जापानी व्यवसाय ईमेल का निश्चित ढाँचा
जापान में प्रत्येक बाहरी व्यावसायिक ईमेल समान क्रम में, समान सात भागों से बनाया गया है। जो शिक्षार्थी जापानी ईमेल के साथ संघर्ष करते हैं, उनके पास आमतौर पर शब्दावली की कमी नहीं होती है; वे जापानी शब्दों में एक अंग्रेजी ईमेल लिख रहे हैं, इसलिए भाग गलत क्रम में आते हैं और शिष्टाचार वाक्यांश गायब हो जाते हैं। फ़्रेम को याद करें और लेखन बीच में दो या तीन वाक्यों तक सिकुड़ जाता है।
| भाग | जापानी | यह क्या करता है |
|---|---|---|
| प्राप्तकर्ता पंक्ति | 株式会社ABC 営業部 田中様 | कंपनी, विभाग, नाम, फिर 様 |
| आरंभिक अभिवादन | यह भी पढ़ें: | निश्चित शिष्टाचार, वास्तविक प्रश्न नहीं |
| आपका नाम | एबीसी का नाम क्या है? | कंपनी प्लस आपका उपनाम |
| उद्देश्य | यह भी पढ़ें: | एक वाक्य बता रहा है कि आपने क्यों लिखा |
| शरीर | यह भी पढ़ें: | अनुरोध या जानकारी |
| समापन शिष्टाचार | よろしくお願いいたします。 | प्रत्येक ईमेल अनिवार्य रूप से समाप्त होती है |
| हस्ताक्षर | 山田太郎／営業部／電話番号 | नाम, कंपनी, विभाग, संपर्क |
जिन हिस्सों की आप वास्तव में रचना करते हैं वे उद्देश्य रेखा और शरीर हैं। बाकी सब कुछ सेट टेक्स्ट है, यही कारण है कि जापानी सहकर्मी नब्बे सेकंड में एक सही ईमेल तैयार कर सकते हैं और फ्रेम को जानने वाला एक शिक्षार्थी भी ऐसा कर सकता है।
प्राप्तकर्ता पंक्ति और आरंभिक अभिवादन
एक जापानी ईमेल किसी भी अभिवादन से पहले पहली पंक्ति में प्राप्तकर्ता के नाम के साथ खुलता है। पूर्ण प्रपत्र कंपनी, विभाग, फिर 様 के साथ व्यक्तिगत नाम: 株式会社ABC 営業部 田中様 है। ड्रॉप 株式会社 केवल कई आदान-प्रदान के बाद, और कभी नहीं ड्रॉप 様। यदि आप नहीं जानते कि इसे कौन पढ़ेगा, तो ご担当者様 आपको कवर करता है। आपकी अपनी कंपनी के अंदर लाइन आम तौर पर 田中部長 या 田中さん होती है, जब व्यक्ति के पास नौकरी का शीर्षक 様 होता है तो उसकी जगह 様 होता है।
दूसरी पंक्ति है いつもお世話になっております, जो न तो कोई प्रश्न है और न ही कोई तथ्यात्मक बयान है। यह अनिवार्य रूप से प्रत्येक बाहरी व्यावसायिक ईमेल और उत्तर में दिखाई देता है, इसलिए जो पाठक इसे नहीं देखता वह अंतर को नोटिस करता है। पहले संपर्क के लिए, इसके बजाय 初めてご連絡いたします का उपयोग करें, और यदि आप किसी के आपूर्तिकर्ता के बजाय उसके ग्राहक के रूप में लिख रहे हैं, तो おめになっております के बिना संपर्क करना पूरी तरह से सामान्य है।
| जापानी | रोमाजी | अर्थ |
|---|---|---|
| 株式会社ABC 営業部 田中様 | Kabushiki-gaisha ABC Eigyō-bu Tanaka-sama | श्री तनाका, बिक्री विभाग, एबीसी कंपनी लिमिटेड। |
| ご担当者様 | Go-tantōsha-sama | प्रभारी व्यक्ति को |
| いつもお世話になっております。 | Itsumo o-sewa ni natte orimasu. | आपके निरंतर समर्थन के लिए धन्यवाद. |
| 初めてご連絡いたします。 | Hajimete go-renraku itashimasu. | मैं आपसे पहली बार संपर्क कर रहा हूं. |
| 関係者各位 | Kankeisha kakui | सभी संबंधितों के लिए |
अपना नाम बताएं और मुद्दे पर आएं
तीसरी पंक्ति आपका अपना नाम है, जो आपकी कंपनी द्वारा पहले लगाया गया है: ABC社の山田です, या 株式会社ABCの山田と申します जब आप अधिक औपचारिकता चाहते हैं। वाक्य की शुरुआत 私 से न करें, और अपने नाम के साथ कभी भी 様 या さん न जोड़ें। फिर 〜の件でご連絡いたしました का उपयोग करते हुए, किसी भी पृष्ठभूमि से पहले, एक वाक्य में बताएं कि आप क्यों लिख रहे हैं। जापानी व्यवसाय लेखन उसी प्रकार निष्कर्ष-प्रथम है जिस प्रकार जापानी भाषा में बोला जाने वाला व्यवसाय है: पाठक को चौथी पंक्ति के अंत तक पता होना चाहिए कि संदेश क्या चाहता है, और स्पष्टीकरण इस प्रकार है।
| जापानी | रोमाजी | अर्थ |
|---|---|---|
| 株式会社ABCの山田と申します。 | Kabushiki-gaisha ABC no Yamada to mōshimasu. | मेरा नाम यामादा है, एबीसी कंपनी लिमिटेड से। |
| 先日の打ち合わせの件でご連絡いたしました。 | Senjitsu no uchiawase no ken de go-renraku itashimashita. | मैं पिछले दिनों हुई हमारी मुलाकात के बारे में लिख रहा हूं। |
| 標記の件につきまして、ご報告いたします。 | Hyōki no ken ni tsukimashite, go-hōkoku itashimasu. | विषय पंक्ति में मामले के संबंध में, मैं निम्नलिखित रिपोर्ट करना चाहूंगा। |
| 早速ですが、一点ご相談がございます。 | Sassoku desu ga, itten go-sōdan ga gozaimasu. | सीधे तौर पर बात पर आने के लिए, एक बात है जिस पर मैं चर्चा करना चाहूंगा। |
| 下記の通りご連絡いたします。 | Kaki no tōri go-renraku itashimasu. | मैं आपको निम्नलिखित बताने के लिए लिख रहा हूं। |
किसी से कुछ करने के लिए कहना
अनुरोधों को इस आधार पर वर्गीकृत किया जाता है कि वे पाठक को अस्वीकार करने के लिए कितनी गुंजाइश छोड़ते हैं। お願いいたします सादा और तटस्थ है। प्रश्नोत्तरी नरम है, क्योंकि इसे एक प्रश्न के रूप में प्रस्तुत किया गया है कि क्या पाठक मदद करने में सक्षम है। ご対応いただけますと幸いです अभी भी नरम है, शाब्दिक रूप से कह रहा है कि यह आपके लिए भाग्यशाली होगा। बचा हुआ अधिकांश काम दो कुशन करते हैं: お手数ですが, जिसका अर्थ है परेशानी के लिए खेद है, और 恐れ入りますが, जिसका अर्थ है मुझे थोपने के लिए खेद है, दोनों अनुरोध के सामने बैठे हैं। यथाशीघ्र की बजाय एक तारीख के रूप में समय-सीमा बताएं।
| जापानी | रोमाजी | अर्थ |
|---|---|---|
| ご確認いただけますでしょうか。 | Go-kakunin itadakemasu deshō ka? | क्या आप इसे देख सकते हैं? |
| お手数ですが、ご対応をお願いいたします。 | O-tesū desu ga, go-taiō o onegai itashimasu. | परेशानी के लिए खेद है, लेकिन कृपया इसका ध्यान रखें। |
| 恐れ入りますが、資料をお送りいただけますでしょうか。 | Osoreirimasu ga, shiryō o o-okuri itadakemasu deshō ka? | आपको परेशान करने के लिए मुझे खेद है, लेकिन क्या आप मुझे दस्तावेज़ भेज सकते हैं? |
| 金曜日までにご返信いただけますと幸いです。 | Kin'yōbi made ni go-henshin itadakemasu to saiwai desu. | यदि आप शुक्रवार तक उत्तर दे सकें तो यह बहुत बड़ी मदद होगी। |
| ご検討のほど、よろしくお願いいたします。 | Go-kentō no hodo, yoroshiku onegai itashimasu. | यदि आप इस पर विचार करेंगे तो मैं आभारी रहूँगा। |
| ご不明な点がございましたら、お知らせください。 | Go-fumei na ten ga gozaimashitara, o-shirase kudasai. | अगर कुछ स्पष्ट नहीं है तो कृपया मुझे बताएं। |
उत्तर का पीछा करते हुए और देरी के लिए क्षमा मांगते हुए
संदेश के भटक जाने की संभावना को ध्यान में रखते हुए पीछा किया जाता है, जिससे पाठक को अपना चेहरा बचाने का मौका मिलता है। मैं किसी पर कुछ भी आरोप लगाए बिना पूछता हूं कि चीजें कहां हैं। यदि हमारे संदेश क्रॉस हो गए तो क्षमा करें, और यह दूसरे अनुस्मारक पर मानक कुशन है। इनमें से दो के बाद ही कोई जापानी लेखक दृढ़तापूर्वक समय सीमा बताता है, और तब भी वाक्य विनम्र रहता है।
आपके स्वयं के देर से उत्तर के लिए, यह काम का घोड़ा है। एक पंक्ति में माफ़ी मांगें, विस्तार से समझाने का विरोध करें और सीधे मुद्दे की ओर बढ़ें, क्योंकि एक लंबा बहाना देरी से भी बड़ी विफलता के रूप में पढ़ा जाता है। 申し訳ございません लिखित रूप है; बाहरी मेल के लिए यह बहुत हल्का है, और यह दोनों के बीच में बैठता है और आंतरिक उपयोग के लिए उपयुक्त है।
| जापानी | रोमाजी | अर्थ |
|---|---|---|
| その後、いかがでしょうか。 | Sono go, ikaga deshō ka? | तब से चीजें कैसी हैं? |
| 行き違いでしたら申し訳ございません。 | Ikichigai deshitara mōshiwake gozaimasen. | अगर हमारे संदेश आपस में टकरा गए हों तो मुझे खेद है। |
| 再度ご連絡いたしました。 | Saido go-renraku itashimashita. | मैं इस बारे में आपसे दोबारा संपर्क कर रहा हूं. |
| ご返信が遅くなり、申し訳ございません。 | Go-henshin ga osoku nari, mōshiwake gozaimasen. | देर से जवाब देने के लिए मुझे खेद है। |
| こちらの確認不足でした。深くお詫び申し上げます。 | Kochira no kakunin busoku deshita. Fukaku o-wabi mōshiagemasu. | यह हमारी ओर से जाँच करने में विफलता थी। मैं ईमानदारी से माफी मांगता हूं. |
| 今後このようなことがないよう注意いたします。 | Kongo kono yō na koto ga nai yō chūi itashimasu. | मैं यह सुनिश्चित करूंगा कि ऐसा दोबारा न हो. |
अनुलग्नक, शेड्यूलिंग, और ना कहना
तीन नियमित प्रयोजनों की अपनी-अपनी निश्चित रेखा होती है। अनुलग्नक की घोषणा 添付いたします के साथ की जाती है और उसी वाक्य में इसका वर्णन किया जाता है, क्योंकि बिना संलग्न शब्दों वाली एक खाली फ़ाइल लापरवाह के रूप में पढ़ी जाती है। शेड्यूलिंग उम्मीदवारों को एक सूची के रूप में स्लॉट प्रदान करती है और पाठक से आपके लिए समय खोजने के लिए कहने के बजाय पूछती है कि कौन सा उपयुक्त है। गिरावट कभी भी अपने आप में できません का उपयोग नहीं करती है: पैटर्न धन्यवाद, अफसोस, कारण, और एक दरवाजा खुला छोड़ दिया जाता है।
| जापानी | रोमाजी | अर्थ |
|---|---|---|
| 資料を添付いたしましたので、ご確認ください。 | Shiryō o tenpu itashimashita node, go-kakunin kudasai. | मैंने दस्तावेज़ संलग्न कर दिए हैं, इसलिए कृपया देख लें। |
| 下記の日程でご都合はいかがでしょうか。 | Kaki no nittei de go-tsugō wa ikaga deshō ka? | क्या नीचे दी गई कोई तारीख आपके लिए उपयुक्त होगी? |
| ご都合のよい日時をお知らせいただけますでしょうか。 | Go-tsugō no yoi nichiji o o-shirase itadakemasu deshō ka? | क्या आप मुझे कोई तारीख और समय बता सकते हैं जो आपके लिए उपयुक्त हो? |
| 大変申し訳ございませんが、今回は見送らせていただきます。 | Taihen mōshiwake gozaimasen ga, konkai wa miokurasete itadakimasu. | मुझे बहुत खेद है, लेकिन हम इस अवसर पर आगे बढ़ेंगे। |
| また機会がございましたら、よろしくお願いいたします。 | Mata kikai ga gozaimashitara, yoroshiku onegai itashimasu. | मुझे उम्मीद है कि अगर कोई और अवसर आता है तो हम साथ मिलकर काम कर सकते हैं। |
いたしかねます यह कहने का विनम्र तरीका है कि आप नहीं कर सकते, इसे अनिच्छा के बजाय कठिनाई के रूप में व्यक्त किया गया है: 今回はお受けいたしかねます। किसी भी इनकार को また機会がございましたら के साथ जोड़ें ताकि रिश्ता 'नहीं' से बचा रहे, जो कि सीखने वाले अक्सर छोड़ दिए जाने वाला हिस्सा है।
समापन पंक्तियाँ जो किसी ईमेल को ठीक से समाप्त करती हैं
よろしくお願いいたします लगभग हर जापानी व्यवसाय ईमेल को बंद कर देता है और किसी भी विशिष्ट चीज़ का अनुवाद नहीं करता है, इसलिए इसे समापन धनुष के लिखित समकक्ष के रूप में मानें। यह सबसे भारी संस्करण है और एक ग्राहक के लिए पहले दृष्टिकोण, माफी या पर्याप्त अनुरोध के अनुरूप है, जबकि यह एक चालू थ्रेड पर सूट करता है। इसके नीचे हस्ताक्षर ब्लॉक आता है: नाम, कंपनी, विभाग, पता, टेलीफोन, ईमेल। सादर का अनुवाद करने का प्रयास न करें, क्योंकि इसका कोई समकक्ष नहीं है और समापन शिष्टाचार पहले से ही वह काम करता है।
| जापानी | रोमाजी | अर्थ |
|---|---|---|
| よろしくお願いいたします。 | Yoroshiku onegai itashimasu. | आपका अग्रिम में ही बहुत धन्यवाद। |
| 何卒よろしくお願い申し上げます。 | Nanitozo yoroshiku onegai mōshiagemasu. | मैं आपकी सहायता के लिए अत्यंत आभारी रहूँगा। |
| 引き続きよろしくお願いいたします。 | Hikitsuzuki yoroshiku onegai itashimasu. | इसमें आपकी निरंतर सहायता के लिए धन्यवाद. |
| ご確認のほど、よろしくお願いいたします。 | Go-kakunin no hodo, yoroshiku onegai itashimasu. | यदि आप इसकी जाँच करेंगे तो मैं आभारी रहूँगा। |
| 取り急ぎ、ご連絡まで。 | Toriisogi, go-renraku made. | अभी के लिए एक त्वरित टिप्पणी. |
कंपनी के अंदर बनाम इसके बाहर
जो अंतर सबसे अधिक मायने रखता है वह है उची और सोटो: आपकी कंपनी अंदर है, बाकी सभी लोग बाहर हैं। किसी ग्राहक को लिखते समय आप कभी भी सहकर्मी के नाम के साथ 様 या さん नहीं जोड़ते हैं, राष्ट्रपति के नाम के साथ भी नहीं, इसलिए यह 弊社の田中がご対応いたします है। आपकी अपनी कंपनी तब उपयोगी होती है जब आप विनम्र होते हैं और मूल्यवान तब होती है जब आप तटस्थ होते हैं; उनका लेखन में 貴社 और वाणी में 御社 है। आंतरिक ईमेल एक स्तर हल्का है: お疲れ様です, お世話になっております को प्रतिस्थापित करता है, और お願いします अक्सर お願いいたします के लिए होता है। स्वयं स्तर चुनने के बजाय आप जिस धागे से जुड़ रहे हैं उसका स्वर मिलाएं।
- बाहरी उद्घाटन: आंतरिक उद्घाटन: आंतरिक उद्घाटन:
- किसी बाहरी व्यक्ति के लिए आपकी कंपनी: नम्रता के लिए धन्यवाद, तथ्य के तटस्थ बयानों के लिए धन्यवाद।
- उनकी कंपनी: 貴社लिखित में, 御社जब आप इसे ज़ोर से कहते हैं।
- एक ग्राहक को बताया गया सहकर्मी खो देता है 様 तथा さ ん: 弊社 の 田中 が 伺 い ま す।
- एक वरिष्ठ सहकर्मी आंतरिक रूप से नौकरी का शीर्षक अकेला रखता है: 田中部長, कभी 田中部長様।
- आंतरिक रूप से समय सीमा प्रत्यक्ष हो सकती है; वही समय सीमा बाह्य रूप से एक गद्दी ले लेती है।
विषय पंक्तियाँ, सीसी, और उत्तर देना
जापानी विषय पंक्तियाँ वर्णनात्मक हैं और अक्सर कोष्ठक में दी जाती हैं, जैसे कि 【ご確認のお願い】新商品の件, क्योंकि कोष्ठक पाठक को बताता है कि कुछ भी खोलने से पहले वह क्या कार्रवाई चाहता है। जब आप उत्तर दें तो विषय को अपरिवर्तित रखें ताकि थ्रेड खोजने योग्य बना रहे, और Re: श्रृंखला को अकेला छोड़ दें। सीसी अपनी स्वयं की एक परंपरा रखता है: यदि कोई सीसी में है, तो उन्हें शरीर में एक पंक्ति के साथ नाम दें जैसे कि 田中部長をCCに入れております, ताकि कोई भी खुद को वहां पाकर आश्चर्यचकित न हो। कई लोगों को लिखते समय, अपने उत्तर पर एक ही सीसी रखें और प्राप्तकर्ता पंक्ति में 各位 का उपयोग करें।
- विषय में क्रिया को ब्रैकेट करें: 【お願い】【ご報告】【ご確認】.
- मूल विषय को उत्तर में रखें ताकि थ्रेड को बाद में फिर से पाया जा सके।
- सीसी प्राप्तकर्ताओं को ध्यान में रखने के लिए छोड़ने के बजाय शरीर में उनकी घोषणा करें।
- किसी समूह को लिखना, एक नाम के बजाय 関係者各位 या チームの皆様 से प्रारंभ करें।
- उसी दिन उत्तर दें भले ही उत्तर केवल 確認のうえ、改めてご連絡いたします हो।
एक संपूर्ण ईमेल, पंक्ति दर पंक्ति
| जापानी | रोमाजी | अर्थ |
|---|---|---|
| 株式会社みどり商事 営業部 佐藤様 | Kabushiki-gaisha Midori Shōji Eigyō-bu Satō-sama | श्री सातो, बिक्री विभाग, मिडोरी शोजी कंपनी लिमिटेड। |
| いつも大変お世話になっております。 | Itsumo taihen o-sewa ni natte orimasu. | आपके निरंतर समर्थन के लिए बहुत-बहुत धन्यवाद। |
| ABC株式会社の山田です。 | ABC Kabushiki-gaisha no Yamada desu. | यह एबीसी कंपनी लिमिटेड से यामादा है। |
| 先日ご相談しました新商品の件でご連絡いたしました。 | Senjitsu go-sōdan shimashita shinshōhin no ken de go-renraku itashimashita. | मैं उस नए उत्पाद के बारे में लिख रहा हूं जिस पर हमने पिछले दिन चर्चा की थी। |
| 社内で検討した結果、来月から進めることになりました。 | Shanai de kentō shita kekka, raigetsu kara susumeru koto ni narimashita. | आंतरिक रूप से इस पर चर्चा के बाद हमने अगले महीने से इस पर आगे बढ़ने का फैसला किया है।' |
| つきましては、一度お打ち合わせのお時間をいただけますでしょうか。 | Tsukimashite wa, ichido o-uchiawase no o-jikan o itadakemasu deshō ka? | इसे ध्यान में रखते हुए, क्या हमें बैठक के लिए कुछ समय मिल सकता है? |
| 候補の日程を三つ挙げさせていただきます。 | Kōho no nittei o mittsu agesasete itadakimasu. | मैं तीन संभावित तिथियां सुझाना चाहूंगा। |
| 六月三日（火）十四時から十六時 | Roku-gatsu mikka (ka) jūyo-ji kara jūroku-ji | 3 जून (मंगलवार), 14:00 से 16:00 बजे तक |
| ご都合の悪い場合は、別の日程を調整いたします。 | Go-tsugō no warui baai wa, betsu no nittei o chōsei itashimasu. | यदि इनमें से कोई भी उपयुक्त नहीं है, तो मैं दूसरी तारीख की व्यवस्था करूंगा। |
| 資料を添付いたしましたので、事前にご確認いただけますと幸いです。 | Shiryō o tenpu itashimashita node, jizen ni go-kakunin itadakemasu to saiwai desu. | मैंने सामग्रियाँ संलग्न कर दी हैं, और यदि आप उन्हें पहले से देख सकें तो यह सहायक होगा। |
| お忙しいところ恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。 | O-isogashii tokoro kyōshuku desu ga, nanitozo yoroshiku onegai mōshiagemasu. | मैं जानता हूं कि आप व्यस्त हैं और मैं आपकी मदद के लिए बहुत आभारी रहूंगा। |
नमूना दोबारा पढ़ें और ध्यान दें कि क्या अनुपस्थित है। पाठक के स्वास्थ्य के बारे में कोई पूछताछ नहीं की गई है, उनके पिछले संदेश के लिए उन्हें धन्यवाद देने के लिए कोई अलग पैराग्राफ नहीं है, और मुख्य भाग के अंदर कोई साइन-ऑफ नाम नहीं है क्योंकि हस्ताक्षर ब्लॉक में यह मौजूद है। पूरा संदेश निश्चित वाक्यांशों में लिपटे चार वास्तविक वाक्यों का है, और यह अनुपात सामान्य है।
अंग्रेजी ईमेल की आदतें जो स्थानांतरित नहीं होतीं
शिक्षार्थियों द्वारा लिखे गए अधिकांश अजीब जापानी ईमेल अव्याकरणिक नहीं हैं। वे जापानी शब्दावली के साथ अंग्रेजी ईमेल हैं, और एक जापानी पाठक हर शब्द सही होने पर भी तुरंत बेमेल महसूस करता है। नीचे दी गई आदतें ही इसका कारण बनती हैं, और प्रत्येक का अनुवाद के बजाय सीधा जापानी प्रतिस्थापन है।
- इस आशा के साथ खोल रहा हूँ कि ईमेल उन्हें अच्छी तरह से मिल जाए। कोई जापानी समकक्ष नहीं है, और いつもお世話になっております पहले से ही वह स्थान भर चुका है।
- प्रिय श्री तनाका का अनुवाद 親愛なる田中様 जैसे कुछ में किया जा रहा है। पहली पंक्ति में कंपनी, विभाग और 田中様 लिखें, फिर रुकें।
- अनुरोध को अंतिम पैराग्राफ में दबा देना। जापानी बिजनेस मेल पहली चार पंक्तियों में अपना उद्देश्य बताता है।
- लिखित रूप में すみません या ごめんなさい का उपयोग करना। दोनों बोले गए रजिस्टर हैं: इसके बजाय 申し訳ございません या 恐れ入りますが का उपयोग करें।
- ऐसी फ़ाइल संलग्न करना जिसमें इसका वर्णन करने वाला कोई वाक्य न हो, या कृपया संलग्न का जापानी समकक्ष लिखना और इससे अधिक कुछ नहीं।
- उचित हस्ताक्षर ब्लॉक के स्थान पर नीचे 田中より से हस्ताक्षर करना।
- किसी ग्राहक को भेजे गए संदेश में सहकर्मी के नाम के साथ さん जोड़ना, जो चुपचाप आपकी अपनी कंपनी को ऊपर उठाता है।
- यथाशीघ्र कुछ माँगना। वास्तविक तिथि बताएं: なるはや आकस्मिक है और 至急 आपातकालीन स्थिति की तरह लगता है।