Aplicare: shucchō shinsei
Nimic într-o călătorie de afaceri nu se întâmplă înainte de shinsei. Formularul solicită destinația, datele, scopul într-o singură linie, persoanele sau compania pe care o veți vizita și o estimare a costurilor. Se îndreaptă către managerul dvs. și uneori către un al doilea aprobator. În multe companii este un ecran în sistemul de cheltuieli; în unele este încă o formă de hârtie cu un hanko. Întrebați un coleg care este și copiați unul recent.
Versiunea vorbită este pe primul loc: spune-i managerului tău de ce este nevoie de călătorie și dă din cap înainte de a completa ceva. Shucchō o mōshiagemasu nu este natural; spune shucchō shitai no desu ga sau shucchō no kyoka o itadakitai no desu ga și adaugă datele și scopul.
| japonez | Romaji | Sens |
|---|---|---|
| 来月、大阪支社に出張したいのですが、よろしいでしょうか。 | Raigetsu, Ōsaka shisha ni shucchō shitai no desu ga, yoroshii deshō ka. | Aș dori să merg într-o călătorie de afaceri la filiala din Osaka luna viitoare; ar fi bine? |
| 目的は、新システムの導入打ち合わせです。 | Mokuteki wa, shin shisutemu no dōnyū uchiawase desu. | Scopul este o întâlnire despre introducerea noului sistem. |
| 日程は十日から十二日の二泊三日を予定しています。 | Nittei wa tōka kara jūninichi no nihaku mikka o yotei shite imasu. | Plănuiesc între 10 și 12, trei zile și două nopți. |
| 出張申請を出しましたので、ご承認をお願いいたします。 | Shucchō shinsei o dashimashita node, go-shōnin o onegai itashimasu. | Am trimis cererea de călătorie, așa că v-aș fi recunoscător pentru aprobarea dvs. |
| 概算の費用は交通費と宿泊費で五万円ほどです。 | Gaisan no hiyō wa kōtsūhi to shukuhakuhi de goman-en hodo desu. | Costul aproximativ este de aproximativ cincizeci de mii de yeni pentru transport și cazare. |
Rezervare transport si hoteluri prin admin
Odată ce shinsei este aprobat, rezervarea trece de obicei prin sōmu, afaceri generale sau un birou de călătorie contractat. Unele companii vă permit să vă rezervați în anumite limite și să revendicați ulterior, iar altele eliberează un card corporativ. Vi se va cere traseul, ora de plecare dorită, preferința locului și zona pentru hotel. Scaunele rezervate, shiteiseki, sunt standard pentru shinkansen; mașina verde și zborurile sunt adesea restricționate de grad.
Cunoașteți cuvintele pentru biletele pe care le veți primi: un jōshaken este biletul cu tariful de bază, un tokkyūken suplimentul expres și un eki-uketori este un bilet colectat la automatul stației cu un cod. Modificările după rezervare revin prin același birou, așa că întrebați mai devreme decât să schimbați în ziua respectivă.
| japonez | Romaji | Sens |
|---|---|---|
| 十日の朝の新幹線と、二泊分のホテルをお願いできますか。 | Tōka no asa no shinkansen to, nihaku-bun no hoteru o onegai dekimasu ka. | Ai putea rezerva shinkansen în dimineața zilei de 10 și două nopți de hotel? |
| 席は窓側の指定席でお願いします。 | Seki wa madogawa no shiteiseki de onegai shimasu. | Un loc rezervat la geam, vă rog. |
| ホテルは支社の近くであればどこでも構いません。 | Hoteru wa shisha no chikaku de areba doko demo kamaimasen. | Orice hotel este în regulă atâta timp cât este lângă filială. |
| 帰りの時間を一本遅らせることはできますか。 | Kaeri no jikan o ippon okuraseru koto wa dekimasu ka. | Returul ar putea fi mutat un tren mai târziu? |
| チケットは駅で受け取る形ですか。 | Chiketto wa eki de uketoru katachi desu ka. | Iau biletele de la gară? |
Reguli de cheltuieli în schiță
Fiecare companie are un ryohi kitei, reglementări privind cheltuielile de călătorie, care stabilește ce se rambursează și cum. Piesele obișnuite sunt kōtsūhi, transport; shukuhakuhi, cazare, adesea plafonată pe noapte; nittō, o diurnă pentru costuri mici; și settai, distrând un client, care în mod normal are nevoie de aprobare separată. Mesele consumate singure sunt de obicei acoperite de nittō mai degrabă decât pretinse, dar acest lucru variază.
Singura regulă care nu variază este chitanța. Solicitați un ryōshūsho, o chitanță oficială, la fiecare hotel, taxi și magazin și cereți-l în numele companiei dacă compania dvs. solicită acest lucru. Taxiurile sunt adesea permise numai atunci când nu există o alternativă practică și este de așteptat o notă care să explice de ce. Depuneți sesizanul, decontarea cheltuielilor, în termenul stabilit de regulament, sau cererea poate fi refuzată.
| japonez | Romaji | Sens |
|---|---|---|
| 領収書を会社名でお願いします。 | Ryōshūsho o kaisha-mei de onegai shimasu. | O chitanță pe numele companiei, vă rog. |
| 宛名は株式会社山田商事でお願いします。 | Atena wa kabushiki-gaisha Yamada Shōji de onegai shimasu. | Vă rugăm să mergeți la Yamada Shoji Co., Ltd. |
| タクシーは終電後だったので利用しました。 | Takushī wa shūden-go datta node riyō shimashita. | Am folosit un taxi pentru că era după ultimul tren. |
| 出張の精算は帰社後一週間以内でよろしいですか。 | Shucchō no seisan wa kisha-go isshūkan inai de yoroshii desu ka. | Este în termen de o săptămână de la returnare amendă pentru decontarea cheltuielilor? |
| この費用は日当に含まれますか。 | Kono hiyō wa nittō ni fukumaremasu ka. | Acest cost este acoperit de diurna? |
Sosirea la biroul de destinație
Sosirea la o sucursală sau la un birou client urmează un mic scenariu. La recepție oferiți compania dumneavoastră, numele dumneavoastră și cine vizitați. Când apare gazda ta, prima linie este o-sewa ni natte orimasu, mulțumesc pentru sprijinul tău continuu sau, la filiala propriei companii, o-tsukaresama desu. Apoi urmează linia tōi tokoro: gazda va spune tōi tokoro o arigatō gozaimasu, mulțumesc că ai venit atât de departe, iar tu răspunzi cu un scurt kochira koso.
Omiyage, dacă îl aduceți, este predat în acest moment într-o singură propoziție, tsumaranai mono desu ga sau mai ușor minasan de dōzo, vă rugăm să-l împărtășiți, iar gazda îl pune deoparte fără a-l deschide. Discuții despre călătorie sau despre vreme umple mersul până la sala de ședințe; păstrați-l la două sau trei schimburi.
| japonez | Romaji | Sens |
|---|---|---|
| 東京本社の田中と申します。佐藤部長にお約束をいただいております。 | Tōkyō honsha no Tanaka to mōshimasu. Satō buchō ni o-yakusoku o itadaite orimasu. | Sunt Tanaka de la sediul central din Tokyo. Am o întâlnire cu domnul Sato. |
| いつもお世話になっております。 | Itsumo o-sewa ni natte orimasu. | Vă mulțumim pentru sprijinul dumneavoastră continuu. |
| 遠いところをありがとうございます。 | Tōi tokoro o arigatō gozaimasu. | Vă mulțumesc că ați parcurs atât de lung. (Gazdă.) |
| こちらこそ、お時間をいただきありがとうございます。 | Kochira koso, o-jikan o itadaki arigatō gozaimasu. | Vă mulțumesc pentru timpul acordat. |
| 東京の菓子です。皆さんでどうぞ。 | Tōkyō no kashi desu. Minasan de dōzo. | Acestea sunt dulciuri din Tokyo. Vă rugăm să le împărtășiți. |
| 新幹線は混んでいましたが、予定通り着きました。 | Shinkansen wa konde imashita ga, yotei-dōri tsukimashita. | Shinkansen-ul era aglomerat, dar am ajuns la program. |
Vocabular de călătorie pe formulare și în chat
Cuvintele de mai jos apar pe shinsei, in sistemul de cheltuieli si in mesajele pe care vi le trimite admin. Învățați citirile astfel încât să le puteți spune cu voce tare la birou, nu doar să le recunoașteți pe ecran.
| Cuvânt | Lectură | Sens |
|---|---|---|
| 出張申請 | shucchō shinsei | Aplicație de călătorie de afaceri |
| 出張命令 | shucchō meirei | Ordin de călătorie, aprobarea formală în unele companii |
| 旅費規程 | ryohi kitei | Reglementări privind cheltuielile de călătorie |
| 交通費 | kōtsūhi | Cheltuieli de transport |
| 宿泊費 | shukuhakuhi | Cheltuieli de cazare |
| 日当 | nittō | Alocatie zilnica |
| 精算 | seisan | Decontarea cheltuielilor |
| 仮払い | karibarai | Avans de numerar înainte de călătorie |
| 領収書 | ryōshūsho | Chitanța oficială |
| 出張報告 | shucchō hōkoku | Raport de călătorie |
| 直行直帰 | chokkō chokki | Plecând direct de acasă și întorcând direct acasă |
| 帰社 | kisha | Revenind la birou |
Chokkō chokki merită cunoscut: înseamnă că mergi de acasă direct la destinație și vii acasă fără să treci de birou și, de obicei, trebuie menționat pe shinsei sau în chat, pentru ca echipa să știe unde te afli.
Raportul de călătorie și întoarcere
Shucchō hōkoku încheie călătoria. Este scurt și concret: date, destinație, persoane întâlnite, scop, rezultate, următoarele acțiuni și costuri, în această ordine. Majoritatea companiilor au un formular sau un șablon; unii acceptă un e-mail către manager. Este așteptat într-o zi sau două, iar managerul dvs. va dori, de obicei, un rezumat vorbit în prima dvs. dimineață, înainte de a-l citi. Conduceți cu rezultatul, apoi cu următorul pas, apoi cu orice a mers prost.
Returul în sine are propriile sale linii. Spune tadaima modorimashita când intri, mulțumește celui care a acoperit pentru tine și pune omiyage în spațiul comun cu un cuvânt către echipa. Apoi depuneți seisanul cu chitanțele. Utilizați lista de verificare de mai jos de primele câteva ori.
| japonez | Romaji | Sens |
|---|---|---|
| ただいま戻りました。出張中はありがとうございました。 | Tadaima modorimashita. Shucchō-chū wa arigatō gozaimashita. | M-am întors. Vă mulțumesc pentru acoperire cât am fost plecată. |
| 大阪の土産です。休憩室に置いておきますね。 | Ōsaka no miyage desu. Kyūkeishitsu ni oite okimasu ne. | Suveniruri din Osaka. Îi voi lăsa în sala de pauză. |
| 結論から申しますと、導入時期は来春で合意しました。 | Ketsuron kara mōshimasu to, dōnyū jiki wa raishun de gōi shimashita. | Pentru a începe cu concluzia, am convenit despre lansarea pentru primăvara viitoare. |
| 詳細は本日中に出張報告にまとめて提出します。 | Shōsai wa honjitsu-chū ni shucchō hōkoku ni matomete teishutsu shimasu. | Voi scrie detaliile în raportul de călătorie și îl voi trimite astăzi. |
| 経費の精算も明日までに済ませます。 | Keihi no seisan mo ashita made ni sumasemasu. | Voi termina și decontarea cheltuielilor până mâine. |
- Spune tadaima modorimashita și mulțumește colegilor care au acoperit
- Oferă managerului un rezumat vorbit de două minute, mai întâi concluzia
- Trimiteți shucchō hōkoku în termenul limită al companiei
- Atașați fiecare chitanță la seisan și explicați orice cost suplimentar pentru taxi sau în plus
- Trimiteți un e-mail de mulțumire biroului sau clientului pe care l-ați vizitat
- Scoateți omiyage-ul și spuneți echipei că este acolo
- Înregistrați următoarele acțiuni și datele de la întâlnire în calendarul partajat
Greșeli de evitat
Prima greșeală este rezervarea înainte de aprobare. Dacă shinsei-ul este refuzat sau datele se schimbă, un bilet auto-rezervat devine problema ta. Al doilea este pierderea încasărilor; o revendicare fără ryōshūsho este adesea refuzată categoric. Al treilea este folosirea registrului clientului la propria filială sau a unui coleg cu un client. Al patrulea este un raport întârziat sau vag: un hōkoku care spune că întâlnirea a mers bine nu îi spune nimic managerului, iar unul care sosește o săptămână mai târziu sugerează că călătoria nu a contat.
În cele din urmă, nu tratați călătoria ca pe timp liber de la echipă. Un mesaj de chat rapid la sosire și la plecare, care poate fi contactat în timpul programului de lucru, este așteptat în majoritatea companiilor, cu excepția cazului în care ați convenit altfel.
| japonez | Romaji | Sens |
|---|---|---|
| 先に自分で新幹線を取ってしまいました。 | Saki ni jibun de shinkansen o totte shimaimashita. | Am rezervat deja shinkansen-ul. (Situația de evitat.) |
| 承認が下りてから手配をお願いします。 | Shōnin ga orite kara tehai o onegai shimasu. | Vă rugăm să o aranjați după ce aprobarea a fost încheiată. (Ce va spune administratorul.) |
| 領収書をなくしてしまったのですが、どうすればいいですか。 | Ryōshūsho o nakushite shimatta no desu ga, dō sureba ii desu ka. | Am pierdut o chitanță; Ce ar trebuii să fac? |
| 会議はうまくいきました。 | Kaigi wa umaku ikimashita. | Întâlnirea a decurs bine. (Prea vag pentru un raport.) |
| 先方と納期を三月末で合意し、次回は二月に再訪の予定です。 | Senpō to nōki o sangatsu-matsu de gōi shi, jikai wa nigatsu ni saihō no yotei desu. | Am convenit cu clientul o livrare la sfârșitul lunii martie, iar următoarea vizită este planificată pentru februarie. (Specific.) |
| 大阪支社に到着しました。夕方に一度連絡します。 | Ōsaka shisha ni tōchaku shimashita. Yūgata ni ichido renraku shimasu. | Am ajuns la filiala din Osaka. Mă voi înregistra o dată în seara asta. |