กำลังรับข้อความทางโทรศัพท์
ลำดับได้รับการแก้ไขเพียงพอที่จะเรียนรู้เป็นสคริปต์ คุณกำหนดว่าบุคคลนั้นไม่ว่าง เช่น บอกว่าจะกลับมาเมื่อใด เสนอให้รับข้อความ นำไป อ่านกลับ และแจ้งชื่อของคุณเองเพื่อให้ผู้โทรรู้ว่าใครเป็นคนถือ ขั้นตอนสุดท้ายคือแนวปฏิบัติมาตรฐานในสำนักงานของญี่ปุ่น และมักเป็นขั้นตอนเดียวที่ผู้เรียนข้ามไป
การเสนอให้รับข้อความก่อนที่ผู้โทรถามถือเป็นการเคลื่อนไหวที่คาดหวัง Dengon o oazukari shimashō ka, ฉันจะรับข้อความไหม, วางตำแหน่งคุณให้เป็นประโยชน์มากกว่าเป็นอุปสรรค และนั่นคือสิ่งที่เพื่อนร่วมงานชาวญี่ปุ่นจะพูด
| ญี่ปุ่น | โรมาจิ | ความหมาย |
|---|---|---|
| 申し訳ございません。田中は席を外しております。 | Mōshiwake gozaimasen. Tanaka wa seki o hazushite orimasu. | ฉันขอโทษ ทานากะไม่อยู่ที่โต๊ะ |
| 三時ごろ戻る予定です。 | San-ji goro modoru yotei desu. | คาดว่าจะกลับมาประมาณตีสาม |
| 伝言をお預かりしましょうか。 | Dengon o oazukari shimashō ka. | ฉันจะรับข้อความไหม? |
| 折り返しお電話するように伝えましょうか。 | Orikaeshi odenwa suru yō ni tsutaemashō ka. | ฉันควรขอให้พวกเขาโทรกลับหาคุณไหม? |
| 恐れ入りますが、お名前をもう一度伺ってもよろしいでしょうか。 | Osoreirimasu ga, onamae o mō ichido ukagatte mo yoroshii deshō ka. | ขอโทษ ฉันขอถามชื่อคุณอีกครั้งได้ไหม |
| 私、山田が承りました。 | Watakushi, Yamada ga uketamawarimashita. | ฉัน ยามาดะ ได้รับข้อความของคุณแล้ว |
ยืนยันสิ่งที่คุณเขียนลงไป
การอ่านข้อความตอบกลับไม่ใช่ทางเลือกในสำนักงานในญี่ปุ่น และเป็นจุดที่สามารถตรวจจับข้อผิดพลาดได้ ชื่อ ตัวเลข และวันที่เป็นสามรายการที่ต้องได้รับการยืนยัน เนื่องจากเป็นสามรายการที่ไม่สามารถสร้างขึ้นใหม่จากบริบทได้หากคุณเข้าใจผิด
สำหรับชื่อ ให้ถามว่าคันจิเขียนอย่างไรหากต้องการเขียน สำหรับตัวเลข ให้อ่านกลับทีละหลัก สำหรับวันที่ ให้พูดวันในสัปดาห์ข้างวันที่ เพราะนั่นจะเลิกทีละรายการทันที
| ญี่ปุ่น | โรมาจิ | ความหมาย |
|---|---|---|
| 復唱させていただきます。 | Fukushō sasete itadakimasu. | ให้ฉันทำซ้ำที่กลับ |
| お電話番号は、090の1234の5678でよろしいでしょうか。 | Odenwa bangō wa, zero-kyū-zero no ichi-ni-san-yon no go-roku-nana-hachi de yoroshii deshō ka. | เบอร์คุณคือ 090-1234-5678 ถูกต้องไหม? |
| 漢字はどのように書きますか。 | Kanji wa dono yō ni kakimasu ka. | มันเขียนด้วยตัวคันจิยังไงคะ? |
| 十五日の水曜日ですね。 | Jūgo-nichi no suiyōbi desu ne. | วันที่สิบห้า วันพุธ ใช่ไหม? |
| 確かに承りました。 | Tashika ni uketamawarimashita. | ฉันได้เอาสิ่งนั้นลงอย่างแน่นอน |
| 念のため、もう一度確認させてください。 | Nen no tame, mō ichido kakunin sasete kudasai. | เพื่อความปลอดภัย ให้ฉันยืนยันอีกครั้ง |
Fukushō พูดย้อนกลับ เป็นการฝึกฝนที่มีชื่อมากกว่านิสัยส่วนตัว การประกาศว่าคุณกำลังทำเป็นเรื่องปกติและคาดหวัง
คำพูดที่รายงาน: ถึง อิตเตะ อิมะชิตะ และญาติของมัน
หากต้องการถ่ายทอดสิ่งที่ผู้อื่นพูด ให้แนบอนุภาคคำพูดเข้ากับอนุประโยครูปแบบธรรมดาแล้วตามด้วยกริยาของคำพูด ส่วนประโยคข้างในยังคงชัดเจนแม้ว่าประโยคของคุณจะสุภาพก็ตาม ซึ่งเป็นกฎที่ผู้เรียนส่วนใหญ่มักจะฝ่าฝืน: ashita kuru to itte imashita ไม่ใช่ ashita kimasu to itte imashita
กริยาของคำพูดจะเปลี่ยนไปตามสถานะของผู้พูด อิตเตะ อิมะชิตะ เป็นกลางและครอบคลุมกรณีส่วนใหญ่ Osshatte imashita ให้เกียรติและใช้ในการรายงานลูกค้าหรือผู้อาวุโส โมชิเตะ โอริมาชิตะ เป็นภาษาที่ถ่อมตัวและใช้ในการรายงานด้านของตนเองต่อบุคคลภายนอก
| ใครพูด | กริยาที่จะใช้ | ตัวอย่าง |
|---|---|---|
| เพื่อนร่วมงานที่เป็นกลาง | と言っていました to itte imashita | 田中さんな明日来RUと言っていました |
| ลูกค้าหรือผู้อาวุโส | とおっしゃっていました ถึง osshatte imashita | お客様HA資料が必要だとおっしゃっていました |
| ฝ่ายของคุณเองต่อคนนอก | と申しておりました ถึง โมชิเตะ โอริมาชิตะ | ด้วยกัน |
| การรายงานคำขอ | ように言っていました yō ni itte imashita | 折り返してほしいと言っていました |
| รายงานคำถาม | かと聞いていました ka to kiite imashita | 何時に着くかと聞いていました |
ส่งต่อข้อความ
เมื่อคุณส่งข้อความ ให้ชี้นำว่าข้อความนั้นมาจากใครและต้องการอะไร จากนั้นให้รายละเอียด เพื่อนร่วมงานของคุณจำเป็นต้องตัดสินใจว่าจะดำเนินการทันทีหรือไม่ และการฝังคำขอในตอนท้ายของบัญชีตามลำดับเวลาจะทำให้ยากขึ้น
แยกคำพูดของผู้โทรออกจากสรุปของคุณเอง พวกเขาพูดอย่างนั้นโดยส่งสัญญาณโดยไม่ให้โคโตะ เดสุ หรืออิตเตะ อิมาชิตะแยกสิ่งที่พูดออกจากสิ่งที่คุณอนุมาน ซึ่งสำคัญหากข้อความนั้นถูกดำเนินการในภายหลัง
| ญี่ปุ่น | โรมาจิ | ความหมาย |
|---|---|---|
| ABC商事の佐藤様からお電話がありました。 | ABC Shōji no Satō-sama kara odenwa ga arimashita. | มีสายเรียกเข้าจาก Sato จาก ABC Trading |
| 折り返しお電話がほしいとのことです。 | Orikaeshi odenwa ga hoshii to no koto desu. | พวกเขาต้องการโทรกลับ |
| 納期の件で確認したいとおっしゃっていました。 | Nōki no ken de kakunin shitai to osshatte imashita. | พวกเขาบอกว่าต้องการตรวจสอบวันจัดส่ง |
| 五時までなら会社にいらっしゃるそうです。 | Go-ji made nara kaisha ni irassharu sō desu. | พวกเขาบอกว่าพวกเขาจะอยู่ที่ออฟฟิศจนถึงห้าโมง |
| メモを机の上に置いておきました。 | Memo o tsukue no ue ni oite okimashita. | ฉันฝากข้อความไว้บนโต๊ะของคุณ |
| 急ぎではないとのことでした。 | Isogi de wa nai to no koto deshita. | พวกเขาบอกว่ามันไม่เร่งด่วน |
To no koto desu เป็นวลีที่มีประโยชน์มากที่สุดในส่วนนี้ โดยจะทำเครื่องหมายข้อความทั้งหมดตามที่รายงานโดยไม่จำเป็นต้องมีคำกริยาในการพูด
กับดักอันน่ายกย่องในข้อความที่ถ่ายทอด
กฎในกลุ่มและนอกกลุ่มของญี่ปุ่นใช้กับข้อความทั้งหมด และกฎจะพลิกกลับขึ้นอยู่กับว่าคุณกำลังคุยกับใคร สำหรับผู้โทรจากภายนอก ผู้จัดการของคุณคืออุจิอยู่ข้างใน ดังนั้นคุณจึงทิ้งหัวข้อและใช้รูปแบบที่ต่ำต้อยเกี่ยวกับพวกเขา สำหรับเพื่อนร่วมงานของคุณในภายหลัง ผู้จัดการคนเดิมคือผู้อาวุโสและได้รับเกียรติอีกครั้ง
นี่เป็นสาเหตุที่แท้จริงของข้อผิดพลาด เนื่องจากข้อความเหมือนกันและไม่ใช่ภาษา กฎการปฏิบัติคือการถามว่าใครกำลังฟังมากกว่าใครกำลังถูกบรรยาย และรีเซ็ตการให้เกียรติทุกครั้งที่ผู้ฟังเปลี่ยน
| กำลังคุยกับ | เกี่ยวกับผู้จัดการของคุณ ทานากะ | เกี่ยวกับผู้โทรซาโต้ |
|---|---|---|
| ผู้โทรจากภายนอก | 田中HA外出しております Tanaka wa gaishutsu shite orimasu | 佐藤様がおっしゃっていました Satō-sama ga osshatte imashita |
| เพื่อนร่วมงานของคุณ | 田中部長HA外出されていまし Tanaka-buchō wa gaishutsu sarete imasu | 佐藤さんから電話がありました Satō-san kara denwa ga arimashita |
| ผู้จัดการของคุณโดยตรง | ご不在の間に Gofuzai no aida ni | 佐藤様からお電話がございました Satō-sama kara odenwa ga gozaimashita |
โปรดสังเกตว่าผู้เรียกจะรักษาเกียรติของตนไว้ทุกแถว เป็นเพียงด้านของคุณเองเท่านั้นที่ภาษาเปลี่ยนไปตามผู้ชม
ข้อความที่เขียนและการแชท
ข้อความที่ส่งต่อส่วนใหญ่เดินทางผ่านการแชทหรืออีเมล แทนที่จะเป็นกระดาษโน้ต และข้อตกลงก็ถูกบีบอัด รูปร่างที่คาดหวังคือแหล่งที่มา คำขอ กำหนดเวลา และชื่อของคุณตามลำดับในบรรทัดสั้นๆ สี่บรรทัด การเขียนร้อยแก้วแบบยาวไม่เป็นประโยชน์กับสิ่งที่เพื่อนร่วมงานอ่านระหว่างการประชุม
เก็บเครื่องหมายคำพูดที่รายงานไว้เป็นลายลักษณ์อักษร ข้อความแชทที่ระบุว่ากำหนดเวลาคือวันศุกร์จะอ่านเป็นข้อความของคุณ สิ่งหนึ่งที่บอกว่ากำหนดเวลาคือวันศุกร์ทำให้แหล่งที่มาชัดเจนและปกป้องทุกคนหากปรากฏว่าผิดพลาด
| ญี่ปุ่น | โรมาจิ | ความหมาย |
|---|---|---|
| 【伝言】ABC商事・佐藤様より | Dengon: ABC Shōji Satō-sama yori | ข้อความ: จาก Sato จาก ABC Trading |
| ご用件：納期の確認 | Goyōken: nōki no kakunin | เรื่อง: ยืนยันวันส่งมอบ |
| 本日十七時までに折り返しご希望とのことです。 | Honjitsu jūshichi-ji made ni orikaeshi gokibō to no koto desu. | พวกเขาต้องการโทรกลับภายในวันนี้เวลา 17.00 น. |
| 取り急ぎ、ご連絡まで。 | Toriisogi, gorenraku made. | ข้อความสั้นๆ เพื่อแจ้งให้คุณทราบ |
| 詳細は口頭でお伝えします。 | Shōsai wa kōtō de otsutae shimasu. | ผมจะแจ้งรายละเอียดให้ทราบด้วยตนเอง |
เมื่อคุณไม่สามารถรับข้อความได้อย่างถูกต้อง
บางครั้งสายไม่ดี ผู้โทรพูดเร็ว หรือคุณไม่ปฏิบัติตาม คำตอบที่ผิดคือการเดาและส่งต่อข้อความครึ่งเดียว สิ่งที่ถูกต้องคือพูดให้ชัดเจนว่าคุณทำอะไรและไม่ได้รับอะไร ทั้งกับผู้โทรและเพื่อนร่วมงานของคุณ
สำหรับผู้โทร การขอให้พวกเขาชะลอความเร็วนั้นเป็นสิ่งที่ยอมรับได้และคาดหวังจากใครก็ตามที่ติดสายไม่ดี สำหรับเพื่อนร่วมงาน การแจ้งความไม่แน่นอนของคุณอย่างชัดเจนคือสิ่งที่ทำให้พวกเขาตัดสินใจว่าจะโทรกลับและตรวจสอบหรือไม่
| ญี่ปุ่น | โรมาจิ | ความหมาย |
|---|---|---|
| 恐れ入りますが、少しゆっくりお願いできますでしょうか。 | Osoreirimasu ga, sukoshi yukkuri onegai dekimasu deshō ka. | ฉันขอโทษ คุณช่วยพูดช้าลงหน่อยได้ไหม? |
| お電話が遠いようです。 | Odenwa ga tōi yō desu. | ดูเหมือนไลน์จะไม่ดี |
| 聞き取れなかったので、もう一度お願いします。 | Kikitorenakatta node, mō ichido onegai shimasu. | ฉันไม่สามารถจับสิ่งนั้นได้ ดังนั้นโปรดอีกครั้ง |
| お名前は聞き取れましたが、ご用件が不確かです。 | Onamae wa kikitoremashita ga, goyōken ga futashika desu. | ฉันได้รับชื่อ แต่ฉันไม่แน่ใจเกี่ยวกับหัวข้อ |
| 念のため、確認していただけますか。 | Nen no tame, kakunin shite itadakemasu ka. | คุณช่วยตรวจสอบเพื่อความปลอดภัยได้ไหม? |