Japanische Angebote, Rechnungen und Verträge: Von Mitsumorisho bis Keiyakusho erklärt

Die Dokumentenkette vom Angebot bis zur Zahlung

Ein typischer Deal zwischen zwei japanischen Unternehmen läuft so ab. Der Käufer bittet um ein Angebot und der Verkäufer sendet ein Mitsumorisho. Der Käufer akzeptiert die Bestellung durch Absenden eines Hatchūsho; Auf Seiten des Verkäufers ist der Erhalt dieser Bestellung juchū, und er kann die Bestellung mit einem chūmon ukesho oder juchū kakuninsho bestätigen. Der Verkäufer liefert mit einem Nōhinsho, einem Lieferschein, und häufig einem Kenshūsho oder Juryōsho, das der Käufer als Annahme unterschreiben muss. Der Verkäufer stellt dann ein Seikyūsho, die Rechnung, aus, der Käufer zahlt per Furikomi, Banküberweisung, und der Verkäufer stellt möglicherweise ein Ryōshūsho, eine Quittung, aus.

Ein Keiyakusho, ein Vertrag, steht über dieser Kette für laufende oder große Beziehungen, und ein Kihon Keiyakusho, eine Basisvereinbarung, umfasst oft viele kleine Aufträge, sodass für jeden nur ein Angebot und eine Bestellung erforderlich sind. Bei kleinen Einkäufen überspringen Sie mehrere Schritte, aber lernen Sie trotzdem die Reihenfolge kennen, da jedes Dokument mit der Nummer auf das davor liegende Dokument verweist.

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Lesen eines Mitsumorisho und eines Hatchūsho

Ein Angebot besteht aus einer Kopfzeile mit dem Namen des Käufers und onchū, dem Firmenäquivalent von sama, dem Namen und Siegel des Verkäufers, einer Nummer, mitsumori bangō und dem Datum. Der Hauptteil listet die Artikel hinmei mit der Menge sūryō, der Einheit tan'i, dem Stückpreis tanka und der Menge kingaku auf. Nachfolgend finden Sie die Zwischensumme Shōkei, die Verbrauchssteuer Shōhizei und die Gesamtsumme Gōkei. Drei Felder unten sind am wichtigsten: nōki, die Lieferzeit; shiharai jōken, Zahlungsbedingungen; und yūkō kigen, wie lange der Preis gültig ist. Eine Bikō-Linie enthält Bemerkungen.

Ein Hatchūsho spiegelt das Angebot wider und fügt die Lieferadresse (nōhin-saki), das gewünschte Lieferdatum (nōhin kibōbi) und die Bestellnummer des Käufers hinzu, die der Verkäufer auf der Rechnung angibt. Wenn Sie ein Angebot erhalten, überprüfen Sie die Einzelpreise, prüfen Sie, ob Steuern enthalten sind, und lesen Sie die Gültigkeitsdauer: Ein Angebot, das vor Abschluss Ihrer internen Genehmigung abläuft, bedeutet eine zweite Runde.

Lesen eines Seikyūsho und der Zahlungsbedingungen

Eine Rechnung wiederholt die Posten und Summen und fügt die Felder hinzu, die darüber entscheiden, wann und wie sich das Geld bewegt. Hakkōbi ist das Ausgabedatum. Shiharai Kigen ist der Fälligkeitstermin. Furikomisaki ist das Bankkonto: Bank, Filiale, Kontotyp, futsū oder tōza, Nummer und Kontoname, kōza meigi. Furikomi tesūryō, die Überweisungsgebühr, wird in der Regel vom Zahler getragen, und auf der Rechnung kann dies auch vermerkt sein. Seit der Einführung des qualifizierten Rechnungssystems tragen auch Rechnungen von eingetragenen Unternehmen eine Registrierungsnummer, die mit T beginnt; Fragen Sie die Buchhaltung, welche Auswirkungen dies auf Ihr Unternehmen hat.

Zahlungsbedingungen werden als Formel aus zwei Hälften geschrieben. Die erste Hälfte ist der Shime, der Abbruch, der einen Rechnungsstapel abschließt; der zweite ist der Barai, wenn dieser Betrag bezahlt wird. Getsumatsu shime yokugetsu matsu barai: am Monatsende geschlossen, am Ende des nächsten Monats bezahlt. Nijū-nichi shime yokugetsu jū-nichi barai: geschlossen am 20., bezahlt am 10. des nächsten Monats. Yokuyokugetsu bedeutet der übernächste Monat. Sōkin ist ein einfaches Wort für das Senden von Geld; nyūkin ist das Geld, das angekommen ist, also überprüft nyūkin kakunin, ob es eingegangen ist.

Nōhinsho, Ryōshūsho und Keiyakusho

Ein Nōhinsho reist mit den Waren und listet auf, was geliefert wurde; Der Käufer vergleicht es mit der Bestellung, Kenshū, und behält es. Als Beweis geht ein Juryōsho oder eine unterschriebene Kopie an den Verkäufer zurück. Wenn eine Lieferung zu kurz oder beschädigt ist, geben Sie bei Ihrem Anruf die Nōhinsho-Nummer an.

Ein Ryōshūsho bestätigt den Zahlungseingang. Bei Banküberweisungen betrachten viele Unternehmen den Überweisungsbeleg als Beleg und stellen diesen nicht aus, es sei denn, sie werden dazu aufgefordert. Ein Keiyakusho beschreibt die gesamte Beziehung: die Parteien, Kō und Otsu, den Umfang, den Preis, die Laufzeit, Kikan, Erneuerung, Kōshin, Kündigung, Kaijo und Vertraulichkeit, Himitsu Hoji. Verträge werden oft in zwei Exemplaren erstellt, eines für jede Seite, und jedes Unternehmen stempelt beide Exemplare. Siehe Artikel nach Nummer, jō: dai-san-jō, Artikel drei.

Inkan, Kakuin und Denshi Keiyaku

Herkömmliche Verträge werden abgestempelt und nicht unterzeichnet. Das eingetragene Siegel des Unternehmens, Jitsuin, befindet sich auf dem Unterschriftenblock. Über die Grenze jedes Seitenpaars wird ein Keiin gedrückt, damit die Seiten nicht vertauscht werden können. und ein Teisei-In kennzeichnet jede handschriftliche Korrektur. Gewöhnliche interne Papiere verwenden ein quadratisches Kakuin oder ein persönliches Mitome-In, und das Verb zum Stempeln ist ōin oder Nattsuin. Wer das Siegel trägt und wer es nutzen darf, ist eine strenge interne Regelung.

Elektronische Verträge, denshi keiyaku, die über einen Webdienst unterzeichnet werden, sind mittlerweile weit verbreitet. Der Wortschatz verlagert sich auf denshi shomei, elektronische Signatur; denshi shoshiki, die elektronische Form eines Dokuments; und Shōnin, Genehmigung, in einem Arbeitsablauf. Einige Gegenparteien verlangen immer noch Papier, daher muss in einer Anfrage möglicherweise angegeben werden, welches Formular Sie akzeptieren können. Ob für einen bestimmten Vertrag ein Siegel, eine Unterschrift oder eine elektronische Signatur erforderlich ist, hängt vom Unternehmen, dem Dokument und der Gegenpartei ab. Fragen Sie daher Ihr Rechts- oder allgemeines Team.

Jedes Dokument höflich anfordern

Das Anforderungsmuster ist für jedes Dokument gleich. Benennen Sie es mit „o“ oder „go“, sagen Sie, worum es geht, geben Sie eine Frist und ein Format an und schließen Sie mit „Danke für die Mühe“. Das Kernverb ist go-sōfu itadakemasu deshō ka, könntest du senden, oder o-okuri itadakemasu deshō ka; für die Ausstellung eines neuen Dokuments, go-hakkō itadakemasu deshō ka. Fügen Sie einen Grund hinzu, wenn die Frist knapp ist: shanai shori no tsugō de, für die interne Bearbeitung.

Geben Sie am Telefon Ihr Unternehmen und Ihren Namen ein und wiederholen Sie die Dokumentnummer. Wenn Sie ein Dokument senden, verwenden Sie „o-okuri itashimasu“ und bitten Sie um eine Rücksprache mit go-kakunin kudasai. Ein verspätetes Dokument zu verfolgen ist höflich, aber direkt: sakujitsu o-negai shita seikyūsho no ken desu ga, und dann die Frage.

Dokumentenvokabular

In der Tabelle sind die Dokumentnamen und die Felder aufgeführt, die Sie darauf lesen.

Fehler, die die Zahlung verzögern

Die meisten Verzögerungen sind auf ein Feld zurückzuführen, nicht auf einen Streit. Eine Rechnung, die an den falschen Firmennamen adressiert ist oder die Abteilung fehlt; eine Bestellnummer, die nicht übereinstimmt; eine Steuerzeile fehlt oder ist doppelt vorhanden; Bankverbindung mit Kontoname in falscher Schrift; ein Fälligkeitsdatum, das die Bedenken des Kunden ignoriert, sodass die Rechnung einen Tag zu spät eintrifft und einen Monat warten muss. Bei Verträgen sind die klassischen Fehler ein fehlendes Keiin, ein Stempel mit dem falschen Siegel und ein Name der Gegenpartei, der um ein Zeichen vom registrierten Namen abweicht.

Bevor Sie ein Dokument senden, überprüfen Sie den Namen des Empfängers, die Nummer, auf die er sich bezieht, und die Bedingungen mit dem vorherigen Dokument in der Kette. Wenn ein Kunde sagt, dass ein Dokument falsch ist, entschuldigen Sie sich kurz, fragen Sie genau nach, in welchem ​​Feld und senden Sie es noch am selben Tag erneut mit sai-hakkō in der Betreffzeile. Die Unternehmenspraxis ist hier in fast allem unterschiedlich, von Siegeln bis hin zu Zahlungsmonaten. Lernen Sie also die Sprache und fragen Sie dann einen Kollegen, wie Ihr Unternehmen das macht.

• Überprüfen Sie auf jedem Dokument den Namen, Onchū oder Sama und die Abteilung
• Geben Sie im nächsten Dokument die Nummer des vorherigen Dokuments an
• Bestätigen Sie Zeikomi oder Zeinuki und die Steuerzeile vor dem Senden
• Lesen Sie die Rechnung des Kunden und senden Sie ihm vorher die Rechnung
• Fragen Sie, bevor Sie stempeln; Für Siegel gelten Regeln darüber, wer sie verwenden darf