Lanțul de documente de la cotație la plată
O înțelegere tipică între două companii japoneze este așa. Cumpărătorul cere o ofertă, iar vânzătorul trimite un mitsumorisho. Cumpărătorul acceptă prin trimiterea unui hatchūsho, o comandă de cumpărare; din partea vânzătorului, primirea comenzii este juchū, iar aceștia pot confirma cu un chūmon ukesho sau juchū kakuninsho. Vânzătorul livrează cu un nōhinsho, un bon de livrare și, adesea, un kenshūsho sau juryōsho pentru ca cumpărătorul să semneze ca acceptare. Vânzătorul emite apoi un seikyūsho, factura, cumpărătorul plătește prin furikomi, transfer bancar, iar vânzătorul poate emite un ryōshūsho, o chitanță.
Un keiyakusho, un contract, se află deasupra acestui lanț pentru relații în derulare sau mari, iar un kihon keiyakusho, un acord de bază, acoperă adesea multe comenzi mici, astfel încât fiecare are nevoie doar de o ofertă și de o comandă. Achizițiile mici sar peste câțiva pași, dar învață oricum comanda, pentru că fiecare document se referă la cel dinaintea lui prin număr.
| japonez | Romaji | Sens |
|---|---|---|
| お見積もりをお願いできますでしょうか。 | O-mitsumori o onegai dekimasu deshō ka. | Ne puteți oferi o cotație? |
| 見積書の内容で発注いたします。 | Mitsumorisho no naiyō de hatchū itashimasu. | Vom plasa comanda conform ofertei. |
| ご注文を承りました。 | Go-chūmon o uketamawarimashita. | Am primit comanda dvs. |
| 納品書を添えてお送りします。 | Nōhinsho o soete o-okuri shimasu. | Îl vom trimite cu bon de livrare. |
| 請求書は月末に発行いたします。 | Seikyūsho wa getsumatsu ni hakkō itashimasu. | Vom emite factura la sfârșitul lunii. |
Citind un mitsumorisho și un hatchūsho
O ofertă are un antet cu numele cumpărătorului și onchū, echivalentul companiei sama, numele și sigiliul vânzătorului, un număr, mitsumori bangō și data. Corpul listează articolele, hinmei, cu cantitatea, sūryō, unitatea, tan'i, prețul unitar, tanka și cantitatea, kingaku. Mai jos sunt subtotalul, shōkei, taxa de consum, shōhizei, iar totalul, gōkei. Cele mai multe contează trei câmpuri de lângă partea de jos: nōki, timpul de livrare; shiharai jōken, termene de plată; și yūkō kigen, cât timp este valabil prețul. O linie de bikō conține observații.
Un hatchūsho oglindește oferta și adaugă adresa de livrare, nōhin-saki, data de livrare solicitată, nōhin kibōbi și numărul comenzii cumpărătorului, pe care vânzătorul îl va indica pe factură. Când primiți o ofertă, verificați prețurile unitare, verificați dacă taxa este inclusă și citiți perioada de valabilitate: o cotație care expiră înainte ca aprobarea dvs. internă să se termine înseamnă o a doua rundă.
| japonez | Romaji | Sens |
|---|---|---|
| この金額は税込みですか、税抜きですか。 | Kono kingaku wa zeikomi desu ka, zeinuki desu ka. | Aceasta suma este cu sau fara impozit? |
| 見積もりの有効期限を延ばしていただけますか。 | Mitsumori no yūkō kigen o nobashite itadakemasu ka. | Ați putea prelungi valabilitatea cotației? |
| 納期はいつ頃になりますでしょうか。 | Nōki wa itsu goro ni narimasu deshō ka. | Aproximativ cand ar fi livrarea? |
| 数量を変更した場合、単価は変わりますか。 | Sūryō o henkō shita baai, tanka wa kawarimasu ka. | Dacă modificăm cantitatea, se schimbă prețul unitar? |
Citirea unui seikyūsho și a condițiilor de plată
O factură repetă articolele și totalurile și adaugă câmpurile care decid când și cum se mută banii. Hakkōbi este data emiterii. Shiharai kigen este data scadentă. Furikomisaki este contul bancar: bancă, sucursală, tip de cont, futsū sau tōza, număr și numele contului, kōza meigi. Furikomi tesūryō, taxa de transfer, este de obicei suportată de plătitor, iar factura poate spune acest lucru. De la introducerea sistemului de facturare calificată, facturile de la întreprinderile înregistrate poartă și un număr de înregistrare care începe cu T; întrebați contabilitatea cum vă afectează compania.
Termenele de plată sunt scrise ca o formulă a două jumătăți. Prima jumătate este shime, cut-off-ul care închide un lot de facturi; al doilea este baraiul, cand acel lot este platit. Getsumatsu shime yokugetsu matsu barai: închis la sfârșitul lunii, plătit la sfârșitul lunii următoare. Nijū-nichi shime yokugetsu jū-nichi barai: închis în data de douăzeci, plătit în data de zece a lunii viitoare. Yokuyokugetsu înseamnă luna următoare. Sōkin este un cuvânt simplu pentru a trimite bani; nyūkin sosesc bani, așa că nyūkin kakunin verifică dacă au intrat.
| japonez | Romaji | Sens |
|---|---|---|
| お支払い条件は月末締め翌月末払いです。 | O-shiharai jōken wa getsumatsu shime yokugetsu matsu barai desu. | Termenele de plată sunt la sfârșitul lunii, plătite la sfârșitul lunii următoare. |
| 振込手数料はご負担いただけますでしょうか。 | Furikomi tesūryō wa go-futan itadakemasu deshō ka. | Ai putea acoperi taxa de transfer? |
| 入金を確認いたしました。ありがとうございます。 | Nyūkin o kakunin itashimashita. Arigatō gozaimasu. | Am confirmat primirea plății. Multumesc. |
| 支払期限を過ぎておりますが、ご入金の予定を教えていただけますか。 | Shiharai kigen o sugite orimasu ga, go-nyūkin no yotei o oshiete itadakemasu ka. | Termenul scadent a trecut; ne puteți spune când este planificată plata? |
| 請求書の宛名を部署名まで入れていただけますか。 | Seikyūsho no atena o bushomei made irete itadakemasu ka. | Ați putea include numele departamentului pe factură? |
Nōhinsho, ryōshūsho și keiyakusho
Un nōhinsho călătorește cu mărfurile și enumeră ceea ce a fost livrat; cumpărătorul îl verifică în raport cu comanda, kenshū și îl păstrează. Un juryōsho sau o copie semnată se întoarce la vânzător ca dovadă. Când o livrare este scurtă sau deteriorată, numărul nōhinsho este ceea ce citați atunci când sunați.
Un ryōshūsho confirmă plata primită. În cazul transferurilor bancare, multe companii tratează înregistrarea transferului ca pe o chitanță și nu eliberează una decât dacă sunt solicitate. Un keiyakusho stabilește întreaga relație: părțile, kō și otsu, domeniul de aplicare, prețul, termenul, kikan, reînnoirea, kōshin, rezilierea, kaijo și confidențialitatea, himitsu hoji. Contractele sunt adesea întocmite în două exemplare, câte unul pentru fiecare parte, iar fiecare companie le timbrează pe ambele. Consultați articolele după număr, jō: dai-san-jō, articolul trei.
| japonez | Romaji | Sens |
|---|---|---|
| 納品書の数量と実際の数が合いません。 | Nōhinsho no sūryō to jissai no kazu ga aimasen. | Cantitatea de pe bonul de livrare nu corespunde cu cea sosit. |
| 受領書に署名してご返送ください。 | Juryōsho ni shomei shite go-hensō kudasai. | Vă rugăm să semnați confirmarea și să o trimiteți înapoi. |
| 領収書は必要でしょうか。 | Ryōshūsho wa hitsuyō deshō ka. | Ai nevoie de chitanță? |
| 契約書の第三条について確認させてください。 | Keiyakusho no dai-san-jō ni tsuite kakunin sasete kudasai. | Permiteți-mi să confirm articolul trei din contract. |
| 契約期間は一年で、自動更新でよろしいですか。 | Keiyaku kikan wa ichinen de, jidō kōshin de yoroshii desu ka. | Termenul este de un an cu reînnoire automată, nu-i așa? |
Inkan, kakuin și denshi keiyaku
Contractele tradiționale sunt ștampilate mai degrabă decât semnate. Sigiliul înregistrat al companiei, jitsuin, merge pe blocul de semnătură; un keiin este apăsat peste granița fiecărei perechi de pagini, astfel încât paginile să nu poată fi schimbate; iar un teisei-in marchează orice corectare scrisă de mână. Documentele interne obișnuite folosesc un kakuin pătrat sau un mitome-in personal, iar verbul pentru ștampilare este ōin sau nattsuin. Cine deține sigiliul și cine îl poate folosi este o regulă internă strictă.
Contractele electronice, denshi keiyaku, semnate printr-un serviciu web sunt acum larg răspândite. Vocabularul trece la denshi shomei, semnătură electronică; denshi shoshiki, forma electronică a unui document; și shōnin, aprobarea, într-un flux de lucru. Unele contrapărți solicită în continuare hârtie, așa că poate fi necesar ca o solicitare să precizeze ce formular puteți accepta. Dacă un anumit contract are nevoie de un sigiliu, o semnătură sau o semnătură electronică depinde de companie, document și contraparte, așa că întrebați-vă echipa de afaceri juridice sau generale, sōmu.
| japonez | Romaji | Sens |
|---|---|---|
| 契約書に押印をお願いいたします。 | Keiyakusho ni ōin o onegai itashimasu. | Vă rugăm ștampila contractul. |
| 割印は各ページの綴じ目にお願いします。 | Wariin wa kaku-pēji no tojime ni onegai shimasu. | Vă rugăm să puneți sigiliul încrucișat pe legătura fiecărei pagini. |
| 電子契約でも対応可能でしょうか。 | Denshi keiyaku demo taiō kanō deshō ka. | Ar fi acceptabil un contract electronic? |
| 原本を二部作成し、一部をご返送ください。 | Genpon o nibu sakusei shi, ichibu o go-hensō kudasai. | Vă rugăm să pregătiți două originale și să returnați unul. |
Solicitați politicos fiecare document
Modelul de solicitare este același pentru fiecare document. Numiți-o cu o sau mergeți, spuneți ce acoperă, dați un termen limită și un format și închideți cu mulțumiri pentru probleme. Verbul de bază este go-sōfu itadakemasu deshō ka, ai putea trimite sau o-okuri itadakemasu deshō ka; pentru emiterea unui nou document, go-hakkō itadakemasu deshō ka. Adăugați un motiv dacă termenul limită este strâns: shanai shori no tsugō de, pentru procesare internă.
La telefon, adăugați compania și numele dvs. și repetați numărul documentului. Când trimiteți un document, utilizați o-okuri itashimasu și cereți-le să verifice cu go-kakunin kudasai. A urmări un document tardiv este politicos, dar direct: sakujitsu o-negai shita seikyūsho no ken desu ga, iar apoi întrebarea.
| japonez | Romaji | Sens |
|---|---|---|
| 恐れ入りますが、今月分の請求書を来週金曜日までにご送付いただけますでしょうか。 | Osoreirimasu ga, kongetsu-bun no seikyūsho o raishū kin'yōbi made ni go-sōfu itadakemasu deshō ka. | Îmi pare rău că vă deranjez, puteți trimite factura de luna aceasta până vineri viitoare? |
| PDFでお送りいただければ助かります。 | PDF de o-okuri itadakereba tasukarimasu. | Ar fi de ajutor dacă l-ați trimite ca PDF. |
| 見積書を添付いたしましたので、ご確認ください。 | Mitsumorisho o tenpu itashimashita node, go-kakunin kudasai. | Am atasat citatul; te rog verifica. |
| 昨日お願いした請求書の件ですが、ご送付の予定はいつ頃でしょうか。 | Sakujitsu o-negai shita seikyūsho no ken desu ga, go-sōfu no yotei wa itsu goro deshō ka. | Despre factura pe care am solicitat-o ieri, aproximativ cand va fi trimisa? |
| お手数をおかけしますが、よろしくお願いいたします。 | O-tesū o o-kake shimasu ga, yoroshiku onegai itashimasu. | Scuze pentru probleme și mulțumesc. |
Vocabularul documentului
Tabelul adună numele documentelor și câmpurile pe care le veți citi pe ele.
| Cuvânt | Lectură | Sens |
|---|---|---|
| 見積書 | mitsumorisho | citat |
| 発注書 | hatchūsho | comandă de achiziție |
| 受注 | juchū | primirea unei comenzi (partea vânzătorului) |
| 納品書 | nōhinsho | bon de livrare |
| 請求書 | seikyūsho | factura |
| 領収書 | ryōshūsho | chitanta |
| 契約書 | keiyakusho | contracta |
| 支払条件 | shiharai jōken | termene de plată |
| 締め | shime | limită pentru o perioadă de facturare |
| 翌月末払い | yokugetsu matsu barai | plătit la sfârșitul lunii următoare |
| 振込先 | furikomisaki | cont bancar pentru transfer |
| 有効期限 | yūkō kigen | perioada de valabilitate |
| 押印 | ōin | aplicarea unui sigiliu |
| 電子契約 | denshi keiyaku | contract electronic |
Greșeli care întârzie plata
Cele mai multe întârzieri provin dintr-un domeniu, nu dintr-o dispută. O factură adresată numelui greșit al companiei sau lipsește departamentul; un număr de comandă de achiziție care nu se potrivește; o linie fiscală lipsă sau dublată; detalii bancare cu numele contului în script greșit; o scadență care ignoră shime-ul clientului, astfel încât factura ajunge cu o zi întârziere și așteaptă o lună. Pe contracte, erorile clasice sunt un keiin lipsă, o ștampilă de la un sigiliu greșit și un nume de contrapartidă care diferă de numele său înregistrat cu un caracter.
Înainte de a trimite orice document, verificați numele destinatarului, numărul la care se referă și termenii față de documentul anterior din lanț. Dacă un client spune că un document este greșit, cereți scuze scurt, întrebați exact ce câmp și reemiteți în aceeași zi cu sai-hakkō în subiect. Practica companiei diferă în aproape orice, de la sigilii la lunile de plată, așa că învață limba și apoi întreabă un coleg cum procedează compania ta.
- Verificați numele, onchū sau sama și departamentul de pe fiecare document
- Citați numărul documentului anterior pe următorul
- Confirmați zeikomi sau zeinuki și linia fiscală înainte de a trimite
- Citiți shime-ul clientului și trimiteți factura înainte
- Întrebați înainte de a ștampila; focile au reguli despre cine le poate folosi