Цепочка документов от предложения до оплаты
Типичная сделка между двумя японскими компаниями выглядит следующим образом. Покупатель запрашивает цену, а продавец отправляет мицуморисё. Покупатель соглашается, отправив хатцусё (заказ на поставку); со стороны продавца получение этого заказа является дзючу, и он может подтвердить тюмон укэсё или дзючу какунинсё. Продавец доставляет товар с нохинсё (накладной о доставке) и часто кэнсюсё или дзюрёсё, который покупатель подписывает в знак принятия. Затем продавец выдает сэйкюсё, счет-фактуру, покупатель платит фурикоми, банковским переводом, и продавец может выдать рёсюсё, квитанцию.
Кейякусё, контракт, находится над этой цепочкой для постоянных или крупных отношений, а кихон кейякусё, базовое соглашение, часто охватывает множество небольших заказов, так что для каждого требуется только предложение и заказ. Небольшие покупки пропускают несколько шагов, но все равно изучите порядок, поскольку каждый документ ссылается на предыдущий по номеру.
| японский | Ромаджи | Значение |
|---|---|---|
| お見積もりをお願いできますでしょうか。 | O-mitsumori o onegai dekimasu deshō ka. | Не могли бы вы дать нам цитату? |
| 見積書の内容で発注いたします。 | Mitsumorisho no naiyō de hatchū itashimasu. | Мы разместим заказ согласно предложению. |
| ご注文を承りました。 | Go-chūmon o uketamawarimashita. | Мы получили ваш заказ. |
| 納品書を添えてお送りします。 | Nōhinsho o soete o-okuri shimasu. | Мы отправим его с накладной. |
| 請求書は月末に発行いたします。 | Seikyūsho wa getsumatsu ni hakkō itashimasu. | В конце месяца мы выставим счет. |
Чтение мицуморисё и хатцусё.
Ценовое предложение имеет заголовок с именем покупателя и онтю, эквивалентом компании сама, именем и печатью продавца, номером, митсумори банго и датой. В теле перечислены предметы, хинмей, с указанием количества, сурё, единицы, танъи, цены за единицу, танка и суммы, кингаку. Ниже приведены промежуточные итоги, сёкэй, потребительский налог, сёхидзеи, и итоговые суммы, гёкэй. Наибольшее значение имеют три поля внизу: noki, время доставки; сихараи дзёкен, условия оплаты; и юко киген, как долго действительна цена. Линия бико содержит замечания.
Хаттусё отражает предложение и добавляет адрес доставки, нохин-саки, запрошенную дату доставки, нохин кибоби и номер заказа покупателя, который продавец укажет в счете. Когда вы получите предложение, проверьте цены за единицу, проверьте, включен ли налог, и прочтите срок действия: предложение, срок действия которого истекает до завершения вашего внутреннего утверждения, означает второй раунд.
| японский | Ромаджи | Значение |
|---|---|---|
| この金額は税込みですか、税抜きですか。 | Kono kingaku wa zeikomi desu ka, zeinuki desu ka. | Эта сумма с налогом или без него? |
| 見積もりの有効期限を延ばしていただけますか。 | Mitsumori no yūkō kigen o nobashite itadakemasu ka. | Не могли бы вы продлить срок действия цитаты? |
| 納期はいつ頃になりますでしょうか。 | Nōki wa itsu goro ni narimasu deshō ka. | Когда примерно будет доставка? |
| 数量を変更した場合、単価は変わりますか。 | Sūryō o henkō shita baai, tanka wa kawarimasu ka. | Если мы изменим количество, изменится ли цена за единицу товара? |
Чтение сэйкюсё и условия оплаты
В счете-фактуре повторяются позиции и итоговые суммы, а также добавляются поля, которые определяют, когда и как перемещаются деньги. Хаккоби — дата выпуска. Сихараи киген — срок родов. Фурикомисаки — это банковский счет: банк, филиал, тип счета, фуцу или тодза, номер и имя счета, кодза мейги. Фурикоми тэсурё, комиссия за перевод, обычно оплачивается плательщиком, и об этом может быть указано в счете. С момента введения системы квалифицированных счетов счета-фактуры от зарегистрированных предприятий также имеют регистрационный номер, начинающийся с буквы T; спросите бухгалтерский учет, как это влияет на вашу компанию.
Условия оплаты записываются как формула двух половин. Первая половина — это шимм, закрытие пакета счетов; второй — барай, когда эта партия оплачена. Getsumatsu shime yokugetsu matsu barai: закрывается в конце месяца, выплачивается в конце следующего месяца. Нидзю-ничи симэ йокугэцу дзю-ничи барай: закрытие двадцатого числа, оплата десятого числа следующего месяца. Ёкуёкугэцу означает следующий месяц. Сокин — простое слово для отправки денег; Нюкин — это поступления денег, поэтому Нюкин Какунин проверяет, поступили ли они.
| японский | Ромаджи | Значение |
|---|---|---|
| お支払い条件は月末締め翌月末払いです。 | O-shiharai jōken wa getsumatsu shime yokugetsu matsu barai desu. | Условия оплаты: закрытие в конце месяца, оплата в конце следующего месяца. |
| 振込手数料はご負担いただけますでしょうか。 | Furikomi tesūryō wa go-futan itadakemasu deshō ka. | Не могли бы вы покрыть комиссию за перевод? |
| 入金を確認いたしました。ありがとうございます。 | Nyūkin o kakunin itashimashita. Arigatō gozaimasu. | Мы подтвердили получение оплаты. Спасибо. |
| 支払期限を過ぎておりますが、ご入金の予定を教えていただけますか。 | Shiharai kigen o sugite orimasu ga, go-nyūkin no yotei o oshiete itadakemasu ka. | Срок сдачи прошел; не могли бы вы сказать нам, когда планируется оплата? |
| 請求書の宛名を部署名まで入れていただけますか。 | Seikyūsho no atena o bushomei made irete itadakemasu ka. | Не могли бы вы указать название отдела в счете? |
Нохинсё, рёсюсё и кейякусё
Нохинсё путешествует с товаром и составляет список доставленного; покупатель сверяет его с заказом, кэнсю, и оставляет себе. Дзюрёсё или подписанная копия возвращается продавцу в качестве доказательства. Если доставка недостаточна или повреждена, при звонке вы указываете номер нохинсё.
Рёсюсё подтверждает получение оплаты. При банковских переводах многие компании рассматривают запись о переводе как квитанцию и не выдают ее, если об этом не попросят. Кейякусё определяет все отношения: стороны, ко и оцу, объем, цена, срок, кикан, продление, косин, прекращение, кайдзё и конфиденциальность, химицу ходзи. Контракты часто составляются в двух экземплярах, по одному для каждой стороны, и каждая компания ставит печать на обоих. Ссылайтесь на статьи по номеру, дзё: дай-сан-дзё, статья третья.
| японский | Ромаджи | Значение |
|---|---|---|
| 納品書の数量と実際の数が合いません。 | Nōhinsho no sūryō to jissai no kazu ga aimasen. | Количество в накладной не соответствует пришедшему. |
| 受領書に署名してご返送ください。 | Juryōsho ni shomei shite go-hensō kudasai. | Пожалуйста, подпишите подтверждение и отправьте его обратно. |
| 領収書は必要でしょうか。 | Ryōshūsho wa hitsuyō deshō ka. | Вам нужна квитанция? |
| 契約書の第三条について確認させてください。 | Keiyakusho no dai-san-jō ni tsuite kakunin sasete kudasai. | Позвольте мне подтвердить третью статью контракта. |
| 契約期間は一年で、自動更新でよろしいですか。 | Keiyaku kikan wa ichinen de, jidō kōshin de yoroshii desu ka. | Срок действия — один год с автоматическим продлением, верно? |
Инкан, Какуин и Дэнши Кейяку
Традиционные контракты скорее штампуются, чем подписываются. Зарегистрированная печать компании, jitsuin, находится на блоке подписи; кейин прижимается к границе каждой пары страниц, чтобы страницы нельзя было поменять местами; и тэйсэй-ин отмечает любое рукописное исправление. В обычных внутренних бумагах используется квадратный какуин или личный митоме-ин, а для штамповки используется глагол оин или натцуин. Кто владеет печатью и кто может ею пользоваться, это строгое внутреннее правило.
Электронные контракты, дэнси кэйяку, подписываемые через веб-сервис, сейчас получили широкое распространение. Словарный запас меняется на дэнси сёмэй, электронная подпись; дэнси сёсики — электронная форма документа; и сёнин, одобрение, в рабочем процессе. Некоторые контрагенты по-прежнему просят бумажные документы, поэтому в запросе может потребоваться указать, какую форму вы можете принять. Нужна ли в данном контракте печать, подпись или электронная подпись, зависит от компании, документа и контрагента, поэтому обратитесь к своему юридическому или общему отделу, somu.
| японский | Ромаджи | Значение |
|---|---|---|
| 契約書に押印をお願いいたします。 | Keiyakusho ni ōin o onegai itashimasu. | Пожалуйста, поставьте печать на договоре. |
| 割印は各ページの綴じ目にお願いします。 | Wariin wa kaku-pēji no tojime ni onegai shimasu. | Пожалуйста, поставьте печать на переплет каждой страницы. |
| 電子契約でも対応可能でしょうか。 | Denshi keiyaku demo taiō kanō deshō ka. | Подойдет ли электронный контракт? |
| 原本を二部作成し、一部をご返送ください。 | Genpon o nibu sakusei shi, ichibu o go-hensō kudasai. | Пожалуйста, подготовьте два оригинала и верните один. |
Вежливый запрос каждого документа
Шаблон запроса одинаков для каждого документа. Назовите его с помощью o или go, скажите, что оно охватывает, укажите сроки и формат и завершите словами благодарности за беспокойство. Основной глагол — го-софу итадакемасу дешо ка, не могли бы вы послать, или о-окури итадакемасу дешо ка; за выдачу нового документа — го-хакко итадакемасу дешо ка. Если сроки сжаты, добавьте причину: шанай сёри но цуго де, для внутренней обработки.
На телефоне добавьте свою компанию и имя, а также повторите номер документа. Когда вы отправляете документ, используйте «о-окури иташимасу» и попросите его проверить у го-какунина кудасай. Погоня за опоздавшим документом вежлива, но прямолинейна: sakujitsu o-negai shita seikyūsho no ken desu ga, а затем вопрос.
| японский | Ромаджи | Значение |
|---|---|---|
| 恐れ入りますが、今月分の請求書を来週金曜日までにご送付いただけますでしょうか。 | Osoreirimasu ga, kongetsu-bun no seikyūsho o raishū kin'yōbi made ni go-sōfu itadakemasu deshō ka. | Извините за беспокойство, не могли бы вы прислать счет за этот месяц к следующей пятнице? |
| PDFでお送りいただければ助かります。 | PDF de o-okuri itadakereba tasukarimasu. | Было бы полезно, если бы вы могли отправить его в формате PDF. |
| 見積書を添付いたしましたので、ご確認ください。 | Mitsumorisho o tenpu itashimashita node, go-kakunin kudasai. | Я приложил цитату; пожалуйста, проверьте это. |
| 昨日お願いした請求書の件ですが、ご送付の予定はいつ頃でしょうか。 | Sakujitsu o-negai shita seikyūsho no ken desu ga, go-sōfu no yotei wa itsu goro deshō ka. | Насчет счета, который я запросил вчера, примерно когда он будет отправлен? |
| お手数をおかけしますが、よろしくお願いいたします。 | O-tesū o o-kake shimasu ga, yoroshiku onegai itashimasu. | Извините за беспокойство и спасибо. |
Словарь документов
В таблице собраны имена документов и поля, которые вы будете в них читать.
| Слово | Чтение | Значение |
|---|---|---|
| 見積書 | mitsumorisho | цитата |
| 発注書 | hatchūsho | заказ на покупку |
| 受注 | juchū | получение заказа (сторона продавца) |
| 納品書 | nōhinsho | накладная |
| 請求書 | seikyūsho | счет |
| 領収書 | ryōshūsho | квитанция |
| 契約書 | keiyakusho | договор |
| 支払条件 | shiharai jōken | условия оплаты |
| 締め | shime | отключение расчетного периода |
| 翌月末払い | yokugetsu matsu barai | оплата в конце следующего месяца |
| 振込先 | furikomisaki | банковский счет для перевода |
| 有効期限 | yūkō kigen | срок действия |
| 押印 | ōin | постановка печати |
| 電子契約 | denshi keiyaku | электронный договор |
Ошибки, которые задерживают оплату
Большинство задержек происходит из-за поля, а не из-за спора. Счет-фактура адресован неправильному названию компании или отсутствует отдел; несовпадающий номер заказа на покупку; налоговая строка отсутствует или увеличена вдвое; банковские реквизиты, в которых имя счета написано неверным шрифтом; срок оплаты, который игнорирует просьбы клиента, поэтому счет приходит на день позже и ждет месяц. В контрактах классическими ошибками являются отсутствие кейина, штамп с неправильной печатью и наименование контрагента, отличающееся от его зарегистрированного наименования на один символ.
Прежде чем отправить какой-либо документ, проверьте имя получателя, номер, на который он ссылается, и условия относительно предыдущего документа в цепочке. Если клиент говорит, что документ неправильный, кратко извинитесь, уточните, в каком именно поле, и в тот же день повторите отправку с указанием сай-хакко в строке темы. Практика компаний здесь различается практически во всем, от печатей до месяцев оплаты, поэтому выучите язык, а затем спросите коллегу, как это делает ваша компания.
- Проверяйте имя, онтю или сама и отдел в каждом документе.
- Укажите номер предыдущего документа в следующем
- Перед отправкой подтвердите зейкоми или зейнуки и налоговую строку.
- Прочтите сообщение клиента и отправьте счет перед ним.
- Спросите, прежде чем штамповать; У тюленей есть правила относительно того, кто может их использовать