ฮิคิซึกิ 3 ชนิดและเวลาที่เริ่มต้น
Hikitsugi พูดถึงสามสถานการณ์ที่ให้ความรู้สึกแตกต่างแต่ใช้ภาษาเดียวกัน ก่อนออกจาก kyūka คุณมอบงานที่จะครบกำหนดในขณะที่คุณไม่อยู่ โดยปกติแล้วให้กับเพื่อนร่วมงานคนหนึ่งและมักจะเป็นข้อความสั้น ๆ พร้อมคำต่อหน้า ก่อนที่จินจิอิโดจะย้ายงานภายในบริษัท คุณจะมอบตำแหน่งทั้งหมด บ่อยครั้งในช่วงสัปดาห์ระหว่างวันที่ประกาศและวันที่ย้าย ก่อนไทโชคุลาออกคุณมอบทุกสิ่งทุกอย่างและบริษัทคาดว่าจะแล้วเสร็จก่อนวันสุดท้ายของคุณ
เวลาคือจุดที่ผู้เรียนถูกจับได้ การลาต้องใช้เวลาเตรียมตัวหนึ่งหรือสองวัน การโอนจะเริ่มในวันที่มีการประกาศ การโอนการลาออกดำเนินไปตลอดระยะเวลาแจ้งล่วงหน้า และผู้จัดการหลายคนจะขอแผนการส่งมอบฮิคิซึกิ เคอิคาคุในสัปดาห์แรก ความคาดหวังของบริษัทแตกต่างกัน ดังนั้นลองถามดูว่าปกติฮิคิสึกิของทีมจะเป็นอย่างไร
| ญี่ปุ่น | โรมาจิ | ความหมาย |
|---|---|---|
| 来週の休暇中の業務について、引き継ぎをお願いしたいのですが。 | Raishū no kyūka-chū no gyōmu ni tsuite, hikitsugi o onegai shitai no desu ga. | ฉันอยากจะส่งมอบงานสำหรับการลาของฉันในสัปดาห์หน้า |
| 異動に伴い、担当業務を田中さんに引き継ぎます。 | Idō ni tomonai, tantō gyōmu o Tanaka-san ni hikitsugimasu. | ด้วยการโอนเงินของฉัน ฉันจะมอบหน้าที่ของฉันให้กับทานากะ |
| 退職までに、すべての業務を引き継ぐ予定です。 | Taishoku made ni, subete no gyōmu o hikitsugu yotei desu. | ฉันวางแผนที่จะมอบงานทั้งหมดของฉันก่อนออกเดินทาง |
| 引き継ぎの計画を今週中にまとめます。 | Hikitsugi no keikaku o konshū-chū ni matomemasu. | ฉันจะจัดทำแผนการส่งมอบในสัปดาห์นี้ |
| 後任はどなたになりますか。 | Kōnin wa donata ni narimasu ka. | ใครจะเป็นทายาทของฉัน? |
ฮิคิซึกิโชะ: มีอะไรอยู่ในเอกสาร
ฮิคิสึกิโชะเป็นกระดูกสันหลังของการส่งมอบ มันถูกอ่านโดยผู้สืบทอดของคุณ ผู้จัดการของคุณ และหลายเดือนต่อมา โดยใครก็ตามที่ต้องตอบคำถามที่ไม่มีใครสามารถทำได้ เขียนด้วยภาษา desu และ masu ธรรมดา หรือในรูปแบบคำนามที่หนักหน่วงของเอกสารภายใน ไม่ว่าทีมของคุณจะใช้งานแบบใด และจัดระเบียบตามงาน ไม่ใช่ตามวันที่ สำหรับแต่ละงาน: มีไว้เพื่ออะไร เกิดขึ้นบ่อยแค่ไหน อยู่ในสถานะใด ใครเกี่ยวข้อง ไฟล์อยู่ที่ไหน และสิ่งใดที่อาจผิดพลาดได้
สองสิ่งที่ทำให้ฮิคิสึกิโชะมีประโยชน์อย่างแท้จริง ประการแรกคือ keii ซึ่งเป็นประวัติ: เหตุใดลูกค้าจึงได้รับการจัดการด้วยวิธีใดวิธีหนึ่ง การตัดสินใจใดเกิดขึ้นและโดยใคร ประการที่สองคือกฎที่ไม่ได้เขียนไว้: ลูกค้าที่ไม่ชอบโทรศัพท์ รายงานที่ต้องไปหาบุคคลใดบุคคลหนึ่งก่อน สิ่งเหล่านี้ไม่เคยปรากฏในกระบวนการอย่างเป็นทางการ และเป็นสิ่งที่ผู้สืบทอดไม่สามารถค้นพบได้เพียงลำพัง
| ส่วน | การอ่าน | สิ่งที่จะเขียน |
|---|---|---|
| 業務一覧 | gyōmu ichiran | รายการงานที่มีวัตถุประสงค์และความถี่ |
| 進捗状況 | shinchoku jōkyō | สถานะปัจจุบันของแต่ละงาน |
| 担当者・関係者 | tantōsha, kankeisha | ผู้รับผิดชอบและผู้ที่เกี่ยวข้อง |
| 取引先連絡先 | torihikisaki renrakusaki | รายละเอียดการติดต่อลูกค้าและซัพพลายเออร์ |
| 期限・スケジュール | kigen, sukejūru | กำหนดเวลาและปฏิทินที่เกิดซ้ำ |
| 保管場所 | hokan basho | ที่เก็บไฟล์ แบบฟอร์ม และบันทึกต่างๆ |
| 懸案事項 | ken'an jikō | ปัญหาที่ค้างอยู่และปัญหาที่เปิดอยู่ |
| 経緯 | keii | ประวัติศาสตร์และเหตุผลเบื้องหลังการตัดสินใจ |
| 注意点 | chūi-ten | จุดที่ต้องดูรวมถึงกฎที่ไม่ได้เขียนไว้ |
| マニュアル | manyuaru | ลิงค์ไปยังขั้นตอนและคู่มือ |
โดยปกติแล้วรหัสผ่านและรายละเอียดบัญชีจะถูกส่งผ่านระบบของบริษัทเอง ซึ่งไม่ได้ระบุไว้ในเอกสาร ถามฝ่ายไอทีว่าบริษัทของคุณจัดการกับสิ่งเหล่านี้อย่างไร
วลีสำหรับการส่งมอบ
คำแนะนำแบบคำพูดเป็นไปตามเอกสาร นั่งกับผู้สืบทอดของคุณ ทำงานแต่ละอย่าง และพูดในสิ่งที่เอกสารไม่สามารถทำได้: น้ำเสียงที่ลูกค้าคาดหวัง ส่วนของกระบวนการที่ช้ากว่าที่เห็น ใช้ฮิกิตสึกิมาสึสำหรับการกระทำ โอ-เนไกชิมาสึสำหรับคำขอ และใช้โก-ฟูเม นา เท็น สำหรับคำถามที่ไม่ชัดเจน เก็บคำแนะนำแบบ desu และ masu ไว้แม้กับเพื่อนร่วมงานที่ใกล้ชิด พิธีการส่งสัญญาณว่านี่เป็นการโอนความรับผิดชอบอย่างเป็นทางการ
ปิดท้ายด้วยการบอกว่าจะติดต่อได้เมื่อใดและนานแค่ไหน ในหลายบริษัทเป็นเรื่องปกติที่จะตอบคำถามของผู้สืบทอดภายในสองสามสัปดาห์หลังจากการโอน หลังจากการลาออกถือเป็นมารยาท ไม่ใช่ข้อผูกมัด และคุณสามารถกำหนดขอบเขตได้อย่างสุภาพ
| ญี่ปุ่น | โรมาจิ | ความหมาย |
|---|---|---|
| この案件は、現在見積もりを提出した段階です。 | Kono anken wa, genzai mitsumori o teishutsu shita dankai desu. | ขณะนี้โครงการนี้อยู่ในขั้นตอนที่มีการส่งประมาณการไปแล้ว |
| 詳細は引き継ぎ書の三ページ目にまとめてあります。 | Shōsai wa hikitsugisho no sanpēji-me ni matomete arimasu. | รายละเอียดสรุปอยู่ในหน้า 3 ของเอกสารส่งมอบ |
| この取引先は、メールより電話の方が話が早いです。 | Kono torihikisaki wa, mēru yori denwa no hō ga hanashi ga hayai desu. | ด้วยไคลเอนต์รายนี้ การโทรจะทำให้สิ่งต่างๆ เสร็จเร็วกว่าอีเมล |
| ご不明な点があれば、いつでも聞いてください。 | Go-fumei na ten ga areba, itsu demo kiite kudasai. | หากมีอะไรไม่ชัดเจนให้ถามฉันได้ตลอดเวลา |
| 来月末までは、質問があれば対応できます。 | Raigetsu-matsu made wa, shitsumon ga areba taiō dekimasu. | ถึงสิ้นเดือนหน้าก็สามารถตอบคำถามได้ |
| 以上で、私の担当業務の引き継ぎは完了です。 | Ijō de, watashi no tantō gyōmu no hikitsugi wa kanryō desu. | เป็นอันเสร็จสิ้นการมอบหน้าที่ของฉัน |
วลีในการรับการส่งมอบ
เมื่อคุณเป็นผู้สืบทอด งานของคุณคือการถาม เพื่อนร่วมงานชาวญี่ปุ่นมักจะมอบสิ่งที่พวกเขาคิดว่าสำคัญและลืมสิ่งที่พวกเขาไม่ได้สังเกตเห็น ดังนั้นคำถามที่คุณนำมาซึ่งจะกลายเป็นสิ่งที่คุณได้รับ ถามเกี่ยวกับลำดับความสำคัญก่อน จากนั้นถามประวัติศาสตร์ จากนั้นจึงรอปัญหา แล้วถามผู้คน ยืนยันสิ่งที่คุณได้ยินด้วย to iu koto desu ne ให้เป็นเช่นนั้น และเขียนคำตอบลงในเอกสารด้วยตัวเอง เพราะคนที่ออกไปจะไม่มีเวลา
แสดงว่าคุณจริงจังกับงานโดยไม่ให้คำมั่นสัญญามากเกินไป ฮิคิสึกะเสะเทะ อิทาดะคิมาซุ, ฉันจะรับช่วงต่อ และชิกกะริ ฮิกิตสึกิมาสึ, ฉันจะรับช่วงต่ออย่างถูกต้อง, เป็นบรรทัดฐานมาตรฐาน และกล่าวขอบคุณสั้นๆ ในตอนท้ายสำหรับเวลาที่ใช้ไป
| ญี่ปุ่น | โรมาจิ | ความหมาย |
|---|---|---|
| この中で、一番急ぐのはどれですか。 | Kono naka de, ichiban isogu no wa dore desu ka. | ในจำนวนนี้อันไหนเร่งด่วนที่สุด? |
| この案件の経緯を教えていただけますか。 | Kono anken no keii o oshiete itadakemasu ka. | คุณช่วยเล่าประวัติของโครงการนี้ให้ฉันฟังหน่อยได้ไหม? |
| 今、懸案になっている問題はありますか。 | Ima, ken'an ni natte iru mondai wa arimasu ka. | มีปัญหาใดๆ ที่ค้างอยู่ในขณะนี้หรือไม่? |
| 先方で、特に気をつけるべき方はいらっしゃいますか。 | Senpō de, toku ni ki o tsukeru beki kata wa irasshaimasu ka. | มีใครในลูกค้าที่ฉันควรระมัดระวังเป็นพิเศษหรือไม่? |
| つまり、月末までに請求書を出すということですね。 | Tsumari, getsumatsu made ni seikyūsho o dasu to iu koto desu ne. | นั่นหมายความว่าใบแจ้งหนี้จะออกภายในสิ้นเดือนใช่ไหม? |
| しっかり引き継ぎます。お時間をいただき、ありがとうございました。 | Shikkari hikitsugimasu. O-jikan o itadaki, arigatō gozaimashita. | ฉันจะจัดการมันให้เรียบร้อย ขอบคุณสำหรับเวลาของคุณ |
การแนะนำผู้สืบทอดให้กับลูกค้า
ลูกค้าจะถูกส่งมอบในสองขั้นตอน อันดับแรกคืออีเมล kōnin no go-shōkai: คุณประกาศการเปลี่ยนแปลง ตั้งชื่อผู้สืบทอด คัดลอกอีเมลเหล่านั้น และขอบคุณลูกค้าที่ให้การสนับสนุน ผู้สืบทอดจึงตอบกระทู้พร้อมแนะนำตัวเองสั้นๆ ประการที่สองคือการเยี่ยมชมหรือการโทรร่วมกัน โดยที่คุณแนะนำพวกเขาแบบเห็นหน้าและถอยกลับในขณะที่พวกเขาพูด หลังจากวันสุดท้ายของคุณ ผู้สืบทอดจะส่งการติดตามผลด้วยตนเอง
แถวด้านล่างคือส่วนของอีเมลนั้นและคำพูดแนะนำ ใช้น้ำเสียงที่อบอุ่นและเป็นทางการเล็กน้อย และหลีกเลี่ยงการอธิบายว่าทำไมคุณถึงลาออก อิชชิน นิ โยริธรรมดาๆ ด้วยเหตุผลส่วนตัวคือทั้งหมดที่ลูกค้าต้องการ
| ญี่ปุ่น | โรมาจิ | ความหมาย |
|---|---|---|
| 件名：担当者変更のご挨拶 | Kenmei: Tantōsha henkō no go-aisatsu | เรื่อง: แจ้งเปลี่ยนแปลงผู้ติดต่อ |
| この度、四月一日付で担当を離れることになりました。 | Kono tabi, shigatsu tsuitachi-zuke de tantō o hanareru koto ni narimashita. | ตั้งแต่วันที่ 1 เมษายน ฉันจะลาออกจากการเป็นผู้ติดต่อของคุณ |
| 後任は、同じ部署の佐藤が担当いたします。 | Kōnin wa, onaji busho no Satō ga tantō itashimasu. | ผู้สืบทอดของฉันคือซาโต้จากแผนกเดียวกัน |
| 在任中は大変お世話になり、心より感謝申し上げます。 | Zainin-chū wa taihen o-sewa ni nari, kokoro yori kansha mōshiagemasu. | ขอขอบคุณอย่างจริงใจสำหรับการสนับสนุนทั้งหมดของคุณในช่วงเวลาที่ฉันดำรงตำแหน่งนี้ |
| 後日、佐藤と共にご挨拶に伺います。 | Gojitsu, Satō to tomo ni go-aisatsu ni ukagaimasu. | ซาโต้และฉันจะไปทักทายคุณด้วยตนเองเร็วๆ นี้ |
| 後任の佐藤でございます。今後ともよろしくお願いいたします。 | Kōnin no Satō de gozaimasu. Kongo tomo yoroshiku onegai itashimasu. | ฉันคือซาโต้ ผู้สืบทอด ฉันหวังว่าจะได้ร่วมงานกับคุณ |
รายการตรวจสอบการส่งมอบสำหรับฝ่ายการให้
รายการด้านล่างนี้ครอบคลุมถึงด้านการให้ตั้งแต่การประกาศจนถึงวันสุดท้าย ไม่ใช่ทุกรายการจะมีผลกับการลาระยะสั้น แต่สำหรับการย้ายหรือการลาออก การทำงานให้ผ่านทั้งหมดคือสิ่งที่เพื่อนร่วมงานคาดหวังอย่างเงียบๆ
- ตกลงกับผู้สืบทอดและกำหนดการส่งมอบกับผู้จัดการของคุณก่อน
- อัปเดตหรือเขียน hikitsugisho จัดเรียงตามงาน พร้อมสถานะและประวัติ
- แชร์โฟลเดอร์และไฟล์ชื่ออย่างเป็นระเบียบเพื่อให้คนแปลกหน้าสามารถค้นหาได้
- แนะนำผู้สืบทอดผ่านเอกสารด้วยตนเอง งานต่องาน
- ส่งอีเมลแจ้งเตือนลูกค้าพร้อมกับคัดลอกผู้สืบทอดเข้ามา
- เยี่ยมชมร่วมกันหรือโทรหาลูกค้าที่สำคัญที่สุด
- มอบบัญชีและรหัสผ่านผ่านกระบวนการอย่างเป็นทางการของบริษัท
- ยกเลิกหรือโอนการประชุมที่เกิดซ้ำ การสมัครสมาชิก และบทบาทของระบบ
- บอกว่าคุณจะยังตอบคำถามเมื่อใด และนานแค่ไหน
- ขอขอบคุณผู้สืบทอด ผู้จัดการของคุณ และทีมงานในวันสุดท้ายของคุณ
สำหรับการลาช่วงสั้นๆ รายการจะยุบเหลือสามบรรทัด: บอกเพื่อนร่วมงานว่าถึงกำหนดส่งอะไร เขียนว่าไฟล์อยู่ที่ไหน และส่งข้อความแจ้งเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงาน
ข้อผิดพลาดที่ควรหลีกเลี่ยง
ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยที่สุดคือการส่งมอบที่อยู่ในหัวของคุณเท่านั้น ซึ่งถูกถ่ายทอดเป็นบทสนทนาที่เร่งรีบในบ่ายที่ผ่านมา จดบันทึกไว้แต่เนิ่นๆ และปล่อยให้บทสนทนาดำเนินไปตามเอกสาร ประการที่สองคือการแสดงรายการงานที่ไม่มีประวัติ: ผู้สืบทอดที่รู้ว่าต้องทำอะไรแต่ไม่รู้ว่าทำไมจึงทำผิดซ้ำซาก ประการที่สามคือการลืมลูกค้าซึ่งจะจดจำการเรียนรู้การเปลี่ยนแปลงจากอีเมลที่ถูกตีกลับ
ในด้านรับ ข้อผิดพลาดคือความสุภาพที่ทำให้คุณหยุดถาม การพยักหน้าผ่านคำแนะนำแบบทีละขั้นตอนและค้นพบช่องว่างในอีกหนึ่งเดือนต่อมาก็ช่วยใครไม่ได้ ถามยืนยันเขียนลงไป และทั้งสองด้าน อย่าถือว่าฮิคิซึกิเป็นทางเลือกเพราะคุณจะไปเที่ยวพักผ่อนเท่านั้น ข้อความสองบรรทัดเกี่ยวกับสิ่งที่ถึงกำหนดยังคงเป็นการส่งมอบ และจะสังเกตเห็นการข้ามไป
| ญี่ปุ่น | โรมาจิ | ความหมาย |
|---|---|---|
| 時間がなかったので、口頭で説明します。 | Jikan ga nakatta node, kōtō de setsumei shimasu. | ฉันไม่มีเวลาดังนั้นฉันจะอธิบายด้วยวาจา (หลีกเลี่ยง เขียนไว้) |
| 引き継ぎ書を先にお送りしますので、ご確認の上お時間をください。 | Hikitsugisho o saki ni o-okuri shimasu node, go-kakunin no ue o-jikan o kudasai. | ฉันจะส่งเอกสารส่งมอบก่อน ดังนั้นโปรดอ่านให้ละเอียดแล้วให้เวลาฉันบ้าง |
| 特に問題はありません。 | Toku ni mondai wa arimasen. | ไม่มีปัญหาพิเศษ (ไม่ค่อยจริง ระบุปัญหาที่ค้างอยู่) |
| この件は先方と一度もめたことがあるので、経緯を説明します。 | Kono ken wa senpō to ichido mometa koto ga aru node, keii o setsumei shimasu. | ครั้งนี้มีการโต้เถียงกับลูกค้า ดังนั้นผมจะอธิบายประวัติให้ฟัง |
| 分かりました。 | Wakarimashita. | เข้าใจแล้ว. (ก็ได้ แต่ตามด้วยคำถาม) |