ก่อนมาถึง: ยืนยันการนัดหมายและเวลา
การเยี่ยมชมลูกค้าจะเริ่มต้นในวันก่อน ด้วยอีเมลบรรทัดเดียวที่ยืนยันวันที่ เวลา และสถานที่ ทำให้ลูกค้ามีโอกาสพูดถึงการเปลี่ยนห้องหรือผู้เข้าร่วมเพิ่มเติม การนัดหมายคือ apo ในภาษาพูดทั่วไป และ o-yakusoku เป็นภาษา keigo เมื่อคุณพูดคุยกับพนักงานของลูกค้า
ในวันนั้น ให้มาถึงอาคารก่อนเวลา 10 นาที และที่แผนกต้อนรับก่อนเวลา 5 นาที ใช้เวลาว่างเพื่อตรวจสอบเอกสาร ปิดเสียงโทรศัพท์ และในฤดูหนาว ให้ถอดเสื้อคลุมออกก่อนเข้าไปข้างใน ผู้มาเยี่ยมเข้าไปในห้องทำงานของลูกค้าโดยมีเสื้อคลุมคลุมแขน หากรถไฟล่าช้าทำให้คุณสาย ให้โทรศัพท์ก่อนเวลานัดหมายเพื่อแจ้งเวลาที่มาถึงใหม่ตามความเป็นจริง
| ญี่ปุ่น | โรมาจิ | ความหมาย |
|---|---|---|
| 明日十時のお打ち合わせ、よろしくお願いいたします。 | Ashita jūji no o-uchiawase, yoroshiku onegai itashimasu. | รอการประชุมของเราตอนสิบโมงพรุ่งนี้ |
| 場所は貴社の本社でよろしいでしょうか。 | Basho wa kisha no honsha de yoroshii deshō ka. | สถานที่นี้เป็นสำนักงานใหญ่ของคุณตามที่วางแผนไว้หรือไม่? |
| 申し訳ございません、電車の遅延で十分ほど遅れます。 | Mōshiwake gozaimasen, densha no chien de juppun hodo okuremasu. | ฉันขอโทษจริงๆ ฉันจะสายประมาณสิบนาทีเพราะรถไฟล่าช้า |
| 少し早く着きましたので、ロビーでお待ちしております。 | Sukoshi hayaku tsukimashita node, robī de o-machi shite orimasu. | ฉันมาถึงเร็วไปหน่อย ฉันจะรอที่ล็อบบี้ |
สคริปต์ต้อนรับ: ukesuke
แผนกต้อนรับ ukesuke มีสามรูปแบบและสคริปต์แทบจะไม่เปลี่ยนแปลง อาคารขนาดใหญ่มีโต๊ะพนักงาน ซึ่งมักจะมีประตูรักษาความปลอดภัย บริษัทขนาดกลางมีโทรศัพท์อยู่ที่เคาน์เตอร์พร้อมรายการหมายเลขต่อสาย สำนักงานขนาดเล็กมีประตูให้คุณเปิดพร้อมพูดว่า shitsurei itashimasu ในทุกกรณี คุณจะต้องให้ข้อมูลสามส่วนตามลำดับ: บริษัทของคุณ ชื่อของคุณ และบุคคลที่คุณนัดหมายด้วยและเมื่อใด
สังเกตคำกริยา To mōshimasu เป็นรูปแบบที่เรียบง่ายของ to iimasu และเป็นวิธีเดียวที่จะแนะนำตัวเองที่นี่ โอ-ยาคุโซกุ หรืออิทาไดเทะ โอริมาสุ, ฉันได้รับนัดแล้ว, ใส่การนัดหมายไว้ในของขวัญของลูกค้า ซึ่งเป็นการวางกรอบอย่างสุภาพ. แนบชื่อคนที่คุณกำลังเยี่ยมชมและเพิ่มแผนกของพวกเขาหากคุณทราบ เนื่องจากบริษัทขนาดใหญ่อาจมีหลายคนที่มีนามสกุลเดียวกัน
พนักงานต้อนรับจะพูดว่า shōshō o-machi kudasai โทรศัพท์หาบุคคลนั้น แล้วพูดว่า tadaima mairimasu พวกเขากำลังไป หรือบอกชื่อห้อง หากมีตราผู้มาเยี่ยมเยือน nyūkanshō ให้สวมให้มองเห็นได้ชัดเจนและส่งคืนเมื่อออกเดินทาง
| ญี่ปุ่น | โรมาจิ | ความหมาย |
|---|---|---|
| 株式会社ABCの田中と申します。 | Kabushiki-gaisha ABC no Tanaka to mōshimasu. | ฉันชื่อทานากะ จาก ABC Corporation |
| 十時に営業部の佐藤様とお約束をいただいております。 | Jūji ni Eigyōbu no Satō-sama to o-yakusoku o itadaite orimasu. | ฉันมีนัดกับคุณซาโต้ฝ่ายขายตอนสิบโมง |
| 少々お待ちくださいませ。 | Shōshō o-machi kudasaimase. | กรุณารอสักครู่. |
| ただいま佐藤が参りますので、こちらにおかけください。 | Tadaima Satō ga mairimasu node, kochira ni o-kake kudasai. | ซาโต้กำลังเดินทางมา กรุณานั่งที่นี่ |
| お待たせいたしました。 | O-matase itashimashita. | ขออภัยที่ทำให้คุณต้องรอ |
ห้องรับรองและการแสดงภายใน
คุณสามารถรอในล็อบบี้ ในโอเซทสึชิสึ ห้องรับแขก หรือในห้องประชุมก็ได้ เมื่อมีพนักงานเดินนำคุณ ให้เดินตามหลังพวกเขาเล็กน้อยแล้วปล่อยให้พวกเขากดปุ่มลิฟต์ ในลิฟต์ ไกด์จะยืนอยู่ข้างแผง ส่วนคุณยืนอยู่ที่ด้านหลัง
ที่ห้อง ไกด์จะพูดว่า โดโซ โอ-แฮร์ริ คุดะไซ หรือ โคจิระ เอ โดโซ พูด shitsurei itashimasu ขณะที่คุณเข้ามา แม้ว่าห้องจะว่างก็ตาม และนั่งลงตามที่เห็น หากไม่มีผู้ใดพูดอะไร ให้ยืนใกล้ที่นั่งใกล้ประตูที่สุดหรือนั่งในนั้นแล้วยืนอีกครั้งเมื่อคนที่คุณกำลังประชุมเข้ามา วางกระเป๋าไว้บนพื้นข้างเก้าอี้ ไม่ใช่บนโต๊ะ หากมีการนำชามา ขอบคุณบุคคลนั้นและรอโดโซของเจ้าบ้านก่อนดื่ม เว้นแต่ว่าการรอคอยจะยาวนาน
| ญี่ปุ่น | โรมาจิ | ความหมาย |
|---|---|---|
| こちらへどうぞ。 | Kochira e dōzo. | เชิญทางนี้ครับ. |
| 失礼いたします。 | Shitsurei itashimasu. | ขอโทษครับ(เข้าห้อง) |
| おかけになってお待ちください。 | O-kake ni natte o-machi kudasai. | กรุณานั่งรอ |
| こちらの席でよろしいでしょうか。 | Kochira no seki de yoroshii deshō ka. | ที่นั่งนี้โอเคมั้ย? |
| 奥へどうぞ。 | Oku e dōzo. | กรุณานั่งที่ด้านหลัง |
ที่นั่ง นามบัตร และคำทักทายเปิดงาน
ห้องประชุมจะมีที่นั่งชั้นบนแบบคามิซ่าซึ่งอยู่ห่างจากประตูมากที่สุด และที่นั่งด้านล่างแบบชิโมซ่าจะอยู่ใกล้ที่สุด คามิซ่าเป็นของแขก โดยผู้มาเยือนที่อาวุโสที่สุดอยู่ห่างจากประตูมากที่สุด และเจ้าบ้านที่อาวุโสที่สุดอยู่ตรงข้าม หากมีข้อสงสัยให้รอการวาง
เมื่อบุคคลที่คุณกำลังประชุมเข้ามา ให้ยืน การประชุมครั้งแรกเริ่มต้นด้วยการแลกเปลี่ยนนามบัตร: ถือบัตรโดยหันมือทั้งสองข้างเข้าหาบุคคลอื่น มอบบริษัท แผนก และชื่อของคุณให้กับโมชิมาสุ รับบัตรด้วยมือทั้งสอง เหลือบมองแล้ววางไว้บนโต๊ะตรงหน้าคุณสำหรับการประชุม คำแนะนำแยกต่างหากเกี่ยวกับมารยาทเมอิชิครอบคลุมรายละเอียดต่างๆ นี่ก็เพียงพอที่จะรู้ว่าการแลกเปลี่ยนเกิดขึ้นก่อนใครนั่ง
จากนั้นขอขอบคุณพวกเขาที่สละเวลาและระบุวัตถุประสงค์ของการมาเยือนเป็นประโยคเดียว ตอนนี้มีการส่งมอบของขวัญเล็กๆ น้อยๆ เทมิอาเกะกับโคโคโระ บาการิ เดซู กะ เจ้าของบ้านมักจะขึ้นต้นด้วยเดวะ ฮาจิเมะมาโช กะ หรือคำถามเกี่ยวกับการเดินทางของคุณ ซึ่งต้องการคำตอบสั้นๆ เท่านั้น
| ญี่ปุ่น | โรมาจิ | ความหมาย |
|---|---|---|
| 本日はお忙しいところお時間をいただき、ありがとうございます。 | Honjitsu wa o-isogashii tokoro o-jikan o itadaki, arigatō gozaimasu. | ขอบคุณที่สละเวลาให้เราในวันนี้เมื่อคุณมีงานยุ่ง |
| 本日は新しいプランについてご説明に伺いました。 | Honjitsu wa atarashii puran ni tsuite go-setsumei ni ukagaimashita. | วันนี้ผมมาเพื่ออธิบายแผนใหม่ |
| 心ばかりですが、皆様でどうぞ。 | Kokoro bakari desu ga, minasama de dōzo. | โทเค็นเล็กๆ โปรดแชร์กับทุกคน |
| では、早速ですが始めさせていただきます。 | Dewa, sassoku desu ga hajimesasete itadakimasu. | ถ้าอย่างนั้นฉันก็มาเริ่มกันเลย |
สรุป: สรุปขั้นตอนต่อไป
การประชุมของญี่ปุ่นไม่ค่อยจบลงด้วยการประกาศการตัดสินใจทันที ปิดท้ายด้วยรายการชัดเจนว่าแต่ละฝ่ายจะทำอะไรต่อไปและเมื่อไร และผู้มาเยือนจะต้องพูดออกมาดังๆ แนะนำเรื่องย่อด้วย honjitsu no naiyō o kakunin sasete itadakimasu จากนั้นให้เขียนรายการด้วย mazu, tsugi ni, saigo ni ฝั่งลูกค้าจะแก้ไขสิ่งที่พวกเขาเห็นแตกต่างออกไปซึ่งก็คือประเด็น
หากลูกค้าต้องการปรึกษาคนอื่น พวกเขาจะพูดว่า ชาไน เด เค็นโต ชิเตะ, โก-เร็นรากุ อิตะชิมาสุ ขอจังหวะคร่าวๆ กับอิสึ โกโระ แต่อย่าเร่งเร้าการออกเดททันที เมื่อเจ้าบ้านพูดว่า honjitsu wa arigatō gozaimashita ให้ตอบด้วย kochira koso และยืนเมื่อพวกเขายืน
| ญี่ปุ่น | โรมาจิ | ความหมาย |
|---|---|---|
| では、本日の内容を確認させていただきます。 | Dewa, honjitsu no naiyō o kakunin sasete itadakimasu. | จากนั้นให้ฉันยืนยันสิ่งที่เราพูดคุยกันในวันนี้ |
| まず、弊社から来週中に見積もりをお送りします。 | Mazu, heisha kara raishū-chū ni mitsumori o o-okuri shimasu. | ก่อนอื่น เราจะส่งใบเสนอราคาให้คุณภายในสัปดาห์หน้า |
| 社内で検討して、来週ご連絡いたします。 | Shanai de kentō shite, raishū go-renraku itashimasu. | เราจะพิจารณาเป็นการภายในและติดต่อคุณในสัปดาห์หน้า |
| ご返事はいつ頃いただけますでしょうか。 | O-henji wa itsu goro itadakemasu deshō ka. | เราจะคาดหวังคำตอบจากคุณได้ประมาณเมื่อใด |
| 他にご不明な点はございますか。 | Hoka ni go-fumei na ten wa gozaimasu ka. | มีอะไรอีกไหมที่ไม่ชัดเจน? |
| 本日はありがとうございました。こちらこそ、よろしくお願いいたします。 | Honjitsu wa arigatō gozaimashita. Kochira koso, yoroshiku onegai itashimasu. | ขอบคุณสำหรับวันนี้ ความสุขเป็นของเรา เราหวังว่าจะได้ร่วมงานกับคุณ |
ออก: shitsurei itachimasu ที่ทุกประตู
การจากไปมีหลายขั้นตอนเท่ากับการมาถึง รวบรวมเอกสารและนามบัตรของลูกค้าซึ่งใส่ไว้ในกล่องใส่บัตรของคุณ ดันเก้าอี้ของคุณเข้าไป ที่ประตูห้องประชุม เลี้ยวแล้วพูดว่า shitsurei itachimasu แล้วโค้งคำนับ โดยปกติเจ้าของบ้านจะพาคุณไปที่ลิฟต์หรือทางเข้า รักษาบทสนทนาให้เบาและขอบคุณพวกเขาอีกครั้งเมื่อคุณเดิน
เมื่อถึงลิฟต์ ให้ก้าวเข้าไปแล้วหันหน้าไปทางเจ้าภาพ แล้วพูดว่าฮนจิสึ วะ อะริกาโต โกไซมาชิตะ แล้วโค้งคำนับเมื่อประตูปิด ที่ทางเข้าชั้นล่าง ให้คำนับที่ประตู ใส่เสื้อคลุมของคุณไว้ด้านนอกอาคาร โปรดคืนตราสัญลักษณ์ของผู้มาเยี่ยมเยือนที่แผนกต้อนรับพร้อมโอ-คาเอชิ ชิมาสุ และขอบคุณพนักงานต้อนรับด้วย
| ญี่ปุ่น | โรมาจิ | ความหมาย |
|---|---|---|
| それでは、失礼いたします。 | Sore dewa, shitsurei itashimasu. | ถ้าอย่างนั้นฉันก็จะลาพักร้อน |
| お見送りは結構でございます。 | O-miokuri wa kekkō de gozaimasu. | โปรดอย่าลำบากใจที่จะพบฉันข้างนอก |
| 本日はありがとうございました。失礼いたします。 | Honjitsu wa arigatō gozaimashita. Shitsurei itashimasu. | ขอบคุณสำหรับวันนี้ ลาก่อน. |
| 入館証をお返しします。ありがとうございました。 | Nyūkanshō o o-kaeshi shimasu. Arigatō gozaimashita. | ฉันกำลังคืนตราผู้มาเยือน ขอบคุณ |
คำศัพท์สำหรับการเยี่ยมเยียนลูกค้า
นี่คือคำพูดที่คุณจะได้ยินที่แผนกต้อนรับ ในทางเดิน และในห้องประชุม หลายๆ คำ เช่น kisha และ heisha มีความหมายเพียงเป็นคู่เท่านั้น
| คำ | การอ่าน | ความหมาย |
|---|---|---|
| 打ち合わせ | uchiawase | การประชุมการทำงาน การสนทนากับลูกค้า |
| 受付 | uketsuke | แผนกต้อนรับ |
| 入館証 | nyūkanshō | ป้ายผู้เยี่ยมชมหรือบัตรผ่านเข้า |
| 応接室 | ōsetsushitsu | ห้องรับรองสำหรับผู้มาเยือน |
| 会議室 | kaigishitsu | ห้องประชุม |
| 上座 | kamiza | ที่นั่งด้านบนห่างจากประตูมากที่สุด |
| 下座 | shimoza | ที่นั่งด้านล่าง ใกล้ประตูที่สุด |
| 貴社 | kisha | บริษัทของคุณ (พูดคุยกับลูกค้า) |
| 弊社 | heisha | บริษัทของเรา (ถ่อมตัว) |
| 名刺 | meishi | นามบัตร |
| 手土産 | temiyage | มีของขวัญเล็กๆ น้อยๆ มาให้เยี่ยมชม |
| お礼メール | o-rei mēru | ขอบคุณอีเมลหลังจากการเยี่ยมชม |
ชื่อเรื่องก็มีความสำคัญเช่นกัน: buchō หัวหน้าแผนก; คาโช หัวหน้าส่วน. ใช้คำนำหน้านามกับนามสกุล ซะโตะ-คาโช หรือนามสกุลกับท่าน ห้ามใช้ทั้งสองอย่างรวมกัน
อีเมลติดตามผลและข้อผิดพลาดที่ควรหลีกเลี่ยง
การเยี่ยมชมจบลงด้วย o-rei mēru ที่ส่งมาในวันเดียวกัน มีรูปร่างคงที่: บริษัทของลูกค้า แผนก และชื่อโดยมีท่านอยู่ในบรรทัดแรก ขอขอบคุณที่สละเวลา สองหรือสามบรรทัดยืนยันสิ่งที่ตกลงกันและขั้นตอนถัดไปพร้อมวันที่ และประโยคปิด เช่น ฮิคิซึซึกิ โยโรชิกุ โอเนไก อิตะชิมาซุ แนบเอกสารที่คุณสัญญาไว้
ข้อผิดพลาดที่โดดเด่นคือเกี่ยวกับการสั่งซื้อและการลงทะเบียน สังเกตเห็นการนั่งก่อนได้รับเชิญ การใส่บัตรของลูกค้าไว้ในกระเป๋ากางเกงหรือเขียนลงไปถือเป็นการดูถูกเล็กน้อย ในคำพูด สลิปทั่วไปใช้อานาตะสำหรับลูกค้า โดยลืมซามะเป็นชื่อของบุคคลที่คุณกำลังไปเยี่ยม และตอบเคอิโกะด้วยเดสเนะแบบสบายๆ หากหลุดให้แก้ไขในประโยคถัดไปแล้วดำเนินการต่อ ธรรมเนียมของบริษัทแตกต่างกันไป ดังนั้นจงปฏิบัติตามผู้นำของเจ้าบ้านและถามเพื่อนร่วมงานที่เคยไปเยี่ยมลูกค้ารายนั้นมาก่อน
- อย่ามาถึงก่อนเวลาเกินสิบนาทีหรือสายหนึ่งนาทีโดยไม่ได้โทรศัพท์
- อย่านั่งจนกว่าคุณจะได้รับเชิญ และอย่ารับกามิซ่าโดยไม่ได้รับเชิญ
- เก็บบัตรของลูกค้าไว้บนโต๊ะในระหว่างการประชุม จากนั้นใส่ไว้ในกล่องบัตรของคุณ
- อย่าใช้ anata, kimi หรือ kaisha ธรรมดาสำหรับลูกค้าหรือบริษัทของพวกเขา
- ห้ามสวมเสื้อโค้ทภายในอาคารหรือในลิฟต์
- ส่งอีเมลขอบคุณในวันเดียวกันกับขั้นตอนถัดไปที่ตกลงกันไว้