Uygulama: shucchō shinsei
Bir iş gezisinde hiçbir şey Shinsei'den önce olmaz. Formda varış yeri, tarihler, tek satırda amaç, ziyaret edeceğiniz kişi veya şirket ve tahmini maliyet sorulur. Yöneticinize ve bazen de ikinci bir onaylayana gider. Birçok şirkette gider sisteminde yer alan bir ekrandır; bazılarında hala hankolu bir kağıt formdur. Bir meslektaşınıza bunun hangisi olduğunu sorun ve en son olanı kopyalayın.
Önce sözlü versiyon gelir: yöneticinize seyahatin neden gerekli olduğunu söyleyin ve herhangi bir şeyi doldurmadan önce başını sallayın. Shucchō o mōshiagemasu doğal değildir; shucchō Shitai no desu ga veya shucchō no kyoka o itadakitai no desu ga deyin ve tarihleri ve amacı ekleyin.
| Japonca | Romaji | Anlam |
|---|---|---|
| 来月、大阪支社に出張したいのですが、よろしいでしょうか。 | Raigetsu, Ōsaka shisha ni shucchō shitai no desu ga, yoroshii deshō ka. | Gelecek ay Osaka şubesine iş gezisine gitmek istiyorum; sorun olur mu? |
| 目的は、新システムの導入打ち合わせです。 | Mokuteki wa, shin shisutemu no dōnyū uchiawase desu. | Amaç yeni sistemin tanıtılmasıyla ilgili bir toplantı. |
| 日程は十日から十二日の二泊三日を予定しています。 | Nittei wa tōka kara jūninichi no nihaku mikka o yotei shite imasu. | Ayın 10'undan 12'sine kadar üç gün iki gece planlıyorum. |
| 出張申請を出しましたので、ご承認をお願いいたします。 | Shucchō shinsei o dashimashita node, go-shōnin o onegai itashimasu. | Seyahat başvurusunu gönderdim, onayınız için minnettar olurum. |
| 概算の費用は交通費と宿泊費で五万円ほどです。 | Gaisan no hiyō wa kōtsūhi to shukuhakuhi de goman-en hodo desu. | Ulaşım ve konaklamanın kaba maliyeti yaklaşık elli bin yendir. |
Yönetici aracılığıyla ulaşım ve otel rezervasyonu
Shinsei onaylandıktan sonra rezervasyon genellikle sōmu, genel işler veya anlaşmalı seyahat masası aracılığıyla yapılır. Bazı şirketler limitler dahilinde rezervasyon yapmanıza ve daha sonra talepte bulunmanıza izin verir, bazıları ise kurumsal kart verir. Size güzergah, istediğiniz kalkış saati, koltuk tercihi ve otelin alanı sorulacaktır. Shinkansen için ayrılmış koltuklar (shiteiseki) standarttır; yeşil araba ve uçuşlar genellikle sınıfa göre kısıtlanır.
Alacağınız biletlerin sözcüklerini bilin: jōshaken temel ücret biletidir, tokkyūken ekspres ektir ve eki-uketori istasyon makinesinde kodla toplanan bir bilettir. Rezervasyondan sonra yapılan değişiklikler aynı masaya iletilir, bu nedenle aynı gün değişiklik yapmak yerine erken isteyin.
| Japonca | Romaji | Anlam |
|---|---|---|
| 十日の朝の新幹線と、二泊分のホテルをお願いできますか。 | Tōka no asa no shinkansen to, nihaku-bun no hoteru o onegai dekimasu ka. | Shinkansen'i ayın 10'unun sabahı ve iki gecelik konaklama için ayırtabilir misiniz? |
| 席は窓側の指定席でお願いします。 | Seki wa madogawa no shiteiseki de onegai shimasu. | Ayırılmış bir pencere kenarı koltuğu lütfen. |
| ホテルは支社の近くであればどこでも構いません。 | Hoteru wa shisha no chikaku de areba doko demo kamaimasen. | Şubeye yakın olduğu sürece her otel iyidir. |
| 帰りの時間を一本遅らせることはできますか。 | Kaeri no jikan o ippon okuraseru koto wa dekimasu ka. | Dönüş bir tren sonrasına kaydırılabilir mi? |
| チケットは駅で受け取る形ですか。 | Chiketto wa eki de uketoru katachi desu ka. | Biletleri istasyondan mı alacağım? |
Ana hatlarıyla gider kuralları
Her şirketin, neyin ve nasıl geri ödeneceğini belirleyen bir ryohi kitei, yani seyahat gideri düzenlemeleri vardır. Her zamanki parçalar kōtsūhi, yani ulaşım; shukuhakuhi, konaklama, genellikle gecelik olarak sınırlıdır; nittō, küçük masraflar için günlük ödenek; ve settai, normalde ayrı bir onaya ihtiyaç duyan bir müşteriyi eğlendirmek. Tek başına yenen yemekler genellikle iddia edilmek yerine nittō kapsamındadır, ancak bu değişiklik gösterir.
Değişmeyen tek kural makbuzdur. Her otelden, taksiden ve mağazadan resmi bir makbuz olan ryōshūsho'yu isteyin ve şirketiniz gerektiriyorsa bunu şirket adına isteyin. Taksilere genellikle yalnızca pratik bir alternatif olmadığında ve bunun nedenini açıklayan bir notun beklendiği durumlarda izin verilmektedir. Seisan'ı, masraf ödemesini, kurallar tarafından belirlenen son tarih içerisinde gönderin, aksi takdirde talep reddedilebilir.
| Japonca | Romaji | Anlam |
|---|---|---|
| 領収書を会社名でお願いします。 | Ryōshūsho o kaisha-mei de onegai shimasu. | Şirket adına bir makbuz lütfen. |
| 宛名は株式会社山田商事でお願いします。 | Atena wa kabushiki-gaisha Yamada Shōji de onegai shimasu. | Lütfen bunu Yamada Shoji Co., Ltd.'ye iletin. |
| タクシーは終電後だったので利用しました。 | Takushī wa shūden-go datta node riyō shimashita. | Son trenden sonra olduğu için taksi kullandım. |
| 出張の精算は帰社後一週間以内でよろしいですか。 | Shucchō no seisan wa kisha-go isshūkan inai de yoroshii desu ka. | Masrafların ödenmesi için para cezası iade edildikten sonraki bir hafta içinde mi? |
| この費用は日当に含まれますか。 | Kono hiyō wa nittō ni fukumaremasu ka. | Bu maliyet günlük ödeneğin kapsamında mıdır? |
Hedef ofise varış
Bir şubeye veya müşteri ofisine varmak küçük bir senaryoyu takip eder. Resepsiyonda şirketinizi, adınızı ve kimi ziyaret ettiğinizi bildirirsiniz. Ev sahibiniz göründüğünde, ilk satır o-sewa ni natte orimasu, devam eden desteğiniz için teşekkür ederiz veya kendi şirketinizin şubesinde o-tsukaresama desu olur. Sonra tōi tokoro cümlesi geliyor: Sunucu tōi tokoro o arigatō gozaimasu diyecek, buraya kadar geldiğiniz için teşekkür ederim ve siz de kısa bir kochira koso ile cevap vereceksiniz.
Omiyage, eğer getirirseniz, bu noktada tek bir cümleyle teslim edilir, tsumaranai mono desu ga veya daha hafif minasan de dōzo, lütfen paylaşın ve ev sahibi onu açmadan bir kenara koyar. Toplantı odasına giden yol boyunca yolculuk veya hava durumu hakkında küçük konuşmalar yapılıyor; onu iki veya üç borsada tutun.
| Japonca | Romaji | Anlam |
|---|---|---|
| 東京本社の田中と申します。佐藤部長にお約束をいただいております。 | Tōkyō honsha no Tanaka to mōshimasu. Satō buchō ni o-yakusoku o itadaite orimasu. | Ben Tokyo merkez ofisinden Tanaka. Bay Sato'yla randevum var. |
| いつもお世話になっております。 | Itsumo o-sewa ni natte orimasu. | Devam eden desteğiniz için teşekkür ederiz. |
| 遠いところをありがとうございます。 | Tōi tokoro o arigatō gozaimasu. | Bu kadar uzun bir yoldan geldiğiniz için teşekkür ederim. (Ev sahibi.) |
| こちらこそ、お時間をいただきありがとうございます。 | Kochira koso, o-jikan o itadaki arigatō gozaimasu. | Zaman ayırdığınız için teşekkür ederiz. |
| 東京の菓子です。皆さんでどうぞ。 | Tōkyō no kashi desu. Minasan de dōzo. | Bunlar Tokyo'dan gelen tatlılar. Lütfen paylaşın. |
| 新幹線は混んでいましたが、予定通り着きました。 | Shinkansen wa konde imashita ga, yotei-dōri tsukimashita. | Shinkansen kalabalıktı ama zamanında geldim. |
Formlarda ve sohbette gezi sözcükleri
Aşağıdaki kelimeler shinsei'de, gider sisteminde ve admin'in size göndereceği mesajlarda görünür. Okumaları öğrenin, böylece bunları yalnızca ekranda tanımakla kalmayıp, masanızda da yüksek sesle söyleyebilirsiniz.
| Kelime | Okuma | Anlam |
|---|---|---|
| 出張申請 | shucchō shinsei | İş gezisi başvurusu |
| 出張命令 | shucchō meirei | Seyahat emri, bazı şirketlerde resmi onay |
| 旅費規程 | ryohi kitei | Seyahat masrafları düzenlemeleri |
| 交通費 | kōtsūhi | Taşıma masrafları |
| 宿泊費 | shukuhakuhi | Konaklama masrafları |
| 日当 | nittō | Günlük ödenek |
| 精算 | seisan | Gider ödemesi |
| 仮払い | karibarai | Seyahat öncesi nakit avans |
| 領収書 | ryōshūsho | Resmi makbuz |
| 出張報告 | shucchō hōkoku | Gezi raporu |
| 直行直帰 | chokkō chokki | Doğrudan evden gidip doğrudan eve dönmek |
| 帰社 | kisha | Ofise dönüş |
Chokkō chokki bilmeye değer: evden doğrudan varış noktasına gitmeniz ve ofisi geçmeden eve gelmeniz anlamına gelir ve ekibin nerede olduğunuzu bilmesi için genellikle shinsei'de veya sohbette belirtilmesi gerekir.
Gezi raporu ve dönüş
Shucchō hōkoku geziyi kapatır. Kısa ve gerçektir: sırasıyla tarihler, varış yeri, tanışılan kişiler, amaç, sonuçlar, sonraki eylemler ve maliyetler. Çoğu şirketin bir formu veya şablonu vardır; bazıları yöneticiye gönderilen bir e-postayı kabul ediyor. Bunun bir veya iki gün içinde olması beklenir ve yöneticiniz genellikle geri döndüğünüz ilk sabah okumadan önce sözlü bir özet isteyecektir. Sonuçla, ardından bir sonraki adımla ve ardından ters giden her şeyle liderlik edin.
Dönüşün kendi satırları var. İçeri girdiğinizde tadaima modorimashita deyin, sizi koruyan kişiye teşekkür edin ve takıma bir söz vererek ortak alana omiyage koyun. Daha sonra makbuzlarla birlikte seisan'ı gönderin. İlk birkaç seferde aşağıdaki kontrol listesini kullanın.
| Japonca | Romaji | Anlam |
|---|---|---|
| ただいま戻りました。出張中はありがとうございました。 | Tadaima modorimashita. Shucchō-chū wa arigatō gozaimashita. | Geri döndüm. Ben yokken haber verdiğiniz için teşekkür ederim. |
| 大阪の土産です。休憩室に置いておきますね。 | Ōsaka no miyage desu. Kyūkeishitsu ni oite okimasu ne. | Osaka'dan hatıralıklar. Onları dinlenme odasında bırakacağım. |
| 結論から申しますと、導入時期は来春で合意しました。 | Ketsuron kara mōshimasu to, dōnyū jiki wa raishun de gōi shimashita. | Sonuç olarak, gelecek baharda kullanıma sunulması konusunda anlaştık. |
| 詳細は本日中に出張報告にまとめて提出します。 | Shōsai wa honjitsu-chū ni shucchō hōkoku ni matomete teishutsu shimasu. | Ayrıntıları gezi raporuna yazıp bugün göndereceğim. |
| 経費の精算も明日までに済ませます。 | Keihi no seisan mo ashita made ni sumasemasu. | Gider ödemesini de yarına kadar bitireceğim. |
- Tadaima modorimashita deyin ve ilgilenen meslektaşlarınıza teşekkür edin
- Yöneticiye önce sonuç olmak üzere iki dakikalık sözlü bir özet verin
- Shucchō hōkoku'yu şirketin son teslim tarihine kadar gönderin
- Her makbuzu seisan'a ekleyin ve varsa taksi veya ekstra masrafları açıklayın
- Ziyaret ettiğiniz ofise veya müşteriye bir teşekkür e-postası gönderin
- Omiyage'ı çıkarın ve ekibe orada olduğunu söyleyin
- Toplantının sonraki eylemlerini ve tarihlerini paylaşılan takvime kaydedin
Kaçınılması gereken hatalar
İlk hata onaydan önce rezervasyon yapmaktır. Shinsei reddedilirse veya tarihler değişirse, kişisel olarak rezerve edilen bir bilet sizin sorununuz haline gelir. İkincisi makbuzları kaybetmek; ryōshūsho'su olmayan bir talep genellikle doğrudan reddedilir. Üçüncüsü kendi şubenizdeki müşteri kaydını veya bir müşterideki meslektaş kaydını kullanmaktır. Dördüncüsü, geç veya belirsiz bir rapordur: Toplantının iyi gittiğini söyleyen bir hōkoku, yöneticiye hiçbir şey söylemez ve bir hafta sonra gelen bir rapor, gezinin önemli olmadığını belirtir.
Son olarak, geziyi ekibin boş zamanı olarak görmeyin. Aksi kararlaştırılmadıkça, çoğu şirkette varışta ve ayrılırken hızlı bir sohbet mesajının olması ve mesai saatleri içinde ulaşılabilir olması beklenir.
| Japonca | Romaji | Anlam |
|---|---|---|
| 先に自分で新幹線を取ってしまいました。 | Saki ni jibun de shinkansen o totte shimaimashita. | Shinkansen'in rezervasyonunu zaten kendim yaptırdım. (kaçınılması gereken durum.) |
| 承認が下りてから手配をお願いします。 | Shōnin ga orite kara tehai o onegai shimasu. | Lütfen onay alındıktan sonra düzenleme yapın. (Admin ne diyecek.) |
| 領収書をなくしてしまったのですが、どうすればいいですか。 | Ryōshūsho o nakushite shimatta no desu ga, dō sureba ii desu ka. | Makbuzumu kaybettim; ne yapmalıyım? |
| 会議はうまくいきました。 | Kaigi wa umaku ikimashita. | Toplantı iyi geçti. (Bir rapor için fazla belirsiz.) |
| 先方と納期を三月末で合意し、次回は二月に再訪の予定です。 | Senpō to nōki o sangatsu-matsu de gōi shi, jikai wa nigatsu ni saihō no yotei desu. | Müşteriyle Mart sonu teslimatı konusunda anlaştık ve bir sonraki ziyaretin Şubat ayında yapılması planlanıyor. (Özel.) |
| 大阪支社に到着しました。夕方に一度連絡します。 | Ōsaka shisha ni tōchaku shimashita. Yūgata ni ichido renraku shimasu. | Osaka şubesine geldim. Bu akşam bir kez giriş yapacağım. |