견적부터 결제까지 문서 체인
두 일본 회사 간의 일반적인 거래는 다음과 같습니다. 구매자가 견적을 요청하고 판매자가 미츠모리쇼를 보냅니다. 구매자는 구매 주문서인 해치쇼(Hatchūsho)를 보내 수락합니다. 판매자 측에서는 해당 주문을 받는 것이 juchū이며 chūmon ukesho 또는 juchū kakuninsho를 통해 확인할 수 있습니다. 판매자는 구매자가 수락 서명을 할 수 있도록 노힌쇼(nōhinsho), 납품서 및 종종 켄슈쇼(kenshūsho) 또는 주료쇼(juryōsho)와 함께 배송합니다. 그런 다음 판매자는 송장인 세이큐쇼(seikyūsho)를 발행하고, 구매자는 후리코미(은행 송금)로 지불하며, 판매자는 영수증인 료슈쇼(ryōshūsho)를 발행할 수 있습니다.
계약인 게이야쿠쇼는 지속되거나 대규모 관계를 위해 이 체인 위에 위치하며, 기본 계약인 키혼 게이쿠쇼는 종종 견적과 주문만 필요하도록 많은 소액 주문을 포함합니다. 소규모 구매의 경우 여러 단계를 건너뛰지만 각 문서는 번호로 이전 문서를 참조하므로 순서를 알아두세요.
| 일본어 | 로마자 | 의미 |
|---|---|---|
| お見積もりをお願いできますでしょうか。 | O-mitsumori o onegai dekimasu deshō ka. | 견적을 주실 수 있나요? |
| 見積書の内容で発注いたします。 | Mitsumorisho no naiyō de hatchū itashimasu. | 견적대로 주문해드리겠습니다. |
| ご注文を承りました。 | Go-chūmon o uketamawarimashita. | 귀하의 주문이 접수되었습니다. |
| 納品書を添えてお送りします。 | Nōhinsho o soete o-okuri shimasu. | 배송메세지와 함께 보내드리겠습니다. |
| 請求書は月末に発行いたします。 | Seikyūsho wa getsumatsu ni hakkō itashimasu. | 월말에 청구서를 발행해 드리겠습니다. |
미츠모리쇼와 하구쇼를 읽는다
견적에는 구매자의 이름과 온추(onchū), 회사의 사마(sama), 판매자의 이름과 직인, 번호, 미츠모리 반고(mitsumori bangō) 및 날짜가 포함된 헤더가 있습니다. 본문에는 품목(힌메이), 수량(수량), 단위(탄이), 단가(단가), 금액(킨카쿠)이 나열되어 있습니다. 아래에는 소계(shōkei), 소비세(shōhizei) 및 합계(gōkei)가 옵니다. 하단 근처의 세 필드가 가장 중요합니다. nōki(배달 시간); 시하라이 조켄(shiharai jōken), 지불 조건; 그리고 yūkō kigen, 가격이 얼마나 오랫동안 유효한지. 비코라인에 발언이 들어있습니다.
Hatchūsho는 견적을 반영하고 배송 주소, nōhin-saki, 요청한 배송 날짜, nōhin kibōbi 및 판매자가 송장에 인용할 구매자의 주문 번호를 추가합니다. 견적을 받으면 단가를 확인하고, 세금이 포함되어 있는지 확인하고, 유효기간을 읽어보세요. 내부 승인이 끝나기 전에 만료되는 견적은 2차를 의미합니다.
| 일본어 | 로마자 | 의미 |
|---|---|---|
| この金額は税込みですか、税抜きですか。 | Kono kingaku wa zeikomi desu ka, zeinuki desu ka. | 이 금액은 세금 포함인가요, 제외인가요? |
| 見積もりの有効期限を延ばしていただけますか。 | Mitsumori no yūkō kigen o nobashite itadakemasu ka. | 견적의 유효성을 연장해 주실 수 있나요? |
| 納期はいつ頃になりますでしょうか。 | Nōki wa itsu goro ni narimasu deshō ka. | 배송은 대략 언제쯤 될까요? |
| 数量を変更した場合、単価は変わりますか。 | Sūryō o henkō shita baai, tanka wa kawarimasu ka. | 수량을 바꾸면 단가도 달라지나요? |
정기서 및 지불 조건 읽기
송장은 항목과 총액을 반복하고 돈이 이동하는 시기와 방법을 결정하는 필드를 추가합니다. 핫코비가 발행일입니다. 시하라이 키겐이 마감일입니다. Furikomisaki는 은행 계좌입니다. 은행, 지점, 계좌 유형, futsu 또는 tōza, 번호 및 계좌 이름, kōza meigi. 송금 수수료인 후리코미 테수료(Furikomi tesūryō)는 일반적으로 지불인이 부담하며 청구서에 그렇게 명시되어 있을 수 있습니다. 적격 송장 시스템이 도입된 이후 등록된 기업의 송장에도 T로 시작하는 등록 번호가 있습니다. 회계가 회사에 어떤 영향을 미치는지 물어보십시오.
지불 조건은 두 부분의 공식으로 작성됩니다. 전반부는 송장 일괄 처리를 마감하는 컷오프인 시메입니다. 두 번째는 해당 배치가 지불되는 바라이입니다. Getsumatsu shime yokugetsu matsu barai: 월말 휴무, 다음 달 말일에 지불. 니주니치 시메 요쿠게츠 주니치바라이: 20일 휴무, 다음 달 10일 지급. Yokuyokugetsu는 다음 달을 의미합니다. Sōkin은 돈을 보내는 것을 뜻하는 평범한 단어입니다. nyūkin은 돈이 도착하는 것이므로 nyūkin kakunin은 돈이 들어왔는지 확인하고 있습니다.
| 일본어 | 로마자 | 의미 |
|---|---|---|
| お支払い条件は月末締め翌月末払いです。 | O-shiharai jōken wa getsumatsu shime yokugetsu matsu barai desu. | 납부기간은 월말 마감이며, 다음달 말일에 납부됩니다. |
| 振込手数料はご負担いただけますでしょうか。 | Furikomi tesūryō wa go-futan itadakemasu deshō ka. | 이적료를 부담해 주실 수 있나요? |
| 入金を確認いたしました。ありがとうございます。 | Nyūkin o kakunin itashimashita. Arigatō gozaimasu. | 입금 확인하였습니다. 감사합니다. |
| 支払期限を過ぎておりますが、ご入金の予定を教えていただけますか。 | Shiharai kigen o sugite orimasu ga, go-nyūkin no yotei o oshiete itadakemasu ka. | 마감일이 지났습니다. 언제 결제가 예정되어 있는지 알려주실 수 있나요? |
| 請求書の宛名を部署名まで入れていただけますか。 | Seikyūsho no atena o bushomei made irete itadakemasu ka. | 청구서에 부서 이름을 포함시켜 주실 수 있나요? |
노힌쇼, 료슈쇼, 케이야쿠쇼
노힌쇼(Nōhinsho)는 상품을 가지고 여행하며 배달된 상품을 나열합니다. 구매자는 주문한 내용과 대조하여 확인하고 보관합니다. Juryōsho 또는 서명된 사본은 증거로 판매자에게 반환됩니다. 배송이 부족하거나 손상된 경우, 전화할 때 입력하는 번호는 nohinsho 번호입니다.
ryōshūsho는 지불이 접수되었음을 확인합니다. 은행 송금의 경우 많은 회사에서는 이체 기록을 영수증으로 취급하고 요청하지 않는 한 발행하지 않습니다. 게이쿠쇼는 당사자, kō 및 otsu, 범위, 가격, 기간, kikan, 갱신, kōshin, 종료, kaijo 및 기밀 유지, Himitsu hoji 등 전체 관계를 설명합니다. 계약서는 대개 각 면에 하나씩 두 장씩 준비되며 각 회사는 두 사본 모두에 도장을 찍습니다. 번호별 기사를 참조하세요. jō: dai-san-jō, 기사 3.
| 일본어 | 로마자 | 의미 |
|---|---|---|
| 納品書の数量と実際の数が合いません。 | Nōhinsho no sūryō to jissai no kazu ga aimasen. | 배송 메모의 수량과 도착한 수량과 일치하지 않습니다. |
| 受領書に署名してご返送ください。 | Juryōsho ni shomei shite go-hensō kudasai. | 확인서에 서명하신 후 다시 보내주세요. |
| 領収書は必要でしょうか。 | Ryōshūsho wa hitsuyō deshō ka. | 영수증이 필요합니까? |
| 契約書の第三条について確認させてください。 | Keiyakusho no dai-san-jō ni tsuite kakunin sasete kudasai. | 계약서 3조를 확인하겠습니다. |
| 契約期間は一年で、自動更新でよろしいですか。 | Keiyaku kikan wa ichinen de, jidō kōshin de yoroshii desu ka. | 기간은 1년이고 자동 갱신이겠죠? |
인칸, 카쿠인, 덴시 게이야쿠
전통적인 계약은 서명이 아닌 도장이 찍혀 있습니다. 회사의 등록 인감인 jitsuin이 서명란에 표시됩니다. 페이지를 교환할 수 없도록 각 페이지 쌍의 경계를 가로질러 keiin이 눌러집니다. 테세이인(teisei-in)은 손으로 쓴 수정 사항을 표시합니다. 일반적인 내부 문서에는 정사각형 카쿠인 또는 개인용 미토메인이 사용되며, 스탬프를 찍는 동사는 오인 또는 낫츠인입니다. 봉인을 누가 보유하고 누가 사용할 수 있는지는 엄격한 내부 규칙입니다.
이제 웹 서비스를 통해 체결되는 전자계약(전자계약)이 널리 보급되었습니다. 어휘는 전자 서명인 denshi shomei로 변경됩니다. 문서의 전자 형식인 denshi shoshiki; 그리고 워크플로우에서 shōnin, 승인을 의미합니다. 일부 상대방은 여전히 서류를 요구하므로 요청 시 귀하가 받아들일 수 있는 양식을 명시해야 할 수도 있습니다. 특정 계약에 인감, 서명 또는 전자 서명이 필요한지 여부는 회사, 문서 및 상대방에 따라 다르므로 법률 또는 총무팀인 somu에 문의하세요.
| 일본어 | 로마자 | 의미 |
|---|---|---|
| 契約書に押印をお願いいたします。 | Keiyakusho ni ōin o onegai itashimasu. | 계약서에 스탬프를 찍어주세요. |
| 割印は各ページの綴じ目にお願いします。 | Wariin wa kaku-pēji no tojime ni onegai shimasu. | 각 페이지의 제본에 십자형 씰을 붙여주세요. |
| 電子契約でも対応可能でしょうか。 | Denshi keiyaku demo taiō kanō deshō ka. | 전자계약이 허용되나요? |
| 原本を二部作成し、一部をご返送ください。 | Genpon o nibu sakusei shi, ichibu o go-hensō kudasai. | 원본 2부를 준비하시고, 1부는 반납해 주시기 바랍니다. |
각 서류를 정중하게 요청
요청 패턴은 모든 문서에 동일합니다. 이름을 o 또는 go로 지정하고, 내용을 말하고, 마감일과 형식을 지정하고, 수고해 주셔서 감사하다는 말로 마무리합니다. 핵심 동사는 go-sōfu itadakemasu deshō ka, can you send 또는 o-okuri itadakemasu deshō ka입니다. 새 문서를 발행하려면 go-hakkō itadakemasu deshō ka. 마감일이 촉박한 경우 이유를 추가하세요. 내부 처리를 위해 shanai shori no tsugō de.
전화에서 회사와 이름을 추가하고 문서 번호를 반복하세요. 문서를 보낼 때는 오오쿠리 이타시마스를 사용하고 고카쿠닌 쿠다사이에 확인을 요청하세요. 늦은 문서를 쫓는 것은 예의바르지만 직접적입니다. sakujitsu o-negai Shita seikyūsho no ken desu ga, 그리고 질문입니다.
| 일본어 | 로마자 | 의미 |
|---|---|---|
| 恐れ入りますが、今月分の請求書を来週金曜日までにご送付いただけますでしょうか。 | Osoreirimasu ga, kongetsu-bun no seikyūsho o raishū kin'yōbi made ni go-sōfu itadakemasu deshō ka. | 불편을 끼쳐드려 죄송합니다. 이번 달 청구서를 다음 주 금요일까지 보내주실 수 있나요? |
| PDFでお送りいただければ助かります。 | PDF de o-okuri itadakereba tasukarimasu. | PDF로 보내주시면 도움이 될 것 같습니다. |
| 見積書を添付いたしましたので、ご確認ください。 | Mitsumorisho o tenpu itashimashita node, go-kakunin kudasai. | 견적을 첨부했습니다. 확인해 주세요. |
| 昨日お願いした請求書の件ですが、ご送付の予定はいつ頃でしょうか。 | Sakujitsu o-negai shita seikyūsho no ken desu ga, go-sōfu no yotei wa itsu goro deshō ka. | 어제 요청한 청구서인데 대략 언제쯤 발송되나요? |
| お手数をおかけしますが、よろしくお願いいたします。 | O-tesū o o-kake shimasu ga, yoroshiku onegai itashimasu. | 불편을 끼쳐드려 죄송하고 감사합니다. |
문서 어휘
테이블에는 문서 이름과 문서에서 읽을 필드가 수집됩니다.
| 단어 | 독서 | 의미 |
|---|---|---|
| 見積書 | mitsumorisho | 인용 |
| 発注書 | hatchūsho | 구매 주문 |
| 受注 | juchū | 주문 접수(판매자 측) |
| 納品書 | nōhinsho | 배달 메모 |
| 請求書 | seikyūsho | 송장 |
| 領収書 | ryōshūsho | 영수증 |
| 契約書 | keiyakusho | 계약 |
| 支払条件 | shiharai jōken | 지불 조건 |
| 締め | shime | 청구 기간에 대한 마감 |
| 翌月末払い | yokugetsu matsu barai | 다음 달 말에 지급 |
| 振込先 | furikomisaki | 이체용 은행계좌 |
| 有効期限 | yūkō kigen | 유효기간 |
| 押印 | ōin | 도장을 찍다 |
| 電子契約 | denshi keiyaku | 전자계약 |
결제를 지연시키는 실수
대부분의 지연은 분쟁이 아닌 현장에서 발생합니다. 송장 주소가 잘못된 회사 이름이거나 부서가 누락된 경우 일치하지 않는 구매 주문 번호 세금 항목이 없거나 두 배로 늘어났습니다. 잘못된 스크립트에 계좌 이름이 포함된 은행 정보 고객의 시메를 무시한 마감일이라 인보이스가 하루 늦게 도착하고 한 달을 기다립니다. 계약서에서 전형적인 오류는 keiin 누락, 잘못된 도장의 도장, 등록된 이름과 한 문자 다른 상대방 이름 등입니다.
문서를 보내기 전에 수신자의 이름, 문서가 참조하는 번호, 체인의 이전 문서에 대한 조건을 확인하세요. 고객이 문서가 잘못되었다고 말하면 간단히 사과하고 정확히 어느 분야인지 물어본 후 제목에 sai-hakkō라고 기재하여 당일 재발행하십시오. 인감부터 지불 월까지 거의 모든 면에서 회사 관행이 다르므로 언어를 배우고 동료에게 회사에서 어떻게 하는지 물어보세요.
- 모든 서류에 이름, 온추, 사마, 부서를 확인하세요
- 이전 문서의 번호를 다음 문서에 인용하세요.
- 보내기 전에 zeikomi 또는 zeinuki 및 세금 라인을 확인하십시오.
- 고객의 시메를 읽고 그 전에 송장을 보냅니다.
- 스탬프를 찍기 전에 물어보세요. 물개에는 누가 사용할 수 있는지에 대한 규칙이 있습니다.