Фіксований скелет японської ділової електронної пошти
Кожна зовнішня корпоративна електронна пошта в Японії складається з тих самих семи частин у тому самому порядку. Учні, яким важко працювати з електронною поштою японською мовою, зазвичай не мають браку словникового запасу; вони пишуть електронний лист англійською мовою японськими словами, тому частини надходять у неправильній послідовності, а фрази ввічливості зникають. Запам’ятайте рамку, і текст скоротиться до двох-трьох речень посередині.
| частина | Японський | Що воно робить |
|---|---|---|
| Лінія одержувача | 株式会社ABC 営業部 田中様 | Компанія, відділ, назва, потім 様 |
| Вступне привітання | いつもお世話になっております。 | Виправлена ввічливість, а не справжнє запитання |
| Ваше ім'я | ABC社の山田です。 | Компанія плюс ваше прізвище |
| призначення | 〜の件でご連絡いたしました。 | Одне речення пояснює, чому ви написали |
| Тіло | つきましては、〜をお願いできますでしょうか。 | Запит або інформація |
| Закриття ввічливості | よろしくお願いいたします。 | Закінчується практично кожен електронний лист |
| Підпис | 山田太郎／営業部／電話番号 | Назва, компанія, відділ, контакт |
Частини, які ви насправді складаєте, це лінія призначення та тіло. Усе інше – це встановлений текст, тому японські колеги можуть створити правильний електронний лист за дев’яносто секунд і чому учень, який знає фрейм, може зробити те саме.
Рядок одержувача та початкове привітання
Японський електронний лист відкривається з одержувачем, написаним у першому рядку, перед будь-яким привітанням. Повна форма – компанія, відділ, потім особисте ім’я з 様: 株式会社ABC 営業部 田中様. Викидайте 株式会社 лише після кількох обмінів і ніколи не викидайте 様. Якщо ви не знаєте, хто це прочитає, ご担当者様 допоможе вам. У вашій власній компанії рядок зазвичай виглядає як 田中部長 або 田中さん, а назва посади замінює 様, якщо вона є.
Другий рядок — いつもお世話になっております, що не є ні запитанням, ні констатацією факту. Він з’являється практично в кожному зовнішньому діловому електронному листі та відповіді, тому читач, який його не бачить, помічає прогалину. Для першого контакту використовуйте натомість 初めてご連絡いたします, а якщо ви пишете як чийсь клієнт, а не як постачальник, お世話になっております без いつも цілком нормально.
| Японський | Ромаджі | Значення |
|---|---|---|
| 株式会社ABC 営業部 田中様 | Kabushiki-gaisha ABC Eigyō-bu Tanaka-sama | Пан Танака, відділ продажів, ABC Co., Ltd. |
| ご担当者様 | Go-tantōsha-sama | Відповідальному |
| いつもお世話になっております。 | Itsumo o-sewa ni natte orimasu. | Дякуємо за вашу постійну підтримку. |
| 初めてご連絡いたします。 | Hajimete go-renraku itashimasu. | Звертаюся до вас вперше. |
| 関係者各位 | Kankeisha kakui | Усім зацікавленим |
Назвіть себе та перейдіть до суті
Третій рядок — це ваше власне ім’я з префіксом вашої компанії: ABC社の山田です або 株式会社ABCの山田と申します, якщо вам потрібно більше формальності. Не починайте речення з 私 і ніколи не приєднуйте 様 або さん до свого імені. Потім сформулюйте, чому ви пишете, одним реченням перед будь-яким фоном, використовуючи 〜の件でご連絡いたしました. Ділове японське письмо — це висновок так само, як і розмовна японська ділова мова: читач повинен знати, чого хоче повідомлення, до кінця четвертого рядка, після чого йде пояснення.
| Японський | Ромаджі | Значення |
|---|---|---|
| 株式会社ABCの山田と申します。 | Kabushiki-gaisha ABC no Yamada to mōshimasu. | Мене звати Ямада, я з ABC Co., Ltd. |
| 先日の打ち合わせの件でご連絡いたしました。 | Senjitsu no uchiawase no ken de go-renraku itashimashita. | Я пишу про зустріч, яку ми мали днями. |
| 標記の件につきまして、ご報告いたします。 | Hyōki no ken ni tsukimashite, go-hōkoku itashimasu. | Стосовно теми в темі, хочу повідомити наступне. |
| 早速ですが、一点ご相談がございます。 | Sassoku desu ga, itten go-sōdan ga gozaimasu. | Щоб перейти безпосередньо до цього, я хотів би обговорити одну річ. |
| 下記の通りご連絡いたします。 | Kaki no tōri go-renraku itashimasu. | Я пишу, щоб повідомити вам про наступне. |
Просити когось зробити щось
Запити класифікуються за тим, скільки місця вони залишають читачеві для відмови. お願いいたします є простим і нейтральним. ご確認いただけますでしょうか є м’якшим, оскільки сформульовано як запитання про те, чи може читач допомогти. ご対応いただけますと幸いです ще м’якше, буквально кажучи, що це буде для вас щастям. Дві подушки виконують більшу частину роботи, що залишилася: お手数ですが, що означає вибачте за неприємності, і 恐れ入りますが, що означає, що мені шкода накладати, обидві сидять у передній частині запиту. Вкажіть крайній термін як дату, а не якнайшвидше.
| Японський | Ромаджі | Значення |
|---|---|---|
| ご確認いただけますでしょうか。 | Go-kakunin itadakemasu deshō ka? | Не могли б ви перевірити це? |
| お手数ですが、ご対応をお願いいたします。 | O-tesū desu ga, go-taiō o onegai itashimasu. | Вибачте за неприємності, але подбайте про це. |
| 恐れ入りますが、資料をお送りいただけますでしょうか。 | Osoreirimasu ga, shiryō o o-okuri itadakemasu deshō ka? | Вибачте, що турбую вас, але не могли б ви надіслати мені документи? |
| 金曜日までにご返信いただけますと幸いです。 | Kin'yōbi made ni go-henshin itadakemasu to saiwai desu. | Було б дуже корисно, якби ви змогли відповісти до п’ятниці. |
| ご検討のほど、よろしくお願いいたします。 | Go-kentō no hodo, yoroshiku onegai itashimasu. | Буду вдячний, якщо ви це подумаєте. |
| ご不明な点がございましたら、お知らせください。 | Go-fumei na ten ga gozaimashitara, o-shirase kudasai. | Якщо щось незрозуміло, дайте мені знати. |
Погоня за відповіддю та вибачення за затримку
Переслідування здійснюється шляхом урахування можливості того, що повідомлення помилилося, що дозволяє читачеві зберегти обличчя. その後いかがでしょうか запитує, як йдуть справи, нікого ні в чому не звинувачуючи. 行き違いでしたら申し訳ございません вибачте, якщо наші повідомлення перетнулися, і це стандартна подушка для другого нагадування. Лише після двох із них японський письменник твердо вказує кінцевий термін, і навіть тоді речення залишається ввічливим.
Для вашої запізнілої відповіді, ご返信が遅くなり申し訳ございません — це робоча конячка. Вибачтеся одним рядком, не пояснюйте довго і переходьте безпосередньо до суті, тому що довге виправдання є більшою невдачею, ніж сама затримка. 申し訳ございません — письмова форма; すみません занадто легкий для зовнішньої пошти, а 申し訳ありません знаходиться між ними та підходить для внутрішнього використання.
| Японський | Ромаджі | Значення |
|---|---|---|
| その後、いかがでしょうか。 | Sono go, ikaga deshō ka? | Як йдуть справи з того часу? |
| 行き違いでしたら申し訳ございません。 | Ikichigai deshitara mōshiwake gozaimasen. | Перепрошую, якщо наші повідомлення перетнулися. |
| 再度ご連絡いたしました。 | Saido go-renraku itashimashita. | Я знову звертаюся до вас з цього приводу. |
| ご返信が遅くなり、申し訳ございません。 | Go-henshin ga osoku nari, mōshiwake gozaimasen. | Вибачте за пізню відповідь. |
| こちらの確認不足でした。深くお詫び申し上げます。 | Kochira no kakunin busoku deshita. Fukaku o-wabi mōshiagemasu. | Це була помилка перевірки з нашого боку. Я щиро перепрошую. |
| 今後このようなことがないよう注意いたします。 | Kongo kono yō na koto ga nai yō chūi itashimasu. | Я подбаю про те, щоб це більше не повторилося. |
Вкладення, планування та відмова
Кожна з трьох звичайних цілей має власну фіксовану лінію. Вкладення оголошується за допомогою 添付いたします та описується в тому самому реченні, оскільки чистий файл без супровідних слів читається як необережний. Планування пропонує слоти кандидатів у вигляді списку та запитує, який з них підходить, а не просить читача придумати для вас час. Відхилення ніколи не використовує できません окремо: модель — подяка, жаль, причина та двері, залишені відчиненими.
| Японський | Ромаджі | Значення |
|---|---|---|
| 資料を添付いたしましたので、ご確認ください。 | Shiryō o tenpu itashimashita node, go-kakunin kudasai. | Я долучив документи, тож подивіться. |
| 下記の日程でご都合はいかがでしょうか。 | Kaki no nittei de go-tsugō wa ikaga deshō ka? | Вам підійде якась із наведених нижче дат? |
| ご都合のよい日時をお知らせいただけますでしょうか。 | Go-tsugō no yoi nichiji o o-shirase itadakemasu deshō ka? | Чи можете ви повідомити мені дату й час, які вам підходять? |
| 大変申し訳ございませんが、今回は見送らせていただきます。 | Taihen mōshiwake gozaimasen ga, konkai wa miokurasete itadakimasu. | Мені дуже прикро, але ми пропустимо цей випадок. |
| また機会がございましたら、よろしくお願いいたします。 | Mata kikai ga gozaimashitara, yoroshiku onegai itashimasu. | Сподіваюся, ми зможемо працювати разом, якщо з’явиться інша можливість. |
いたしかねます — це ввічливий спосіб сказати, що ви не можете, сформульований як труднощі, а не як небажання: 今回はお受けいたしかねます. Поєднуйте будь-яку відмову з また機会がございましたら, щоб стосунки пережили “ні”, а це частина, яку учні найчастіше пропускають.
Кінцеві рядки, які правильно завершують електронний лист
よろしくお願いいたします закриває майже кожну японську ділову електронну пошту та не перекладається на щось конкретне, тому розглядайте його як письмовий еквівалент заключного поклону. 何卒よろしくお願い申し上げます є найважчою версією, яка підходить для першого підходу, вибачень або суттєвого прохання до клієнта, тоді як引き続きよろしくお願いいたします відповідає поточній темі. Під ним іде блок підпису: ПІБ, компанія, відділ, адреса, телефон, email. Не намагайтеся перекладати з найкращими побажаннями, тому що немає еквівалента, а завершальна ввічливість вже виконує цю роботу.
| Японський | Ромаджі | Значення |
|---|---|---|
| よろしくお願いいたします。 | Yoroshiku onegai itashimasu. | Заздалегідь дякую. |
| 何卒よろしくお願い申し上げます。 | Nanitozo yoroshiku onegai mōshiagemasu. | Буду дуже вдячний за вашу допомогу. |
| 引き続きよろしくお願いいたします。 | Hikitsuzuki yoroshiku onegai itashimasu. | Дякуємо за вашу постійну допомогу в цьому. |
| ご確認のほど、よろしくお願いいたします。 | Go-kakunin no hodo, yoroshiku onegai itashimasu. | Буду вдячний, якщо ви це перевірите. |
| 取り急ぎ、ご連絡まで。 | Toriisogi, go-renraku made. | Коротка примітка. |
Всередині компанії проти поза нею
Найважливішою є відмінність учі та сото: ваша компанія всередині, усі інші зовні. Пишучи клієнту, ви ніколи не додаєте 様 або さん до імені колеги, навіть президента, тому це 弊社の田中がご対応いたします. Ваша власна компанія — це 弊社, коли ви скромні, і 当社, коли ви нейтральні; їх 貴社 на письмі та 御社 на мові. Внутрішня електронна пошта є легшою: お疲れ様です замінює お世話になっております, а お願いします часто замінює お願いいたします. Збігайтеся з тональністю потоку, до якого ви приєднуєтеся, а не вибирайте рівень самостійно.
- Зовнішній отвір: いつもお世話になっております。Внутрішній отвір: お疲れ様です。
- Ваша компанія сторонньому: 弊社 за смирення, 当社 за нейтральні твердження фактів.
- Їх компанія: 貴社 письмово, 御社, коли ви вимовляєте це вголос.
- Колега, згаданий клієнтом, втрачає 様 і さん: 弊社の田中が伺います。
- Старший колега внутрішньо зберігає лише назву посади: 田中部長, ніколи 田中部長様.
- Внутрішні терміни можуть бути прямими; той же термін зовні бере подушку.
Рядки теми, копія та відповідь
Японські рядки теми є описовими і часто беруться в дужки, як у 【ご確認のお願い】新商品の件, тому що дужки повідомляють читачеві, яку дію потрібно виконати, перш ніж вони щось відкриють. Під час відповіді не змінюйте тему, щоб у ланцюжку можна було шукати, і залиште ланцюжок Re: у спокої. Cc має власну конвенцію: якщо хтось є в cc, назвіть його в основному рядку, наприклад 田中部長をCCに入れております, щоб ніхто не здивувався, опинившись там. Пишучи кільком особам, зберігайте однакову копію у своїй відповіді та використовуйте 各位 у рядку одержувача.
- Помістіть у дужки дію в темі: 【お願い】【ご報告】【ご確認】.
- Зберігайте оригінальну тему у відповіді, щоб пізніше можна було знову знайти ланцюжок.
- Оголошуйте одержувачів cc у тілі, а не залишайте їх поміченими.
- Пишучи до групи, відкрийте 関係者各位 або チームの皆様 замість одного імені.
- Відповідь того ж дня, навіть якщо відповідь лише 確認のうえ、改めてご連絡いたします.
Повний лист за рядком
| Японський | Ромаджі | Значення |
|---|---|---|
| 株式会社みどり商事 営業部 佐藤様 | Kabushiki-gaisha Midori Shōji Eigyō-bu Satō-sama | Пан Сато, відділ продажів, Midori Shoji Co., Ltd. |
| いつも大変お世話になっております。 | Itsumo taihen o-sewa ni natte orimasu. | Дуже дякую за вашу постійну підтримку. |
| ABC株式会社の山田です。 | ABC Kabushiki-gaisha no Yamada desu. | Це Ямада з ABC Co., Ltd. |
| 先日ご相談しました新商品の件でご連絡いたしました。 | Senjitsu go-sōdan shimashita shinshōhin no ken de go-renraku itashimashita. | Я пишу про новий продукт, який ми обговорювали днями. |
| 社内で検討した結果、来月から進めることになりました。 | Shanai de kentō shita kekka, raigetsu kara susumeru koto ni narimashita. | Після внутрішнього обговорення ми вирішили продовжити з наступного місяця. |
| つきましては、一度お打ち合わせのお時間をいただけますでしょうか。 | Tsukimashite wa, ichido o-uchiawase no o-jikan o itadakemasu deshō ka? | Маючи це на увазі, ми можемо мати час для зустрічі? |
| 候補の日程を三つ挙げさせていただきます。 | Kōho no nittei o mittsu agesasete itadakimasu. | Я хотів би запропонувати три можливі дати. |
| 六月三日（火）十四時から十六時 | Roku-gatsu mikka (ka) jūyo-ji kara jūroku-ji | 3 червня (вт), 14:00-16:00 |
| ご都合の悪い場合は、別の日程を調整いたします。 | Go-tsugō no warui baai wa, betsu no nittei o chōsei itashimasu. | Якщо нічого з цього не підійде, я організую інше побачення. |
| 資料を添付いたしましたので、事前にご確認いただけますと幸いです。 | Shiryō o tenpu itashimashita node, jizen ni go-kakunin itadakemasu to saiwai desu. | Я долучив матеріали, і було б корисно, якби ви могли переглянути їх заздалегідь. |
| お忙しいところ恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。 | O-isogashii tokoro kyōshuku desu ga, nanitozo yoroshiku onegai mōshiagemasu. | Я знаю, що ви зайняті, і я буду дуже вдячний за вашу допомогу. |
Прочитайте зразок ще раз і зверніть увагу на те, чого немає. Немає запиту про стан здоров’я читача, немає окремого абзацу з подякою за його попереднє повідомлення, а також немає імені підпису всередині основної частини, оскільки воно міститься в блоці підпису. Усе повідомлення складається з чотирьох реальних речень, загорнутих у постійні фрази, і таке співвідношення є нормальним.
Звички англійської електронної пошти не передаються
Більшість незграбних японських електронних листів, написаних учнями, не є неграматичними. Це англійські електронні листи з японською лексикою, і японський читач відразу відчуває невідповідність, навіть якщо кожне слово правильне. Наведені нижче звички є причинами цього, і кожна з них має пряму японську заміну, а не переклад.
- Відкриваємо з надією, що електронний лист знайде їх добре. Немає японського еквівалента, і いつもお世話になっております вже заповнює це місце.
- Перекладаючи Dear Mr Tanaka на щось на зразок 親愛なる田中様. Напишіть компанію, відділ і 田中様 у першому рядку, а потім зупиніться.
- Закопування запиту в останньому абзаці. Японська ділова пошта вказує своє призначення в перших чотирьох рядках.
- Використання すみません або ごめんなさい на письмі. Обидва розмовні реєстри: замість цього використовуйте 申し訳ございません або 恐れ入りますが.
- Вкладення файлу без речення, що описує його, або написання японського еквівалента будь ласка, знайдіть вкладення і нічого більше.
- Підписання з 田中より внизу замість належного блоку підпису.
- Додайте さん до імені колеги в повідомленні клієнту, що підніме вашу власну компанію.
- Прохання про щось якомога швидше. Вкажіть справжню дату: なるはや невимушено, а 至急 звучить як надзвичайна ситуація.