Japanische Geschäftsreise (Shucchō): Bewerbung, Buchung, Begrüßung und der Bericht

Anwendung: das Shucchō Shinsei

Auf einer Geschäftsreise passiert nichts vor dem Shinsei. Das Formular fragt nach dem Ziel, den Daten, dem Zweck in einer Zeile, den Personen oder Unternehmen, die Sie besuchen werden, und einem Kostenvoranschlag. Es geht an Ihren Vorgesetzten und manchmal an einen zweiten Genehmiger. In vielen Unternehmen handelt es sich um eine Maske im Spesensystem; bei manchen handelt es sich immer noch um ein Papierformular mit einem Hanko. Fragen Sie einen Kollegen, um welches es sich handelt, und kopieren Sie ein aktuelles.

Die gesprochene Version kommt zuerst: Sagen Sie Ihrem Vorgesetzten, warum die Reise notwendig ist, und holen Sie sich ein Nicken, bevor Sie etwas ausfüllen. Shucchō o mōshiagemasu ist nicht natürlich; Sagen Sie shucchō shitai no desu ga oder shucchō no kyoka o itadakitai no desu ga und fügen Sie die Daten und den Zweck hinzu.

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来月らいげつ、大阪おおさか支社ししゃに出張しゅっちょうしたいのですが、よろしいでしょうか。Ich möchte nächsten Monat eine Geschäftsreise in die Niederlassung in Osaka unternehmen; Wäre das in Ordnung?

Buchung von Transport und Hotels über den Administrator

Sobald das Shinsei genehmigt ist, erfolgt die Buchung normalerweise über das Sōmu, die Abteilung für allgemeine Angelegenheiten oder ein vertraglich vereinbartes Reisebüro. Bei einigen Unternehmen können Sie innerhalb bestimmter Grenzen selbst buchen und anschließend einen Anspruch geltend machen, andere stellen eine Firmenkarte aus. Sie werden nach der Route, der gewünschten Abfahrtszeit, dem gewünschten Sitzplatz und der Umgebung des Hotels gefragt. Reservierte Sitzplätze, Shiteiseki, sind im Shinkansen Standard; Das grüne Auto und Flüge sind oft je nach Klasse eingeschränkt.

Kennen Sie die Wörter für die Fahrkarten, die Sie erhalten: Ein Jōshaken ist das Basisticket, ein Tokkyūken der Expresszuschlag und ein Eki-Uketori ist ein Fahrschein, der am Bahnhofsautomaten mit einem Code abgeholt wird. Nach der Buchung vorgenommene Änderungen werden an denselben Schalter weitergeleitet. Fragen Sie also frühzeitig nach, anstatt die Buchung noch am selben Tag vorzunehmen.

Spesenregeln im Überblick

Jedes Unternehmen hat ein Ryohi Kitei, eine Reisekostenregelung, die festlegt, was wie erstattet wird. Die üblichen Stücke sind kōtsūhi, Transport; Shukuhakuhi, Unterkunft, oft pro Nacht begrenzt; Nittō, ein Tagegeld für kleine Ausgaben; und settai, die Bewirtung eines Kunden, die normalerweise einer gesonderten Genehmigung bedarf. Allein verzehrte Mahlzeiten werden in der Regel vom Nittō abgedeckt und nicht beansprucht, dies ist jedoch unterschiedlich.

Die einzige Regel, die sich nicht ändert, ist die Quittung. Verlangen Sie in jedem Hotel, Taxi und Geschäft ein Ryōshūsho, eine formelle Quittung, und verlangen Sie diese im Firmennamen, wenn Ihr Unternehmen dies verlangt. Taxis sind oft nur erlaubt, wenn es keine praktische Alternative gibt und ein Hinweis mit einer Begründung erwartet wird. Reichen Sie den Seisan und die Kostenabrechnung innerhalb der in den Regeln festgelegten Frist ein, andernfalls kann der Anspruch abgelehnt werden.

Ankunft im Zielbüro

Die Ankunft in einer Filiale oder einem Kundenbüro folgt einem kleinen Skript. Am Empfang geben Sie Ihr Unternehmen, Ihren Namen und wen Sie besuchen. Wenn Ihr Gastgeber erscheint, lautet die erste Zeile o-sewa ni natte orimasu, vielen Dank für Ihre anhaltende Unterstützung, oder, in der Niederlassung Ihres eigenen Unternehmens, o-tsukaresama desu. Dann kommt die „tōi tokoro“-Zeile: Der Gastgeber sagt „tōi tokoro o arigatō gozaimasu“, „Danke, dass Sie so weit gekommen sind“, und Sie antworten mit einem kurzen Kochira koso.

Omiyage, wenn Sie es mitbringen, wird an dieser Stelle in einem Satz übergeben, tsumaranai mono desu ga oder das leichtere minasan de dōzo, bitte teilen Sie es, und der Gastgeber legt es beiseite, ohne es zu öffnen. Smalltalk über die Reise oder das Wetter füllt den Weg zum Besprechungsraum; Beschränken Sie sich auf zwei oder drei Börsen.

Reisevokabular auf Formularen und im Chat

Die folgenden Wörter erscheinen auf dem Shinsei, im Spesensystem und in den Nachrichten, die Ihnen der Administrator senden wird. Lernen Sie die Messwerte, damit Sie sie am Schreibtisch laut aussprechen und nicht nur auf dem Bildschirm erkennen können.

Chokkō chokki ist wissenswert: Es bedeutet, dass man von zu Hause direkt zum Ziel fährt und nach Hause kommt, ohne das Büro zu passieren. Dies muss normalerweise im Shinsei oder im Chat angegeben werden, damit das Team weiß, wo man ist.

Der Reisebericht und die Rückkehr

Das Shucchō Hōkoku schließt die Reise ab. Es ist kurz und sachlich: Termine, Ziel, getroffene Personen, Zweck, Ergebnisse, nächste Maßnahmen und Kosten, in dieser Reihenfolge. Die meisten Unternehmen verfügen über ein Formular oder eine Vorlage. einige akzeptieren eine E-Mail an den Manager. Es wird innerhalb von ein oder zwei Tagen erwartet, und Ihr Vorgesetzter möchte in der Regel am ersten Morgen eine gesprochene Zusammenfassung, bevor er sie liest. Führen Sie mit dem Ergebnis, dann mit dem nächsten Schritt und dann mit allem, was schief gelaufen ist.

Die Rückgabe selbst hat ihre eigenen Zeilen. Sagen Sie „Tadaima modorimashita“, wenn Sie hereinkommen, danken Sie demjenigen, der für Sie gesorgt hat, und legen Sie die Omiyage in den Gemeinschaftsraum, mit einem Wort an das Team. Dann reichen Sie den Seisan mit den Quittungen ein. Nutzen Sie die Checkliste unten bei den ersten paar Malen.

• Sagen Sie „Tadaima modorimashita“ und danken Sie den Kollegen, die für Sie gesorgt haben
• Geben Sie dem Manager eine zweiminütige gesprochene Zusammenfassung, mit der Schlussfolgerung zuerst
• Reichen Sie das shucchō hōkoku innerhalb der Frist des Unternehmens ein
• Legen Sie jede Quittung dem Seisan bei und erklären Sie etwaige Taxi- oder Zusatzkosten
• Senden Sie eine Dankes-E-Mail an das Büro oder den Kunden, den Sie besucht haben
• Deaktivieren Sie das Omiyage und sagen Sie dem Team, dass es da ist
• Notieren Sie die nächsten Aktionen und Termine der Besprechung im freigegebenen Kalender

Fehler, die es zu vermeiden gilt

Der erste Fehler besteht darin, vor der Genehmigung zu buchen. Wenn das Shinsei abgelehnt wird oder sich die Daten ändern, wird ein selbst gebuchtes Ticket zu Ihrem Problem. Der zweite Grund ist der Verlust von Quittungen; Ein Anspruch ohne Ryōshūsho wird oft komplett abgelehnt. Die dritte Möglichkeit besteht darin, das Kundenregister in Ihrer eigenen Filiale oder das Kollegenregister bei einem Kunden zu verwenden. Der vierte ist ein verspäteter oder vager Bericht: Ein Hōkoku, der besagt, dass das Treffen gut verlaufen sei, sagt dem Manager nichts, und ein Hōkoku, der eine Woche später eintrifft, deutet darauf hin, dass die Reise keine Rolle gespielt hat.

Betrachten Sie die Reise schließlich nicht als eine Auszeit vom Team. In den meisten Unternehmen wird eine kurze Chat-Nachricht bei Ankunft und Abreise sowie die Erreichbarkeit während der Bürozeiten erwartet, sofern Sie nichts anderes vereinbart haben.