Ana fikir: kağıt üzerinde dolaşan bir karar
Ringi (稟議), bir amirine alçakgönüllülükle rapor vermek için rin ve müzakere anlamına gelen gi'den inşa edilmiştir, yani bu, kelimenin tam anlamıyla kişinin üstlerinin müzakere için üstlerine bıraktığı bir konudur. Belge ringisho'dur (稟議書), sho yazılı belge anlamına gelir. A ringi başkasının yetkisini gerektiren kararlar için kullanılır: ekipman satın almak, sözleşme imzalamak, işe almak, belirli bir maliyetin üzerinde seyahat etmek.
Sistem, kararların paylaşıldığı görüşünü yansıtır. Sonucu yaşayacak olan herkes teklifi görüyor ve adını koyuyor, böylece kimse daha sonra kendisine hiç söylenmediğini söyleyemeyecek ve sorumluluk yol boyunca dağılacak. Fiyat zamandır. ringi'a ne kadar ihtiyaç duyulduğu şirkete göre büyük ölçüde değişir; Daha eski bir firmanın form kullandığı bir durumda, start-up'lar bir sohbet mesajı kullanabilir. nemawashi'deki ilgili yazı ilk gelen konuşmaları, iş unvanlarıyla ilgili yazı ise rotadaki sıraları kapsıyor. İki meslektaş bir satın alma işlemini tartışıyor.
| Japonca | Romaji | Anlam |
|---|---|---|
| この件、稟議が必要ですか。 | Kono ken, ringi ga hitsuyō desu ka. | Bunun bir ringi'a ihtiyacı var mı? |
| 五十万円以上は稟議が要ります。 | Gojū-man-en ijō wa ringi ga irimasu. | 500.000 yen'den yukarı olan her şeyin ringi olması gerekir. |
| 来週までに稟議を上げます。 | Raishū made ni ringi o agemasu. | ringi'ı gelecek haftaya kadar göndereceğim. |
| 稟議、今どこまで行ってる？ | Ringi, ima doko made itteru? | ringi ne kadar ileri gitti? |
Rota: kiansha'dan kessaisha'e
Taslağı hazırlayan kiansha (起案者), kelimenin tam anlamıyla taslağı hazırlayan kişi, ringisho'yu her seferinde bir sıra yukarıya gönderir. En son kimin onaylayacağı şirketin onay yetkisine ilişkin kurallarına göre belirlenir, kessai kengen (決裁権限), genellikle tür ve miktara göre: küçük bir satın alma departman müdüründe durabilir, büyük bir satın alma bir direktöre veya başkana gidebilir. Yolda aigi (合議) için ilgili departmanlara doğru gidebilir, genellikle onay yollarında bu şekilde okunur, ancak gōgi de duyulur, böylece muhasebe veya hukuk bunu kontrol edebilir. Herhangi bir onaylayan bunu geri gönderebilir.
| Japonca | Romaji | Anlam |
|---|---|---|
| この金額だと、決裁者は本部長になります。 | Kono kingaku da to, kessaisha wa honbuchō ni narimasu. | Bu miktarın son onaylayıcısı bölüm başkanıdır. |
| 経理の合議も必要です。 | Keiri no aigi mo hitsuyō desu. | Ayrıca muhasebeden de onay alınması gerekiyor. |
| 係長、ハンコをお願いできますか。 | Kakarichō, hanko o onegai dekimasu ka. | Pulunuzu rica edebilir miyim lütfen? |
| Rol | Okuma | Rotada ne yapıyorlar |
|---|---|---|
| 起案者 | kiansha | Teklif taslağını hazırlar ve ekleri toplar |
| 係長 | kakarichō | İlk kontrol: gerçekler, rakamlar ve format |
| 課長 | kachō | Bölümün iş durumunu değerlendirir |
| 部長 | buchō | Departman için onaylar; genellikle küçük meblağlar için nihai sonuç |
| 合議先 | aigi-saki | Muhasebe veya hukuk gibi ilgili departmanlar |
| 決裁者 | kessaisha | Bu tutarın yetkisini elinde bulundurur ve resmileştirir |
Ringisho'yu okumak: başlık ve damga kutuları
Formatlar şirkete göre farklılık gösterir, ancak çoğu ringisho aynı alanları taşır: taslak tarihi, kianbi; taslağı hazırlayan kişi ve departmanı; geleneksel olarak hiçbir ken ile bitmeyen kenmei konusu; miktar, kingaku; ekler, tenpu shiryō, tırnak işaretleri gibi; ve sonuç için bir kutu. Aşağıdaki bölüm amacı, nedenleri ve dikkate alınan seçenekleri ortaya koymaktadır.
Damga kutuları sırası ōinran (押印欄), kelimenin tam anlamıyla mühür basmak için kullanılan sütundur. Çoğu formda en kıdemli kutu solda ve taslağı hazırlayanınki sağdadır, dolayısıyla pullar geleneksel dikey yazı yönünde sağdan sola doğru doldurulur. Her onaylayan, soyadını içeren küçük bir kişisel mühür, yani bir mitomein, kelimenin tam anlamıyla bir onay mührü basar. Bazı işyerleri, sanki selam veriyormuş gibi mührü patronun kutusuna doğru hafifçe eğme geleneğini sürdürüyor; birçok kişi bununla hiç tanışmadı, bu nedenle meslektaşlarınızın yaptıklarını takip edin.
| Japonca | Romaji | Anlam |
|---|---|---|
| 件名の書き方はこれで合っていますか。 | Kenmei no kakikata wa kore de atte imasu ka. | Konuyu yazmanın doğru yolu bu mu? |
| 見積書を二通添付しました。 | Mitsumorisho o ni-tsū tenpu shimashita. | İki alıntı ekledim. |
| ハンコ、逆さまになってるよ。 | Hanko, sakasama ni natteru yo. | (Meslektaşım) Pulun ters. |
Öğrencilerin kafasını karıştıran çiftler
Kessai klasik tuzaktır.決裁 ile yazılır, yetkili kişi tarafından onaylanır; ikinci kanji, mahkeme kararında olduğu gibi yargılamak anlamına gelir.決済 yazılır, ödemenin yapılması, kart terminallerindeki kelime ve kessai-bi'deki ödeme tarihidir. Giriş yöntemleri genellikle önce ödemenin yazılışını sunar. Taslağı kontrol eden yeni gelen, herkesin bir kez sorduğu soruyu sorar.
| Japonca | Romaji | Anlam |
|---|---|---|
| 決裁と決済、どっちの漢字でしたっけ。 | Kessai to kessai, dotchi no kanji deshitakke. | Kessai ve kessai: yine hangi kanjiydi? |
| Terim | Okuma | Anlam | İle karıştırılmaması gereken |
|---|---|---|---|
| 決裁 | kessai | Yetkili kişi tarafından nihai onay | 決済 kessai, ödemenin yapılması |
| 承認 | shōnin | Rotanın bir adımında onaylayanın sorunu yok | 決裁 kessai, son, bağlayıcı olan |
| 稟議 | ringi | Onay için dağıtıldı | 回覧 kairan, yalnızca okumak için dağıtıldı |
| 差し戻し | sashimodoshi | Düzeltilip yeniden gönderilmek üzere geri gönderildi | 却下 kyakka, tamamen reddedildi |
| 根回し | nemawashi | Önceden gayri resmi görüşmeler | 稟議 ringi, daha sonra resmi kayıt |
Ringi ve nemawashi: önceki konuşma, sonraki makale
Nemawashi, kelimenin tam anlamıyla köklerine inmek, bir teklifin sunulmadan önce her kişiyle konuşulduğu resmi olmayan bir çalışmadır. Ringi sonucu resmi kılan şeydir. nemawashi'süz bir ringi, sorularla geri dönme eğilimindedir, çünkü onaylayanın fikri ilk kez masaya geldiği anda duyar; ringi olmadan nemawashi'ün resmi bir etkisi yoktur. Bu nedenle iyi hazırlanmış bir makaleyi onaylayanlar ringi nadiren ilk kez okurlar. Kıdemli bir meslektaşım yeni gelen birine tavsiye veriyor.
| Japonca | Romaji | Anlam |
|---|---|---|
| 稟議を上げる前に、部長に一度相談しておいたほうがいいよ。 | Ringi o ageru mae ni, buchō ni ichido sōdan shite oita hō ga ii yo. | ringi'ı göndermeden önce bu konuyu departman yöneticisiyle bir kez konuşsanız iyi olur. |
| 経理には事前に話を通してあります。 | Keiri ni wa jizen ni hanashi o tōshite arimasu. | Zaten muhasebeden geçtim. |
| 根回しは済んでいます。 | Nemawashi wa sunde imasu. | Temel çalışmaları yapıldı. |
Temellerin ötesinde: elektronik ringi ve solan hanko
Pek çok şirket artık denshi ringi (電子稟議), elektronik ringi'i bir iş akışı sisteminde, wākufurō shisutemu'da çalıştırıyor. Rota yazılımda belirlenir, her onaylayan bir bildirim alır ve onay, bazen onaylayanın mührünün resmiyle birlikte görüntülenen bir düğmedir. Sashimodoshi yazılı bir yorumla gelir ve tarih kimin ne zaman onayladığını gösterir. Onaylayanın yokluğunda onun yerine bir vekil onay verebilir, Dairi shōnin.
Değişim 2020'de hızlandı. Aynı yılın Haziran ayında Kabine Ofisi, Adalet Bakanlığı ve Ekonomi, Ticaret ve Sanayi Bakanlığı, bir yasa gerektirmediği sürece bir sözleşmenin mühürsüz geçerli olduğunu ve uzaktan çalışmanın kağıt dağıtımlarını kullanışsız hale getirdiğini belirten bir Soru-Cevap yayınladı. Kağıt ve hanko bazı şirketlerde ve kamu dairelerinde varlığını sürdürüyor; bu nedenle sizin sisteminizin hangi sistemi kullandığını sorun. Bir ekip onayları çevrimiçi olarak ele alıyor.
| Japonca | Romaji | Anlam |
|---|---|---|
| システムで申請しておいてください。 | Shisutemu de shinsei shite oite kudasai. | Lütfen sistem üzerinden iletin. |
| 承認ボタンを押しておきました。 | Shōnin botan o oshite okimashita. | Onayla tuşuna bastım. |
| 部長が出張中なので、代理承認になります。 | Buchō ga shutchō-chū na node, dairi shōnin ni narimasu. | Departman müdürü iş nedeniyle uzakta olduğundan bir vekil bunu onaylayacak. |
| 差し戻しのコメントを確認してください。 | Sashimodoshi no komento o kakunin shite kudasai. | Lütfen iade edilen istekle ilgili yorumları kontrol edin. |
Yolculuğun fiilleri: ageru, mawasu, tōru, oriru
Ofis konuşması bir ringi'ı hareketi ile tanımlar. Sen ringi o ageru, onu yukarı kaldır ve ringi o mawasu, onu etrafa gönder. Ya ringi ga tōru geçer ya da sashimodosareru geri gönderilir. Nihai onay kessai ga oriru, aşağı iner çünkü yukarıdan iner. İnsanlar tedarikçilere shanai de ringi-chū desu diyor, bunun iç onaydan geçtiğini, henüz geçmediğini söylemenin kibar bir yolu. Üstlerde aynı fiiller keigo'da görünür.
| Japonca | Romaji | Anlam |
|---|---|---|
| 稟議を回しておきました。 | Ringi o mawashite okimashita. | ringi turunu gönderdim. |
| 課長のハンコをもらいに行ってきます。 | Kachō no hanko o morai ni itte kimasu. | Bölüm müdürünün damgasını almaya gidiyorum. |
| やっと決裁が下りました。 | Yatto kessai ga orimashita. | Onay nihayet geldi. |
| 稟議が通ったので、発注を進めます。 | Ringi ga tōtta node, hatchū o susumemasu. | ringi geçti, bu yüzden siparişe devam edeceğim. |
| 金額の根拠が弱いと差し戻されました。 | Kingaku no konkyo ga yowai to sashimodosaremashita. | Tutarın temeli zayıf olduğundan geri gönderildi. |
| 現在、社内で稟議中です。 | Genzai, shanai de ringi-chū desu. | (Bir tedarikçiye) Şu anda dahili onay sürecinden geçiyor. |
| ご確認のうえ、ご承認をお願いいたします。 | Go-kakunin no ue, go-shōnin o onegai itashimasu. | (Onaylayana e-posta) Lütfen inceleyin ve onaylayın. |
Yeni başlayanların ringi ile yaptığı yaygın hatalar
Bir onay belgesine 決済 yazma. Bunun nedeni genellikle kessai için ödeme sözcüğünü ilk olarak sunan giriş yöntemidir. Bir ringi'deki her kessai'i kontrol edin ve 決裁 kullanın.
İkna etmek için ringi'ı kullanma. Önerilerin bir toplantıda tartışıldığı kültürlerden gelen yeni gelenler, konuyu belgeye yerleştirir ve onaylayıcıların kazanmasını bekler. İkna etme nemawashi'e aittir; Ringisho kararlaştırılanları kaydeder.
Zaman kazanmak için bir seviyeyi atlamak. Doğrudan buchō'a gitmek verimli hissettirir, ancak rotanın sırası her sıraya gösterilen saygının bir parçasıdır ve atlanan bir kakarichō onu geri gönderebilir. Yavaş olsa bile rotayı takip edin.
Erken damgayı karar olarak ele almak. Her shōnin ilerleme hissi veriyor ve öyle de, ancak yalnızca kessai şirketi taahhüt ediyor. Erken sipariş vermek, asla onaylanmayan bir satın alma işlemini kişisel olarak açıklamanıza neden olabilir.