए बुरी तरह से विफल हो जाती हैं क्योंकि ज्यादातर पहले तीस सेकंड में क्या होता है: ऑपरेटर की गति को समायोजित करते समय आपसे विवरण की पहचान करने के लिए कहा जाता है। आपके सामने उन विवरणों को लिखने से वह पूरी तरह से हट जाता है, और जापानी कॉलर भी यही करता है।
चार चीज़ें लिखें: आपका ग्राहक या अनुबंध संख्या, कटकाना में आपका नाम, आपका पंजीकृत फ़ोन नंबर, और मॉडल या सेवा का नाम। फिर समस्या को तीन छोटे वाक्यों में लिखें। फ़ोन कॉल पर नोट से पढ़ना अदृश्य है।
- ग्राहक या अनुबंध संख्या, お客様番号 okyakusama Bangō
- आपका नाम कटकाना में, जैसा कि पंजीकृत है
- खाते पर फ़ोन नंबर
- उत्पाद या सेवा का नाम और मॉडल
- तीन वाक्य: क्या ग़लत है, कब से, आपने क्या प्रयास किया है
- आप क्या चाहते हैं: मरम्मत, धन-वापसी, मुलाक़ात, स्पष्टीकरण
स्वचालित मेनू के माध्यम से प्राप्त करना
रिकॉर्ड किया गया मेनू तेज़ और औपचारिक है, और हर शब्द को समझने की कोशिश करना गलत रणनीति है। प्रत्येक विकल्प एक संख्या के साथ समाप्त होता है, और संख्या ही एकमात्र भाग है जिसकी आपको आवश्यकता है। बैन ओ ओशिते कुदसाई को सुनें, नंबर दबाएं, और श्रेणी के साथ अंक का मिलान करें।
श्रेणियाँ सभी कंपनियों में एक समान हैं। अनुबंध और योजनाएँ, तकनीकी समस्याएँ, बिलिंग, स्थानांतरण या रद्द करना, और अन्य। हालाँकि, अन्य, अक्सर मानव ऑपरेटर के लिए सबसे तेज़ मार्ग होता है।
| आप क्या सुनते हैं | रोमाजी | अर्थ |
|---|---|---|
| ご契約に関するお問い合わせ | गोकेइयाकु नी कंसुरू ओटोइवासे | अनुबंध पूछताछ |
| उत्तर: | कोशो, गिजुत्सुतेकी ना ओटोइवासे | दोष और तकनीकी सहायता |
| 料金に関するお問い合わせ | रयोकिन नी कांसुरू ओटोइवासे | बिलिंग |
| 解約・変更 | कैयाकु, हेन्को | रद्दीकरण और परिवर्तन |
| ठीक है | सोनो ता | अन्य, अक्सर एक ऑपरेटर को रूट करते हैं |
| …और पढ़ें | ...बैन ओ ओशिते कुदसाई | नंबर दबाएँ... |
| オペレーターにおつなぎします | आपरेटा नी ओत्सुनागी शिमासु | आपको एक ऑपरेटर से जोड़ा जा रहा है |
यदि मेनू लूप हो जाता है या आप अनिश्चित हैं, तो कुछ भी नहीं दबाने पर अक्सर आप एक इंसान में स्थानांतरित हो जाते हैं। कई प्रणालियाँ डिज़ाइन द्वारा दो असफल प्रयासों के बाद ऐसा करती हैं।
पहचान की जांच
एक बार कनेक्ट होने के बाद, पहला एक्सचेंज पहचान है और यह एक निश्चित क्रम का पालन करता है: आपका नाम, फिर खाता या ग्राहक संख्या, फिर आमतौर पर पंजीकृत फोन नंबर, और कभी-कभी जन्म तिथि या पता। उन सभी को लिखने का मतलब है कि इस चरण में दो मिनट के बजाय बीस सेकंड लगते हैं।
यह कहने का भी सही समय है कि आपकी जापानी भाषा सीमित है। तकनीकी बातचीत शुरू होने से पहले यह कहने से पूरी कॉल डिलीवर होने का तरीका बदल जाता है।
| जापानी | रोमाजी | अर्थ |
|---|---|---|
| お世話になっております。マリアと申します。 | Osewa ni natte orimasu. Maria to mōshimasu. | हलो, मेरा नाम मारिया है। |
| 日本語があまり上手ではないので、ゆっくりお願いします。 | Nihongo ga amari jōzu de wa nai node, yukkuri onegaishimasu. | मेरी जापानी भाषा बहुत अच्छी नहीं है, इसलिए धीरे-धीरे कृपया। |
| お客様番号は一二三四五六です。 | Okyakusama bangō wa ichi-ni-san-yon-go-roku desu. | मेरा ग्राहक क्रमांक 123456 है। |
| 登録の電話番号は〇九〇の…です。 | Tōroku no denwa bangō wa zero-kyū-zero no... desu. | पंजीकृत फ़ोन नंबर 090-... है |
| 契約者は私本人です。 | Keiyakusha wa watashi honnin desu. | मैं स्वयं खाताधारक हूं. |
| 生年月日は一九九五年三月四日です。 | Seinengappi wa sen-kyūhyaku-kyūjūgo-nen san-gatsu yokka desu. | मेरी जन्मतिथि 4 मार्च 1995 है. |
समस्या का वर्णन
एक स्पष्ट दोष विवरण में तीन भाग होते हैं: क्या हो रहा है, कब से, और आप पहले ही क्या प्रयास कर चुके हैं। इन तीनों को बिना संकेत दिए देने से ऑपरेटर का पूछना बच जाता है और आप मानक समस्या निवारण को तेजी से पार कर लेते हैं।
दोषों के लिए अकर्मक क्रियाओं का उपयोग करें, जैसा कि किसी भी समस्या रिपोर्ट के साथ होता है: त्सुनगरिमासेन, यह कनेक्ट नहीं होगा; उत्सुरीमासेन, कोई चित्र नहीं है; उगोकिमासेन, यह काम नहीं कर रहा है। ये आपके द्वारा की गई कार्रवाई के बजाय किसी स्थिति का वर्णन करते हैं।
| जापानी | रोमाजी | अर्थ |
|---|---|---|
| インターネットがつながらないんです。 | Intānetto ga tsunagaranai n desu. | इंटरनेट कनेक्ट नहीं होगा. |
| 昨日の夜からです。 | Kinō no yoru kara desu. | कल रात से. |
| ルーターの再起動はもう試しました。 | Rūtā no saikidō wa mō tameshimashita. | मैंने पहले ही राउटर को पुनरारंभ करने का प्रयास किया है। |
| ランプが赤く点滅しています。 | Ranpu ga akaku tenmetsu shite imasu. | बत्ती लाल चमक रही है. |
| エラーコードは E ゼロ二です。 | Erā kōdo wa ii zero ni desu. | त्रुटि कोड E02 है. |
| 請求金額が普段と違います。 | Seikyū kingaku ga fudan to chigaimasu. | बिल की गई राशि सामान्य से भिन्न है. |
| 先月から二重に引き落とされています。 | Sengetsu kara nijū ni hikiotosarete imasu. | पिछले महीने से मुझ पर दो बार आरोप लगाए गए हैं। |
बोले गए निर्देशों का पालन करना
समर्थन कॉल का सबसे कठिन हिस्सा आवाज द्वारा कदम उठाना है, जिसमें कोई स्क्रीन साझा नहीं की जाती है और यह देखने का कोई तरीका नहीं है कि ऑपरेटर का क्या मतलब है। मरम्मत का उद्देश्य पूरे अनुक्रम को रोकने की कोशिश करने के बजाय प्रत्येक चरण की पुष्टि करना है।
आप जो कर रहे हैं उसे वैसे ही कहें जैसे आप कर रहे हैं। नैरेटिंग ऑपरेटर को एक चेकपॉइंट देता है और आपके तीन कदम गलत होने से पहले उन्हें आपको सही करने देता है, और यह स्वाभाविक रूप से गति को धीमा भी कर देता है।
| जापानी | रोमाजी | अर्थ |
|---|---|---|
| 今、やってみます。少しお待ちください。 | Ima, yatte mimasu. Sukoshi omachi kudasai. | मैं अब इसे आज़माऊंगा. कृपया कुछ देर इंतज़ार करें। |
| 設定の画面を開きました。次はどうすればいいですか。 | Settei no gamen o hirakimashita. Tsugi wa dō sureba ii desu ka. | मैंने सेटिंग स्क्रीन खोल दी है. आगे क्या? |
| どのボタンですか。もう一度お願いします。 | Dono botan desu ka. Mō ichido onegaishimasu. | कौन सा बटन? कृपया एक बार और। |
| 同じ画面が出ません。 | Onaji gamen ga demasen. | वही स्क्रीन दिखाई नहीं दे रही है. |
| できました。今は正常に見えます。 | Dekimashita. Ima wa seijō ni miemasu. | हो गया। अब यह सामान्य लग रहा है. |
| やっぱり直りません。 | Yappari naorimasen. | इसे अभी भी ठीक नहीं किया गया है. |
बढ़ रहा है, और चैनल बदल रहा है
यदि कॉल आपकी सुनने से परे है या समस्या पहली पंक्ति के ऑपरेटर से परे है, तो ऐसा कहना सामान्य है। आप एक पर्यवेक्षक, कॉलबैक, मुलाक़ात, या पूरी तरह से एक अलग चैनल के लिए पूछ सकते हैं। चैट सहायता और दुकान की नियुक्तियाँ अक्सर फ़ोन कॉल की तुलना में बहुत आसान होती हैं और अनुरोध करने के लिए वैध चीज़ें होती हैं।
किसी भी कॉल को समाप्त करने से पहले, दो चीजें प्राप्त करें: संदर्भ संख्या और जिस व्यक्ति से आपने बात की थी उसका नाम। दोनों फॉलो-अप कॉल को नाटकीय रूप से आसान बनाते हैं।
| जापानी | रोमाजी | अर्थ |
|---|---|---|
| 別の方に代わっていただけますか。 | Betsu no kata ni kawatte itadakemasu ka. | क्या आप मुझे किसी और से मिला सकते हैं? |
| 折り返しお電話いただくことは可能ですか。 | Orikaeshi odenwa itadaku koto wa kanō desu ka. | क्या कॉल बैक संभव होगा? |
| チャットやメールでも対応していただけますか。 | Chatto ya mēru demo taiō shite itadakemasu ka. | क्या इसके बजाय इसे चैट या ईमेल द्वारा नियंत्रित किया जा सकता है? |
| お店で相談することはできますか。 | Omise de sōdan suru koto wa dekimasu ka. | क्या मैं इसके बजाय किसी दुकान पर इस पर चर्चा कर सकता हूँ? |
| 受付番号を教えていただけますか。 | Uketsuke bangō o oshiete itadakemasu ka. | क्या आप मुझे संदर्भ संख्या दे सकते हैं? |
| お名前を伺ってもよろしいですか。 | Onamae o ukagatte mo yoroshii desu ka. | क्या मैं आपका नाम पूछ सकता हूँ? |
| 英語の対応はありますか。 | Eigo no taiō wa arimasu ka. | क्या अंग्रेजी समर्थन है? |
कॉल बंद करना और क्या नोट करना है
क्या होगा और कब तक होगा इसकी पुष्टि करके अंत करें। एक समर्थन कॉल जो बिना किसी अगले चरण और तारीख के समाप्त हो जाती है, आपको वहीं छोड़ देती है जहां से आपने शुरू किया था, और इसके लिए पूछने का वाक्यांश छोटा है।
इसके तुरंत बाद चार बातें लिखें: तारीख, संदर्भ संख्या, ऑपरेटर का नाम और क्या सहमति हुई। यदि आपको वापस कॉल करना है, तो वह नोट दोहराए गए स्पष्टीकरण को दो-वाक्य अनुवर्ती में बदल देता है।
| जापानी | रोमाजी | अर्थ |
|---|---|---|
| 確認ですが、いつまでに対応いただけますか。 | Kakunin desu ga, itsu made ni taiō itadakemasu ka. | यह पुष्टि करने के लिए कि इसका निपटारा कब तक किया जाएगा? |
| こちらは何かする必要がありますか。 | Kochira wa nani ka suru hitsuyō ga arimasu ka. | क्या मुझे कुछ करने की ज़रूरत है? |
| メールでも内容を送っていただけますか。 | Mēru demo naiyō o okutte itadakemasu ka. | क्या आप विवरण ईमेल द्वारा भी भेज सकते हैं? |
| ありがとうございました。失礼します。 | Arigatō gozaimashita. Shitsurei shimasu. | आपका बहुत-बहुत धन्यवाद। अलविदा। |
| 先日、受付番号一二三四でご連絡した件です。 | Senjitsu, uketsuke bangō ichi-ni-san-yon de gorenraku shita ken desu. | यह पिछले दिन के संदर्भ संख्या 1234 के बारे में है। |
ईमेल द्वारा पुष्टि के लिए पूछना पूरी कॉल में सबसे उपयोगी अनुरोध है। यह आपको एक लिखित रिकॉर्ड देता है जिसे आप अपनी गति से पढ़ सकते हैं।