Фразы японской деловой переписки, которые звучат естественно

Исправлена ​​структура японской деловой электронной почты.

Каждое внешнее деловое электронное письмо в Японии состоит из одних и тех же семи частей в одном и том же порядке. Учащиеся, которые испытывают трудности с японской электронной почтой, обычно не испытывают недостатка в словарном запасе; они пишут электронное письмо на английском языке японскими словами, поэтому части приходят в неправильной последовательности, а вежливые фразы пропадают. Запомните рамку, и текст сократится до двух-трех предложений посередине.

Части, которые вы на самом деле составляете, — это целевая линия и тело. Все остальное — это заданный текст, поэтому японские коллеги могут создать правильное электронное письмо за девяносто секунд и почему ученик, знающий фрейм, может сделать то же самое.

Строка получателя и вступительное приветствие

Электронное письмо на японском языке открывается с указанием получателя в первой строке, перед каким-либо приветствием. Полная форма — это компания, отдел, затем личное имя с 様: 株式会社ABC 営業部 田中様. Отбрасывайте 株式会社 только после нескольких обменов и никогда не отбрасывайте 様. Если вы не знаете, кто это прочитает, вас прикроет ご担当者様. Внутри вашей компании строка обычно выглядит как 田中部長 или 田中さん, а название должности заменяет 様, если оно есть у человека.

Вторая строка — いつもお世話になっております, что не является ни вопросом, ни констатацией факта. Он появляется практически в каждом внешнем деловом электронном письме и ответе, поэтому читатель, который его не видит, заметит пробел. Для первого контакта используйте 初めてご連絡いたします, а если вы пишете как чей-то клиент, а не как его поставщик, お世話になっております без いつも вполне нормально.

Назовите себя и доберитесь до сути

Третья строка — это ваше собственное имя с префиксом названия вашей компании: ABC社の山田です или 株式会社ABCの山田と申します, если вы хотите большей формальности. Не начинайте предложение с 私 и никогда не добавляйте 様 или さん к своему имени. Затем укажите, почему вы пишете, в одном предложении, перед любым фоном, используя 〜の件でご連絡いたしました. В японском деловом письме сначала следует заключение, точно так же, как в разговорном деловом японском языке: читатель должен знать, чего хочет сообщение, к концу четвертой строки, после чего следует объяснение.

Просить кого-то сделать что-то

Запросы классифицируются по тому, насколько они оставляют читателю возможность отказаться. お願いいたします — простое и нейтральное слово. ご確認いただけますでしょうか мягче, потому что сформулировано как вопрос о том, может ли читатель помочь. ご対応いただけますと幸いです еще мягче, буквально говоря, что это будет для вас удачей. Большую часть оставшейся работы выполняют две подушки: お手数ですが, что означает «извините за беспокойство», и 恐れ入りますが, что означает «извините, что навязываю», обе находятся перед просьбой. Укажите крайний срок в виде даты, а не как можно скорее.

Жду ответа и прошу прощения за задержку

Погоня осуществляется путем учета возможности того, что сообщение сбилось с пути, что позволяет читателю сохранить лицо. その後いかがでしょうか спрашивает, как обстоят дела, никого ни в чем не обвиняя. 行き違いでしたら申し訳ございません извиняется, если наши сообщения пересеклись, и это стандартная подушка при втором напоминании. Только после двух из них японский писатель твердо называет крайний срок, и даже тогда предложение остается вежливым.

Что касается вашего позднего ответа, то ご返信が遅くなり申し訳ございません — рабочая лошадка. Извинитесь одной строкой, воздержитесь от длинных объяснений и переходите сразу к сути, потому что длинное оправдание воспринимается как более серьезный провал, чем сама задержка. 申し訳ございません — письменная форма; すみません слишком легкий для внешней почты, а 申し訳ありません находится между ними и подходит для внутреннего использования.

Привязанности, планирование и отказ

Каждая из трёх рутинных целей имеет свою фиксированную линию. Вложение объявляется с помощью 添付いたします и описывается в том же предложении, поскольку пустой файл без сопровождающих слов воспринимается как небрежный. Планирование предлагает возможные места в виде списка и спрашивает, какое из них подходит, вместо того, чтобы просить читателя придумать для вас время. При отклонении никогда не используется できません само по себе: используется образец благодарности, сожаления, причины и двери, оставленной открытой.

いたしかねます — вежливый способ сказать, что вы не можете, выражается скорее как трудность, чем как нежелание: 今回はお受けいたしかねます. Соедините любой отказ с また機会がございましたら, чтобы отношения выдержали отказ, который учащиеся чаще всего упускают из виду.

Заключительные строки, которые правильно завершают электронное письмо

よろしくお願いいたします закрывает почти каждое японское деловое письмо и не переводится ни на что конкретное, поэтому воспринимайте его как письменный эквивалент заключительного поклона. 何卒よろしくお願い申し上げます — самый тяжелый вариант и подходит для первого подхода, извинения или существенной просьбы к клиенту, в то время как引き続きよろしくお願いいたします подходит для продолжающейся темы. Ниже идет блок подписи: имя, компания, отдел, адрес, телефон, электронная почта. Не пытайтесь передать наилучшие пожелания, потому что эквивалента нет, а заключительная вежливость уже делает эту работу.

Внутри компании и за ее пределами

Самое важное различие — это учи и сото: ваша компания внутри, все остальные — снаружи. В письме клиенту вы никогда не добавляете 様 или さん к имени коллеги, даже к имени президента, поэтому это 弊社の田中がご対応いたします. Ваша собственная компания 弊社, когда вы скромны, и 当社, когда вы нейтральны; у них 貴社 на письме и 御社 в устной речи. Внутренняя электронная почта на уровень легче: お疲れ様です заменяет お世話になっております, а お願いします часто заменяет お願いいたします. Подбирайте тон темы, к которой вы присоединяетесь, а не выбирайте уровень самостоятельно.

• Внешнее отверстие: いつもお世話になっております。Внутреннее отверстие: お疲れ様です。
• Ваша компания для постороннего: 弊社 за смирение, 当社 за нейтральное изложение фактов.
• Их компания: 貴社 письменно, 御社, когда произносишь это вслух.
• Коллега, упомянутый клиенту, теряет 様 и さん: 弊社の田中が伺います。
• Старший коллега внутри компании сохраняет только название должности: 田中部長, а не 田中部長様.
• Внутренние сроки могут быть прямыми; тот же срок внешне занимает подушку.

Тема письма, копия и ответ

Японские строки темы являются описательными и часто заключаются в квадратные скобки, как в 【ご確認のお願い】新商品の件, потому что скобки сообщают читателю, какое действие требуется, прежде чем он что-либо откроет. При ответе сохраняйте неизменной тему, чтобы ветка оставалась доступной для поиска, и оставьте цепочку Re: в покое. Копия имеет собственное соглашение: если кто-то находится в копии, назовите его в теле строки, например 田中部長をCCに入れております, чтобы никто не удивился, обнаружив себя там. Написав нескольким людям, сохраняйте в ответе одну и ту же копию и используйте 各位 в строке получателя.

• Заключите в скобки действие в теме: 【お願い】【ご報告】【ご確認】.
• Сохраняйте исходную тему в ответе, чтобы ее можно было найти позже.
• Объявляйте получателей копий в теле письма, а не оставляйте их незамеченными.
• При письме группе начинайте с 関係者各位 или チームの皆様, а не с одного имени.
• Ответьте в тот же день, даже если ответ будет только 確認のうえ、改めてご連絡いたします.

Полное письмо, построчно

Прочтите образец еще раз и обратите внимание на то, чего нет. Здесь нет запроса о здоровье читателя, нет отдельного абзаца с благодарностью за предыдущее сообщение, и нет подписи внутри тела, потому что оно содержится в блоке подписи. Все сообщение представляет собой четыре реальных предложения, обернутых фиксированными фразами, и это соотношение нормальное.

Английские привычки электронной почты, которые не передаются

Большинство неловких японских писем, написанных учащимися, не лишены грамматики. Это английские электронные письма с японской лексикой, и японский читатель сразу чувствует несоответствие, даже если каждое слово правильное. Привычки, приведенные ниже, являются причиной этого, и каждая из них имеет простую японскую замену, а не перевод.

• Начинаю с надежды, что письмо их застанет. Японского эквивалента не существует, и いつもお世話になっております уже занимает это место.
• Перевести «Дорогой господин Танака» на что-то вроде 親愛なる田中様. Напишите компанию, отдел и 田中様 в первой строке, затем остановитесь.
• Спрятав просьбу в последнем абзаце. Цель японской деловой почты указывается в первых четырех строках.
• Использование すみません или ごめんなさい в письменной форме. Оба регистра разговорные: вместо этого используйте 申し訳ございません или 恐れ入りますが.
• Прикрепление файла без предложения, описывающего его, или написание японского эквивалента «Пожалуйста, найдите прикрепленный файл» и не более того.
• Выходим, используя 田中より внизу вместо надлежащего блока подписи.
• Добавление さん к имени коллеги в сообщении клиенту незаметно поднимает вашу компанию на новый уровень.
• Просить о чем-то как можно скорее. Назовите реальную дату: なるはや — это обычное слово, а 至急 звучит как чрезвычайная ситуация.