Üç çeşit hikitsugi ve ne zaman başladıkları
Hikitsugi, farklı hissettiren ancak aynı dili kullanan üç durumu ele alıyor. Kyūka'dan ayrılmadan önce, siz yokken yapılması gereken görevleri genellikle bir meslektaşınıza ve genellikle kısa bir mesaj ve şahsen bir kelime ile devredersiniz. Şirket içinde bir transfer olan jinji idō'dan önce, genellikle duyuru ile taşınma tarihi arasındaki haftalarda tüm rolü devredersiniz. Taishoku'dan, istifadan önce her şeyi teslim edersiniz ve şirket bunun son gününüzden önce tamamlanmasını bekleyecektir.
Zamanlama öğrencilerin yakalandığı yerdir. İzin için bir veya iki günlük hazırlık yapılması gerekiyor. Transfer duyurulduğu gün başlar. İhbar süresi boyunca bir istifa devri gerçekleşir ve birçok yönetici ilk hafta bir devir teslim planı olan hikitsugi keikaku'yu isteyecektir. Şirketin beklentileri farklıdır, bu nedenle ekibin hikitsugisinin normalde nasıl göründüğünü sorun.
| Japonca | Romaji | Anlam |
|---|---|---|
| 来週の休暇中の業務について、引き継ぎをお願いしたいのですが。 | Raishū no kyūka-chū no gyōmu ni tsuite, hikitsugi o onegai shitai no desu ga. | Gelecek hafta iznim için işi devretmek istiyorum. |
| 異動に伴い、担当業務を田中さんに引き継ぎます。 | Idō ni tomonai, tantō gyōmu o Tanaka-san ni hikitsugimasu. | Transferimle birlikte görevlerimi Tanaka'ya devredeceğim. |
| 退職までに、すべての業務を引き継ぐ予定です。 | Taishoku made ni, subete no gyōmu o hikitsugu yotei desu. | Ayrılmadan önce tüm işlerimi teslim etmeyi planlıyorum. |
| 引き継ぎの計画を今週中にまとめます。 | Hikitsugi no keikaku o konshū-chū ni matomemasu. | Bu hafta bir devir teslim planı hazırlayacağım. |
| 後任はどなたになりますか。 | Kōnin wa donata ni narimasu ka. | Benim halefim kim olacak? |
Hikitsugisho: belgede neler var
Hikitsugisho devir teslimin omurgasıdır. Halefiniz, yöneticiniz ve aylar sonra kimsenin cevaplayamayacağı bir soruyu yanıtlamak zorunda kalan kişi tarafından okunur. Bunu, ekibiniz hangisini kullanıyorsa, sade desu ve masu veya isim ağırlıklı dahili belgeler stilinde yazın ve tarihe göre değil göreve göre düzenleyin. Her görev için: ne için olduğu, ne sıklıkla gerçekleştiği, hangi durumda olduğu, kimin dahil olduğu, dosyaların nerede olduğu ve neyin yanlış gidebileceği.
Hikitsugisho'yu gerçekten faydalı kılan iki şey vardır. Birincisi keii, yani tarih: Bir müşterinin neden belirli bir şekilde ele alındığı, hangi kararların kim tarafından alındığı. İkincisi ise yazılı olmayan kurallardır: Telefon görüşmelerinden hoşlanmayan müşteri, raporun önce belirli bir kişiye gitmesi gerekir. Bunlar hiçbir zaman resmi prosedürlerde yer almaz ve bunlar tam olarak halefin tek başına öğrenemeyeceği şeylerdir.
| Bölüm | Okuma | Ne yazmalı |
|---|---|---|
| 業務一覧 | gyōmu ichiran | Amacı ve sıklığı olan görevlerin listesi |
| 進捗状況 | shinchoku jōkyō | Her görevin mevcut durumu |
| 担当者・関係者 | tantōsha, kankeisha | Sorumlu kişiler ve ilgili kişiler |
| 取引先連絡先 | torihikisaki renrakusaki | Müşteri ve tedarikçi iletişim bilgileri |
| 期限・スケジュール | kigen, sukejūru | Son teslim tarihleri ve yinelenen takvim |
| 保管場所 | hokan basho | Dosya, form ve kayıtların saklandığı yer |
| 懸案事項 | ken'an jikō | Bekleyen sorunlar ve açık sorunlar |
| 経緯 | keii | Tarih ve kararların ardındaki nedenler |
| 注意点 | chūi-ten | Yazılı olmayan kurallar dahil dikkat edilmesi gereken noktalar |
| マニュアル | manyuaru | Prosedürlere ve kılavuzlara bağlantılar |
Şifreler ve hesap detayları genellikle belgede yazılmaz, şirketin kendi sistemi üzerinden iletilir. BT'ye şirketinizin bunları nasıl ele aldığını sorun.
teslim etmek ile ilgili cümleler
Sözlü izlenecek yol belgeyi takip eder. Halefinizle birlikte oturun, her bir görevi gözden geçirin ve belgenin söyleyemediklerini söyleyin: müşterinin beklediği üslup, bir sürecin göründüğünden daha yavaş olan kısımları. Eylem için hikitsugimasu'yu, istek için o-negai shimasu'yu ve soruları davet etmek için go-fumei na ten, belirsiz noktalar'ı kullanın. Yakın bir meslektaşınızla bile izlenecek yolu desu ve masu'da tutun; formalite bunun resmi bir sorumluluk devri olduğuna işaret ediyor.
Ne zaman ve ne kadar süreyle ulaşılabilir olacağınızı söyleyerek bitirin. Pek çok şirkette, devirden sonraki birkaç hafta boyunca halefinin sorularını yanıtlamak normaldir; istifadan sonra bu bir zorunluluk değil nezakettir ve sınırları kibarca belirleyebilirsiniz.
| Japonca | Romaji | Anlam |
|---|---|---|
| この案件は、現在見積もりを提出した段階です。 | Kono anken wa, genzai mitsumori o teishutsu shita dankai desu. | Bu proje şu anda tahminin sunulma aşamasındadır. |
| 詳細は引き継ぎ書の三ページ目にまとめてあります。 | Shōsai wa hikitsugisho no sanpēji-me ni matomete arimasu. | Ayrıntılar devir teslim belgesinin üçüncü sayfasında özetlenmiştir. |
| この取引先は、メールより電話の方が話が早いです。 | Kono torihikisaki wa, mēru yori denwa no hō ga hanashi ga hayai desu. | Bu müşteride, bir telefon görüşmesi işlerin e-postadan daha hızlı yapılmasını sağlar. |
| ご不明な点があれば、いつでも聞いてください。 | Go-fumei na ten ga areba, itsu demo kiite kudasai. | Anlaşılmayan bir şey varsa istediğiniz zaman bana sorun. |
| 来月末までは、質問があれば対応できます。 | Raigetsu-matsu made wa, shitsumon ga areba taiō dekimasu. | Gelecek ayın sonuna kadar soruları cevaplayabilirim. |
| 以上で、私の担当業務の引き継ぎは完了です。 | Ijō de, watashi no tantō gyōmu no hikitsugi wa kanryō desu. | Böylece görev devir teslimim tamamlanmış oluyor. |
Devir teslim almak için ifadeler
Varis olduğunuzda göreviniz sormaktır. Japon meslektaşları sıklıkla önemli olduğunu düşündükleri şeyleri verirler ve artık fark etmedikleri şeyleri unuturlar; dolayısıyla getirdiğiniz sorular, elde edeceklerinizi şekillendirir. Önce önceliği, sonra geçmişi, sonra bekleyen sorunları, sonra da kişileri sorun. Duyduklarınızı iu koto desu ne ile onaylayın, yani durum böyledir ve cevabı kendiniz belgeye yazın çünkü giden kişinin zamanı olmayacaktır.
Aşırı vaatlerde bulunmadan işi ciddiye aldığınızı gösterin. Hikitsugasete itadakimasu, ben devralacağım ve shikkari hikitsugimasu, düzgün bir şekilde devralacağım, standart hatlardır ve sonunda harcanan zaman için kısa bir teşekkür bekleniyor.
| Japonca | Romaji | Anlam |
|---|---|---|
| この中で、一番急ぐのはどれですか。 | Kono naka de, ichiban isogu no wa dore desu ka. | Bunlardan en acil olanı hangisi? |
| この案件の経緯を教えていただけますか。 | Kono anken no keii o oshiete itadakemasu ka. | Bana bu projenin tarihçesini anlatır mısınız? |
| 今、懸案になっている問題はありますか。 | Ima, ken'an ni natte iru mondai wa arimasu ka. | Şu anda devam eden herhangi bir sorun var mı? |
| 先方で、特に気をつけるべき方はいらっしゃいますか。 | Senpō de, toku ni ki o tsukeru beki kata wa irasshaimasu ka. | Müşterimde özellikle dikkatli olmam gereken biri var mı? |
| つまり、月末までに請求書を出すということですね。 | Tsumari, getsumatsu made ni seikyūsho o dasu to iu koto desu ne. | Yani bu ay sonunda faturanın kesileceği anlamına geliyor, değil mi? |
| しっかり引き継ぎます。お時間をいただき、ありがとうございました。 | Shikkari hikitsugimasu. O-jikan o itadaki, arigatō gozaimashita. | Düzgün bir şekilde devralacağım. Zaman ayırdığınız için teşekkür ederiz. |
Halefi müşterilere tanıtmak
Müşteriler iki adımda teslim edilir. İlk olarak kōnin no go-shōkai e-postası gelir: değişikliği duyurursunuz, halefinin adını verirsiniz, bunları kopyalarsınız ve müşteriye desteği için teşekkür edersiniz. Halefi daha sonra konuya kısa bir kendini tanıtma ile yanıt verir. İkincisi, onları yüz yüze tanıştırdığınız ve konuşurken geri çekildiğiniz ortak bir ziyaret veya telefon görüşmesi gelir. Son gününüzden sonra varis kendi başına bir takip gönderir.
Aşağıdaki satırlar o e-postanın ve sözlü tanıtımın parçalarıdır. Ses tonunu sıcak ve biraz resmi tutun ve neden ayrıldığınızı açıklamaktan kaçının; Kişisel nedenlerden dolayı sade bir isshin ni yori müşterinin ihtiyacı olan tek şeydir.
| Japonca | Romaji | Anlam |
|---|---|---|
| 件名：担当者変更のご挨拶 | Kenmei: Tantōsha henkō no go-aisatsu | Konu: İrtibat kişisi değişikliği bildirimi |
| この度、四月一日付で担当を離れることになりました。 | Kono tabi, shigatsu tsuitachi-zuke de tantō o hanareru koto ni narimashita. | 1 Nisan itibariyle muhatabınız olarak görevimden ayrılacağım. |
| 後任は、同じ部署の佐藤が担当いたします。 | Kōnin wa, onaji busho no Satō ga tantō itashimasu. | Benim halefim aynı bölümden Sato olacak. |
| 在任中は大変お世話になり、心より感謝申し上げます。 | Zainin-chū wa taihen o-sewa ni nari, kokoro yori kansha mōshiagemasu. | Bu görevde bulunduğum süre boyunca verdiğiniz destek için içtenlikle teşekkür ederim. |
| 後日、佐藤と共にご挨拶に伺います。 | Gojitsu, Satō to tomo ni go-aisatsu ni ukagaimasu. | Sato ve ben kısa süre içinde sizi bizzat selamlamak için ziyarete geleceğiz. |
| 後任の佐藤でございます。今後ともよろしくお願いいたします。 | Kōnin no Satō de gozaimasu. Kongo tomo yoroshiku onegai itashimasu. | Ben varis Sato'yum. Sizinle çalışmayı sabırsızlıkla bekliyorum. |
Veren taraf için bir devir kontrol listesi
Aşağıdaki liste duyurudan son güne kadar veren tarafı kapsamaktadır. Her madde kısa izin için geçerli değildir, ancak transfer veya istifa için tüm bunların üzerinde çalışmak meslektaşların sessizce bekleyeceği şeydir.
- Önce yöneticinizle varis ve devir planı üzerinde anlaşmaya varın
- Hikitsugisho'yu göreve göre düzenlenmiş, durum ve geçmişle güncelleyin veya yazın
- Paylaşılan klasörleri düzenleyin ve dosyaları bir yabancının bulabilmesi için adlandırın
- Halefi belge üzerinde şahsen, görev görev gezdirin
- Müşteri bildirim e-postasını, halefinin kopyalandığı şekilde gönderin
- En önemli müşterilere ortak ziyaretler veya çağrılar yapın
- Hesapları ve şifreleri şirketin resmi süreci aracılığıyla teslim edin
- Yinelenen toplantıları, abonelikleri ve sistem rollerini iptal edin veya aktarın
- Soruları ne zaman ve ne kadar süreyle yanıtlayacağınızı söyleyin
- Son gününüzde halefinize, yöneticinize ve ekibinize teşekkür edin
Kısa bir izin için liste üç satıra iniyor: Bir meslektaşınıza ne kadar zamanının geldiğini söyleyin, dosyaların nerede olduğunu yazın ve ofis dışında bir mesaj bırakın.
Kaçınılması gereken hatalar
En yaygın hata, yalnızca kafanızda yaşayan ve son öğleden sonra aceleye getirilmiş bir konuşma olarak yapılan bir devir teslimdir. Bunu erkenden yazın ve konuşmanın belgeyi takip etmesine izin verin. İkincisi, geçmişi olmayan görevlerin listelenmesidir: Ne yapacağını bilen ama nedenini bilmeyen bir halef, eski hataları tekrarlayacaktır. Üçüncüsü, değişikliği geri dönen bir e-postadan öğrendiğini hatırlayacak olan müşterileri unutmaktır.
Karşı taraftaki hata, sormanızı engelleyen nezakettir. Bir ay sonra adım adım ilerlemenin ve boşlukları keşfetmenin kimseye faydası olmaz. Sor, onayla, yaz. Ve her iki tarafta da hikitsugi'yi isteğe bağlı olarak görmeyin çünkü sadece tatile gidiyorsunuz; Neyin vadesi geldiğine dair iki satırlık bir mesaj hala bir devir teslimdir ve bunun atlanması fark edilir.
| Japonca | Romaji | Anlam |
|---|---|---|
| 時間がなかったので、口頭で説明します。 | Jikan ga nakatta node, kōtō de setsumei shimasu. | Zamanım olmadı o yüzden sözlü olarak açıklayacağım. (Kaçının; yazın.) |
| 引き継ぎ書を先にお送りしますので、ご確認の上お時間をください。 | Hikitsugisho o saki ni o-okuri shimasu node, go-kakunin no ue o-jikan o kudasai. | Önce devir teslim belgesini göndereceğim, lütfen okuyun ve sonra bana biraz zaman verin. |
| 特に問題はありません。 | Toku ni mondai wa arimasen. | Özel bir sorun yok. (Nadiren doğrudur; bekleyen sorunları listeleyin.) |
| この件は先方と一度もめたことがあるので、経緯を説明します。 | Kono ken wa senpō to ichido mometa koto ga aru node, keii o setsumei shimasu. | Bir zamanlar müşteriyle bu konuda bir anlaşmazlık vardı, bu yüzden geçmişini açıklayacağım. |
| 分かりました。 | Wakarimashita. | Anlaşıldı. (Tamam ama bunu bir soruyla takip edin.) |