การแลกเปลี่ยนเป็นเพียงฉากสั้นๆ ไม่ใช่บททดสอบที่ซ่อนอยู่
การแลกเปลี่ยนเมอิชิใช้เวลาประมาณยี่สิบวินาทีและดำเนินการตามลำดับคงที่ ซึ่งเป็นข่าวดีสำหรับผู้เรียน คนสองคนยืน ขยับเพื่อไม่ให้มีโต๊ะกั้นระหว่างพวกเขา ยื่นไพ่ของพวกเขา พูดคนละแถว รับด้วยมือทั้งสองข้าง อ่านสิ่งที่พิมพ์ไว้ แล้วนั่งลง เมื่อคุ้นเคยกับคำสั่งซื้อแล้ว ความสนใจของคุณก็จะเป็นอิสระสำหรับส่วนที่มีความสำคัญจริงๆ ซึ่งก็คือชื่อและบริษัทที่อยู่ในมือคุณแล้ว
ช่วยให้ถือว่าทุกแบบแผนใช้งานได้จริงมากกว่าเป็นเรื่องลึกลับ การยืนและใช้มือทั้งสองข้างทำให้การ์ดใบเล็กผ่านง่ายและหล่นยาก การอ่านออกเสียงเป็นการยืนยันชื่อที่คุณต้องการสำหรับชั่วโมงถัดไป การไม่เขียนข้อความต่อหน้าเจ้าของถือเป็นมารยาททั่วไป กฎแต่ละข้อมีเหตุผลที่ชัดเจนอยู่เบื้องหลัง และการจดจำเหตุผลนั้นง่ายกว่าการจำรายการข้อห้ามที่คุณเข้าใจเพียงครึ่งเดียว
ใครเป็นผู้เสนอก่อน และทำไมจึงมักเป็นคุณ
ฝ่ายที่มีอันดับต่ำกว่าในการประชุมครั้งนั้นเสนอก่อน นั่นหมายถึงฝ่ายเยือนไปก่อนฝั่งเจ้าบ้าน และฝั่งขายก่อนฝั่งซื้อ หากคุณเดินทางไปที่สำนักงานของใครบางคนเพื่อเสนอบางสิ่งบางอย่าง คุณต้องเสนอก่อน ภายในแต่ละทีม ลำดับจะเริ่มจากบนลงล่าง: ผู้จัดการของคุณแลกเปลี่ยนกับทีมของพวกเขา จากนั้นคุณก็จะแลกเปลี่ยนกับทีมของพวกเขา ดังนั้นจงเฝ้าดูบุคคลที่อยู่เหนือคุณและติดตาม
การปฏิบัติสมัยใหม่มักเป็นการแลกเปลี่ยนพร้อมกัน ทั้งสองคนถือไพ่ของตนเองในมือขวา เสนอให้ต่ำกว่าไพ่อีกใบเล็กน้อยหากบุคคลนั้นเหนือกว่าพวกเขา หยิบไพ่ที่เสนอมาด้วยมือซ้าย จากนั้นนำมือขวาข้ามเพื่อให้มือทั้งสองข้างรองรับไพ่ที่พวกเขาได้รับ หากเวลาผิดพลาด เพียงมอบของคุณแล้วรับในภายหลัง ไม่มีใครนับจังหวะเลย
- ฝั่งเยือนก่อน ฝั่งเจ้าบ้านเป็นอันดับสอง
- ฝ่ายขายก่อน ฝ่ายซื้ออันดับสอง
- ผู้อาวุโสที่สุดในแต่ละฝ่ายจะแลกเปลี่ยนกันก่อน จากนั้นคนอื่นๆ ตามลำดับ
- จับการ์ดของคุณที่ขอบเพื่อให้นิ้วของคุณปิดทั้งชื่อและโลโก้
- หันการ์ดหันหน้าไปทางผู้รับ เพื่อให้พวกเขาสามารถอ่านได้โดยไม่ต้องหมุน
การแลกเปลี่ยนเป็นลำดับสองด้าน
ด้านล่างนี้เป็นการแลกเปลี่ยนเต็มรูปแบบจากทั้งสองฝ่ายตามลำดับโดยมีคุณเป็นผู้เยี่ยมชม อ่านเป็นฉากมากกว่ารายการคำศัพท์ สังเกตว่าแต่ละเทิร์นสั้นแค่ไหน: หนึ่งบรรทัดเพื่อตั้งชื่อตัวเอง หนึ่งบรรทัดที่ต้องยอมรับ หนึ่งบรรทัดเพื่อยืนยันสิ่งที่คุณเพิ่งอ่าน บทสนทนาทั้งหมดสอดคล้องกับเวลาที่ใช้ในการนั่งลง
| ญี่ปุ่น | โรมาจิ | ความหมาย |
|---|---|---|
| 株式会社さくらの田中と申します。 | Kabushiki-gaisha Sakura no Tanaka to mōshimasu. | คุณ: ฉันชื่อทานากะจากบริษัทซากุระ |
| よろしくお願いいたします。 | Yoroshiku onegai itashimasu. | คุณ: ฉันหวังว่าจะได้ร่วมงานกับคุณ |
| ご丁寧にありがとうございます。頂戴いたします。 | Go-teinei ni arigatō gozaimasu. Chōdai itashimasu. | พวกเขา: นั่นคุณใจดีมาก ฉันจะเอามัน |
| 申し遅れました。株式会社みどりの佐藤でございます。 | Mōshiokuremashita. Kabushiki-gaisha Midori no Satō de gozaimasu. | พวกเขา: ฉันควรจะพูดเร็วกว่านี้ ฉันชื่อซาโต้จากบริษัทมิโดริ |
| 頂戴いたします。 | Chōdai itashimasu. | คุณ : ขอบใจนะ ฉันจะไปรับ |
| 営業部の佐藤様でいらっしゃいますね。 | Eigyō-bu no Satō-sama de irasshaimasu ne. | คุณ: คุณคือคุณซาโต้จากแผนกขาย |
| はい、さようでございます。 | Hai, sayō de gozaimasu. | พวกเขา: ใช่ ถูกต้องแล้ว |
| 本日はよろしくお願いいたします。 | Honjitsu wa yoroshiku onegai itashimasu. | คุณ : ขอบคุณที่มีฉันในวันนี้ |
โมชิโอคุเระมาชิตะหมายถึงโดยคร่าวว่าผู้พูดควรแนะนำตัวเองตั้งแต่เนิ่นๆ และจะปรากฏขึ้นทุกครั้งที่มีคนพูดก่อนยื่นบัตรให้ Chōdai itashimasu เป็นคำกริยาที่ถ่อมตัวในการรับ และเป็นบรรทัดเดียวที่มีประโยชน์มากที่สุดในที่นี้ อะริกาโต โกไซมาสุ เพียงอย่างเดียวก็ดูอบอุ่นแต่ไม่เป็นทางการเล็กน้อยในการประชุมทางธุรกิจครั้งแรก
พูดชื่อและบริษัทของตนเองอย่างชัดเจน
แนวเสนอขายมีรูปร่างคงที่: บริษัท, ไม่, นามสกุล, ถึง โมชิมาสึ บริษัทต้องมาก่อนเนื่องจากความเกี่ยวข้องของคุณระบุตัวคุณที่นี่มากกว่าชื่อที่คุณระบุ พูดบริษัทช้าๆ แล้วเว้นช่องว่างเล็กๆ แล้วตามด้วยชื่อ เพราะผู้ฟังพยายามจับคู่เสียงเพื่อพิมพ์ไปพร้อมๆ กัน หากชื่อของคุณไม่ใช่ภาษาญี่ปุ่น ให้พูดชื่อสกุลก่อนและดังขึ้นเล็กน้อยแล้วเตรียมพูดซ้ำอีกครั้ง
| ญี่ปุ่น | โรมาจิ | ความหมาย |
|---|---|---|
| 初めまして、株式会社さくらの田中と申します。 | Hajimemashite, kabushiki-gaisha Sakura no Tanaka to mōshimasu. | คุณจะทำอย่างไร. ฉันชื่อทานากะจากบริษัทซากุระ |
| 営業部でマーケティングを担当しております。 | Eigyō-bu de māketingu o tantō shite orimasu. | ฉันรับผิดชอบด้านการตลาดในแผนกขาย |
| 本日はお時間をいただき、ありがとうございます。 | Honjitsu wa ojikan o itadaki, arigatō gozaimasu. | ขอบคุณที่สละเวลาในวันนี้ |
| どうぞよろしくお願い申し上げます。 | Dōzo yoroshiku onegai mōshiagemasu. | ฉันหวังว่าจะได้ร่วมงานกับคุณ |
การรับการ์ดและอ่านออกเสียง
ใช้มือทั้งสองข้างจับการ์ดไว้ที่มุมด้านล่าง ถือการ์ดไว้สูงประมาณหน้าอก แล้วมองดูสองสามวินาทีจริงๆ แล้วพูดสิ่งหนึ่งที่คุณเพิ่งอ่าน นี่ไม่ใช่คำเยินยอ เป็นวิธีการตรวจสอบว่าคุณมีแผนก ตำแหน่ง และชื่อในขณะที่เจ้าของยืนอยู่ตรงหน้าคุณและสามารถแก้ไขคุณได้ฟรี
เส้นที่ทำงานเป็นการสังเกตธรรมดาโดยมี ne อยู่ที่ส่วนท้าย เป็นการเชิญชวนให้มีการยืนยันโดยไม่ต้องถามคำถามโดยตรง และโดยปกติแล้วคำตอบจะเป็นคำไฮสั้นๆ บวกด้วยประโยคที่มีรายละเอียดเพิ่มเติม ซึ่งจะช่วยให้คุณมีบางอย่างสำหรับเปิดการพูดคุยเล็กๆ น้อยๆ ด้วยเมื่อคุณนั่งลงแล้ว เก็บการ์ดไว้ในมือ ไม่ใช่ในกระเป๋าเสื้อ จนกว่าทุกคนจะนั่ง
| ญี่ปุ่น | โรมาจิ | ความหมาย |
|---|---|---|
| ありがとうございます。頂戴いたします。 | Arigatō gozaimasu. Chōdai itashimasu. | ขอบคุณ ฉันจะเอาบัตรของคุณ |
| 恐れ入ります。 | Osore irimasu. | ขอบคุณ มันใจดีมาก |
| 技術部の部長でいらっしゃるのですね。 | Gijutsu-bu no buchō de irassharu no desu ne. | ดังนั้นคุณจึงเป็นหัวหน้าแผนกวิศวกรรม |
| 御社は大阪にも拠点がおありなのですね。 | Onsha wa Ōsaka ni mo kyoten ga oari na no desu ne. | ฉันเห็นว่าบริษัทของคุณมีฐานอยู่ที่โอซาก้าเช่นกัน |
ถามว่าอ่านชื่อยังไง
ชื่อสกุลของญี่ปุ่นเขียนด้วยตัวคันจิซึ่งไม่สามารถคาดเดาการอ่านได้ และสามารถอ่านอักขระเดียวกันได้หลายวิธี คนญี่ปุ่นจึงถามกันเกี่ยวกับการอ่านในเวลานี้ และจะถือว่าตั้งใจฟังมากกว่าจะไม่รู้ การแลกเปลี่ยนเป็นเวลาที่ถูกที่สุดในการถาม เพราะหลังจากนั้นคุณจะต้องยอมรับว่าคุณเลี่ยงชื่อบุคคลนั้นมาครึ่งชั่วโมงแล้ว
ถามก่อนที่จะวางการ์ดลง นำด้วย shitsurei desu ga หรือ osore irimasu ga แล้วถามโดยตรง ถ้าเดาได้ก็เสนอให้เป็นมิตรมากกว่าถามเย็นๆ เพราะอีกฝ่ายต้องยืนยันหรือแก้ไขพยางค์เดียวเท่านั้น อ่านซ้ำเมื่อคุณได้ยินแล้วนำไปใช้ในประโยคถัดไปเพื่อแก้ไขในหน่วยความจำ
| ญี่ปุ่น | โรมาจิ | ความหมาย |
|---|---|---|
| 失礼ですが、お名前は何とお読みすればよろしいでしょうか。 | Shitsurei desu ga, onamae wa nan to oyomi sureba yoroshii deshō ka. | ขอโทษนะ ฉันจะอ่านชื่อของคุณได้อย่างไร? |
| 恐れ入りますが、下のお名前の読み方を教えていただけますでしょうか。 | Osore irimasu ga, shita no onamae no yomikata o oshiete itadakemasu deshō ka. | ฉันขอถามชื่อของคุณอ่านว่าอย่างไร? |
| はせがわ様でよろしいでしょうか。 | Hasegawa-sama de yoroshii deshō ka. | ฮาเซกาวะจะพูดถูกไหม? |
| はい、はせがわと申します。珍しい読み方でして。 | Hai, Hasegawa to mōshimasu. Mezurashii yomikata deshite. | ใช่ อ่านว่า ฮาเซกาวะ เป็นการอ่านหนังสือที่ไม่ธรรมดา |
| ありがとうございます。はせがわ様ですね。 | Arigatō gozaimasu. Hasegawa-sama desu ne. | ขอบคุณ ฮาเซกาวะ แล้ว.. |
การ์ดบนโต๊ะระหว่างการประชุม
บัตรที่ได้รับอยู่ออก การใส่การ์ดลงในเคสของคุณโดยตรงดูเหมือนเป็นการปิดแฟ้มกับคนที่คุณเพิ่งพบ ดังนั้นคุณจึงวางไพ่ไว้บนโต๊ะตรงหน้าคุณแทน โดยจัดวางให้ตรงกับตำแหน่งที่เจ้าของของพวกเขานั่งอยู่ เลย์เอาต์นั้นเป็นผังที่นั่ง: ช่วยให้คุณเรียกชื่อบุคคลที่ถูกต้องสำหรับการประชุมทั้งหมดได้โดยไม่ต้องเดา ซึ่งเป็นเหตุผลที่แท้จริงที่ทำให้นิสัยยังคงอยู่
จัดการไพ่ให้น้อยที่สุดเท่าที่จะทำได้ในขณะที่การ์ดไม่อยู่ อย่าเขียนบนกระดาษ อย่าวางสมุดบันทึกทับ อย่าเลื่อนมันไปรอบๆ ขณะที่คุณคิด หากไพ่ใบหนึ่งถูกทิ้งไว้บนโต๊ะในตอนท้าย นั่นแสดงว่าเป็นการลืมบุคคลนั้น ดังนั้นให้วางไพ่เหล่านั้นไว้เป็นส่วนหนึ่งของการลุกขึ้นยืน แทนที่จะเป็นสิ่งที่คุณอาจจะจำได้ในภายหลัง
- วางไพ่ตามลำดับที่นั่งของคนที่อยู่ตรงข้ามคุณ
- วางบัตรของผู้อาวุโสที่สุดไว้บนกล่องใส่บัตรของคุณทางด้านหน้าซ้าย
- เก็บการ์ดให้ห่างจากถ้วย น้ำที่ควบแน่น และแล็ปท็อปของคุณ
- อย่าเขียนสิ่งใดลงบนการ์ดในขณะที่เจ้าของการ์ดมองเห็นคุณ
- เมื่อสิ้นสุดการประชุม ให้รวบรวมพวกเขาแล้วใส่ลงในกล่องบัตร ไม่ใช่ในกระเป๋ากางเกง
- พูดว่า shitsurei itachimasu ขณะที่คุณจัดไพ่ให้เรียบร้อยและยืนขึ้น
เมื่อคุณหมดหรือลืมบัตรของคุณ
สิ่งนี้เกิดขึ้นได้กับทุกคนและมีสูตรตายตัวสำหรับสิ่งนี้ ขอโทษครั้งเดียวสั้นๆ แล้วเดินหน้าต่อไป คำอธิบายที่ยาวทำให้ช่วงเวลาสำคัญยิ่งกว่าที่เป็นอยู่ คำกริยามาตรฐานคือ kirasu แปลว่า หมด และใช้แม้ว่าความจริงก็คือคุณทิ้งเคสไว้บนโต๊ะก็ตาม จากนั้นสัญญาว่าจะส่งรายละเอียดของคุณและส่งจริงในวันเดียวกัน
| ญี่ปุ่น | โรมาจิ | ความหมาย |
|---|---|---|
| あいにく名刺を切らしておりまして、大変申し訳ございません。 | Ainiku meishi o kirashite orimashite, taihen mōshiwake gozaimasen. | กลัวว่าการ์ดจะหมด ฉันเสียใจมาก |
| 後日、改めてお送りいたします。 | Gojitsu, aratamete o-okuri itashimasu. | ฉันจะส่งรายละเอียดของฉันให้คุณอีกครั้งในภายหลัง |
| 恐れ入りますが、お名刺を頂戴できますでしょうか。 | Osore irimasu ga, omeishi o chōdai dekimasu deshō ka. | ขอโทษ ฉันขอบัตรของคุณได้ไหม |
| お名前をお伺いしてもよろしいでしょうか。 | Onamae o o-ukagai shite mo yoroshii deshō ka. | ฉันขอถามชื่อของคุณได้ไหม? |
หากอีกฝ่ายไม่มีไพ่ให้ถามชื่อออกมาดัง ๆ แล้วเขียนลงในสมุดบันทึกทันทีรวมทั้งการอ่านด้วย เมื่อคุณเป็นคนหนึ่งที่ไม่มีการ์ด ก็ยังคงรับบัตรด้วยมือทั้งสองข้างและยังคงอ่านออกเสียงอยู่ การแลกเปลี่ยนจะไม่ถูกยกเลิกโดยกรณีว่างของคุณ เพียงครึ่งหนึ่งของคุณเท่านั้นที่ถูกเลื่อนออกไปเป็นอีเมล
อีเมลติดตามผลที่อ้างอิงถึงการประชุม
การแลกเปลี่ยนบัตรจะคุ้มค่าก็ต่อเมื่อมีข้อความตามมา ส่งอีเมลสั้นๆ ในวันเดียวกันหรือเช้าวันถัดไป หัวเรื่องที่เป็นประโยชน์จะตั้งชื่อวัตถุประสงค์และระบุตัวคุณ เช่น 本日のお礼(株式会社さくら・本中) เนื่องจากผู้รับอาจรวบรวมการ์ดหลายใบในบ่ายวันนั้นและจำเป็นต้องแสดงให้คุณเห็นทันที
ร่างกายมีสี่การเคลื่อนไหว: ขอบคุณพวกเขาที่สละเวลา บอกว่าคุณเป็นใครและพบกันที่ไหน อ้างถึงสิ่งที่เป็นรูปธรรมอย่างหนึ่งที่ถูกพูดคุยกันเพื่อให้ข้อความไม่ใช่เทมเพลตอย่างชัดเจน และปิดท้ายด้วยคำทักทายที่เป็นการคาดการณ์ล่วงหน้า เอาไว้หน้าจอครับ. อีเมลยาวๆ ฉบับแรกในจดหมายโต้ตอบทางธุรกิจของญี่ปุ่นกระตุ้นให้เกิดการตอบกลับล่าช้า แทนที่จะเป็นอีเมลที่อบอุ่น
| ญี่ปุ่น | โรมาจิ | ความหมาย |
|---|---|---|
| 本日はお忙しい中、お時間をいただきありがとうございました。 | Honjitsu wa oisogashii naka, ojikan o itadaki arigatō gozaimashita. | ขอบคุณที่สละเวลาในวันนี้ ถึงแม้ว่าตารางงานจะยุ่งก็ตาม |
| 先ほどご挨拶させていただきました、株式会社さくらの田中です。 | Sakihodo goaisatsu sasete itadakimashita, kabushiki-gaisha Sakura no Tanaka desu. | นี่คือ Tanaka แห่งบริษัท Sakura Inc. ที่คุณพบเมื่อเช้าวันนี้ |
| ご相談いただいた件につきまして、社内で確認いたします。 | Gosōdan itadaita ken ni tsukimashite, shanai de kakunin itashimasu. | เกี่ยวกับเรื่องที่คุณหยิบยกขึ้นมา ฉันจะตรวจสอบภายใน |
| 改めてご連絡差し上げます。 | Aratamete gorenraku sashiagemasu. | ฉันจะติดต่อคุณอีกครั้งในไม่ช้า |
| 今後ともよろしくお願い申し上げます。 | Kongo tomo yoroshiku onegai mōshiagemasu. | ฉันหวังว่าจะได้ร่วมงานกับคุณต่อจากนี้ไป |
วิธีซ้อมฉากทั้งหมด
ฝึกยืนแบบนี้ให้ดังๆ โดยมีไพ่จริงอยู่ในมือ เพราะภาษาและการเคลื่อนไหวต้องมาคู่กัน การนั่งที่โต๊ะและอ่านแถวอย่างเงียบๆ ไม่ได้ฝึกจังหวะใดที่ทำให้การแลกเปลี่ยนรู้สึกสงบ การฝึกซ้อมทางกายภาพห้านาทีมีค่ามากกว่าการอ่านเกี่ยวกับศุลกากรหนึ่งชั่วโมง
- พูดประโยคเสนอขายของคุณในขณะที่ถือไพ่ออกมาจริงๆ จนกว่าคุณจะไม่มองมือของคุณอีกต่อไป
- ซ้อมรับ: โชได อิตะชิมาสึ มองสองวินาที จากนั้นสังเกตหนึ่งอันที่ลงท้ายด้วย ne
- เจาะลึกคำถามอ่านชื่อจนกว่าจะคล่อง ดังนั้นความประหลาดใจจะไม่กลายเป็นความเงียบ
- ฝึกฝนการขอโทษโดยไม่ใช้บัตรสักครั้งเพื่อให้ถ้อยคำพร้อมก่อนวันที่คุณต้องการ
- เขียนอีเมลติดตามผลจากความทรงจำเย็นวันเดียวกันและเปรียบเทียบกับวลีข้างต้น
- จับคู่สิ่งนี้กับการแนะนำตัวเองที่คุณสามารถพูดได้แล้ว เพื่อที่การประชุมหลังการแลกเปลี่ยนจะมีทางที่ต้องไป