Tekliften ödemeye kadar belge zinciri
İki Japon şirketi arasındaki tipik bir anlaşma şu şekildedir. Alıcı bir fiyat teklifi ister ve satıcı bir mitsumorisho gönderir. Alıcı, bir satın alma siparişi olan hatchūsho'yu göndererek kabul eder; Satıcı açısından bu siparişi almak juchū'dur ve chūmon ukesho veya juchū kakuninsho ile onaylayabilirler. Satıcı, alıcının kabul olarak imzalaması için bir nōhinsho, bir teslimat notu ve genellikle bir kenshūsho veyajuruōsho ile teslimatı yapar. Satıcı daha sonra bir seikyūsho, yani fatura düzenler, alıcı furikomi, banka havalesi ile ödeme yapar ve satıcı bir ryōshūsho, yani makbuz düzenleyebilir.
Devam eden veya büyük ilişkiler için bu zincirin üzerinde bir sözleşme olan keiyakusho bulunur ve temel bir anlaşma olan kihon keiyakusho genellikle çok sayıda küçük siparişi kapsar, böylece her biri yalnızca bir fiyat teklifi ve siparişe ihtiyaç duyar. Küçük satın alma işlemleri birkaç adımı atlar, ancak yine de sırayı öğrenin çünkü her belge bir öncekine numarasıyla atıfta bulunur.
| Japonca | Romaji | Anlam |
|---|---|---|
| お見積もりをお願いできますでしょうか。 | O-mitsumori o onegai dekimasu deshō ka. | Bize bir teklif verebilir misiniz? |
| 見積書の内容で発注いたします。 | Mitsumorisho no naiyō de hatchū itashimasu. | Teklife göre sipariş vereceğiz. |
| ご注文を承りました。 | Go-chūmon o uketamawarimashita. | Siparişinizi aldık. |
| 納品書を添えてお送りします。 | Nōhinsho o soete o-okuri shimasu. | Teslimat notuyla birlikte göndereceğiz. |
| 請求書は月末に発行いたします。 | Seikyūsho wa getsumatsu ni hakkō itashimasu. | Ay sonunda faturayı keseceğiz. |
Mitsumorisho ve hatchūsho okumak
Bir teklifte, alıcının adı ve onchū, sama'nın şirket eşdeğeri, satıcının adı ve mührü, bir sayı, mitsumori bangō ve tarihin yer aldığı bir başlık bulunur. Gövde öğeleri, miktar, sūryō, birim, tan'i, birim fiyat, tanka ve miktar, kingaku ile birlikte hinmei olarak listeler. Aşağıda ara toplam, shōkei, tüketim vergisi, shōhizei ve toplam, gōkei yer almaktadır. En alta yakın üç alan en önemli olanıdır: nōki, teslim süresi; shiharai jōken, ödeme koşulları; ve yūkō kigen, fiyatın ne kadar süreyle geçerli olduğu. Bir bikō satırında açıklamalar var.
Hatchūsho, teklifi yansıtır ve satıcının faturada belirteceği teslimat adresini, nōhin-saki'yi, talep edilen teslimat tarihini, nōhin kibōbi'yi ve alıcının sipariş numarasını ekler. Bir fiyat teklifi aldığınızda birim fiyatları kontrol edin, verginin dahil olup olmadığını kontrol edin ve geçerlilik süresini okuyun: dahili onayınız tamamlanmadan sona eren bir teklif, ikinci tur anlamına gelir.
| Japonca | Romaji | Anlam |
|---|---|---|
| この金額は税込みですか、税抜きですか。 | Kono kingaku wa zeikomi desu ka, zeinuki desu ka. | Bu miktar vergili mi vergisiz mi? |
| 見積もりの有効期限を延ばしていただけますか。 | Mitsumori no yūkō kigen o nobashite itadakemasu ka. | Teklifin geçerliliğini uzatabilir misiniz? |
| 納期はいつ頃になりますでしょうか。 | Nōki wa itsu goro ni narimasu deshō ka. | Teslimat yaklaşık ne zaman olacak? |
| 数量を変更した場合、単価は変わりますか。 | Sūryō o henkō shita baai, tanka wa kawarimasu ka. | Adet değiştirirsek birim fiyat değişir mi? |
Seikyūsho'yu ve ödeme koşullarını okumak
Fatura, kalemleri ve toplamları tekrarlar ve paranın ne zaman ve nasıl hareket edeceğine karar veren alanları ekler. Hakkōbi yayın tarihidir. Shiharai kigen son tarihtir. Furikomisaki banka hesabıdır: banka, şube, hesap türü, futsū veya tōza, numara ve hesap adı, kōza meigi. Furikomi tesūryō, yani transfer ücreti genellikle ödeyici tarafından karşılanır ve faturada böyle yazılabilir. Nitelikli fatura sistemine geçilmesinden bu yana kayıtlı işyerlerinin faturaları da T ile başlayan bir kayıt numarası taşıyor; Muhasebeye bunun şirketinizi nasıl etkilediğini sorun.
Ödeme koşulları iki yarının formülü olarak yazılır. İlk yarı, bir grup faturayı kapatan kesintidir; ikincisi ise o partinin ödendiği barai'dir. Getsumatsu shime yokugetsu matsu barai: ay sonunda kapatılır, bir sonraki ayın sonunda ödenir. Nijū-nichi shime yokugetsu jū-nichi barai: ayın yirmisinde kapanır, gelecek ayın onunda ödenir. Yokuyokugetsu bir sonraki ay anlamına geliyor. Sōkin, para göndermek için kullanılan basit bir kelimedir; nyūkin paranın gelmesidir, dolayısıyla nyūkin kakunin paranın gelip gelmediğini kontrol ediyor.
| Japonca | Romaji | Anlam |
|---|---|---|
| お支払い条件は月末締め翌月末払いです。 | O-shiharai jōken wa getsumatsu shime yokugetsu matsu barai desu. | Ödeme vadeleri ay sonu kapanışıdır ve bir sonraki ayın sonunda ödenir. |
| 振込手数料はご負担いただけますでしょうか。 | Furikomi tesūryō wa go-futan itadakemasu deshō ka. | Transfer ücretini karşılayabilir misiniz? |
| 入金を確認いたしました。ありがとうございます。 | Nyūkin o kakunin itashimashita. Arigatō gozaimasu. | Ödemenin alındığını onayladık. Teşekkür ederim. |
| 支払期限を過ぎておりますが、ご入金の予定を教えていただけますか。 | Shiharai kigen o sugite orimasu ga, go-nyūkin no yotei o oshiete itadakemasu ka. | Son tarih geçti; Ödemenin ne zaman planlandığını bize söyleyebilir misiniz? |
| 請求書の宛名を部署名まで入れていただけますか。 | Seikyūsho no atena o bushomei made irete itadakemasu ka. | Faturaya departman adını ekleyebilir misiniz? |
Nōhinsho, ryōshūsho ve keiyakusho
Bir nōhinsho mallarla birlikte seyahat eder ve teslim edilenleri listeler; alıcı bunu siparişe göre kontrol eder, kenshū ve saklar. Juryōsho veya imzalı bir kopyası kanıt olarak satıcıya geri gönderilir. Bir teslimat eksik veya hasarlı olduğunda, nōhinsho numarası aradığınızda belirttiğiniz numaradır.
Bir ryōshūsho ödemenin alındığını onaylar. Banka havalelerinde birçok şirket, havale kaydını makbuz olarak kabul eder ve istenmedikçe düzenlemez. Bir keiyakusho tüm ilişkiyi ortaya koyar: taraflar, kō ve otsu, kapsam, fiyat, terim, kikan, yenileme, kōshin, fesih, kaijo ve gizlilik, himitsu hoji. Sözleşmeler genellikle her iki taraf için birer tane olmak üzere iki nüsha halinde hazırlanır ve her şirket her ikisini de damgalar. Makalelere numaralarına göre bakın, jō: dai-san-jō, üçüncü makale.
| Japonca | Romaji | Anlam |
|---|---|---|
| 納品書の数量と実際の数が合いません。 | Nōhinsho no sūryō to jissai no kazu ga aimasen. | Teslimat notundaki miktar, gelen miktarla eşleşmiyor. |
| 受領書に署名してご返送ください。 | Juryōsho ni shomei shite go-hensō kudasai. | Lütfen onay belgesini imzalayıp geri gönderin. |
| 領収書は必要でしょうか。 | Ryōshūsho wa hitsuyō deshō ka. | Makbuz lazım mı? |
| 契約書の第三条について確認させてください。 | Keiyakusho no dai-san-jō ni tsuite kakunin sasete kudasai. | Sözleşmenin üçüncü maddesini onaylayayım. |
| 契約期間は一年で、自動更新でよろしいですか。 | Keiyaku kikan wa ichinen de, jidō kōshin de yoroshii desu ka. | Süre otomatik yenilemeyle birlikte bir yıldır, değil mi? |
İnkan, kakuin ve denshi keiyaku
Geleneksel sözleşmeler imzalanmak yerine damgalanır. Şirketin tescilli mührü jitsuin imza bloğunda yer alıyor; sayfaların değiştirilememesi için her sayfa çiftinin sınırı boyunca bir keiin basılır; ve teisei-in el yazısı ile yapılan herhangi bir düzeltmeyi işaret eder. Sıradan dahili kağıtlar kare kakuin veya kişisel mitome-in kullanır ve damgalama fiili ōin veya nattsuin'dir. Mührün kimin elinde olduğu ve onu kimin kullanabileceği katı bir iç kuraldır.
Bir web hizmeti aracılığıyla imzalanan elektronik sözleşmeler, denshi keiyaku artık yaygın. Kelime dağarcığı elektronik imza anlamına gelen denshi shomei'ye kayıyor; denshi shoshiki, bir belgenin elektronik formu; ve shōnin, bir iş akışında onay. Bazı karşı taraflar hâlâ kağıt istiyor; bu nedenle, talepte hangi formu kabul edebileceğinizi belirtmeniz gerekebilir. Belirli bir sözleşmenin mühür, imza veya e-imza gerektirip gerektirmediği şirkete, belgeye ve karşı tarafa bağlıdır; bu nedenle hukuk veya genel işler ekibinize sorun sōmu.
| Japonca | Romaji | Anlam |
|---|---|---|
| 契約書に押印をお願いいたします。 | Keiyakusho ni ōin o onegai itashimasu. | Lütfen sözleşmeyi damgalayın. |
| 割印は各ページの綴じ目にお願いします。 | Wariin wa kaku-pēji no tojime ni onegai shimasu. | Lütfen her sayfanın cildine çapraz sayfa mührünü koyun. |
| 電子契約でも対応可能でしょうか。 | Denshi keiyaku demo taiō kanō deshō ka. | Elektronik sözleşme kabul edilebilir mi? |
| 原本を二部作成し、一部をご返送ください。 | Genpon o nibu sakusei shi, ichibu o go-hensō kudasai. | Lütfen iki orijinal hazırlayın ve birini iade edin. |
Her belgeyi kibarca istemek
İstek düzeni her belge için aynıdır. Bunu o veya go ile adlandırın, neleri kapsadığını söyleyin, bir son tarih ve format belirtin ve zahmet için teşekkür ederek bitirin. Çekirdek fiil go-sōfu itadakemasu deshō ka, gönderebilir misin veya o-okuri itadakemasu deshō ka; yeni bir belge yayınladığı için go-hakkō itadakemasu deshō ka. Son teslim tarihi kısıtlıysa bir neden ekleyin: Shanai shori no tsugō de, dahili işleme için.
Telefonda şirketinizi ve adınızı ekleyin ve belge numarasını tekrarlayın. Bir belge gönderdiğinizde o-okuri itashimasu'yu kullanın ve go-kakunin kudasai ile kontrol etmelerini isteyin. Geç kalmış bir belgeyi kovalamak kibar ama doğrudandır: sakujitsu o-negai Shita seikyūsho no ken desu ga ve ardından soru.
| Japonca | Romaji | Anlam |
|---|---|---|
| 恐れ入りますが、今月分の請求書を来週金曜日までにご送付いただけますでしょうか。 | Osoreirimasu ga, kongetsu-bun no seikyūsho o raishū kin'yōbi made ni go-sōfu itadakemasu deshō ka. | Rahatsız ettiğim için özür dilerim, bu ayın faturasını önümüzdeki Cuma gününe kadar gönderebilir misiniz? |
| PDFでお送りいただければ助かります。 | PDF de o-okuri itadakereba tasukarimasu. | PDF olarak gönderirseniz daha iyi olur. |
| 見積書を添付いたしましたので、ご確認ください。 | Mitsumorisho o tenpu itashimashita node, go-kakunin kudasai. | Alıntıyı ekledim; lütfen kontrol edin. |
| 昨日お願いした請求書の件ですが、ご送付の予定はいつ頃でしょうか。 | Sakujitsu o-negai shita seikyūsho no ken desu ga, go-sōfu no yotei wa itsu goro deshō ka. | Dün talep ettiğim fatura yaklaşık olarak ne zaman gönderilecek? |
| お手数をおかけしますが、よろしくお願いいたします。 | O-tesū o o-kake shimasu ga, yoroshiku onegai itashimasu. | Sorun için özür dilerim ve teşekkür ederim. |
Belge sözlüğü
Tablo, belge adlarını ve üzerinde okuyacağınız alanları bir araya getirir.
| Kelime | Okuma | Anlam |
|---|---|---|
| 見積書 | mitsumorisho | alıntı yapmak |
| 発注書 | hatchūsho | satın alma emri |
| 受注 | juchū | sipariş alma (satıcı tarafı) |
| 納品書 | nōhinsho | Teslimat notu |
| 請求書 | seikyūsho | fatura |
| 領収書 | ryōshūsho | fiş |
| 契約書 | keiyakusho | sözleşme |
| 支払条件 | shiharai jōken | ödeme koşulları |
| 締め | shime | bir fatura dönemi için kesinti |
| 翌月末払い | yokugetsu matsu barai | takip eden ayın sonunda ödenir |
| 振込先 | furikomisaki | transfer için banka hesabı |
| 有効期限 | yūkō kigen | geçerlilik süresi |
| 押印 | ōin | mühür takmak |
| 電子契約 | denshi keiyaku | elektronik sözleşme |
Ödemeyi geciktiren hatalar
Gecikmelerin çoğu anlaşmazlıktan değil, sahadan kaynaklanmaktadır. Yanlış şirket adına gönderilen veya departmanın eksik olduğu bir fatura; eşleşmeyen bir satın alma siparişi numarası; vergi satırı eksik veya iki katına çıktı; hesap adının yanlış kodlanmış olduğu banka ayrıntıları; Müşterinin vadesini göz ardı eden bir vade tarihi, dolayısıyla fatura bir gün geç geliyor ve bir ay bekliyor. Sözleşmelerde klasik hatalar; eksik keiin, yanlış mühürden kaşe ve karşı taraf adının tescilli adından bir karakter farklı olmasıdır.
Herhangi bir belgeyi göndermeden önce, alıcının adını, atıfta bulunduğu numarayı ve şartları zincirdeki önceki belgeyle karşılaştırarak kontrol edin. Müşteri bir belgenin yanlış olduğunu söylerse, kısaca özür dileyin, tam olarak hangi alanda olduğunu sorun ve aynı gün konu satırına sai-hakkō ekleyerek yeniden yayınlayın. Şirket uygulamaları, mühürlerden ödeme aylarına kadar hemen hemen her konuda farklılık gösterir; bu nedenle dili öğrenin ve ardından bir meslektaşınıza şirketinizin bunu nasıl yaptığını sorun.
- Her belgedeki adı, onchū veya sama'yı ve departmanı kontrol edin
- Bir sonraki belgede önceki belgenin numarasını belirtin
- Göndermeden önce zeikomi veya zeinuki'yi ve vergi hattını onaylayın
- Müşterinin şimini okuyun ve faturayı ondan önce gönderin
- Damgalamadan önce sorun; mühürlerin onları kimlerin kullanabileceğine dair kuralları vardır