डायल करने से पहले
फ़ोन बजने से पहले तीन चीज़ें तय कर लें: आप किसे कॉल कर रहे हैं, आप पूरा दिन माँग रहे हैं या आधा दिन, और आज आपके काम में क्या ज़रूरी है। अधिकांश कार्यस्थल यह उम्मीद करते हैं कि कॉल किसी सहकर्मी के बजाय आपके सीधे वरिष्ठ के पास जाए और शिफ्ट या कार्य दिवस शुरू होने से पहले जल्दी आ जाए। इसके अलावा, कंपनी और उद्योग द्वारा अपेक्षाएं व्यापक रूप से भिन्न होती हैं, इसलिए बीमार होने पर इसमें सुधार करने के बजाय अपने कार्यस्थल के नियम की पहले से पुष्टि कर लें।
अपने अनुभाग का नाम, अपने लक्षण के लिए शब्द और उस व्यक्ति के नाम के साथ एक नोट अपने सामने रखें जो किसी भी जरूरी चीज़ को कवर कर सके। नोट से पढ़ना धोखाधड़ी नहीं है; जापानी बिजनेस कॉल सटीक रूप से फार्मूलाबद्ध होते हैं ताकि दोनों पक्ष तेजी से आगे बढ़ सकें, और एक कॉल करने वाला जो उनकी लाइनों को जानता है वह पूर्वाभ्यास के बजाय सक्षम लगता है।
- अपने प्रत्यक्ष वरिष्ठ को बुलाएँ, जब तक कि आपका कार्यस्थल किसी और का नाम न ले।
- काम शुरू होने से पहले जल्दी कॉल करें और अगर बहुत जल्दी हो तो एक घंटे के लिए माफी मांगें।
- जानें कि आप दिन के बारे में पूछ रहे हैं, सुबह के बारे में, या जल्दी निकलने के बारे में।
- किसी भी अत्यावश्यक चीज़ के बारे में एक वाक्य तैयार रखें और इसे कौन कवर कर सकता है।
- पहले से जांच लें कि आपका नियोक्ता अनुपस्थिति को कैसे दर्ज करता है और क्या सवैतनिक अवकाश लागू होता है।
कॉल के छह भाग
यह कंकाल है. प्रत्येक पंक्ति एक चाल है, और मॉडल लाइन अपने आप में पर्याप्त है; आप पूरी कॉल एक मिनट के अंदर कह सकते हैं। ध्यान दें कि अनुरोध ही एकमात्र लंबा वाक्य है, और बाकी सब कुछ एक छोटा खंड है।
| कदम | यह क्या करता है | मॉडल लाइन |
|---|---|---|
| प्रारंभिक | आपका स्वागत करता है और आपकी पहचान करता है | ओत्सुकेरेसामा देसु. ईग्यो-बू नो तनाका देसु। |
| समय के लिए माफ़ी | प्रारंभिक कॉल को स्वीकार करता है | आसा हयाकु कारा मोशिवाके अरिमासेन। |
| लक्षण | एक खंड, कोई विवरण नहीं | सकुया कारा नेत्सु गा अरिमाशीते। |
| अनुरोध | नम्रतापूर्वक छुट्टी का दिन माँगें | होन्जित्सु ओयासुमी ओ इतादाकिताई नो देसु गा, योरोशी देशो का। |
| सौंप दो | बताएं कि क्या अत्यावश्यक है और कौन कवर कर सकता है | क्यो नो कैगी वा सातो-सान नी वनगाई डेकिमासु देशो का। |
| लौटें और बंद करें | अपेक्षित वापसी, अंतिम क्षमायाचना | अशिता वा शुषा देकिरु से ओमोइमासु। मोशिवाके अरिमासेन। |
वह शुरुआत जो आपकी पहचान कराती है
जापानी फ़ोन कॉल की शुरुआत हेलो से नहीं, बल्कि पहचान से होती है। अपना अनुभाग और अपना उपनाम उसी क्रम में दें, क्योंकि हो सकता है कि आपका प्रबंधक आधे जागते हुए उत्तर दे रहा हो। ओत्सुकेरेसामा देसु किसी भी समय मानक आंतरिक अभिवादन है; ओसेवा नी नाटे ओरिमासु बाहरी कॉल करने वालों के लिए है, इसलिए इसे अपने प्रबंधक पर उपयोग न करें। फिर अपने बारे में कुछ भी कहने से एक घंटा पहले स्वीकार करें।
| जापानी | रोमाजी | अर्थ |
|---|---|---|
| お疲れ様です。営業部の田中です。 | Otsukaresama desu. Eigyō-bu no Tanaka desu. | नमस्ते, मैं बिक्री विभाग से तनाका हूं। |
| 朝早くから申し訳ありません。 | Asa hayaku kara mōshiwake arimasen. | मुझे इतनी जल्दी फोन करने के लिए खेद है। |
| 今、お時間よろしいでしょうか。 | Ima, o-jikan yoroshii deshō ka. | क्या अब आपके पास एक क्षण है? |
| はい、大丈夫ですよ。どうしましたか。 | Hai, daijōbu desu yo. Dō shimashita ka. | मैनेजर: हाँ, यह ठीक है. क्या बात है आ? |
| お休みのご連絡でお電話しました。 | Oyasumi no go-renraku de o-denwa shimashita. | मैं आपको यह बताने के लिए फोन कर रहा हूं कि मुझे एक दिन की छुट्टी चाहिए। |
यदि कॉल वॉइसमेल पर जाती है, तो उसी क्रम में वही जानकारी छोड़ें और कहें कि आप दोबारा कॉल करेंगे: रुसुबन देनवा नी नोकोशिमासु गा, एटो डे मो इचिडो ओ-डेनवा इताशिमासु। फिर एक संदेश भी भेजें, तो एक लिखित रिकॉर्ड है.
अधिक व्याख्या किए बिना लक्षण बताना
एक उपवाक्य आदर्श है. -माशिता का अंत आपके कारण को उस अनुरोध से जोड़ता है जो अनुसरण करता है और -माशिता की तुलना में अधिक औपचारिक लगता है: नेत्सु गा अरिमाशीते, मोशिवाके अरिमासेन गा। यदि आप किसी विशिष्ट चीज़ का नाम नहीं लेना चाहेंगे, तो ताइचो गा सुगुरेमासेन और ताइचो फ्यूरीओ नो टैम दोनों ही स्वीकृत हैं और जानबूझकर अस्पष्ट हैं। अपनी रात का वर्णन मत करो.
| जापानी | रोमाजी | अर्थ |
|---|---|---|
| 昨夜から熱がありまして。 | Sakuya kara netsu ga arimashite. | मुझे कल रात से बुखार है. |
| 三十八度の熱があります。 | Sanjūhachi-do no netsu ga arimasu. | मेरा तापमान अड़तीस डिग्री है। |
| 体調が優れません。 | Taichō ga suguremasen. | मुझे अच्छा महसूस नही हो रहा। |
| 喉が痛くて、咳が止まりません。 | Nodo ga itakute, seki ga tomarimasen. | मेरे गले में दर्द है और मैं खाँसना बंद नहीं कर सकता। |
| お腹の調子が悪くて、何度もトイレに行っています。 | Onaka no chōshi ga warukute, nando mo toire ni itte imasu. | मुझे पेट की समस्या है और बार-बार शौचालय जाना पड़ता है। |
| 吐き気がして、食事が取れません。 | Hakike ga shite, shokuji ga toremasen. | मुझे मिचली आ रही है और मैं खा नहीं सकता। |
| 頭痛がひどくて、起き上がれません。 | Zutsū ga hidokute, okiagaremasen. | मेरे सिर में बहुत दर्द है और मैं उठ नहीं सकता। |
| 昨日、インフルエンザと診断されました。 | Kinō, infuruenza to shindan saremashita. | मुझे कल इन्फ्लूएंजा का पता चला। |
नम्र भाषा में एक दिन की छुट्टी माँगना
अनुरोध वह जगह है जहां रजिस्टर अपना काम करता है। ओयासुमी ओ इतादाकु विनम्र क्रिया इतादाकु, प्राप्त का उपयोग करता है, इसलिए आप इसे लेने के बजाय छुट्टी का दिन प्राप्त कर रहे हैं। कोई देसु गा नहीं जोड़ना और पीछे हटना जानबूझकर किया गया है: अधूरा वाक्य निर्णय आपके प्रबंधक पर छोड़ देता है। यसुमासेते इतादाकेमासु देशो का एक कदम और अधिक औपचारिक है, जो कारक पर आधारित है, जिससे मुझे आराम करने की अनुमति मिलती है।
क्या उस दिन को सवैतनिक अवकाश, अवैतनिक अनुपस्थिति, या कुछ और के रूप में गिना जाता है, यह आपके नियोक्ता के नियमों का मामला है, और वे अलग-अलग हैं। पहले अनुपस्थिति के बारे में पूछें और बाद में यह पता लगाएं कि इसे कैसे दर्ज किया गया है, जब तक कि आपके कार्यस्थल ने आपको निर्दिष्ट करने के लिए नहीं कहा हो।
| जापानी | रोमाजी | अर्थ |
|---|---|---|
| 申し訳ありませんが、本日お休みをいただきたいのですが。 | Mōshiwake arimasen ga, honjitsu oyasumi o itadakitai no desu ga. | मुझे बहुत खेद है, लेकिन मैं आज छुट्टी लेना चाहूँगा। |
| 本日、お休みをいただけますでしょうか。 | Honjitsu, oyasumi o itadakemasu deshō ka. | क्या मैं आज छुट्टी ले पाऊंगा? |
| 本日、休ませていただけますでしょうか。 | Honjitsu, yasumasete itadakemasu deshō ka. | क्या आप मुझे आज छुट्टी लेने की अनुमति देंगे? |
| 午前中は休ませていただき、午後から出社したいと思います。 | Gozen-chū wa yasumasete itadaki, gogo kara shussha shitai to omoimasu. | मैं आज सुबह आराम करना चाहूंगा और दोपहर से आऊंगा। |
| 病院に行ってから、改めてご連絡いたします。 | Byōin ni itte kara, aratamete go-renraku itashimasu. | मैं क्लिनिक जाऊंगा और बाद में आपसे दोबारा संपर्क करूंगा। |
| 分かりました。ゆっくり休んでください。 | Wakarimashita. Yukkuri yasunde kudasai. | मैनेजर: समझ गया. अच्छा आराम करें. |
| 病院には行きましたか。 | Byōin ni wa ikimashita ka. | मैनेजर: क्या आप किसी डॉक्टर के पास गए हैं? |
| これから行く予定です。 | Kore kara iku yotei desu. | मैं शीघ्र ही जाने की योजना बना रहा हूं। |
हैंडओवर की पेशकश
यह वह हिस्सा है जो अनुपस्थिति को प्राप्त करने के तरीके को बदल देता है। एक वाक्य में बताएं कि क्या अत्यावश्यक है, क्या पहले ही पूरा हो चुका है, और कौन कवर कर सकता है, फिर बीमार होने पर काम करने का वादा किए बिना घर से वह सब कुछ पेश करें जो आप वास्तविक रूप से कर सकते हैं। यदि कुछ भी अत्यावश्यक नहीं है, तो स्पष्ट रूप से कहें; आइसोगी नो शिगोटो वा अरिमासेन वास्तव में एक प्रबंधक के लिए सुबह सात बजे उपयोगी जानकारी है।
| जापानी | रोमाजी | अर्थ |
|---|---|---|
| 急ぎの仕事は特にありません。 | Isogi no shigoto wa toku ni arimasen. | आज कुछ खास जरूरी नहीं है. |
| 見積書は昨日提出済みです。 | Mitsumorisho wa kinō teishutsu-zumi desu. | कोटेशन कल प्रस्तुत किया गया था. |
| 本日の会議は佐藤さんにお願いできますでしょうか。 | Honjitsu no kaigi wa Satō-san ni onegai dekimasu deshō ka. | क्या मैं सातो को आज की बैठक लेने के लिए कह सकता हूँ? |
| 十時のお客様に、私から連絡を入れておきます。 | Jū-ji no okyakusama ni, watashi kara renraku o irete okimasu. | मैं स्वयं दस बजे के ग्राहक से संपर्क करूंगा। |
| メールは携帯で確認できますので、何かあればご連絡ください。 | Mēru wa keitai de kakunin dekimasu node, nanika areba go-renraku kudasai. | मैं अपने फोन पर ईमेल देख सकता हूं, इसलिए अगर कुछ भी आता है तो कृपया मुझसे संपर्क करें। |
| 資料は共有フォルダに入っています。 | Shiryō wa kyōyū forudā ni haitte imasu. | दस्तावेज़ साझा फ़ोल्डर में हैं. |
| 引き継ぎの内容はチャットに書いておきます。 | Hikitsugi no naiyō wa chatto ni kaite okimasu. | मैं चैट में हैंडओवर विवरण लिखूंगा। |
काइते ओकिमासु और इरेते ओकिमासु में -ते ओकु फॉर्म का अर्थ है बाद के लाभ के लिए पहले से कुछ करना, जो वास्तव में हैंडओवर का विचार है। यह इस कॉल पर सबसे उपयोगी क्रिया रूप है।
एक पूर्ण मॉडल कॉल
यहां संपूर्ण कॉल क्रम में है, जिसमें प्रबंधक की संभावित पंक्तियां चिह्नित हैं ताकि आप जान सकें कि आप कहने के बजाय कौन सी पंक्तियां सुन रहे हैं। इसे दो बार ज़ोर से पढ़ें, एक बार स्वयं के रूप में और एक बार प्रबंधक के रूप में, ताकि उत्तर आपको आश्चर्यचकित करना बंद कर दें। दो प्रश्न जो शिक्षार्थियों को परेशान करते हैं वे हैं तापमान प्रश्न और अत्यावश्यक कार्य प्रश्न, और दोनों उस बिंदु पर आते हैं जहां आप सुधार करने के लिए सबसे कम तैयार होते हैं। प्रत्येक को एक छोटे वाक्य में उत्तर दें और स्क्रिप्ट पर वापस लौटें।
| जापानी | रोमाजी | अर्थ |
|---|---|---|
| もしもし、お疲れ様です。営業部の田中です。 | Moshi moshi, otsukaresama desu. Eigyō-bu no Tanaka desu. | नमस्ते, यह बिक्री से तनाका है। |
| お疲れ様です。どうしましたか。 | Otsukaresama desu. Dō shimashita ka. | मैनेजर: नमस्ते. क्या बात है आ? |
| 朝早くから申し訳ありません。昨夜から熱がありまして。 | Asa hayaku kara mōshiwake arimasen. Sakuya kara netsu ga arimashite. | इतनी जल्दी कॉल करने के लिए क्षमा करें. मुझे कल रात से बुखार है. |
| それは大変ですね。何度ぐらいありますか。 | Sore wa taihen desu ne. Nan-do gurai arimasu ka. | मैनेजर: यह बुरा लगता है. आपका तापमान क्या है? |
| 三十八度あります。申し訳ありませんが、本日お休みをいただきたいのですが。 | Sanjūhachi-do arimasu. Mōshiwake arimasen ga, honjitsu oyasumi o itadakitai no desu ga. | अड़तीस डिग्री. मुझे खेद है, लेकिन मैं आज छुट्टी लेना चाहूँगा। |
| 分かりました。急ぎの仕事はありますか。 | Wakarimashita. Isogi no shigoto wa arimasu ka. | मैनेजर: समझ गया. क्या कोई ज़रूरी चीज़ है? |
| 十時の会議だけです。佐藤さんにお願いできますでしょうか。 | Jū-ji no kaigi dake desu. Satō-san ni onegai dekimasu deshō ka. | केवल दस बजे की बैठक। क्या मैं सातो से इसे कवर करने के लिए कह सकता हूँ? |
| こちらで調整します。病院に行ってくださいね。 | Kochira de chōsei shimasu. Byōin ni itte kudasai ne. | मैनेजर: हम इसे यहीं सुलझा लेंगे. किसी क्लिनिक में जरूर जाएं. |
| ありがとうございます。明日は出社できると思います。 | Arigatō gozaimasu. Ashita wa shussha dekiru to omoimasu. | धन्यवाद। मुझे लगता है मैं कल आ सकता हूं. |
| ご迷惑をおかけして申し訳ありません。失礼いたします。 | Go-meiwaku o okake shite mōshiwake arimasen. Shitsurei itashimasu. | परेशानी के लिए मुझे खेद है. अलविदा। |
| お大事に。 | Odaiji ni. | मैनेजर: अपना ख्याल रखना. |
संदेश संस्करण
जहां चैट संदेश या ईमेल स्वीकार किया जाता है, वही क्रम रखें लेकिन छोटी-मोटी बातचीत छोड़ दें। एक विषय पंक्ति, अनुपस्थिति, सामान्य शब्दों में कारण, हैंडओवर, संपर्क विवरण और माफी। लिखित अनुपस्थिति नोटिस आमतौर पर बोले गए कॉल की तुलना में अधिक औपचारिक होते हैं, इसलिए गोज़ाइमासेन ने अरिमासेन की जगह ले ली है और इताशिमासु ने शिमासु की जगह ले ली है।
| जापानी | रोमाजी | अर्थ |
|---|---|---|
| 件名：本日の欠勤のご連絡 | Kenmei: Honjitsu no kekkin no go-renraku | विषयः आज अनुपस्थिति की सूचना |
| おはようございます。営業部の田中です。 | Ohayō gozaimasu. Eigyō-bu no Tanaka desu. | शुभ प्रभात। यह बिक्री से तनाका है। |
| 体調不良のため、本日お休みをいただきます。 | Taichō furyō no tame, honjitsu oyasumi o itadakimasu. | अस्वस्थता महसूस करने के कारण मैं आज छुट्टी लूंगा। |
| 急ぎの案件はございません。 | Isogi no anken wa gozaimasen. | कुछ भी तत्काल बकाया नहीं है. |
| 何かありましたら、携帯にご連絡ください。 | Nanika arimashitara, keitai ni go-renraku kudasai. | अगर कुछ भी सामने आए तो कृपया मेरे मोबाइल पर संपर्क करें। |
| ご迷惑をおかけし、申し訳ございません。 | Go-meiwaku o okake shi, mōshiwake gozaimasen. | असुविधा के लिए मुझे खेद है. |
| 取り急ぎ、ご連絡まで。 | Toriisogi, go-renraku made. | यह अभी के लिए एक त्वरित अधिसूचना है। |
यहां तक कि जहां संदेश की अनुमति है, वहां भी कई प्रबंधक पहली सुबह एक छोटी कॉल की भी सराहना करते हैं। आपके बीमार होने से पहले पूछें कि आपकी टीम किसे पसंद करती है, और यदि संदेह है, तो संदेश भेजें और कॉल करने की पेशकश करें।
अन्य कारण और दूसरा दिन
एक बच्चे की बीमारी, एक योजनाबद्ध अस्पताल नियुक्ति और आपका खुद का अचानक बुखार, सभी को एक ही संरचना के साथ लेकिन अलग-अलग प्रारंभिक खंडों के साथ संभाला जाता है। नियुक्तियों का उल्लेख आमतौर पर सुबह के बजाय पहले से किया जाता है, और आधे दिन उनके लिए सामान्य होते हैं। क्या इन्हें छुट्टी के रूप में गिना जाता है, और आपकी वेतन पर्ची पर इन्हें क्या कहा जाता है, यह आपके नियोक्ता का व्यावसायिक नियम है, इसलिए अनुमान लगाने के बजाय पूछें।
यदि आप अगली सुबह भी बीमार हैं, तो उसी समय दोबारा कॉल करें। किनो नी हिकित्सुज़ुकी, कल से जारी, वह वाक्यांश है जो स्वीकार करता है कि यह दूसरी कॉल है, और एक यथार्थवादी अपेक्षित वापसी तिथि देना आशावाद से अधिक मायने रखता है।
| जापानी | रोमाजी | अर्थ |
|---|---|---|
| 子どもが熱を出しまして、保育園に迎えに行かなければなりません。 | Kodomo ga netsu o dashimashite, hoikuen ni mukae ni ikanakereba narimasen. | मेरे बच्चे को बुखार है और मुझे उन्हें नर्सरी से लाना है। |
| 子どもの看病のため、本日お休みをいただきたいのですが。 | Kodomo no kanbyō no tame, honjitsu oyasumi o itadakitai no desu ga. | मैं अपने बच्चे की देखभाल के लिए आज छुट्टी लेना चाहूंगी। |
| 通院のため、来週の火曜日、午前中お休みをいただけますでしょうか。 | Tsūin no tame, raishū no kayōbi, gozen-chū oyasumi o itadakemasu deshō ka. | क्या मैं अस्पताल में अपॉइंटमेंट के लिए अगले मंगलवार की सुबह छुट्टी ले सकता हूँ? |
| 定期検診の予約が入っています。 | Teiki kenshin no yoyaku ga haitte imasu. | मेरे पास नियमित चेक-अप बुक है। |
| 診断書は必要でしょうか。 | Shindansho wa hitsuyō deshō ka. | क्या डॉक्टर के नोट की आवश्यकता होगी? |
| 会社の規則を確認して、あとでお伝えします。 | Kaisha no kisoku o kakunin shite, ato de o-tsutae shimasu. | मैनेजर: मैं कंपनी के नियमों की जांच करूंगा और आपको बाद में बताऊंगा। |
| 昨日に引き続き、本日もお休みをいただきたいのですが。 | Kinō ni hikitsuzuki, honjitsu mo oyasumi o itadakitai no desu ga. | कल से आगे बढ़ते हुए, मैं आज भी छुट्टी लेना चाहूँगा। |
| 熱は下がりましたが、まだ咳が残っています。 | Netsu wa sagarimashita ga, mada seki ga nokotte imasu. | बुखार कम हो गया है, लेकिन खांसी अभी भी बनी हुई है। |
| 明後日には出社できる見込みです。 | Asatte ni wa shussha dekiru mikomi desu. | मुझे उम्मीद है कि मैं परसों वापस आऊंगा। |
काम पर वापस जा रहे हैं
रिटर्न कम होता है और लोगों की अपेक्षा से अधिक मायने रखता है। उस व्यक्ति को धन्यवाद दें जिसने आपके लिए कवर किया था, नाम लेकर, व्यवधान के लिए एक बार माफी मांगें, कहें कि आप बेहतर हैं, और बताएं कि आप आज क्या हासिल करेंगे। सारी सुबह माफ़ी न दोहराएँ; प्रभावित व्यक्ति के डेस्क पर एक स्पष्ट धन्यवाद स्थानीय आदर्श है।
| जापानी | रोमाजी | अर्थ |
|---|---|---|
| おはようございます。昨日はご迷惑をおかけしました。 | Ohayō gozaimasu. Sakujitsu wa go-meiwaku o okake shimashita. | शुभ प्रभात। मुझे कल की परेशानी के लिए खेद है। |
| お休みをいただき、ありがとうございました。 | Oyasumi o itadaki, arigatō gozaimashita. | मुझे समय निकालने के लिए धन्यवाद। |
| おかげさまで、よくなりました。 | Okagesama de, yoku narimashita. | आपका धन्यवाद, मैं बहुत बेहतर हूं। |
| 会議に代わりに出てくださって、ありがとうございました。 | Kaigi ni kawari ni dete kudasatte, arigatō gozaimashita. | मेरे स्थान पर बैठक में भाग लेने के लिए धन्यवाद। |
| 遅れている分は、今日中に片付けます。 | Okurete iru bun wa, kyō-jū ni katazukemasu. | मैं आज के अंत तक बैकलॉग साफ़ कर दूँगा। |
| もう大丈夫ですか。無理しないでくださいね。 | Mō daijōbu desu ka. Muri shinaide kudasai ne. | सहकर्मी: क्या अब आप बेहतर हैं? स्वयं को धक्का नहीं दें। |
| ありがとうございます。もう大丈夫です。 | Arigatō gozaimasu. Mō daijōbu desu. | धन्यवाद। मैं अब ठीक हूं। |
जरूरत पड़ने से पहले इसका पूर्वाभ्यास कैसे करें
- अपने वास्तविक अनुभाग, उपनाम और प्रबंधक के नाम के साथ छह चालों का अपना संस्करण लिखें।
- इसे सामान्य गति से, समयबद्ध तरीके से खड़े होकर कहें, जब तक कि इसमें एक मिनट से कम समय न लग जाए।
- लक्षण रेखा पर बाधित होने और नान-दो गुराई अरिमासु का का उत्तर देने का अभ्यास करें।
- केवल तीन लक्षण खंडों को ड्रिल करें: बुखार, पेट, और अस्पष्ट ताइचो गा सुगुरेमासेन।
- संदेश संस्करण को अपने फोन पर ड्राफ्ट के रूप में सहेजें ताकि आप इसे सुबह छह बजे न लिखें।
- स्वस्थ रहते हुए किसी सहकर्मी से पूछें कि आपको किसे और किस समय फोन करना चाहिए।