일본 비즈니스 이메일의 고정된 뼈대
일본의 모든 외부 비즈니스 이메일은 동일한 7개 부분, 동일한 순서로 구성됩니다. 일본어 이메일을 사용하는 데 어려움을 겪는 학습자에게는 일반적으로 어휘가 부족하지 않습니다. 영어 이메일을 일본어로 작성하다 보니 부품이 잘못된 순서로 도착하고 예의 문구도 누락되어 있습니다. 프레임을 외우면 글이 중간에 두세 문장으로 줄어듭니다.
| 부분 | 일본어 | 기능 |
|---|---|---|
| 수신자 라인 | 株式会社ABC 営業부 田中様 | 회사, 부서, 이름 다음으로 様 |
| 개회인사 | いつも まして ま し. | 실제 질문이 아닌 고정 예의 |
| 당신의 이름 | ABC사의 산입니다. | 회사와 성 |
| 목적 | 〜の件りご連絡いたしました。 | 왜 글을 썼는지에 대한 한 문장 |
| 몸 | つ木ましては、〜をいましてまししょуkai. | 요청이나 정보 |
| 폐회예의 | よろし쿠 たじいたしまс。 | 본질적으로 모든 이메일을 종료합니다. |
| 서명 | 야마타태오/営業부/전담番号 | 이름, 회사, 부서, 연락처 |
실제로 구성하는 부분은 목적선과 몸체입니다. 다른 모든 것은 텍스트로 설정되어 있기 때문에 일본 동료가 90초 안에 올바른 이메일을 생성할 수 있고 프레임을 아는 학습자도 동일한 작업을 수행할 수 있습니다.
수신자 라인 및 시작 인사말
일본어 이메일은 인사말 앞에 수신자를 첫 번째 줄에 적어서 열립니다. 전체 형식은 회사, 부서, 개인 이름 순으로 様: 株式会社ABC 営業부 田中様로 표시됩니다. 여러 번 교환한 후에만 株式会社를 삭제하고 様를 삭제하지 마십시오. 누가 읽을지 모른다면 ご担当者様가 당신을 덮을 것입니다. 자신의 회사 내에서 이 라인은 일반적으로 田中부장 또는 田中san이며, 직위가 있는 경우 직위가 様로 대체됩니다.
두 번째 줄은 いつも してりまс인데, 이는 질문도 아니고 사실에 대한 진술도 아닙니다. 이는 기본적으로 모든 외부 비즈니스 이메일과 회신에 나타나므로 이를 보지 못하는 독자는 그 차이를 알아차릴 수 있습니다. 첫 번째 연락에는 대신 初めてご連絡いたしまс를 사용하고, 공급업체가 아닌 다른 사람의 고객으로 글을 쓰는 경우 いつも 없이 일본어를 사용하는 것이 완전히 정상입니다.
| 일본어 | 로마자 | 의미 |
|---|---|---|
| 株式会社ABC 営業部 田中様 | Kabushiki-gaisha ABC Eigyō-bu Tanaka-sama | ABC 주식회사 영업부 다나카 씨 |
| ご担当者様 | Go-tantōsha-sama | 담당자님께 |
| いつもお世話になっております。 | Itsumo o-sewa ni natte orimasu. | 지속적인 지원에 감사드립니다. |
| 初めてご連絡いたします。 | Hajimete go-renraku itashimasu. | 처음으로 연락드립니다. |
| 関係者各位 | Kankeisha kakui | 관계자 여러분께 |
자신의 이름을 정하고 요점을 설명합니다.
세 번째 줄은 귀하의 이름이며 귀하의 회사가 접두사로 붙습니다: ABC社の山田Desc, 또는 株式会社ABCの山田と申しまс(좀 더 형식적인 표현을 원할 경우). 문장을 私로 시작하지 말고, 자신의 이름에 様이나 san을 붙이지 마세요. 그런 다음 〜の件dedご連絡いたしました를 사용하여 어떤 배경 지식도 없이 한 문장으로 글을 쓰고 있는 이유를 설명하세요. 일본어 비즈니스 글쓰기는 비즈니스 일본어와 마찬가지로 결론이 우선입니다. 독자는 네 번째 줄이 끝날 때까지 메시지가 원하는 것이 무엇인지 알아야 하며 설명이 이어집니다.
| 일본어 | 로마자 | 의미 |
|---|---|---|
| 株式会社ABCの山田と申します。 | Kabushiki-gaisha ABC no Yamada to mōshimasu. | 저는 ABC 주식회사의 야마다라고 합니다. |
| 先日の打ち合わせの件でご連絡いたしました。 | Senjitsu no uchiawase no ken de go-renraku itashimashita. | 나는 지난번에 우리가 가졌던 회의에 대해 글을 쓰고 있습니다. |
| 標記の件につきまして、ご報告いたします。 | Hyōki no ken ni tsukimashite, go-hōkoku itashimasu. | 제목에 기재된 사항과 관련하여 아래와 같이 제보하고자 합니다. |
| 早速ですが、一点ご相談がございます。 | Sassoku desu ga, itten go-sōdan ga gozaimasu. | 본격적으로 말하자면, 한 가지 논의하고 싶은 것이 있습니다. |
| 下記の通りご連絡いたします。 | Kaki no tōri go-renraku itashimasu. | 다음 사항을 알려드리고자 글을 씁니다. |
누군가에게 뭔가를 해달라고 요청하기
요청은 독자가 거부할 수 있는 여지가 얼마나 되는지에 따라 등급이 매겨집니다. あ願いいたしまс는 단순하고 중립적입니다. ご確認いただけまししょ우ika는 독자가 도움을 줄 수 있는지에 대한 질문으로 표현되기 때문에 더 부드럽습니다. ご対応いただけmasと幸いご는 문자 그대로 당신에게 행운이 될 것이라고 말하는 더 부드러운 표현입니다. 두 개의 쿠션이 나머지 작업의 대부분을 수행합니다. 문제를 일으켜 죄송하다는 의미의 あがれ入りまсが와 부과해서 미안하다는 의미의 恐れ入りまсが, 둘 다 요청 앞에 앉습니다. 가능한 한 빨리 마감일을 지정하기보다는 날짜로 마감일을 지정하십시오.
| 일본어 | 로마자 | 의미 |
|---|---|---|
| ご確認いただけますでしょうか。 | Go-kakunin itadakemasu deshō ka? | 이것 좀 확인해 주시겠어요? |
| お手数ですが、ご対応をお願いいたします。 | O-tesū desu ga, go-taiō o onegai itashimasu. | 번거로우시겠지만 이 점 양해 부탁드립니다. |
| 恐れ入りますが、資料をお送りいただけますでしょうか。 | Osoreirimasu ga, shiryō o o-okuri itadakemasu deshō ka? | 번거롭게 해서 죄송합니다만, 서류를 보내주실 수 있나요? |
| 金曜日までにご返信いただけますと幸いです。 | Kin'yōbi made ni go-henshin itadakemasu to saiwai desu. | 금요일까지 회신해주시면 큰 도움이 될 것 같습니다. |
| ご検討のほど、よろしくお願いいたします。 | Go-kentō no hodo, yoroshiku onegai itashimasu. | 고려해 주시면 감사하겠습니다. |
| ご不明な点がございましたら、お知らせください。 | Go-fumei na ten ga gozaimashitara, o-shirase kudasai. | 불분명한 점이 있으면 알려주시기 바랍니다. |
답장을 쫓고 늦어서 사과하기
추적은 메시지가 잘못되었을 가능성을 허용하여 수행되며, 이를 통해 독자의 체면을 구할 수 있습니다. その後いながしょ우카는 누구에게도 비난하지 않고 상황이 어디에 있는지 묻습니다. 行木違いしたり申し訳ございません은 메시지가 교차하면 미안하다고 말하며 두 번째 알림의 표준 쿠션입니다. 이 두 가지 이후에야 일본 작가는 마감 기한을 확고히 밝히는데, 그 후에도 문장은 예의바르다.
답변이 늦어지셨다면 ご返信が遅kuなり申し訳ございません이 최선입니다. 한 줄로 사과하고 길게 설명하는 것을 거부하고 곧바로 내용으로 넘어가십시오. 긴 변명은 지연 자체보다 더 큰 실패로 읽히기 때문입니다. 申し訳ございません은 서면 형식입니다. UMIMAせん은 외부 메일에 사용하기에는 너무 가볍고, 申し訳ありません은 둘 사이에 위치하여 내부용으로 적합합니다.
| 일본어 | 로마자 | 의미 |
|---|---|---|
| その後、いかがでしょうか。 | Sono go, ikaga deshō ka? | 그 이후 상황은 어떻게 되나요? |
| 行き違いでしたら申し訳ございません。 | Ikichigai deshitara mōshiwake gozaimasen. | 우리의 메시지가 교차했다면 사과드립니다. |
| 再度ご連絡いたしました。 | Saido go-renraku itashimashita. | 이에 대해 다시 연락을 드립니다. |
| ご返信が遅くなり、申し訳ございません。 | Go-henshin ga osoku nari, mōshiwake gozaimasen. | 답변이 늦어서 죄송합니다. |
| こちらの確認不足でした。深くお詫び申し上げます。 | Kochira no kakunin busoku deshita. Fukaku o-wabi mōshiagemasu. | 이는 당사측에서 확인하지 못한 실수였습니다. 진심으로 사과드립니다. |
| 今後このようなことがないよう注意いたします。 | Kongo kono yō na koto ga nai yō chūi itashimasu. | 다시는 이런 일이 발생하지 않도록 하겠습니다. |
첨부 파일, 예약 및 거절
세 가지 일상적인 목적에는 각각 고유한 고정 라인이 있습니다. 첨부 파일은 添付いたしまс로 표시되고 같은 문장으로 설명됩니다. 첨부된 단어가 없는 기본 파일은 부주의한 것으로 읽혀지기 때문입니다. 예약 기능은 독자에게 시간을 만들어 달라고 요청하는 대신 후보 슬롯을 목록으로 제공하고 어느 것이 적합한지 묻습니다. 거절하는 것은 절대로 데키마せん을 단독으로 사용하지 않습니다. 패턴은 감사, 후회, 이유, 그리고 열린 문입니다.
| 일본어 | 로마자 | 의미 |
|---|---|---|
| 資料を添付いたしましたので、ご確認ください。 | Shiryō o tenpu itashimashita node, go-kakunin kudasai. | 서류를 첨부하였으니 살펴보시기 바랍니다. |
| 下記の日程でご都合はいかがでしょうか。 | Kaki no nittei de go-tsugō wa ikaga deshō ka? | 아래 날짜 중 어느 날짜가 귀하에게 적합합니까? |
| ご都合のよい日時をお知らせいただけますでしょうか。 | Go-tsugō no yoi nichiji o o-shirase itadakemasu deshō ka? | 당신에게 맞는 날짜와 시간을 알려주실 수 있나요? |
| 大変申し訳ございませんが、今回は見送らせていただきます。 | Taihen mōshiwake gozaimasen ga, konkai wa miokurasete itadakimasu. | 정말 죄송합니다만, 이 경우는 패스하겠습니다. |
| また機会がございましたら、よろしくお願いいたします。 | Mata kikai ga gozaimashitara, yoroshiku onegai itashimasu. | 또 기회가 된다면 함께 일할 수 있었으면 좋겠습니다. |
いたしikaねmasus는 할 수 없다는 점을 공손하게 표현하는 표현으로, 싫다는 표현보다는 어려움을 표현합니다. 거절을 また機会がございましたな와 짝지어 관계가 '아니요'에서도 살아남도록 하세요. 이는 학습자가 가장 자주 생략하는 부분입니다.
이메일을 적절하게 마무리하는 줄 닫기
よろし쿠 あ願いいたしまс는 거의 모든 일본 비즈니스 이메일을 닫고 특정 내용으로 번역하지 않으므로 마치는 인사와 같은 의미로 사용하십시오. 何卒よろしKU OTAい申し上げmas는 가장 무거운 버전이며 클라이언트에 대한 첫 번째 접근 방식, 사과 또는 실질적인 요청에 적합한 반면, 引ki続りよろしKU OTA願いいたしまし는 진행 중인 스레드에 적합합니다. 그 아래에는 이름, 회사, 부서, 주소, 전화번호, 이메일 등 서명 블록이 있습니다. 이에 상응하는 것이 없고 마치는 예의가 이미 그 일을 하고 있기 때문에 최선의 안부를 전하려고 하지 마십시오.
| 일본어 | 로마자 | 의미 |
|---|---|---|
| よろしくお願いいたします。 | Yoroshiku onegai itashimasu. | 미리 감사드립니다. |
| 何卒よろしくお願い申し上げます。 | Nanitozo yoroshiku onegai mōshiagemasu. | 귀하의 도움에 진심으로 감사드립니다. |
| 引き続きよろしくお願いいたします。 | Hikitsuzuki yoroshiku onegai itashimasu. | 이에 대해 지속적인 도움을 주셔서 감사합니다. |
| ご確認のほど、よろしくお願いいたします。 | Go-kakunin no hodo, yoroshiku onegai itashimasu. | 이 점 확인해 주시면 감사하겠습니다. |
| 取り急ぎ、ご連絡まで。 | Toriisogi, go-renraku made. | 지금은 빠른 메모입니다. |
회사 내부 vs. 외부
가장 중요한 차이점은 uchi와 soto입니다. 귀하의 회사는 내부에 있고 다른 모든 사람은 외부에 있습니다. 고객에게 편지를 쓸 때 동료의 이름은 물론 사장의 이름에도 様이나 san을 붙이지 않으므로 弊社の田中がご対応いたしまし입니다. 당신의 회사는 겸손할 때 弊社이고 중립적일 때 当社입니다. 글로는 貴社, 말로는 御社 입니다. 내부 이메일은 한 단계 더 가벼워졌습니다. ō疲れ様Desc는 일본어를 대체하고, ō願いしまс는 종종 OTA願いいたしまс를 대신합니다. 스스로 레벨을 선택하기보다는 참여하는 스레드의 톤을 일치시키세요.
- 외부 개방: いつも まして ま с. 내부 개방 : あ疲れ様 입니다.
- 외부인에 대한 귀하의 회사: 겸손을 나타내는 弊社, 사실에 대한 중립적인 진술을 위한 当社.
- 해당 회사는 서면으로 貴社, 소리내어 말하면 御社입니다.
- 고객에게 언급된 동료는 様 및 san을 잃습니다: 弊社の田中が伺いまс。
- 선배 동료가 내부적으로 직위만 유지합니다. 田中부장, 절대 田中부장様이 아닙니다.
- 마감일은 내부적으로 직접적일 수 있습니다. 동일한 마감일은 외부적으로 쿠션을 취합니다.
제목 줄, 참조 및 답글
일본의 제목 줄은 설명적이며 【ご確認の 大願い】new商productの件처럼 괄호로 묶인 경우가 많습니다. 왜냐하면 괄호는 독자가 무엇이든 열기 전에 원하는 작업이 무엇인지 알려주기 때문입니다. 스레드가 검색 가능하도록 회신할 때 제목을 변경하지 않고 유지하고 Re: 체인은 그대로 둡니다. CC에는 고유한 규칙이 있습니다. 누군가가 cc에 있으면 본문에 田中部長をCCに入れてりまс와 같은 줄을 사용하여 이름을 지정하면 아무도 거기에 있다는 사실에 놀라지 않을 것입니다. 여러 사람에게 편지를 쓸 때 답장에 동일한 참조를 유지하고 수신자 줄에 各位를 사용하세요.
- 주제에 행동을 괄호로 묶으세요: 【일본어】【ご報告】【ご確認】.
- 나중에 스레드를 다시 찾을 수 있도록 답글에 원래 제목을 유지하세요.
- 참조 수신자를 눈에 띄게 두는 대신 본문에 공지합니다.
- 그룹에 글을 쓰려면 하나의 이름 대신 関係者各位 또는 CHIUMの皆様로 엽니다.
- 답변이 確認のуえ、改めてご連絡いたしまс인 경우에도 당일 답변해 드립니다.
전체 이메일을 한 줄씩
| 일본어 | 로마자 | 의미 |
|---|---|---|
| 株式会社みどり商事 営業部 佐藤様 | Kabushiki-gaisha Midori Shōji Eigyō-bu Satō-sama | 주식회사 미도리상사 영업부 사토 씨 |
| いつも大変お世話になっております。 | Itsumo taihen o-sewa ni natte orimasu. | 지속적인 지원에 진심으로 감사드립니다. |
| ABC株式会社の山田です。 | ABC Kabushiki-gaisha no Yamada desu. | 주식회사 ABC의 야마다입니다. |
| 先日ご相談しました新商品の件でご連絡いたしました。 | Senjitsu go-sōdan shimashita shinshōhin no ken de go-renraku itashimashita. | 저는 지난번에 논의했던 신제품에 관해 글을 쓰고 있습니다. |
| 社内で検討した結果、来月から進めることになりました。 | Shanai de kentō shita kekka, raigetsu kara susumeru koto ni narimashita. | 내부적으로 논의한 결과 다음 달부터 진행하기로 결정했습니다. |
| つきましては、一度お打ち合わせのお時間をいただけますでしょうか。 | Tsukimashite wa, ichido o-uchiawase no o-jikan o itadakemasu deshō ka? | 그 점을 염두에 두고, 잠시 회의 시간을 가질 수 있을까요? |
| 候補の日程を三つ挙げさせていただきます。 | Kōho no nittei o mittsu agesasete itadakimasu. | 저는 세 가지 가능한 날짜를 제안하고 싶습니다. |
| 六月三日（火）十四時から十六時 | Roku-gatsu mikka (ka) jūyo-ji kara jūroku-ji | 6월 3일(화), 14:00~16:00 |
| ご都合の悪い場合は、別の日程を調整いたします。 | Go-tsugō no warui baai wa, betsu no nittei o chōsei itashimasu. | 이 중 어느 것도 적합하지 않으면 다른 날짜를 정하겠습니다. |
| 資料を添付いたしましたので、事前にご確認いただけますと幸いです。 | Shiryō o tenpu itashimashita node, jizen ni go-kakunin itadakemasu to saiwai desu. | 자료를 첨부해두었으니 미리 살펴보시면 도움이 될 것 같습니다. |
| お忙しいところ恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。 | O-isogashii tokoro kyōshuku desu ga, nanitozo yoroshiku onegai mōshiagemasu. | 나는 당신이 바쁘다는 것을 알고 있습니다. 당신의 도움에 진심으로 감사하겠습니다. |
샘플을 다시 읽고 무엇이 빠졌는지 확인하세요. 독자의 건강에 대한 문의도 없고, 이전 메시지에 대해 감사를 표하는 별도의 문단도 없으며, 서명란에 서명란을 담기 때문에 본문 안에 서명 이름도 없습니다. 전체 메시지는 고정된 문구로 둘러싸인 네 개의 실제 문장으로 구성되어 있으며 그 비율은 정상입니다.
전달되지 않는 영어 이메일 습관
학습자가 작성한 대부분의 어색한 일본어 이메일은 문법적이지 않습니다. 그것은 일본어 단어가 포함된 영어 이메일이며, 일본어 독자는 모든 단어가 정확하더라도 즉시 불일치를 느낍니다. 아래의 습관이 원인이며 각각 번역이 아닌 간단한 일본어 대체가 있습니다.
- 이메일이 잘 찾아지길 바라는 마음으로 시작합니다. 이에 상응하는 일본어는 없으며 いつも ましたになたて りまし가 이미 해당 슬롯을 채웠습니다.
- 친애하는 다나카 씨에게 親愛なりた中様와 같은 말로 번역합니다. 첫 번째 줄에 회사, 부서 및 田中様를 쓰고 중지합니다.
- 마지막 단락에 요청을 묻습니다. 일본 비즈니스 메일은 처음 네 줄에 목적을 명시합니다.
- 글을 쓰면서 сumimaせん 또는 ごめんなしい를 사용합니다. 둘 다 음성 레지스터입니다. 대신 申し訳ございません 또는 恐れ入りまсが를 사용하세요.
- 설명하는 문장 없이 파일을 첨부하거나, 첨부된 항목을 찾으십시오.에 해당하는 일본어를 작성하는 것 외에는 아무것도 없습니다.
- 적절한 서명란 대신 하단에 田中より로 서명합니다.
- 고객에게 보내는 메시지에서 동료 이름에 san을 추가하면 조용히 회사의 위상이 높아집니다.
- 가능한 한 빨리 무언가를 요구합니다. 실제 날짜를 입력하세요. なuruはや는 일상적인 표현이고 至急는 긴급 상황처럼 들립니다.