แนวคิดหลัก: การตัดสินใจที่เดินทางบนกระดาษ
Ringi (稟議) สร้างขึ้นจากริน เพื่อรายงานต่อผู้บังคับบัญชาอย่างถ่อมตัว และ gi หมายถึงการพิจารณา ดังนั้น มันเป็นเรื่องที่ผู้บังคับบัญชาต้องพิจารณาอย่างแท้จริง เอกสารคือริงิโช (稟議書) โช แปลว่า เอกสารที่เป็นลายลักษณ์อักษร ringi ใช้สำหรับการตัดสินใจที่ต้องการอำนาจจากผู้อื่น เช่น การซื้ออุปกรณ์ การเซ็นสัญญา การจ้างงาน การเดินทางที่สูงกว่าต้นทุนที่กำหนด
ระบบสะท้อนมุมมองของการตัดสินใจร่วมกัน ทุกคนที่จะปฏิบัติตามผลลัพธ์จะเห็นข้อเสนอและระบุชื่อของตน ดังนั้นจึงไม่มีใครสามารถบอกได้ในภายหลังว่าพวกเขาไม่เคยได้รับการบอกกล่าว และความรับผิดชอบก็กระจายไปตามเส้นทาง ราคาคือเวลา ความต้องการ ringi มากน้อยเพียงใดนั้นแตกต่างกันไปในแต่ละบริษัท สตาร์ทอัพอาจใช้ข้อความแชทโดยที่บริษัทเก่าใช้แบบฟอร์ม โพสต์ที่เกี่ยวข้องใน nemawashi ครอบคลุมการพูดคุยที่มาก่อน และโพสต์เกี่ยวกับตำแหน่งงานครอบคลุมอันดับในเส้นทาง เพื่อนร่วมงานสองคนกำลังคุยกันเรื่องการซื้อ
| ญี่ปุ่น | โรมาจิ | ความหมาย |
|---|---|---|
| この件、稟議が必要ですか。 | Kono ken, ringi ga hitsuyō desu ka. | สิ่งนี้จำเป็นต้องมี ringi หรือไม่? |
| 五十万円以上は稟議が要ります。 | Gojū-man-en ijō wa ringi ga irimasu. | อะไรก็ตามที่มีมูลค่าตั้งแต่ 500,000 เยนขึ้นไป ต้องมี ringi |
| 来週までに稟議を上げます。 | Raishū made ni ringi o agemasu. | ฉันจะส่ง ringi ภายในสัปดาห์หน้า |
| 稟議、今どこまで行ってる？ | Ringi, ima doko made itteru? | ringi ไปได้ไกลแค่ไหน? |
เส้นทาง: จาก kiansha ถึง kessaisha
ผู้ร่าง kiansha (起案者) หมายถึงบุคคลที่ยกร่างขึ้น ส่งริงิโชขึ้นทีละอันดับ ใครอนุมัติเป็นคนสุดท้ายจะกำหนดตามกฎของบริษัทเกี่ยวกับอำนาจอนุมัติ kessai kengen (決裁権限) โดยปกติจะตามประเภทและจำนวน การซื้อเล็กน้อยอาจหยุดอยู่ที่ผู้จัดการแผนก การซื้อขนาดใหญ่อาจไปหาผู้อำนวยการหรือประธาน ระหว่างทางอาจไปด้านข้างไปยังแผนกที่เกี่ยวข้องสำหรับ aigi (合議) โดยปกติจะอ่านด้วยวิธีนี้ในเส้นทางการอนุมัติ แม้ว่าจะได้ยิน gōgi ด้วยก็ตาม เพื่อให้การบัญชีหรือกฎหมายสามารถตรวจสอบได้ ผู้อนุมัติใดๆ สามารถส่งกลับได้
| ญี่ปุ่น | โรมาจิ | ความหมาย |
|---|---|---|
| この金額だと、決裁者は本部長になります。 | Kono kingaku da to, kessaisha wa honbuchō ni narimasu. | สำหรับจำนวนนี้ ผู้อนุมัติขั้นสุดท้ายคือหัวหน้าแผนก |
| 経理の合議も必要です。 | Keiri no aigi mo hitsuyō desu. | นอกจากนี้ยังต้องมีการลงชื่อออกจากการบัญชีด้วย |
| 係長、ハンコをお願いできますか。 | Kakarichō, hanko o onegai dekimasu ka. | ฉันขอแสตมป์ของคุณหน่อยได้ไหม? |
| บทบาท | การอ่าน | สิ่งที่พวกเขาทำบนเส้นทาง |
|---|---|---|
| 起案者 | kiansha | ร่างข้อเสนอและรวบรวมเอกสารแนบ |
| 係長 | kakarichō | ตรวจสอบครั้งแรก: ข้อเท็จจริง ตัวเลข และรูปแบบ |
| 課長 | kachō | ตัดสินกรณีธุรกิจสำหรับส่วนนี้ |
| 部長 | buchō | อนุมัติให้แผนก; มักจะสุดท้ายด้วยเงินจำนวนเล็กน้อย |
| 合議先 | aigi-saki | หน่วยงานที่เกี่ยวข้อง เช่น บัญชี หรือกฎหมาย |
| 決裁者 | kessaisha | มีอำนาจสำหรับเงินจำนวนนี้และทำให้เป็นทางการ |
การอ่านริงอิโช: ส่วนหัวและกล่องแสตมป์
รูปแบบจะแตกต่างกันไปตามบริษัท แต่ Ringisho ส่วนใหญ่จะมีช่องข้อมูลเดียวกัน: วันที่ร่าง, kianbi; ผู้ร่างและแผนกของตน หัวเรื่อง kenmei ซึ่งลงท้ายด้วย ken ตามอัตภาพเกี่ยวกับ; จำนวนเงิน คิงาคุ; ไฟล์แนบ tenpu shiryō เช่นเครื่องหมายคำพูด; และกล่องสำหรับผลลัพธ์ เนื้อหาด้านล่างจะระบุวัตถุประสงค์ เหตุผล และตัวเลือกที่พิจารณา
แถวของกล่องแสตมป์คือ ōinran (押印欄) ซึ่งเป็นคอลัมน์สำหรับกดผนึกอย่างแท้จริง ในหลายรูปแบบ กล่องที่อาวุโสที่สุดจะอยู่ทางด้านซ้ายและผู้ร่างจะอยู่ทางขวา ดังนั้นแสตมป์จะเติมจากขวาไปซ้าย ซึ่งเป็นทิศทางของการเขียนแนวตั้งแบบดั้งเดิม ผู้อนุมัติแต่ละคนจะประทับตราส่วนตัวเล็กๆ พร้อมนามสกุลของพวกเขา ไมโตเมน ซึ่งก็คือตราประทับรับทราบ สถานที่ทำงานบางแห่งมีธรรมเนียมในการเอียงตราประทับไปทางกล่องของเจ้านายเล็กน้อยราวกับกำลังโค้งคำนับ หลายๆคนไม่เคยเจอมัน ดังนั้นจงติดตามสิ่งที่เพื่อนร่วมงานของคุณทำ
| ญี่ปุ่น | โรมาจิ | ความหมาย |
|---|---|---|
| 件名の書き方はこれで合っていますか。 | Kenmei no kakikata wa kore de atte imasu ka. | นี่เป็นวิธีที่ถูกต้องในการเขียนเรื่องหรือไม่? |
| 見積書を二通添付しました。 | Mitsumorisho o ni-tsū tenpu shimashita. | ฉันได้แนบคำพูดสองคำ |
| ハンコ、逆さまになってるよ。 | Hanko, sakasama ni natteru yo. | (เพื่อนร่วมงาน) ตราประทับของคุณกลับหัวกลับหาง |
คู่ที่ทำให้ผู้เรียนสับสน
Kessai คือกับดักแบบคลาสสิก เขียนว่า 決裁 เป็นการอนุมัติโดยผู้มีอำนาจ คันจิตัวที่สองหมายถึงการตัดสินเช่นเดียวกับคำตัดสินของศาล เขียนว่า 決済 เป็นการชำระการชำระเงิน คำบนเครื่องรูดบัตร และใน kessai-bi คือวันที่ชำระเงิน วิธีการป้อนข้อมูลมักจะเสนอการสะกดการชำระเงินก่อน ผู้มาใหม่กำลังตรวจสอบฉบับร่างจะถามคำถามที่ทุกคนถามเพียงครั้งเดียว
| ญี่ปุ่น | โรมาจิ | ความหมาย |
|---|---|---|
| 決裁と決済、どっちの漢字でしたっけ。 | Kessai to kessai, dotchi no kanji deshitakke. | Kessai และ kessai: คันจิตัวไหนอีกแล้ว? |
| ภาคเรียน | การอ่าน | ความหมาย | เพื่อไม่ให้สับสนกับ |
|---|---|---|---|
| 決裁 | kessai | การอนุมัติขั้นสุดท้ายจากผู้มีอำนาจ | 決済 kessai กำลังชำระเงิน |
| 承認 | shōnin | ผู้อนุมัติสามารถดำเนินการได้ในขั้นตอนเดียวของเส้นทาง | 決裁 kessai อันสุดท้ายที่มีผลผูกพัน |
| 稟議 | ringi | หมุนเวียนเพื่อขออนุมัติ | 回覧 kairan, หมุนเวียนให้อ่านอย่างเดียว |
| 差し戻し | sashimodoshi | ส่งกลับไปแก้ไขและส่งใหม่อีกครั้ง | 却下 kyakka, ถูกปฏิเสธโดยสิ้นเชิง |
| 根回し | nemawashi | พูดคุยอย่างไม่เป็นทางการล่วงหน้า | 稟議 ringi บันทึกอย่างเป็นทางการในภายหลัง |
Ringi และ nemawashi: พูดคุยก่อน รายงานทีหลัง
Nemawashi เป็นงานที่ไม่เป็นทางการในการพูดคุยข้อเสนอกับแต่ละคนก่อนที่จะส่ง Ringi คือสิ่งที่ทำให้ผลการแข่งขันเป็นทางการ ringi ที่ไม่มี nemawashi มีแนวโน้มที่จะกลับมาพร้อมกับคำถาม เพราะครั้งแรกที่ผู้อนุมัติได้ยินเกี่ยวกับแนวคิดนี้ก็คือตอนที่ไอเดียตกลงบนโต๊ะ nemawashi หากไม่มี ringi จะไม่มีผลอย่างเป็นทางการ นั่นคือสาเหตุที่ผู้อนุมัติใน ringi ที่เตรียมไว้อย่างดีไม่ค่อยได้อ่านมันเป็นครั้งแรก เพื่อนร่วมงานอาวุโสให้คำแนะนำแก่ผู้มาใหม่
| ญี่ปุ่น | โรมาจิ | ความหมาย |
|---|---|---|
| 稟議を上げる前に、部長に一度相談しておいたほうがいいよ。 | Ringi o ageru mae ni, buchō ni ichido sōdan shite oita hō ga ii yo. | ก่อนที่คุณจะส่ง ringi คุณควรพูดคุยกับผู้จัดการแผนกอีกครั้ง |
| 経理には事前に話を通してあります。 | Keiri ni wa jizen ni hanashi o tōshite arimasu. | ฉันเคยทำบัญชีมาแล้ว |
| 根回しは済んでいます。 | Nemawashi wa sunde imasu. | ได้ทำการปูพื้นฐานแล้ว |
นอกเหนือจากพื้นฐาน: อิเล็กทรอนิกส์ ringi และผ้าฮานโกะที่ซีดจาง
ปัจจุบันบริษัทหลายแห่งใช้ denshi ringi (電子稟議) อิเล็กทรอนิกส์ ringi ในระบบเวิร์กโฟลว์ wākufurō shisutemu เส้นทางถูกกำหนดไว้ในซอฟต์แวร์ ผู้อนุมัติแต่ละคนจะได้รับการแจ้งเตือน และการอนุมัติจะเป็นปุ่ม บางครั้งจะแสดงพร้อมรูปภาพตราประทับของผู้อนุมัติ Sashimodoshi มาพร้อมกับความคิดเห็นที่เป็นลายลักษณ์อักษร และประวัติแสดงให้เห็นว่าใครอนุมัติเมื่อใด เมื่อผู้อนุมัติไม่อยู่ รองอาจอนุมัติแทนไดริ shōnin
การเปลี่ยนแปลงดังกล่าวเกิดขึ้นอย่างรวดเร็วในปี 2020 ในเดือนมิถุนายนปีนั้น สำนักงานคณะรัฐมนตรี กระทรวงยุติธรรม และกระทรวงเศรษฐกิจ การค้า และอุตสาหกรรมได้ตีพิมพ์คำถามและคำตอบโดยระบุว่า สัญญาจะมีผลใช้ได้โดยไม่มีตราประทับ เว้นแต่กฎหมายจะกำหนด และการทำงานจากระยะไกลทำให้เส้นทางกระดาษไม่สามารถทำได้ กระดาษและฮันโกะมีอยู่ในบางบริษัทและสำนักงานสาธารณะ ดังนั้นให้ถามว่าคุณใช้ระบบใด ทีมงานกำลังจัดการการอนุมัติทางออนไลน์
| ญี่ปุ่น | โรมาจิ | ความหมาย |
|---|---|---|
| システムで申請しておいてください。 | Shisutemu de shinsei shite oite kudasai. | กรุณาส่งผ่านระบบ |
| 承認ボタンを押しておきました。 | Shōnin botan o oshite okimashita. | ฉันได้กดอนุมัติแล้ว |
| 部長が出張中なので、代理承認になります。 | Buchō ga shutchō-chū na node, dairi shōnin ni narimasu. | ผู้จัดการแผนกไม่อยู่ในธุรกิจ ดังนั้นรองจะเป็นผู้อนุมัติ |
| 差し戻しのコメントを確認してください。 | Sashimodoshi no komento o kakunin shite kudasai. | โปรดตรวจสอบความคิดเห็นเกี่ยวกับคำขอที่ส่งคืน |
กริยาของการเดินทาง: อะเกรุ, มาวาสึ, tōru, โอริรุ
Office talk อธิบาย ringi ตามการเคลื่อนไหว คุณ ringi หรือ ageru ยกมันขึ้น และ ringi o mawasu ส่งมันไปรอบๆ ringi ga tōru ผ่าน หรือซาชิโมโดซาเรรุถูกส่งกลับ การอนุมัติขั้นสุดท้าย kessai ga oriru ลงมา เพราะมันลงมาจากด้านบน สำหรับซัพพลายเออร์ ผู้คนมักพูดว่า shanai de ringi-chū desu มันกำลังผ่านการอนุมัติภายใน ซึ่งเป็นวิธีสุภาพในการบอกว่ายังไม่ผ่าน ในกรณีของผู้บังคับบัญชา กริยาเดียวกันนี้จะปรากฏในเคอิโกะ
| ญี่ปุ่น | โรมาจิ | ความหมาย |
|---|---|---|
| 稟議を回しておきました。 | Ringi o mawashite okimashita. | ส่งรอบ ringi แล้วนะคะ |
| 課長のハンコをもらいに行ってきます。 | Kachō no hanko o morai ni itte kimasu. | ฉันจะไปเอาตราประทับผู้จัดการส่วน |
| やっと決裁が下りました。 | Yatto kessai ga orimashita. | ในที่สุดการอนุมัติก็มาถึง |
| 稟議が通ったので、発注を進めます。 | Ringi ga tōtta node, hatchū o susumemasu. | ringi ผ่านไปแล้ว ฉันจะดำเนินการสั่งซื้อต่อไป |
| 金額の根拠が弱いと差し戻されました。 | Kingaku no konkyo ga yowai to sashimodosaremashita. | ถูกส่งกลับเนื่องจากพื้นฐานของจำนวนเงินอ่อน |
| 現在、社内で稟議中です。 | Genzai, shanai de ringi-chū desu. | (ถึงซัพพลายเออร์) ขณะนี้อยู่ระหว่างการอนุมัติภายใน |
| ご確認のうえ、ご承認をお願いいたします。 | Go-kakunin no ue, go-shōnin o onegai itashimasu. | (ส่งอีเมลถึงผู้อนุมัติ) โปรดตรวจสอบและอนุมัติ |
ข้อผิดพลาดทั่วไปที่ผู้มาใหม่ทำกับ ringi
กำลังเขียน 決済 ในเอกสารอนุมัติ สาเหตุคือวิธีการป้อนข้อมูล ซึ่งมักจะเสนอคำชำระเงินก่อนสำหรับ kessai ตรวจสอบทุกๆ kessai ใน ringi และใช้ 決裁
การใช้ ringi เพื่อโน้มน้าวใจ ผู้มาใหม่จากวัฒนธรรมที่มีการโต้แย้งข้อเสนอในการประชุมจะบรรจุคดีลงในเอกสารและคาดหวังว่าจะชนะใจผู้อนุมัติ การโน้มน้าวใจเป็นของ nemawashi; ริงิโชจะบันทึกสิ่งที่ตกลงกันไว้
ข้ามระดับเพื่อประหยัดเวลา การไปที่ buchō โดยตรงให้ความรู้สึกมีประสิทธิภาพ แต่ลำดับของเส้นทางเป็นส่วนหนึ่งของความเคารพที่แสดงต่อแต่ละอันดับ และการข้าม kakarichō อาจส่งกลับ ติดตามเส้นทางแม้ว่าจะช้าก็ตาม
ถือว่าการประทับตราต้นเป็นการตัดสินใจ shōnin แต่ละอันให้ความรู้สึกเหมือนมีความก้าวหน้า และมันก็เป็นเช่นนั้น แต่มีเพียง kessai เท่านั้นที่มุ่งมั่นต่อบริษัท การสั่งซื้อตั้งแต่เนิ่นๆ อาจทำให้คุณต้องอธิบายการซื้อที่ไม่เคยได้รับการอนุมัติเป็นการส่วนตัว