Три вида хикицуги и когда они начинаются
Хикицуги описывает три ситуации, которые кажутся разными, но используют один и тот же язык. Прежде чем Кьюка уйти, вы передаете задачи, выполнение которых наступит во время вашего отсутствия, обычно одному коллеге и обычно в коротком сообщении плюс словечко лично. Перед дзинджи идо, переводом внутри компании, вы передаете целую роль, часто за несколько недель между объявлением и датой переезда. Перед тайсёку, увольнением, вы сдаете все, и компания ожидает, что все будет готово до вашего последнего дня.
Время – это то, на чем учащиеся попадают в ловушку. Отпуск требует дня или двух подготовки. Передача начинается в день объявления. Передача увольнения осуществляется в течение периода уведомления, и многие менеджеры запрашивают хикицуги кейкаку, план передачи, в первую неделю. Ожидания компаний различаются, поэтому спросите, как обычно выглядят хикицуги команды.
| японский | Ромаджи | Значение |
|---|---|---|
| 来週の休暇中の業務について、引き継ぎをお願いしたいのですが。 | Raishū no kyūka-chū no gyōmu ni tsuite, hikitsugi o onegai shitai no desu ga. | Я хотел бы сдать работу в отпуск на следующей неделе. |
| 異動に伴い、担当業務を田中さんに引き継ぎます。 | Idō ni tomonai, tantō gyōmu o Tanaka-san ni hikitsugimasu. | С моим переводом я передам свои обязанности Танаке. |
| 退職までに、すべての業務を引き継ぐ予定です。 | Taishoku made ni, subete no gyōmu o hikitsugu yotei desu. | Я планирую сдать всю свою работу перед отъездом. |
| 引き継ぎの計画を今週中にまとめます。 | Hikitsugi no keikaku o konshū-chū ni matomemasu. | На этой неделе я составлю план передачи. |
| 後任はどなたになりますか。 | Kōnin wa donata ni narimasu ka. | Кто будет моим преемником? |
Хикицугисё: что содержится в документе
Хикицугисё — это основа передачи власти. Его читает ваш преемник, ваш менеджер, а несколько месяцев спустя — тот, кто должен ответить на вопрос, на который никто другой не может ответить. Напишите его простым шрифтом desu и masu или в стиле внутренних документов с большим количеством существительных, в зависимости от того, что использует ваша команда, и организуйте его по задачам, а не по датам. По каждой задаче: для чего она нужна, как часто это происходит, в каком состоянии, кто задействован, где файлы и что может пойти не так.
Две вещи делают хикицугисё по-настоящему полезным. Первый — это keii, история: почему с клиентом обращаются определенным образом, какие решения были приняты и кем. Второе — неписаные правила: клиент, который не любит телефонные звонки, отчет должен сначала поступить к конкретному человеку. Они никогда не фигурируют в официальных процедурах, и это именно то, чего преемник не может выяснить в одиночку.
| Раздел | Чтение | Что написать |
|---|---|---|
| 業務一覧 | gyōmu ichiran | Список задач с указанием цели и частоты |
| 進捗状況 | shinchoku jōkyō | Текущий статус каждой задачи |
| 担当者・関係者 | tantōsha, kankeisha | Ответственные и вовлеченные люди |
| 取引先連絡先 | torihikisaki renrakusaki | Контактные данные клиента и поставщика |
| 期限・スケジュール | kigen, sukejūru | Сроки и повторяющийся календарь |
| 保管場所 | hokan basho | Где хранятся файлы, формы и записи |
| 懸案事項 | ken'an jikō | Нерешенные проблемы и открытые проблемы |
| 経緯 | keii | История и причины решений |
| 注意点 | chūi-ten | На что следует обратить внимание, включая неписаные правила |
| マニュアル | manyuaru | Ссылки на процедуры и руководства |
Пароли и данные учетной записи обычно передаются через собственную систему компании, а не прописаны в документе. Спросите ИТ-специалистов, как ваша компания с ними справляется.
Фразы для сдачи
Устное пошаговое руководство следует за документом. Сядьте со своим преемником, пройдите каждую задачу и скажите то, чего не может сделать документ: тон, которого ожидает клиент, части процесса, которые медленнее, чем кажутся. Используйте хикицугимасу для действия, о-нэгай симасу для просьбы и го-фумэй на десять неясных моментов, чтобы вызвать вопросы. Держите прохождение в десу и масу даже с близким коллегой; формальность сигнализирует о том, что это официальная передача ответственности.
В конце укажите, когда с вами можно будет связаться и как долго. Во многих компаниях принято отвечать на вопросы преемника в течение нескольких недель после перевода; после увольнения это вежливость, а не обязанность, и вы можете вежливо устанавливать ограничения.
| японский | Ромаджи | Значение |
|---|---|---|
| この案件は、現在見積もりを提出した段階です。 | Kono anken wa, genzai mitsumori o teishutsu shita dankai desu. | В настоящее время проект находится на стадии представления сметы. |
| 詳細は引き継ぎ書の三ページ目にまとめてあります。 | Shōsai wa hikitsugisho no sanpēji-me ni matomete arimasu. | Подробности изложены на третьей странице документа о передаче. |
| この取引先は、メールより電話の方が話が早いです。 | Kono torihikisaki wa, mēru yori denwa no hō ga hanashi ga hayai desu. | С этим клиентом телефонный звонок позволяет выполнить задачу быстрее, чем электронная почта. |
| ご不明な点があれば、いつでも聞いてください。 | Go-fumei na ten ga areba, itsu demo kiite kudasai. | Если что-то неясно, спрашивайте меня в любое время. |
| 来月末までは、質問があれば対応できます。 | Raigetsu-matsu made wa, shitsumon ga areba taiō dekimasu. | До конца следующего месяца смогу ответить на вопросы. |
| 以上で、私の担当業務の引き継ぎは完了です。 | Ijō de, watashi no tantō gyōmu no hikitsugi wa kanryō desu. | На этом передача моих обязанностей завершена. |
Фразы для получения передачи
Когда вы преемник, ваша работа — спрашивать. Японские коллеги часто отказываются от того, что, по их мнению, важно, и забывают то, что перестали замечать, поэтому вопросы, которые вы задаете, формируют то, что вы получаете. Сначала спросите о приоритетах, затем об истории, затем о нерешенных проблемах, а затем о людях. Подтвердите услышанное с помощью to iu koto desu ne, чтобы так оно и было, а ответ впишите в документ сами, потому что уходящий человек не успеет.
Покажите, что вы серьезно относитесь к работе, но не обещаете слишком много. Hikitsugasete itadakimasu, «Я возьму это на себя» и «shikkari hikitsugimasu», «Я возьму это на себя должным образом» — это стандартные строки, и в конце ожидается короткая благодарность за потраченное время.
| японский | Ромаджи | Значение |
|---|---|---|
| この中で、一番急ぐのはどれですか。 | Kono naka de, ichiban isogu no wa dore desu ka. | Какая из них является наиболее срочной? |
| この案件の経緯を教えていただけますか。 | Kono anken no keii o oshiete itadakemasu ka. | Не могли бы вы рассказать мне историю этого проекта? |
| 今、懸案になっている問題はありますか。 | Ima, ken'an ni natte iru mondai wa arimasu ka. | Есть ли какие-либо проблемы на данный момент? |
| 先方で、特に気をつけるべき方はいらっしゃいますか。 | Senpō de, toku ni ki o tsukeru beki kata wa irasshaimasu ka. | Есть ли среди клиента кто-нибудь, с кем мне следует быть особенно осторожным? |
| つまり、月末までに請求書を出すということですね。 | Tsumari, getsumatsu made ni seikyūsho o dasu to iu koto desu ne. | Это означает, что счет будет выставлен к концу месяца, верно? |
| しっかり引き継ぎます。お時間をいただき、ありがとうございました。 | Shikkari hikitsugimasu. O-jikan o itadaki, arigatō gozaimashita. | Я возьму это на себя как следует. Спасибо за ваше время. |
Представляем преемника клиентам
Передача клиентов осуществляется в два этапа. Сначала приходит электронное письмо kōnin no go-shōkai: вы объявляете об изменении, называете имя преемника, копируете его и благодарите клиента за поддержку. Затем преемник отвечает на ветку коротким представлением себя. Во-вторых, это совместный визит или звонок, во время которого вы знакомите их лицом к лицу и отстраняетесь, пока они говорят. После вашего последнего дня преемник самостоятельно отправит сообщение.
В строках ниже приведены фрагменты этого письма и устное вступление. Сохраняйте теплый и слегка формальный тон и избегайте объяснений, почему вы уходите; простой иссин ни ёри по личным причинам — это все, что нужно клиенту.
| японский | Ромаджи | Значение |
|---|---|---|
| 件名：担当者変更のご挨拶 | Kenmei: Tantōsha henkō no go-aisatsu | Тема: Уведомление о смене контактного лица. |
| この度、四月一日付で担当を離れることになりました。 | Kono tabi, shigatsu tsuitachi-zuke de tantō o hanareru koto ni narimashita. | С 1 апреля я ухожу с поста вашего контактного лица. |
| 後任は、同じ部署の佐藤が担当いたします。 | Kōnin wa, onaji busho no Satō ga tantō itashimasu. | Моим преемником станет Сато из того же отдела. |
| 在任中は大変お世話になり、心より感謝申し上げます。 | Zainin-chū wa taihen o-sewa ni nari, kokoro yori kansha mōshiagemasu. | Искренне благодарю вас за всю вашу поддержку во время моего пребывания на этой должности. |
| 後日、佐藤と共にご挨拶に伺います。 | Gojitsu, Satō to tomo ni go-aisatsu ni ukagaimasu. | Мы с Сато вскоре приедем, чтобы поприветствовать вас лично. |
| 後任の佐藤でございます。今後ともよろしくお願いいたします。 | Kōnin no Satō de gozaimasu. Kongo tomo yoroshiku onegai itashimasu. | Я Сато, преемник. Я с нетерпением жду возможности работать с вами. |
Контрольный список передачи для передающей стороны
Список ниже охватывает дающую сторону от объявления до последнего дня. Не все пункты применимы к короткому отпуску, но в случае перевода или увольнения коллеги молча ожидают проработки всего этого.
- Предварительно согласуйте преемника и график передачи с вашим руководителем.
- Обновите или напишите хикицугисё, организованное по задачам, со статусом и историей.
- Наведите порядок в общих папках и именах файлов, чтобы их мог найти посторонний человек.
- Проведите преемника по документу лично, задача за задачей.
- Отправьте клиенту электронное письмо с уведомлением о скопированном преемнике.
- Совершайте совместные визиты или звонки самым важным клиентам
- Передавайте учетные записи и пароли в рамках официального процесса компании.
- Отменить или перенести повторяющиеся встречи, подписки и системные роли
- Скажите, когда вы еще будете отвечать на вопросы и как долго
- Поблагодарите преемника, вашего менеджера и команду в ваш последний день.
Для короткого отпуска список сворачивается до трех строк: сообщите одному коллеге, что наступает срок, напишите, где находятся файлы, и поместите сообщение об отсутствии на работе.
Ошибки, которых следует избегать
Самая распространенная ошибка — это передача информации, которая живет только в вашей голове и сделанная в виде поспешного разговора в последний день дня. Запишите это заранее и позвольте разговору следовать за документом. Второй — перечисление задач без истории: преемник, который знает, что делать, но не знает почему, будет повторять старые ошибки. В-третьих, забывают клиентов, которые будут помнить об изменении из возвращенного электронного письма.
Ошибка принимающей стороны — это вежливость, которая мешает вам спрашивать. Кивнуть через прохождение и обнаружить пробелы месяц спустя никому не поможет. Спросите, подтвердите, запишите. И с обеих сторон не рассматривайте хикицуги как необязательный элемент, потому что вы собираетесь только в отпуск; сообщение в две строки о том, что наступает срок, все равно является хэндовером, и замечен его пропуск.
| японский | Ромаджи | Значение |
|---|---|---|
| 時間がなかったので、口頭で説明します。 | Jikan ga nakatta node, kōtō de setsumei shimasu. | Времени не было, поэтому объясню устно. (Избегайте; запишите это.) |
| 引き継ぎ書を先にお送りしますので、ご確認の上お時間をください。 | Hikitsugisho o saki ni o-okuri shimasu node, go-kakunin no ue o-jikan o kudasai. | Сначала я пришлю документ о передаче, поэтому, пожалуйста, прочтите его, а затем дайте мне немного времени. |
| 特に問題はありません。 | Toku ni mondai wa arimasen. | Особых проблем нет. (Редко правда; перечислите нерешенные проблемы.) |
| この件は先方と一度もめたことがあるので、経緯を説明します。 | Kono ken wa senpō to ichido mometa koto ga aru node, keii o setsumei shimasu. | Однажды по этому поводу был спор с клиентом, поэтому поясню историю. |
| 分かりました。 | Wakarimashita. | Понял. (Хорошо, но после этого задайте вопрос.) |