Застосування: шуччо сінсей
У відрядженні нічого не відбувається до сінсея. Форма запитує пункт призначення, дати, мету в одному рядку, людей або компанію, яку ви відвідаєте, і оцінку витрат. Він надходить до вашого керівника, а іноді й до другого затверджувача. У багатьох компаніях це ширма в системі витрат; в деяких це ще паперова форма з ханко. Запитайте колегу, який це, і скопіюйте останній.
Розмовна версія на першому місці: скажіть своєму менеджеру, навіщо потрібна поїздка, і отримайте підказку, перш ніж щось заповнювати. Shucchō o mōshiagemasu не є природним; скажіть «shucchō shitai no desu ga» або «shucchō no kyoka o itadakitai no desu ga» і додайте дати та мету.
| Японський | Ромаджі | Значення |
|---|---|---|
| 来月、大阪支社に出張したいのですが、よろしいでしょうか。 | Raigetsu, Ōsaka shisha ni shucchō shitai no desu ga, yoroshii deshō ka. | Я хотів би поїхати у відрядження до філії в Осаці наступного місяця; це буде добре? |
| 目的は、新システムの導入打ち合わせです。 | Mokuteki wa, shin shisutemu no dōnyū uchiawase desu. | Мета – нарада щодо впровадження нової системи. |
| 日程は十日から十二日の二泊三日を予定しています。 | Nittei wa tōka kara jūninichi no nihaku mikka o yotei shite imasu. | Я планую 10-12, три дні і дві ночі. |
| 出張申請を出しましたので、ご承認をお願いいたします。 | Shucchō shinsei o dashimashita node, go-shōnin o onegai itashimasu. | Я подав заявку на поїздку, тому буду вдячний за ваше схвалення. |
| 概算の費用は交通費と宿泊費で五万円ほどです。 | Gaisan no hiyō wa kōtsūhi to shukuhakuhi de goman-en hodo desu. | Орієнтовна вартість — близько п’ятдесяти тисяч ієн за транспорт і проживання. |
Бронювання транспорту та готелів через адмін
Після схвалення Shinsei бронювання зазвичай проходить через sōmu, загальні справи або туристичне бюро за контрактом. Деякі компанії дозволяють вам самостійно забронювати в межах лімітів і оформити заявку потім, а деякі видають корпоративну картку. Вас запитають про маршрут, потрібний час відправлення, бажані місця та район готелю. Зарезервовані місця, shiteiseki, є стандартними для шинкансен; зелений автомобіль і польоти часто обмежені класом.
Знайте слова для квитків, які ви отримаєте: jōshaken — це квиток за основним тарифом, a tokkyūken — додатковий експрес, а eki-uketori — це квиток, який можна отримати на станційному автоматі з кодом. Зміни після бронювання повертаються через ту саму стійку, тому запитуйте раніше, а не змінюйте в день.
| Японський | Ромаджі | Значення |
|---|---|---|
| 十日の朝の新幹線と、二泊分のホテルをお願いできますか。 | Tōka no asa no shinkansen to, nihaku-bun no hoteru o onegai dekimasu ka. | Чи могли б ви забронювати сінкансен на ранок 10 числа і дві ночі в готелі? |
| 席は窓側の指定席でお願いします。 | Seki wa madogawa no shiteiseki de onegai shimasu. | Будь ласка, зарезервуйте місце біля вікна. |
| ホテルは支社の近くであればどこでも構いません。 | Hoteru wa shisha no chikaku de areba doko demo kamaimasen. | Будь-який готель підійде, якщо він поруч із відділенням. |
| 帰りの時間を一本遅らせることはできますか。 | Kaeri no jikan o ippon okuraseru koto wa dekimasu ka. | Чи можна перенести повернення на один поїзд пізніше? |
| チケットは駅で受け取る形ですか。 | Chiketto wa eki de uketoru katachi desu ka. | Чи забирати квитки на вокзалі? |
Правила витрат у плані
Кожна компанія має ryohi kitei, правила витрат на відрядження, які встановлюють, що та як відшкодовується. Звичайні частини: kōtsūhi, транспорт; shukuhakuhi, проживання, часто обмежене на ніч; nittō, денна допомога на невеликі витрати; і сеттай, розважаючи клієнта, який зазвичай потребує окремого схвалення. Їжа, з’їдена окремо, зазвичай покривається nitto, а не вимагається, але це різниться.
Єдине правило, яке не змінюється, це квитанція. Вимагайте ryōshūsho, офіційну квитанцію, у кожному готелі, таксі та магазині, і просіть її в назві компанії, якщо ваша компанія цього вимагає. Таксі часто дозволяється лише тоді, коли немає практичної альтернативи, і очікується примітка з поясненням причини. Подайте сейсан, компенсацію витрат, протягом терміну, встановленого правилами, інакше в претензії може бути відмовлено.
| Японський | Ромаджі | Значення |
|---|---|---|
| 領収書を会社名でお願いします。 | Ryōshūsho o kaisha-mei de onegai shimasu. | Квитанцію на назву компанії, будь ласка. |
| 宛名は株式会社山田商事でお願いします。 | Atena wa kabushiki-gaisha Yamada Shōji de onegai shimasu. | Надішліть це на Yamada Shoji Co., Ltd. |
| タクシーは終電後だったので利用しました。 | Takushī wa shūden-go datta node riyō shimashita. | Я скористався таксі, тому що це було після останнього поїзда. |
| 出張の精算は帰社後一週間以内でよろしいですか。 | Shucchō no seisan wa kisha-go isshūkan inai de yoroshii desu ka. | Чи протягом тижня з моменту повернення штрафу для компенсації витрат? |
| この費用は日当に含まれますか。 | Kono hiyō wa nittō ni fukumaremasu ka. | Ці витрати покриваються добовими? |
Прибуття в офіс призначення
Прибуття у відділення або офіс клієнта відбувається за невеликим сценарієм. На прийомі ви вказуєте свою компанію, своє ім'я та кого ви відвідуєте. Коли з’являється ваш хост, перший рядок: o-sewa ni natte orimasu, дякую за вашу постійну підтримку, або, у філії вашої компанії, o-tsukaresama desu. Потім йде репліка tōi tokoro: ведучий скаже tōi tokoro o arigatō gozaimasu, дякую, що прийшли так далеко, і ви відповідаєте коротким kochira koso.
Оміяге, якщо ви принесете його, передається в цей момент одним реченням, цумаранаї моно десу га або легше мінасан де дозо, будь ласка, поділіться ним, і господар відкладає його вбік, не відкриваючи. Невеликі розмови про подорож або погоду заповнюють прогулянку до кімнати для зустрічей; зберігайте його до двох-трьох обмінів.
| Японський | Ромаджі | Значення |
|---|---|---|
| 東京本社の田中と申します。佐藤部長にお約束をいただいております。 | Tōkyō honsha no Tanaka to mōshimasu. Satō buchō ni o-yakusoku o itadaite orimasu. | Я Танака з головного офісу в Токіо. У мене призначена зустріч із містером Сато. |
| いつもお世話になっております。 | Itsumo o-sewa ni natte orimasu. | Дякуємо за вашу постійну підтримку. |
| 遠いところをありがとうございます。 | Tōi tokoro o arigatō gozaimasu. | Дякую, що пройшли такий довгий шлях. (Ведучий.) |
| こちらこそ、お時間をいただきありがとうございます。 | Kochira koso, o-jikan o itadaki arigatō gozaimasu. | Дякуємо, що знайшли час. |
| 東京の菓子です。皆さんでどうぞ。 | Tōkyō no kashi desu. Minasan de dōzo. | Це цукерки з Токіо. Будь ласка, поділіться ними. |
| 新幹線は混んでいましたが、予定通り着きました。 | Shinkansen wa konde imashita ga, yotei-dōri tsukimashita. | Синкансен був переповнений, але я прийшов за розкладом. |
Словник поїздок у формах і в чаті
Наведені нижче слова з’являються на шінсей, у системі обліку витрат і в повідомленнях, які вам надсилатиме адміністратор. Вивчіть читання, щоб ви могли вимовляти їх вголос за столом, а не лише розпізнавати їх на екрані.
| Слово | Читання | Сенс |
|---|---|---|
| 出張申請 | shucchō shinsei | Заява про відрядження |
| 出張命令 | shucchō meirei | Наказ про відрядження, офіційне затвердження в деяких компаніях |
| 旅費規程 | ryohi kitei | Положення про витрати на відрядження |
| 交通費 | kōtsūhi | Транспортні витрати |
| 宿泊費 | shukuhakuhi | Витрати на проживання |
| 日当 | nittō | Добові |
| 精算 | seisan | Розрахунок витрат |
| 仮払い | karibarai | Аванс готівкою перед поїздкою |
| 領収書 | ryōshūsho | Формальна розписка |
| 出張報告 | shucchō hōkoku | Звіт про поїздку |
| 直行直帰 | chokkō chokki | Прямо з дому і повертаючись додому |
| 帰社 | kisha | Повертаючись до кабінету |
Варто знати про Chokkō chokki: це означає, що ви йдете з дому прямо до місця призначення та повертаєтеся додому, не проходячи повз офісу, і зазвичай це потрібно вказати на шинсеї або в чаті, щоб команда знала, де ви знаходитесь.
Звіт про поїздку та повернення
Shucchō hokoku завершує подорож. Він короткий і фактичний: дати, місце призначення, люди, з якими зустрілися, мета, результати, наступні дії та витрати, у такому порядку. Більшість компаній мають форму або шаблон; деякі приймають електронний лист менеджеру. Очікується, що це відбудеться протягом дня або двох, і ваш менеджер зазвичай хоче озвучити резюме в перший же ранок, перш ніж прочитати його. Керуйте результатом, потім наступним кроком, потім усім, що пішло не так.
У самому поверненні є свої рядки. Скажіть tadaima modorimashita, коли входите, подякуйте тому, хто вас прикривав, і поставте omiyage у спільному просторі зі словом до команди. Потім подайте сейсан з квитанціями. Перші кілька разів використовуйте контрольний список нижче.
| Японський | Ромаджі | Значення |
|---|---|---|
| ただいま戻りました。出張中はありがとうございました。 | Tadaima modorimashita. Shucchō-chū wa arigatō gozaimashita. | Я повернувся. Дякую, що прикривав, поки мене не було. |
| 大阪の土産です。休憩室に置いておきますね。 | Ōsaka no miyage desu. Kyūkeishitsu ni oite okimasu ne. | Сувеніри з Осаки. Я залишу їх у кімнаті відпочинку. |
| 結論から申しますと、導入時期は来春で合意しました。 | Ketsuron kara mōshimasu to, dōnyū jiki wa raishun de gōi shimashita. | Насамкінець, ми погодили розгортання на наступну весну. |
| 詳細は本日中に出張報告にまとめて提出します。 | Shōsai wa honjitsu-chū ni shucchō hōkoku ni matomete teishutsu shimasu. | Я запишу деталі у звіті про поїздку та надішлю його сьогодні. |
| 経費の精算も明日までに済ませます。 | Keihi no seisan mo ashita made ni sumasemasu. | Я також закінчу розрахунок витрат до завтра. |
- Скажіть tadaima modorimashita та подякуйте колегам, які висвітлювали
- Дайте менеджеру двохвилинний усний підсумок, спочатку висновок
- Надішліть shucchō hokoku протягом встановленого компанією терміну
- Додайте кожну квитанцію до сейсана та поясніть будь-які таксі чи додаткові витрати
- Надішліть електронний лист із подякою в офіс або клієнта, якого ви відвідали
- Викладіть оміяж і скажіть команді, що він там
- Записуйте наступні дії та дати зустрічі в спільному календарі
Помилок, яких слід уникати
Перша помилка - бронювання до схвалення. Якщо сінсей відмовляють або дати змінюються, самостійно заброньований квиток стає вашою проблемою. Другий – втрата квитанцій; у претензії без ryōshūsho часто категорично відмовляють. По-третє, це використання реєстру клієнтів у вашому відділенні або реєстру колег із клієнтом. По-четверте, це пізній або нечіткий звіт: хококу, у якому повідомляється, що зустріч пройшла добре, нічого не говорить менеджеру, а звіт, який надходить через тиждень, свідчить про те, що поїздка не мала значення.
Нарешті, не розглядайте поїздку як відпочинок від команди. У більшості компаній очікується швидке повідомлення в чаті після прибуття та від’їзду, а також доступність у робочі години, якщо ви не домовилися про інше.
| Японський | Ромаджі | Значення |
|---|---|---|
| 先に自分で新幹線を取ってしまいました。 | Saki ni jibun de shinkansen o totte shimaimashita. | Я вже сам забронював шинкансен. (Ситуація, якої слід уникати.) |
| 承認が下りてから手配をお願いします。 | Shōnin ga orite kara tehai o onegai shimasu. | Будь ласка, організуйте це після схвалення. (Що скаже адмін.) |
| 領収書をなくしてしまったのですが、どうすればいいですか。 | Ryōshūsho o nakushite shimatta no desu ga, dō sureba ii desu ka. | Я загубив квитанцію; що мені робити? |
| 会議はうまくいきました。 | Kaigi wa umaku ikimashita. | Зустріч пройшла добре. (Занадто розпливчастий для звіту.) |
| 先方と納期を三月末で合意し、次回は二月に再訪の予定です。 | Senpō to nōki o sangatsu-matsu de gōi shi, jikai wa nigatsu ni saihō no yotei desu. | Ми домовилися з клієнтом про доставку до кінця березня, а наступний візит запланований на лютий. (Конкретний.) |
| 大阪支社に到着しました。夕方に一度連絡します。 | Ōsaka shisha ni tōchaku shimashita. Yūgata ni ichido renraku shimasu. | Я прибув до філії в Осаці. Я заїду один раз сьогодні ввечері. |