วลีอีเมลธุรกิจของญี่ปุ่นที่ฟังดูเป็นธรรมชาติ

โครงกระดูกถาวรของอีเมลธุรกิจของญี่ปุ่น

อีเมลธุรกิจภายนอกทุกฉบับในญี่ปุ่นสร้างขึ้นจากเจ็ดส่วนเดียวกันในลำดับเดียวกัน ผู้เรียนที่ประสบปัญหากับอีเมลภาษาญี่ปุ่นมักจะไม่ขาดแคลนคำศัพท์ พวกเขากำลังเขียนอีเมลภาษาอังกฤษเป็นภาษาญี่ปุ่น ดังนั้นชิ้นส่วนต่างๆ จึงมาผิดลำดับและวลีสุภาพหายไป จดจำเฟรมและตัวเขียนจะย่อเหลือสองหรือสามประโยคตรงกลาง

ส่วนที่คุณเขียนจริงๆ คือเส้นจุดประสงค์และเนื้อความ อย่างอื่นเป็นข้อความที่กำหนดไว้ ซึ่งเป็นเหตุผลว่าทำไมเพื่อนร่วมงานชาวญี่ปุ่นจึงสามารถสร้างอีเมลที่ถูกต้องได้ภายในเก้าสิบวินาที และทำไมผู้เรียนที่รู้เฟรมจึงสามารถทำเช่นเดียวกันได้

บรรทัดผู้รับและคำทักทายเปิด

อีเมลภาษาญี่ปุ่นจะเปิดขึ้นโดยมีผู้รับเขียนอยู่ในบรรทัดแรก ก่อนคำทักทายใดๆ เลย แบบฟอร์มเต็มคือบริษัท แผนก จากนั้นเป็นชื่อส่วนตัวที่มี 株式会社ABC 営業部 田中様ดรอป 株式会社 หลังจากการแลกเปลี่ยนหลายครั้งเท่านั้น และอย่าดรอป 様หากคุณไม่รู้ว่าใครจะอ่าน ご担当者様 ครอบคลุมคุณ ภายในบริษัทของคุณ บรรทัดนี้มักจะเป็น 田中部長 หรือ 田中さん โดยจะมีตำแหน่งงานแทนที่ 様 เมื่อบุคคลนั้นมีตำแหน่งงาน

บรรทัดที่สองคือ いつもお世話になっております ซึ่งไม่ใช่คำถามหรือคำแถลงข้อเท็จจริง โดยพื้นฐานแล้วจะปรากฏอยู่ในอีเมลธุรกิจภายนอกและการตอบกลับทุกฉบับ ดังนั้นผู้อ่านที่ไม่เห็นจะสังเกตเห็นช่องว่าง สำหรับการติดต่อครั้งแรก ให้ใช้ 初めてご連絡いたしまし แทน และหากคุณเขียนในฐานะลูกค้าของใครบางคน แทนที่จะเป็นซัพพลายเออร์ お世話になっております โดยไม่มี いつも ก็เป็นเรื่องปกติ

ตั้งชื่อตัวเองและเข้าถึงประเด็น

บรรทัดที่สามคือชื่อของคุณเอง นำหน้าโดยบริษัทของคุณ: ABC社のyamandです หรือ 株式会社ABCのyamaodaと申しまし เมื่อคุณต้องการความเป็นทางการมากขึ้น อย่าขึ้นต้นประโยคด้วย 私 และอย่าเติม 様 หรือ さん กับชื่อของคุณเอง จากนั้นระบุสาเหตุที่คุณเขียนในประโยคเดียวก่อนพื้นหลังใดๆ โดยใช้ 〜の件でご連絡いたしましたการเขียนเพื่อธุรกิจของญี่ปุ่นถือเป็นการสรุปก่อนในลักษณะเดียวกับการพูดภาษาญี่ปุ่นเพื่อธุรกิจ ผู้อ่านควรรู้ว่าข้อความต้องการอะไรในตอนท้ายของบรรทัดที่สี่ และคำอธิบายจะตามมา

การขอให้ใครสักคนทำอะไรสักอย่าง

คำขอจะถูกให้คะแนนตามจำนวนห้องที่พวกเขาปล่อยให้ผู้อ่านปฏิเสธ お願いいたします เป็นภาษาธรรมดาและเป็นกลาง ご確認いただけますでしょうか นุ่มนวลกว่า เพราะใช้วลีเป็นคำถามว่าผู้อ่านสามารถช่วยได้หรือไม่ ご対応いただけますと幸いです ยังคงนุ่มนวลกว่า โดยพูดตามตัวอักษรว่ามันจะเป็นโชคดีสำหรับคุณ หมอนอิงสองใบทำหน้าที่ส่วนใหญ่ที่เหลือ: お手数ですが แปลว่า ขอโทษสำหรับปัญหา และ 恐れ入りますが แปลว่า ฉันขอโทษที่บังคับ ทั้งคู่นั่งอยู่ด้านหน้าคำขอ กำหนดเส้นตายเป็นวันที่แทนที่จะให้เร็วที่สุด

ตามหาคำตอบและขออภัยในความล่าช้า

การไล่ล่าทำได้โดยปล่อยให้มีความเป็นไปได้ที่ข้อความจะหลงทาง ซึ่งทำให้ผู้อ่านรักษาหน้าไว้ได้ その後いかがでしょうか ถามว่าสิ่งต่าง ๆ ยืนอยู่ตรงไหนโดยไม่กล่าวหาใครเลย 行き違いでしたら申し訳ございません กล่าวขอโทษหากข้อความของเราข้าม และนี่คือเบาะแสมาตรฐานในการเตือนความจำครั้งที่สอง หลังจากสองประโยคนี้เท่านั้นที่นักเขียนชาวญี่ปุ่นจะระบุเส้นตายอย่างแน่นหนา และถึงอย่างนั้นประโยคก็ยังคงสุภาพ

สำหรับการตอบกลับล่าช้าของคุณ ご返信が遅くなり申し訳ございません คือม้าทำงาน ขอโทษเป็นบรรทัดเดียว ต่อต้านการอธิบายที่ยาว และมุ่งตรงไปที่เนื้อหาสาระ เพราะข้อแก้ตัวยาวๆ ถือเป็นความล้มเหลวที่ยิ่งใหญ่กว่าการล่าช้าเสียอีก 申し訳ございません เป็นรูปแบบการเขียน スみません เบาเกินไปสำหรับส่งจดหมายภายนอก และ 申し訳ありません อยู่ระหว่างทั้งสองและเหมาะกับการใช้ภายใน

ไฟล์แนบ กำหนดการ และการปฏิเสธ

วัตถุประสงค์ประจำสามประการแต่ละอย่างมีโทรศัพท์พื้นฐานของตัวเอง สิ่งที่แนบมาด้วยจะประกาศด้วย 添付いたしまし และอธิบายไว้ในประโยคเดียวกัน เนื่องจากไฟล์เปล่าที่ไม่มีคำประกอบจะถือว่าไม่ใส่ใจ การกำหนดเวลาเสนอช่องของผู้สมัครเป็นรายการและถามว่าช่องใดเหมาะกับคุณ แทนที่จะขอให้ผู้อ่านคิดเวลาให้คุณ การปฏิเสธไม่เคยใช้ できません เพียงอย่างเดียว รูปแบบคือการขอบคุณ ความเสียใจ เหตุผล และประตูที่เปิดทิ้งไว้

いたしかねます เป็นวิธีสุภาพในการบอกว่าทำไม่ได้ ใช้ถ้อยคำว่ายากมากกว่าไม่เต็มใจ: 今回HAお受けいたしかねますจับคู่การปฏิเสธกับ また機会がございましたら เพื่อให้ความสัมพันธ์ยังคงอยู่ต่อไปจากการไม่ ซึ่งเป็นส่วนที่ผู้เรียนมักละเลย

ปิดบรรทัดที่จบอีเมลอย่างถูกต้อง

よろしくお願いいたしまし ปิดอีเมลธุรกิจของญี่ปุ่นเกือบทุกฉบับและไม่ได้แปลเป็นข้อความใดโดยเฉพาะ ดังนั้นให้ถือเป็นการเขียนที่เทียบเท่ากับคำปิดท้าย 何卒よろしくお願い申し上げます เป็นเวอร์ชันที่หนักที่สุดและเหมาะสมกับแนวทางแรก คำขอโทษ หรือการร้องขอที่สำคัญต่อลูกค้า ในขณะที่ 引き続きよろしくお願いいたします เหมาะกับเธรดที่กำลังดำเนินอยู่ ด้านล่างเป็นบล็อกลายเซ็น: ชื่อ บริษัท แผนก ที่อยู่ โทรศัพท์ อีเมล อย่าพยายามแปลด้วยความเคารพ เพราะไม่มีสิ่งใดที่เทียบเท่าได้ และมารยาทในการปิดท้ายก็ทำหน้าที่นั้นอยู่แล้ว

ภายในบริษัทกับภายนอก

ความแตกต่างที่สำคัญที่สุดคืออุจิและโซโต: บริษัทของคุณอยู่ข้างใน คนอื่นๆ อยู่ภายนอก การเขียนถึงลูกค้าโดยที่คุณไม่เคยแนบ 様 หรือ さん กับชื่อของเพื่อนร่วมงาน แม้แต่ชื่อของประธานาธิบดี ดังนั้นจึงเป็น 弊社の田中がご対応いたしますบริษัทของคุณคือ 弊社 เมื่อคุณถ่อมตัว และ 当社 เมื่อคุณเป็นกลาง ของพวกเขาคือ貴社ในการเขียนและ御社ในคำพูด อีเมลภายในนั้นเบากว่า: お疲れ様です แทนที่ お世話になっております และ お願いしま มักจะย่อมาจาก お願いたしましまจับคู่โทนของเธรดที่คุณกำลังเข้าร่วมแทนที่จะเลือกระดับด้วยตัวคุณเอง

• ช่องเปิดภายนอก: いつもお世話になっております。ช่องเปิดภายใน: お疲れ様です。
• บริษัทของคุณต่อบุคคลภายนอก: 弊社 สำหรับความอ่อนน้อมถ่อมตน 当社 สำหรับคำแถลงข้อเท็จจริงที่เป็นกลาง
• บริษัทของพวกเขา: 貴社 เป็นลายลักษณ์อักษร 御社 เมื่อคุณพูดออกมาดังๆ
• เพื่อนร่วมงานที่กล่าวถึงลูกค้าแพ้ 様 และ さん: 弊社の田中が伺います。
• เพื่อนร่วมงานอาวุโสจะเก็บตำแหน่งงานไว้ตามลำพังภายในองค์กร: ADA中部長 ไม่เคย 田中部長様
• กำหนดเวลาภายในสามารถกำหนดได้โดยตรง กำหนดเวลาเดียวกันต้องใช้เบาะรองจากภายนอก

หัวเรื่อง สำเนาถึง และการตอบกลับ

หัวเรื่องภาษาญี่ปุ่นมีคำอธิบายและมักจะอยู่ในวงเล็บ ดังเช่นใน 【ご確認のお願い】新商品の件 เนื่องจากวงเล็บจะบอกผู้อ่านว่าต้องการการดำเนินการใดก่อนที่จะเปิดสิ่งใด คงหัวเรื่องไว้ไม่เปลี่ยนแปลงเมื่อคุณตอบกลับ เพื่อให้สามารถค้นหาเธรดได้ และปล่อยให้ Re: chain อยู่คนเดียว Cc มีแบบแผนของมันเอง: หากใครอยู่ใน cc ให้ตั้งชื่อพวกเขาในร่างกายด้วยบรรทัดเช่น 田中部長をCCに入れております ดังนั้นจึงไม่มีใครแปลกใจที่พบว่าตัวเองอยู่ที่นั่น เขียนถึงหลายๆ คน เก็บ CC เดิมไว้ในการตอบกลับของคุณ และใช้ 各位 ในบรรทัดผู้รับ

• วงเล็บการกระทำในเรื่อง: 【お願い】【ご報告】【ご確認】
• เก็บหัวเรื่องเดิมไว้ในการตอบกลับเพื่อให้สามารถค้นหาชุดข้อความได้อีกครั้งในภายหลัง
• ประกาศผู้รับ CC ในร่างกาย แทนที่จะปล่อยให้สังเกต
• เขียนถึงกลุ่ม เปิดด้วย 関係者各位 หรือ チームの皆様 แทนที่จะเป็นชื่อเดียว
• ตอบกลับในวันเดียวกัน แม้ว่าคำตอบจะเป็นเพียง 確認のうえ、改めてご連絡いたしますก็ตาม

อีเมลฉบับเต็มทีละบรรทัด

อ่านตัวอย่างอีกครั้งและสังเกตสิ่งที่ขาดไป ไม่มีการสอบถามเกี่ยวกับสุขภาพของผู้อ่าน ไม่มีการแยกย่อหน้าขอบคุณสำหรับข้อความก่อนหน้านี้ และไม่มีชื่อลงนามภายในเนื้อหาเนื่องจากมีบล็อกลายเซ็นนำติดตัวไปด้วย ข้อความทั้งหมดเป็นประโยคจริงสี่ประโยคที่ห่อหุ้มด้วยวลีคงที่ และอัตราส่วนนั้นเป็นเรื่องปกติ

นิสัยอีเมลภาษาอังกฤษที่ไม่ถ่ายโอน

อีเมลภาษาญี่ปุ่นที่น่าอึดอัดใจส่วนใหญ่ที่เขียนโดยผู้เรียนนั้นไม่ได้ผิดหลักไวยากรณ์ เป็นอีเมลภาษาอังกฤษที่มีคำศัพท์ภาษาญี่ปุ่น และผู้อ่านชาวญี่ปุ่นจะรู้สึกว่าไม่ตรงกันทันทีแม้ว่าทุกคำจะถูกต้องก็ตาม นิสัยด้านล่างนี้เป็นสาเหตุของนิสัยดังกล่าว และแต่ละนิสัยก็ใช้ภาษาญี่ปุ่นแทนได้โดยตรงมากกว่าการแปล

• เปิดด้วยความหวังว่าอีเมลจะเจอดี ไม่มีภาษาญี่ปุ่นที่เทียบเท่ากัน และいつもお世話になっております เติมช่องนั้นแล้ว
• แปล Dear Mr Tanaka เป็นภาษาที่คล้ายกับ 親愛ななRUADA中様เขียนบริษัท แผนก และ 田中様 ในบรรทัดแรก แล้วหยุด
• การฝังคำขอในย่อหน้าสุดท้าย ไปรษณีย์ธุรกิจของญี่ปุ่นระบุวัตถุประสงค์ภายในสี่บรรทัดแรก
• การใช้ すみません หรือ ごめんなさい ในการเขียน ทั้งสองเป็นภาษาพูด ให้ใช้ 申し訳ございません หรือ 恐れ入りますが แทน
• การแนบไฟล์โดยไม่มีประโยคอธิบายหรือเขียนภาษาญี่ปุ่นเทียบเท่า please find แนบและไม่มีอะไรเพิ่มเติม
• ลงชื่อออกด้วย 田中より ที่ด้านล่างแทนบล็อกลายเซ็นที่ถูกต้อง
• การเพิ่ม さん ให้กับชื่อของเพื่อนร่วมงานในข้อความถึงลูกค้า ซึ่งจะช่วยยกระดับบริษัทของคุณอย่างเงียบๆ
• ร้องขอบางสิ่งบางอย่างโดยเร็วที่สุด บอกวันที่จริง: なななや เป็นภาษาสบายๆ และ 至急 ฟังดูเหมือนเป็นเรื่องฉุกเฉิน