Основная идея: решение, которое передается на бумаге
Ringi (稟議) состоит из рин, чтобы смиренно доложить вышестоящему, и ги, обсуждение, так что это буквально вопрос, выносимый на обсуждение начальству. Документ называется рингисё (稟議書), что означает «письменный документ». ringi используется для принятия решений, требующих чьего-либо авторитета: покупка оборудования, подписание контракта, найм, поездка сверх установленной стоимости.
Система отражает взгляд на решения как на общие. Каждый, кто будет рад полученному результату, видит предложение и ставит под ним свое имя, чтобы никто потом не мог сказать, что ему ничего не говорили, и ответственность распределяется по всему маршруту. Цена – время. Насколько необходимо значение ringi сильно варьируется в зависимости от компании; стартапы могут использовать сообщение в чате, тогда как более старая фирма использует форму. Соответствующий пост в nemawashi посвящен разговору, который идет в первую очередь, а пост о названиях должностей посвящен рангам на маршруте. Двое коллег обсуждают покупку.
| японский | Ромаджи | Значение |
|---|---|---|
| この件、稟議が必要ですか。 | Kono ken, ringi ga hitsuyō desu ka. | Требуется ли для этого ringi? |
| 五十万円以上は稟議が要ります。 | Gojū-man-en ijō wa ringi ga irimasu. | Для чего-либо стоимостью от 500 000 иен требуется ringi. |
| 来週までに稟議を上げます。 | Raishū made ni ringi o agemasu. | Я отправлю ringi к следующей неделе. |
| 稟議、今どこまで行ってる？ | Ringi, ima doko made itteru? | Как далеко зашел ringi? |
Маршрут: от kiansha до kessaisha
Составитель, kiansha (起案者), буквально человек, который поднимает призыв, поднимает рингисё на один ранг за раз. Кто утверждает последним, определяется правилами компании о полномочиях утверждения, kessai кенген (決裁権限), обычно по типу и сумме: небольшая покупка может остановиться у руководителя отдела, крупная - у директора или президента. По пути он может пойти в соответствующие отделы для aigi (合議), обычно так читается в маршрутах утверждения, хотя gōgi также можно услышать, чтобы бухгалтерский учет или юридический отдел могли его проверить. Любой утверждающий может отправить его обратно.
| японский | Ромаджи | Значение |
|---|---|---|
| この金額だと、決裁者は本部長になります。 | Kono kingaku da to, kessaisha wa honbuchō ni narimasu. | В отношении этой суммы окончательным утверждающим лицом является руководитель подразделения. |
| 経理の合議も必要です。 | Keiri no aigi mo hitsuyō desu. | Также необходимо подтверждение от бухгалтерии. |
| 係長、ハンコをお願いできますか。 | Kakarichō, hanko o onegai dekimasu ka. | Могу я попросить вашу марку, пожалуйста? |
| Роль | Чтение | Что они делают на маршруте |
|---|---|---|
| 起案者 | kiansha | Составляет проект предложения и собирает вложения. |
| 係長 | kakarichō | Первая проверка: факты, цифры и формат |
| 課長 | kachō | Судит экономическое обоснование раздела |
| 部長 | buchō | Утверждает для отдела; часто окончательный вариант для небольших сумм |
| 合議先 | aigi-saki | Сопутствующие отделы, такие как бухгалтерский или юридический |
| 決裁者 | kessaisha | Обладает полномочиями на эту сумму и делает ее официальной |
Чтение рингисё: заголовок и поля для штампов
Форматы различаются в зависимости от компании, но большинство рингисё содержат одни и те же поля: дата составления, кианби; составитель и его отдел; предмет, кэнмэй, который традиционно заканчивается на «но кен», относительно; сумма, кингаку; вложения, тенпу shiryō, например кавычки; и поле для результата. В приведенной ниже части излагаются цель, причины и рассматриваемые варианты.
Ряд ящиков для штампов — это ōinran (押印欄), буквально столбец для прижима печатей. На многих бланках самая старшая графа находится слева, а составитель — справа, поэтому марки заполняются справа налево, в направлении традиционного вертикального письма. Каждый утверждающий ставит небольшую личную печать со своей фамилией, митомеин, буквально печать подтверждения. На некоторых предприятиях существует обычай слегка наклонять печать в сторону ящика начальника, как бы кланяясь; многие люди никогда с этим не сталкивались, поэтому следите за тем, что делают ваши коллеги.
| японский | Ромаджи | Значение |
|---|---|---|
| 件名の書き方はこれで合っていますか。 | Kenmei no kakikata wa kore de atte imasu ka. | Правильно ли так написать тему? |
| 見積書を二通添付しました。 | Mitsumorisho o ni-tsū tenpu shimashita. | Я приложил две цитаты. |
| ハンコ、逆さまになってるよ。 | Hanko, sakasama ni natteru yo. | (Коллега) Ваша марка перевернута. |
Пары, которые сбивают с толку учащихся
Kessai — классическая ловушка. Написанное 決裁 означает одобрение уполномоченного лица; второй кандзи означает «судить», как в решении суда. Написано 決済, это платеж, слово на карточных терминалах, а в kessai-bi — дата платежа. Методы ввода часто сначала предлагают написание платежа. Новичок, проверяющий черновик, задает вопрос, который однажды задают все.
| японский | Ромаджи | Значение |
|---|---|---|
| 決裁と決済、どっちの漢字でしたっけ。 | Kessai to kessai, dotchi no kanji deshitakke. | Kessai и kessai: какой это был кандзи еще раз? |
| Срок | Чтение | Значение | Не путать с |
|---|---|---|---|
| 決裁 | kessai | Окончательное одобрение уполномоченного лица | 決済 kessai, оплата платежа |
| 承認 | shōnin | С утверждающим все в порядке на одном этапе маршрута | 決裁 kessai, последний, обязательный |
| 稟議 | ringi | Распространено на утверждение | 回覧 кайран, распространено только для чтения. |
| 差し戻し | sashimodoshi | Отправлено обратно на доработку и повторную отправку | 却下 кьякка, категорически отвергнутый |
| 根回し | nemawashi | Предварительные неофициальные переговоры | 稟議 ringi, официальная запись после |
Ringi и nemawashi: доклад до, статья после
Nemawashi, буквально обходя корни, представляет собой неформальную работу по обсуждению предложения с каждым человеком перед его подачей. Ringi делает результат официальным. ringi без nemawashi обычно возвращается с вопросами, потому что утверждающий впервые слышит об идее, когда она оказывается на столе; nemawashi без ringi не имеет формального эффекта. Именно поэтому утверждающие по хорошо подготовленному ringi редко читают его впервые. Старший коллега дает совет новичку.
| японский | Ромаджи | Значение |
|---|---|---|
| 稟議を上げる前に、部長に一度相談しておいたほうがいいよ。 | Ringi o ageru mae ni, buchō ni ichido sōdan shite oita hō ga ii yo. | Прежде чем отправить ringi, вам лучше один раз обсудить это с руководителем отдела. |
| 経理には事前に話を通してあります。 | Keiri ni wa jizen ni hanashi o tōshite arimasu. | Я уже проверил это в бухгалтерии. |
| 根回しは済んでいます。 | Nemawashi wa sunde imasu. | Основа сделана. |
За пределами основ: электроника ringi и исчезающее ханко
Многие компании сейчас используют дэнси ringi (電子稟議), электронную ringi в системе документооборота, wākufurō сисутему. Маршрут задается в программе, каждый утверждающий получает уведомление, а утверждение представляет собой кнопку, иногда отображаемую с изображением печати утверждающего. Sashimodoshi приходит с письменным комментарием, и история показывает, кто и когда одобрил. Когда утверждающий отсутствует, заместитель может утвердить вместо него, дайри shōnin.
Этот сдвиг ускорился в 2020 году. В июне того же года Кабинет министров, Министерство юстиции и Министерство экономики, торговли и промышленности опубликовали вопросы и ответы, в которых говорилось, что, если этого не требует закон, контракт действителен без печати, а удаленная работа сделала бумажные маршруты непрактичными. Бумага и ханко сохранились в некоторых компаниях и государственных учреждениях, поэтому спросите, какую систему используете вы. Команда обрабатывает утверждения онлайн.
| японский | Ромаджи | Значение |
|---|---|---|
| システムで申請しておいてください。 | Shisutemu de shinsei shite oite kudasai. | Пожалуйста, отправьте его через систему. |
| 承認ボタンを押しておきました。 | Shōnin botan o oshite okimashita. | Я нажал «Одобрить». |
| 部長が出張中なので、代理承認になります。 | Buchō ga shutchō-chū na node, dairi shōnin ni narimasu. | Начальник отдела уехал по делам, поэтому это утвердит заместитель. |
| 差し戻しのコメントを確認してください。 | Sashimodoshi no komento o kakunin shite kudasai. | Пожалуйста, проверьте комментарии к возвращенному запросу. |
Глаголы путешествия: агеру, мавасу, tōru, ориру.
Офисный разговор описывает ringi по его движению. Вы ringi о агеру поднимаете его вверх и ringi o mawasu отправляете его по кругу. Оно либо ringi га tōru, проходит, либо сашимодосару отправляется обратно. Окончательное утверждение kessai га ориру спускается вниз, потому что оно нисходит сверху. Поставщикам люди говорят shanai de ringi-chū desu, это проходит внутреннее одобрение, вежливый способ сказать, что еще нет. У начальства в кейго используются те же глаголы.
| японский | Ромаджи | Значение |
|---|---|---|
| 稟議を回しておきました。 | Ringi o mawashite okimashita. | Я отправил ringi раунд. |
| 課長のハンコをもらいに行ってきます。 | Kachō no hanko o morai ni itte kimasu. | Я пошел получить печать начальника отдела. |
| やっと決裁が下りました。 | Yatto kessai ga orimashita. | Одобрение наконец получено. |
| 稟議が通ったので、発注を進めます。 | Ringi ga tōtta node, hatchū o susumemasu. | ringi выполнено, поэтому я приступлю к выполнению заказа. |
| 金額の根拠が弱いと差し戻されました。 | Kingaku no konkyo ga yowai to sashimodosaremashita. | Его отправили обратно, поскольку основание для расчета суммы было слабым. |
| 現在、社内で稟議中です。 | Genzai, shanai de ringi-chū desu. | (Поставщику) Сейчас он проходит внутреннее одобрение. |
| ご確認のうえ、ご承認をお願いいたします。 | Go-kakunin no ue, go-shōnin o onegai itashimasu. | (Отправьте электронное письмо лицу, утверждающему) Пожалуйста, просмотрите и утвердите. |
Распространенные ошибки, которые допускают новички с ringi
Написание 決済 в разрешительном документе. Причиной является метод ввода, который часто сначала предлагает слово платежа для kessai. Проверьте каждый kessai в ringi и используйте 決裁.
Использование ringi для убеждения. Новички из культур, где предложения обсуждаются на собраниях, вносят аргументы в документ и ожидают, что он привлечет одобрение. Убеждение принадлежит nemawashi; рингисё записывает то, что было согласовано.
Пропуск уровня для экономии времени. Пройти прямо к buchō кажется эффективным, но порядок маршрута является частью уважения к каждому рангу, и пропущенный kakarichō может отправить его обратно. Следуйте маршруту, даже если он медленный.
Рассматривая раннюю печать как решение. Каждый shōnin ощущается как прогресс, и это так, но только kessai обязывает компанию. Раннее размещение заказа может привести к тому, что вам придется лично объяснять покупку, которая так и не была одобрена.