เหตุใดความเงียบจึงถูกมองว่าเป็นความเสี่ยง
หลายทีมนอกประเทศญี่ปุ่นให้รางวัลแก่พนักงานที่ซึมซับปัญหาและรายงานเฉพาะผลลัพธ์ที่เสร็จสมบูรณ์เท่านั้น สถานที่ทำงานของญี่ปุ่นมักดำเนินไปในทิศทางตรงกันข้าม ผู้จัดการได้รับการคาดหวังให้ทราบสถานะของงานอย่างต่อเนื่อง ดังนั้นกระแสของการอัปเดตเล็กๆ น้อยๆ จึงเป็นสิ่งที่ช่วยให้พวกเขาเปลี่ยนเส้นทางความพยายามก่อนที่จะสูญเปล่า เมื่อพนักงานเงียบไปหนึ่งสัปดาห์แล้วรายงานงานที่เสร็จสิ้น ปฏิกิริยามักจะบรรเทาลงผสมกับความไม่สบายใจ เนื่องจากไม่มีใครสามารถแก้ไขหลักสูตรได้
นี่คือสาเหตุว่าทำไมนิสัยนี้จึงได้รับการฝึกฝนอย่างชัดเจนในหลายบริษัท และทำไมพนักงานต่างชาติที่มีความสามารถอย่างแท้จริงถึงยังถูกมองว่าเป็นชินปาอิ ซึ่งเป็นความกังวล ช่องว่างไม่ใช่ความสามารถ มันคือความเห็นการวิ่งที่หายไป แนวทางปฏิบัติจะแตกต่างกันไปตามบริษัท อุตสาหกรรม และรุ่น และบางทีมก็ผ่อนคลายมากกว่าทีมอื่นๆ ดังนั้นให้ดูว่าเพื่อนร่วมงานของคุณทำอะไรจริงๆ แทนที่จะคิดว่าเป็นเวอร์ชันที่เข้มงวดที่สุด
| ญี่ปุ่น | โรมาจิ | ความหมาย |
|---|---|---|
| 報告・連絡・相談は大事だと言われました。 | Hōkoku, renraku, sōdan wa daiji da to iwaremashita. | ฉันได้รับแจ้งว่าการรายงาน การแจ้ง และการให้คำปรึกษาเป็นสิ่งสำคัญ |
| こまめに報告するようにしています。 | Komame ni hōkoku suru yō ni shite imasu. | ฉันพยายามรายงานบ่อยๆ |
| 自分で解決しようとしてしまいました。 | Jibun de kaiketsu shiyō to shite shimaimashita. | ในที่สุดฉันก็พยายามแก้ปัญหาด้วยตัวเอง |
| 次からは早めにお伝えします。 | Tsugi kara wa hayame ni otsutae shimasu. | คราวหน้าผมจะเล่าให้ฟังให้เร็วกว่านี้ |
ฟังก์ชันทั้งสามนี้โดยสรุป
| การทำงาน | วลีเปิด | เมื่อใดจึงจะใช้มัน |
|---|---|---|
| 報告 โฮโคกุ (รายงาน) | ご報告があります。โกโฮโคกุ กา อาริมาสึ | งานคืบหน้า เสร็จสิ้น หรือผิดพลาด และผู้จัดการของคุณต้องรับผิดชอบ |
| 連絡 เร็นระกุ (แจ้ง) | 共有させてください。Kyōyū sasete kudasai. | ข้อมูลที่ผู้อื่นต้องการ โดยไม่ต้องตัดสินใจ: การเปลี่ยนแปลงกำหนดการ ข้อความจากลูกค้า การลาของคุณ |
| 相談 โซดา (ปรึกษา) | ご相談があrunのでซุが。โกโซดัน กาอารุ โนะ เดซู กา. | คุณกำลังจะตัดสินใจอะไรบางอย่างและต้องการคำตัดสินหรือความเห็นก่อน |
การตั้งชื่อฟังก์ชันก่อนพูดถือเป็นทักษะเพียงครึ่งเดียว ผู้ฟังใช้วลีแรกนั้นเพื่อตัดสินใจว่าจะต้องให้ความสนใจมากเพียงใดในสามสิบวินาทีถัดไป จะหยุดสิ่งที่พวกเขากำลังทำอยู่ และไม่ว่าพวกเขาจะขอให้พวกเขาตัดสินใจหรือไม่ การเปิดโดยกดผิดเป็นสาเหตุของความสับสน โดยทั่วไป น้ำอัดลมที่ส่งมาในรายงานทำให้ผู้จัดการไม่แน่ใจว่าต้องการคำตอบหรือไม่ และรายงานที่เปิดเป็นการปรึกษาหารือทำให้พวกเขาเตรียมพร้อมสำหรับคำถามที่ไม่เคยเกิดขึ้น
ตรงต่อเวลาก่อนที่จะพูด
เกือบทุกช่วงเวลา hou-ren-sou เริ่มต้นด้วยการเรียกร้องความสนใจ เนื่องจากการขัดจังหวะโดยไม่มีใครเลยถือเป็นส่วนที่ผู้เรียนส่วนใหญ่เข้าใจผิด การเปิดมาตรฐานเป็นการยอมรับว่าอีกฝ่ายกำลังยุ่ง ระบุคร่าวๆ ว่าคุณต้องการนานแค่ไหน และช่วยให้พวกเขาเลื่อนเวลาออกไปได้ง่ายๆ การตั้งชื่อความยาวมีความสำคัญมากกว่าเสียง: sanpun hodo บอกผู้จัดการว่าพวกเขาได้ยินคุณแล้ว แทนที่จะกำหนดเวลาให้คุณไว้ทีหลัง
ความเร่งด่วนเปลี่ยนถ้อยคำ สำหรับสิ่งใดก็ตามที่มีความสำคัญต่อเวลาอย่างแท้จริง ให้พูดที่ด้านหน้าด้วยคำว่า isogi no ken de หรือ torisogi และอย่าทำให้เบาลงเพื่อขอช่วงเวลาที่สะดวก สำหรับสิ่งใดที่รอได้ ให้เสนอการเลื่อนออกไปด้วยตนเอง ผู้จัดการที่ได้รับตัวเลือกมักจะใช้เวลาสองนาทีทันที
| ญี่ปุ่น | โรมาจิ | ความหมาย |
|---|---|---|
| 今、お時間よろしいでしょうか。 | Ima, ojikan yoroshii deshō ka? | ตอนนี้คุณพอมีเวลาไหม? |
| 三分ほどお時間いただけますか。 | San-pun hodo ojikan itadakemasu ka? | ฉันขอเวลาสักสามนาทีได้ไหม? |
| お忙しいところ失礼します。 | Oisogashii tokoro shitsurei shimasu. | ขออภัยที่ต้องรบกวนในขณะที่คุณไม่ว่าง |
| 急ぎの件でご報告があります。 | Isogi no ken de gohōkoku ga arimasu. | ฉันมีเรื่องด่วนจะรายงาน |
| お手が空いたときで結構です。 | Ote ga aita toki de kekkō desu. | ว่างเมื่อไหร่ก็ไม่เป็นไร |
| 後ほどでも構いません。 | Nochihodo demo kamaimasen. | ทีหลังก็ดีเหมือนกัน |
| どうぞ、何ですか。 | Dōzo, nan desu ka? | เอาเลย มันคืออะไร? (คำตอบของผู้จัดการ) |
| 十分後でもいい？ | Juppun-go demo ii? | อีกสิบนาทีต่อจากนี้จะได้ผลไหม? (คำตอบของผู้จัดการแบบไม่เป็นทางการ) |
โฮโคกุ: รายงานความคืบหน้าและผลลัพธ์
รายงานจะสั้นและเป็นระเบียบ: ข้อสรุป จากนั้นจึงสนับสนุนรายละเอียด แล้วจะเกิดอะไรขึ้นต่อไป Ketsuron kara mōshiagemasu แปลว่าฉันจะเริ่มด้วยบทสรุป คุ้มค่าแก่การท่องจำเป็นหน่วยเดียว เพราะการนำพื้นหลังเป็นนิสัยที่ผู้เรียนส่วนใหญ่นำมาและเป็นสิ่งที่ทำให้ผู้ฟังที่มีงานยุ่งหงุดหงิดมากที่สุด ตั้งเป้าไว้สามสิบวินาทีเว้นแต่คุณจะถูกขอเพิ่ม
ปิดรายงานอย่างชัดเจน อิโจ เดสุ เป็นจุดจบเพื่อให้ผู้ฟังรู้ว่าคุณฟังจบแล้ว และป้องกันไม่ให้คุณทั้งคู่รออย่างอึดอัด คำถามติดตามผลสั้นๆ เชิญชวนให้พวกเขาตรวจสอบสิ่งที่ไม่ชัดเจนมีค่าใช้จ่ายหนึ่งประโยคและมักจะบันทึกการสนทนาที่สองในภายหลัง
| ญี่ปุ่น | โรมาจิ | ความหมาย |
|---|---|---|
| ご報告があります。 | Gohōkoku ga arimasu. | ฉันมีเรื่องที่ต้องรายงาน |
| A社の件について、ご報告します。 | A-sha no ken ni tsuite, gohōkoku shimasu. | ฉันกำลังรายงานเกี่ยวกับเรื่องของบริษัท A |
| 結論から申し上げます。 | Ketsuron kara mōshiagemasu. | ฉันจะเริ่มต้นด้วยข้อสรุป |
| 予定どおり進んでいます。 | Yotei dōri susunde imasu. | มันกำลังเป็นไปตามแผน |
| 本日、作業が完了しました。 | Honjitsu, sagyō ga kanryō shimashita. | งานเสร็จสมบูรณ์ในวันนี้ |
| 現在、半分ほど終わっています。 | Genzai, hanbun hodo owatte imasu. | ปัจจุบันเสร็จไปแล้วประมาณครึ่งหนึ่ง |
| 明日中に終わる見込みです。 | Ashita-jū ni owaru mikomi desu. | คาดว่าจะแล้วเสร็จภายในสิ้นวันพรุ่งนี้ |
| 残っているのは確認作業だけです。 | Nokotte iru no wa kakunin sagyō dake desu. | สิ่งที่เหลืออยู่คือการตรวจสอบ |
| 以上です。 | Ijō desu. | นั่นคือทั้งหมดที่ |
| 何かご不明な点はありますか。 | Nani ka gofumei na ten wa arimasu ka? | มีอะไรไม่ชัดเจนหรือเปล่า? |
| ありがとう、助かります。 | Arigatō, tasukarimasu. | ขอบคุณครับ นั่นช่วยได้ (คำตอบของผู้จัดการ) |
| そのまま進めてください。 | Sono mama susumete kudasai. | ดำเนินไปในแบบที่คุณเป็น (คำตอบของผู้จัดการ) |
Renraku: ส่งต่อสิ่งที่ผู้อื่นจำเป็นต้องรู้
Renraku เป็นข้อมูลที่ไม่มีการตัดสินใจแนบมา และเป็นข้อมูลที่เบาที่สุดในสามรายการ Kyōyū sasete kudasai ให้ฉันแบ่งปันสิ่งนี้ ใช้ได้กับเกือบทุกอย่าง ลูกค้าเปลี่ยนวัน จัดส่งล่าช้า ห้องประชุมถูกย้าย คุณจะออกจากออฟฟิศ ข้อผิดพลาดที่ผู้เรียนทำคือการกรองข้อมูลมากเกินไปและการตัดสินใจในเรื่องที่เล็กเกินกว่าจะกล่าวถึง สิ่งของเล็กๆ น้อยๆ คือสิ่งที่ renraku มีไว้
การขาดงานและการมาสายก็อยู่ที่นี่เช่นกัน และพวกเขาก็มีแบบแผนของตัวเอง รายงานพวกเขาโดยเร็วที่สุด ระบุเหตุผลสั้นๆ และแจ้งเวลาที่คาดว่าจะมาถึงแทนที่จะขอโทษเพียงอย่างเดียว ใส่สุมิมะเซ็นที่ด้านหน้าเพียงครั้งเดียวก็เพียงพอแล้ว การขอโทษที่ยาวนานทำให้ข้อมูลที่เป็นประโยชน์ล่าช้า
| ญี่ปุ่น | โรมาจิ | ความหมาย |
|---|---|---|
| 共有させてください。 | Kyōyū sasete kudasai. | ให้ฉันแบ่งปันสิ่งนี้กับคุณ |
| 念のため共有します。 | Nen no tame kyōyū shimasu. | ฉันกำลังแบ่งปันสิ่งนี้ในกรณี |
| 先方から連絡がありました。 | Senpō kara renraku ga arimashita. | เราได้ยินจากลูกค้า |
| 会議の時間が変更になりました。 | Kaigi no jikan ga henkō ni narimashita. | เวลาประชุมมีการเปลี่ยนแปลง |
| 納品が一日遅れるそうです。 | Nōhin ga ichinichi okureru sō desu. | แสดงว่าการจัดส่งจะล่าช้าไปหนึ่งวัน |
| 明日は午後から外出します。 | Ashita wa gogo kara gaishutsu shimasu. | พรุ่งนี้ฉันจะออกจากออฟฟิศตอนบ่าย |
| 電車が遅れており、十分ほど遅れます。 | Densha ga okurete ori, juppun hodo okuremasu. | รถไฟล่าช้า ดังนั้นฉันจะสายประมาณสิบนาที |
| 体調が悪いため、本日はお休みをいただきます。 | Taichō ga warui tame, honjitsu wa oyasumi o itadakimasu. | ฉันไม่สบาย วันนี้ฉันจะหยุด |
| 席を外していました、すみません。 | Seki o hazushite imashita, sumimasen. | ฉันอยู่ห่างจากโต๊ะ ขอโทษด้วย |
| 了解しました、共有ありがとう。 | Ryōkai shimashita, kyōyū arigatō. | เข้าใจแล้ว ขอบคุณสำหรับการแบ่งปัน (คำตอบของเพื่อนร่วมงาน) |
โซดาน : ปรึกษาก่อนตัดสินใจ
Sōdanเป็นหน้าที่ที่พนักงานต่างชาติใช้มากที่สุด เพราะการตัดสินใจเพียงอย่างเดียวก็รู้สึกเหมือนเป็นการริเริ่ม ในทางปฏิบัติ การให้คำปรึกษาก่อนตัดสินใจคือสิ่งที่ได้รับความไว้วางใจ ซึ่งจะแสดงให้คุณรู้ว่าตัวเลือกใดเป็นของคุณและตัวเลือกใดไม่ใช่ วลี gosōdan ga aru no desu ga ลงท้ายด้วย ga ที่อ่อนลงและจงใจหายไป ซึ่งเป็นสัญญาณว่าคุณกำลังถามแทนที่จะประกาศ
การให้คำปรึกษาที่ดีไม่ใช่คำถามที่ว่างเปล่า อธิบายสถานการณ์ในประโยคเดียว ตั้งชื่อตัวเลือกที่คุณเห็น บอกว่าคุณโน้มตัวไปทางไหน แล้วถาม Handan ni mayotte orimashite แปลว่า ฉันเสียใจกับการตัดสิน เป็นสะพานเชื่อมที่มีประโยชน์ระหว่างสถานการณ์กับคำถาม ปิดท้ายด้วย ikaga deshō ka เชิญชวนให้แสดงความคิดเห็นโดยไม่เรียกร้อง
| ญี่ปุ่น | โรมาจิ | ความหมาย |
|---|---|---|
| ご相談があるのですが、今よろしいでしょうか。 | Gosōdan ga aru no desu ga, ima yoroshii deshō ka? | มีเรื่องอยากจะปรึกษาคุณเรื่อง; ตอนนี้เป็นยังไงบ้าง? |
| 少しご相談させてください。 | Sukoshi gosōdan sasete kudasai. | ผมขอปรึกษาคุณสั้นๆ นะครับ |
| 判断に迷っておりまして。 | Handan ni mayotte orimashite. | ฉันฉีกขาดเกี่ยวกับวิธีการตัดสินสิ่งนี้ |
| 対応案が二つあります。 | Taiō-an ga futatsu arimasu. | มีสองแนวทางที่เป็นไปได้ |
| 私はA案がよいと思いますが、いかがでしょうか。 | Watashi wa A-an ga yoi to omoimasu ga, ikaga deshō ka? | ฉันคิดว่าตัวเลือก A ดีกว่า คุณคิดอย่างไร? |
| ご意見をいただけますか。 | Goiken o itadakemasu ka? | ฉันขอความคิดเห็นของคุณได้ไหม? |
| 進める前に確認させてください。 | Susumeru mae ni kakunin sasete kudasai. | ให้ฉันตรวจสอบกับคุณก่อนดำเนินการต่อ |
| これは私が決めてよい範囲でしょうか。 | Kore wa watashi ga kimete yoi han'i deshō ka? | นี่อยู่ในช่วงที่ฉันอาจตัดสินใจเองหรือไม่? |
| B案のほうが安全だと思うよ。 | B-an no hō ga anzen da to omou yo. | ฉันคิดว่าตัวเลือก B ปลอดภัยกว่า (คำตอบของผู้จัดการแบบไม่เป็นทางการ) |
| それは自分で判断して大丈夫です。 | Sore wa jibun de handan shite daijōbu desu. | คุณสามารถตัดสินใจได้ด้วยตัวเอง (คำตอบของผู้จัดการ) |
การอัปเดตรายวันแบบสั้น
หลายทีมมีจังหวะเล็กๆ น้อยๆ ในแต่ละวัน: ท่อนในตอนเช้าเกี่ยวกับสิ่งที่คุณตั้งใจจะทำ และท่อนสุดท้ายของวันเกี่ยวกับสิ่งที่เกิดขึ้น การรักษาให้เหลือเพียง 3 รายการจะทำให้มีความยั่งยืน และความสม่ำเสมอมีความสำคัญมากกว่ารายละเอียด ผู้จัดการที่ได้รับการอัพเดตรูปแบบเดียวกันทุกวันไม่จำเป็นต้องถามอีกต่อไป
จัดโครงสร้างการอัปเดตแต่ละครั้งว่าเสร็จแล้ว กำลังทำ และถูกบล็อก เส้นที่ถูกบล็อกคือเส้นที่มีค่า เพราะเป็นที่ซ่อนการยกระดับตั้งแต่เนิ่นๆ หากไม่มีสิ่งใดถูกบล็อก ให้พูดอย่างชัดเจนแทนที่จะปล่อยทิ้งไว้ เนื่องจากบรรทัดตัวบล็อกที่ขาดจะอ่านว่าถูกลืม แทนที่จะชัดเจน
| ญี่ปุ่น | โรมาจิ | ความหมาย |
|---|---|---|
| 本日の予定をお伝えします。 | Honjitsu no yotei o otsutae shimasu. | แผนของวันนี้มาเล่าให้ฟังหน่อย |
| 午前中は資料を作成します。 | Gozen-chū wa shiryō o sakusei shimasu. | ฉันจะเตรียมเอกสารเช้านี้ |
| 本日の進捗をご報告します。 | Honjitsu no shinchoku o gohōkoku shimasu. | ฉันกำลังรายงานความคืบหน้าของวันนี้ |
| 完了したのは二件です。 | Kanryō shita no wa ni-ken desu. | เสร็จเรียบร้อยแล้วสองรายการ |
| 残りは明日対応します。 | Nokori wa ashita taiō shimasu. | ฉันจะจัดการส่วนที่เหลือพรุ่งนี้ |
| 今のところ問題はありません。 | Ima no tokoro mondai wa arimasen. | ไม่มีปัญหาในขณะนี้ |
| 一点だけ止まっている作業があります。 | Itten dake tomatte iru sagyō ga arimasu. | มีเพียงงานเดียวที่จนตรอก |
| お先に失礼します。 | Osaki ni shitsurei shimasu. | ฉันจะไปแล้ว ขอโทษนะ |
บานปลายและรายงานข่าวร้าย
รายงานที่ยากที่สุดคือการยอมรับว่ามีบางอย่างผิดพลาด และสัญชาตญาณในการรอจนกว่าคุณจะได้รับการแก้ไขคือสิ่งที่นิสัยนี้ออกแบบมาเพื่อป้องกันนั่นเอง พูดตั้งแต่เนิ่นๆ ในขณะที่มันยังถูกอยู่ ฮายาเมะ นิ otsutae shita hō ga yoi ถึง omoimashite หมายความว่า ฉันคิดว่าเป็นการดีกว่าที่จะบอกคุณตั้งแต่เนิ่นๆ โดยมองว่ารายงานที่ไม่สมบูรณ์เป็นเพียงการตัดสินใจโดยเจตนา แทนที่จะเป็นความล้มเหลวในการทำให้เสร็จ
ลำดับมีความสำคัญเมื่อมีข่าวร้าย ข้อเท็จจริง สาเหตุ ผลกระทบ แผนงาน และการขอโทษสั้นๆ อย่างหนึ่ง ผู้เรียนมักจะย้อนประเด็นนี้และเปิดเรื่องด้วยการขอโทษยาวๆ หรือปกป้องเหตุผล ซึ่งทำให้ข้อมูลที่ผู้ฟังต้องการจริงๆ ล่าช้า เก็บคำขอโทษไว้เพียงประโยคเดียวและทุ่มเทพลังของคุณในการวางแผนและการป้องกัน
| ญี่ปุ่น | โรมาจิ | ความหมาย |
|---|---|---|
| 一点、問題が発生しました。 | Itten, mondai ga hassei shimashita. | มีปัญหาหนึ่งเกิดขึ้น |
| 早めにお伝えしたほうがよいと思いまして。 | Hayame ni otsutae shita hō ga yoi to omoimashite. | ฉันคิดว่ามันจะดีกว่าที่จะบอกคุณก่อน |
| まだ解決していませんが、状況をご報告します。 | Mada kaiketsu shite imasen ga, jōkyō o gohōkoku shimasu. | ยังไม่ได้รับการแก้ไขแต่ขอรายงานสถานการณ์ครับ |
| 納期に間に合わない可能性があります。 | Nōki ni maniawanai kanōsei ga arimasu. | มีความเป็นไปได้ที่เราจะไม่ตรงตามกำหนดเวลา |
| 原因は私の確認漏れです。 | Gen'in wa watashi no kakunin more desu. | สาเหตุคือเช็คที่ฉันพลาด |
| 影響は一件のみです。 | Eikyō wa ikken nomi desu. | ผลกระทบจำกัดอยู่เพียงกรณีเดียว |
| ご迷惑をおかけして申し訳ありません。 | Gomeiwaku o okake shite mōshiwake arimasen. | ฉันขอโทษสำหรับปัญหาที่เกิดขึ้น |
| 再発防止策を考えます。 | Saihatsu bōshi-saku o kangaemasu. | ฉันจะหาวิธีป้องกันไม่ให้มันเกิดขึ้นอีกครั้ง |
| すぐに報告すべきでした。 | Sugu ni hōkoku subeki deshita. | ฉันควรจะรายงานเรื่องนี้ทันที |
| 報告してくれて助かりました。 | Hōkoku shite kurete tasukarimashita. | ฉันดีใจที่คุณรายงานเรื่องนี้ (คำตอบของผู้จัดการ) |
ขอการตัดสินใจไม่มอบปัญหา
มีความแตกต่างอย่างแท้จริงระหว่างการบอกว่าเรามีปัญหากับการบอกว่านี่คือสองตัวเลือก คุณชอบแบบไหน ครั้งแรกจะโอนงานทั้งหมดขึ้นไป ส่วนที่สองเก็บความคิดไว้กับคุณและถามเฉพาะการตัดสินที่เป็นของผู้จัดการเท่านั้น นี่คือที่ที่รายงานและการให้คำปรึกษามาบรรจบกัน และเป็นรูปร่างที่ผู้อาวุโสส่วนใหญ่ชื่นชม
วางกรอบทางเลือกอย่างเป็นรูปธรรม ตั้งชื่อตัวเลือกทั้งสอง ให้คะแนนอย่างละข้อ ระบุข้อเสนอแนะของคุณ และขอคำตัดสิน Gohandan o onegai dekimasu deshō ka เป็นวิธีการอย่างเป็นทางการในการขอการตัดสินใจและเหมาะกับผู้จัดการตั้งแต่สองระดับขึ้นไป dochira ga yoroshii deshō ka เป็นเวอร์ชันประจำวัน
| ญี่ปุ่น | โรมาจิ | ความหมาย |
|---|---|---|
| 二つの案をご説明します。 | Futatsu no an o gosetsumei shimasu. | ให้ฉันอธิบายทั้งสองตัวเลือก |
| A案は早いですが、費用が上がります。 | A-an wa hayai desu ga, hiyō ga agarimasu. | ตัวเลือก A นั้นเร็วกว่า แต่ต้นทุนก็เพิ่มขึ้น |
| B案は安全ですが、一週間かかります。 | B-an wa anzen desu ga, isshūkan kakarimasu. | ตัวเลือก B ปลอดภัยกว่า แต่ต้องใช้เวลาหนึ่งสัปดาห์ |
| どちらがよろしいでしょうか。 | Dochira ga yoroshii deshō ka? | คุณต้องการแบบไหน? |
| ご判断をお願いできますでしょうか。 | Gohandan o onegai dekimasu deshō ka? | ฉันขอให้คุณตัดสินใจได้ไหม? |
| 本日中にご返答いただけると助かります。 | Honjitsu-chū ni gohentō itadakeru to tasukarimasu. | มันจะช่วยได้ถ้าฉันได้คำตอบของคุณภายในสิ้นวันนี้ |
| A案で進めてください。 | A-an de susumete kudasai. | ดำเนินการต่อด้วยตัวเลือก A (คำตอบของผู้จัดการ) |
| 承知しました。A案で進めます。 | Shōchi shimashita. A-an de susumemasu. | เข้าใจแล้ว. ฉันจะดำเนินการตามตัวเลือก A |
ฉบับเขียนในการแชทและอีเมล
ตัวอักษร hou-ren-sou ยังคงลำดับเดิมแต่เพิ่มป้ายกำกับที่ด้านหน้าเพื่อให้ผู้อ่านสามารถแยกแยะได้อย่างรวดเร็ว แท็กที่อยู่ในวงเล็บ เช่น 【報告】, 【連絡】 หรือ 【相談】 จะแจ้งให้ทราบทันทีว่าจำเป็นต้องมีคำตอบหรือไม่ ข้อความแชทมักจะเปิดขึ้นด้วย otsukaresama desu และชื่อของคุณ จากนั้นแท็ก จากนั้นตามด้วยบรรทัดสั้นๆ สามบรรทัด
อีเมลจะเป็นทางการมากขึ้นและใช้หัวเรื่องซ้ำในบรรทัดแรก Toriisogi, gohōkoku ทำเป็นการปิดฉากซึ่งหมายถึงการจดบันทึกอย่างรวดเร็วโดยการรายงาน และเป็นการส่งสัญญาณอย่างสุภาพว่าไม่จำเป็นต้องตอบกลับ เมื่อคุณต้องการคำตอบ ให้พูดอย่างชัดเจนแทน และแจ้งวันที่คุณต้องการคำตอบภายใน แบบแผนเหล่านี้แตกต่างกันไปตามบริษัท ดังนั้นให้คัดลอกรูปร่างที่ทีมของคุณใช้อยู่แล้ว
| ญี่ปุ่น | โรมาจิ | ความหมาย |
|---|---|---|
| お疲れさまです。田中です。 | Otsukaresama desu. Tanaka desu. | สวัสดี นี่ทานากะ (การเปิดแชทมาตรฐาน) |
| 【報告】本日の進捗について | [Hōkoku] Honjitsu no shinchoku ni tsuite | [รายงาน] เกี่ยวกับความคืบหน้าของวันนี้ (แชทหรือหัวเรื่อง) |
| 【相談】対応方針について | [Sōdan] Taiō hōshin ni tsuite | [การให้คำปรึกษา] เกี่ยวกับวิธีจัดการสิ่งนี้ (แชทหรือหัวเรื่อง) |
| 標題の件につきまして、ご報告いたします。 | Hyōdai no ken ni tsukimashite, gohōkoku itashimasu. | ฉันกำลังเขียนเพื่อรายงานเรื่องนี้ในหัวเรื่อง |
| 取り急ぎ、ご報告まで。 | Toriisogi, gohōkoku made. | บันทึกย่อโดยวิธีการรายงาน |
| ご確認のほどよろしくお願いいたします。 | Gokakunin no hodo yoroshiku onegai itashimasu. | ฉันจะขอบคุณถ้าคุณสามารถตรวจสอบสิ่งนี้ |
| 金曜日までにご返信いただけますでしょうか。 | Kin'yōbi made ni gohenshin itadakemasu deshō ka? | คุณช่วยตอบกลับภายในวันศุกร์ได้ไหม |
| ご返信は不要です。 | Gohenshin wa fuyō desu. | ไม่จำเป็นต้องตอบกลับ |
ความผิดพลาดที่ทำให้สูญเสียความไว้วางใจ
- รอจนกว่าปัญหาจะได้รับการแก้ไขก่อนจะพูดถึงมัน เพื่อให้ผู้จัดการเรียนรู้เรื่องนี้หลังจากที่ต้นทุนได้รับการแก้ไขแล้วเท่านั้น
- การเปิดโดยมีพื้นหลังแทนการสรุป ซึ่งทำให้รายงานสามสิบวินาทีใช้เวลาสามนาที
- การให้คำปรึกษาเป็นแถลงการณ์ ดังนั้นจึงไม่มีใครรู้ว่ามีการร้องขอการตัดสินใจ
- การข้ามการเปลี่ยนแปลงเล็กๆ น้อยๆ ข้ามไปเพราะรู้สึกว่าเป็นเรื่องเล็กน้อยเกินกว่าจะได้รับความสนใจจากผู้อื่น
- การขอโทษก่อนข้อเท็จจริง ซึ่งอ่านว่าเป็นการป้องกันมากกว่าความรับผิดชอบ
- รายงานเฉพาะผู้จัดการโดยตรงของคุณเมื่อทีมที่สองได้รับผลกระทบและไม่มีใครบอกพวกเขา
- การใช้แบบฟอร์มสบายๆ กับผู้จัดการอาวุโส เพราะการแชทในทีมให้ความรู้สึกเป็นกันเอง
สิ่งเหล่านี้ไม่ใช่ข้อผิดพลาดทางภาษา ซึ่งเป็นสาเหตุว่าทำไมถึงยังคงมีอยู่แม้กระทั่งในคนที่ภาษาญี่ปุ่นแข็งแกร่งก็ตาม เป็นนิสัยในการเรียงลำดับและเวลา และตอบสนองต่อการซักซ้อมได้ดี หากวลีเปิดและข้อเท็จจริงข้อแรกเป็นไปโดยอัตโนมัติ รายงานส่วนที่เหลือก็จะมีแนวโน้มตามลำดับที่ถูกต้องด้วยตัวมันเอง