일본 업무 인수인계(히키츠기): 문구, 히키츠기쇼 및 고객

히키쓰기 세 가지 종류와 시작 시기

히키츠기는 다르게 느껴지지만 같은 언어를 사용하는 세 가지 상황을 다룹니다. kyūka를 떠나기 전에, 떠나 있는 동안 처리해야 할 작업을 일반적으로 동료 한 명에게, 일반적으로 짧은 메시지와 직접 만나서 한마디로 넘겨줍니다. 회사 내 이동인 진지 이도(Jinji Idō) 전에는 일반적으로 발표와 이동 날짜 사이의 몇 주 안에 전체 역할을 인계받습니다. 다이쇼쿠, 사직 전에 모든 것을 인계하고 회사는 마지막 날 전에 완료될 것으로 기대합니다.

타이밍은 학습자가 잡히는 곳이다. 휴가에는 하루나 이틀의 준비가 필요합니다. 전송은 공지된 날부터 시작됩니다. 사직 인계는 통지 기간 동안 진행되며 많은 관리자가 첫 주에 인계 계획인 히키쓰기 케이카쿠를 요청합니다. 회사의 기대치가 다르므로 팀의 히키츠기가 일반적으로 어떤 모습인지 물어보세요.

Unihongo비즈니스 일본어

来週らいしゅうの休暇きゅうか中ちゅうの業務ぎょうむについて、引き継ぎひきつぎをお願いおねがいしたいのですが。다음 주 휴가를 위해 작업을 인계하고 싶습니다.

히키츠기쇼: 문서에 들어가는 내용

히키츠기쇼는 인수인계의 중추입니다. 후임자와 관리자, 그리고 몇 달 후에는 누구도 답할 수 없는 질문에 대답해야 하는 사람이 이 책을 읽습니다. 팀에서 사용하는 일반 데스 및 마수 또는 명사가 많은 내부 문서 스타일로 작성하고 날짜가 아닌 작업별로 정리하세요. 각 작업에 대해: 용도, 발생 빈도, 상태, 관련자, 파일 위치, 무엇이 잘못될 수 있는지를 확인합니다.

히키츠기쇼를 진정으로 유용하게 만드는 두 가지 요소가 있습니다. 첫 번째는 keii, 즉 고객이 특정 방식으로 처리되는 이유, 어떤 결정이 내려졌는지, 누가 결정했는지에 대한 기록입니다. 두 번째는 암묵적인 규칙이다. 전화를 싫어하는 고객, 특정인에게 먼저 보고해야 한다는 것이다. 이는 공식적인 절차에는 결코 등장하지 않으며, 후임자가 혼자서는 알 수 없는 내용이기도 합니다.

비밀번호 및 계정정보는 대개 문서에 기재되지 않고 회사 자체 시스템을 통해 인계되는 경우가 많습니다. 회사에서 이를 어떻게 처리하는지 IT 부서에 문의하세요.

넘겨줄 때 쓰는 문구

음성 연습은 문서를 따릅니다. 후임자와 함께 앉아 각 작업을 진행하고 문서에서 설명할 수 없는 내용, 즉 고객이 기대하는 어조, 보기보다 느린 프로세스 부분 등을 말하세요. 행동에는 히키츠기마스, 요청에는 오네가이시마스, 불분명한 점인 고후메이나 10을 사용하여 질문을 유도합니다. 가까운 동료와 함께라도 데스와 마수의 연습을 유지하세요. 형식은 이것이 공식적인 책임 이전임을 나타냅니다.

언제 연락할 수 있는지, 얼마나 오랫동안 연락할 수 있는지 말하면서 마무리하세요. 많은 회사에서는 이동 후 몇 주 동안 후임자의 질문에 답변하는 것이 일반적입니다. 사임 후 이는 의무가 아닌 예의이며 정중하게 한도를 설정할 수 있습니다.

인계를 받을 때 쓰는 문구

당신이 후계자라면 당신의 임무는 물어보는 것이다. 일본 동료들은 자신이 중요하다고 생각하는 것은 넘겨주고 더 이상 깨닫지 못한 것은 잊어버리는 경우가 많습니다. 따라서 여러분이 제기하는 질문이 여러분이 얻는 결과를 결정합니다. 먼저 우선순위에 대해 물어보고, 그 다음에는 역사, 그 다음에는 대기 중인 문제, 그 다음에는 사람에 대해 물어보세요. iu koto desu ne에게 들은 내용을 확인하고, 나가는 사람은 시간이 없기 때문에 답을 문서에 직접 작성하십시오.

지나치게 약속하지 않고 작업을 진지하게 받아들이고 있음을 보여주십시오. 히키츠가세테 이타다키마스, 내가 맡겠습니다, 싯카리 히키츠기마스, 내가 제대로 맡겠습니다,가 표준 대사이며 마지막에는 시간을 투자한 것에 대해 짧은 감사 인사가 예상됩니다.

고객의 후계자를 소개합니다

클라이언트는 두 단계로 인계됩니다. 먼저 kōnin no go-shōkai 이메일이 옵니다. 변경 사항을 알리고 후임자를 지명하고 이를 복사한 후 고객의 지원에 감사드립니다. 그런 다음 후임자는 짧은 자기 소개로 스레드에 응답합니다. 두 번째는 공동 방문이나 방문으로, 직접 대면하여 소개하고 그들이 말하는 동안 물러서게 됩니다. 마지막 날이 지나면 후임자가 스스로 후속 조치를 보냅니다.

아래 행은 해당 이메일의 일부와 음성 소개입니다. 따뜻하고 약간 격식을 갖춘 어조를 유지하고 떠나는 이유를 설명하지 마십시오. 개인적인 이유로 평범한 isshin ni yori가 고객에게 필요한 전부입니다.

주는 쪽을 위한 인계 체크리스트

아래 목록은 발표부터 마지막 ​​날까지 기부 측면을 다루고 있습니다. 모든 항목이 단기 휴가에 적용되는 것은 아니지만, 전근이나 사직의 경우 모든 항목을 처리하는 것은 동료들이 묵묵히 기대하는 것입니다.

• 후임자와 인수인계 일정을 관리자와 먼저 합의하세요.
• 작업별로 구성된 히키츠기쇼를 상태 및 기록으로 업데이트하거나 작성합니다.
• 낯선 사람이 찾을 수 있도록 공유 폴더를 정리하고 파일 이름을 지정하세요.
• 후임자에게 직접 문서를 단계별로 안내해 줍니다.
• 후임자를 복사하여 고객 알림 이메일을 보냅니다.
• 가장 중요한 고객을 공동 방문하거나 전화하십시오.
• 회사의 공식적인 절차를 통해 계정 및 비밀번호를 인계받습니다.
• 반복 회의, 구독 및 시스템 역할 취소 또는 이전
• 언제 질문에 답변할지, 얼마나 오랫동안 답변할지 알려주세요.
• 마지막 날 후임자, 관리자 및 팀에게 감사드립니다.

짧은 휴가의 경우 목록은 세 줄로 축소됩니다. 한 동료에게 마감일을 알리고, 파일이 어디에 있는지 쓰고, 부재중 메시지를 게시합니다.

피해야 할 실수

가장 흔한 실수는 마지막 오후에 성급한 대화로 전달되어 머리 속에만 존재하는 인계입니다. 일찍 적어두고 대화가 문서를 따르도록 하세요. 두 번째는 기록 없이 작업을 나열하는 것입니다. 무엇을 해야 할지 알지만 왜 그런지 모르는 후임자는 오래된 실수를 반복할 것입니다. 세 번째는 반송된 이메일을 통해 변경 사항을 알게 된 고객을 잊어버리는 것입니다.

받는 쪽에서 실수는 질문을 중단하는 공손함입니다. 단계별로 고개를 끄덕이고 한 달 후에 차이점을 발견하는 것은 아무에게도 도움이 되지 않습니다. 물어보고, 확인하고, 적어보세요. 그리고 양쪽 모두, 휴가만 간다고 해서 히키츠기를 선택 사항으로 취급하지 마십시오. 기한이 얼마인지에 대한 두 줄의 메시지는 여전히 핸드오버이며 이를 건너뛰는 것이 눈에 띕니다.