Перед приїздом: уточнення запису та часу
Візит клієнта починається напередодні з однорядкового електронного листа з підтвердженням дати, часу та місця; це дає клієнту можливість згадати про зміну кімнати або додаткового учасника. Призначення – це apo у невимушеній мові та o-yakusoku у кейго, коли ви розмовляєте з персоналом клієнта.
У цей день будьте в будівлі на десять хвилин раніше, а на стійці реєстрації – на п’ять хвилин раніше. Використовуйте вільний час, щоб перевірити документи, вимкнути телефон, а взимку зніміть пальто перед входом; відвідувачі заходять в офіс клієнта з пальто через руку. Якщо ви спізнюєтеся через затримку поїзда, зателефонуйте до призначеного часу та вкажіть реальний час нового прибуття.
| Японський | Ромаджі | Значення |
|---|---|---|
| 明日十時のお打ち合わせ、よろしくお願いいたします。 | Ashita jūji no o-uchiawase, yoroshiku onegai itashimasu. | З нетерпінням чекаю нашої зустрічі завтра о десятій. |
| 場所は貴社の本社でよろしいでしょうか。 | Basho wa kisha no honsha de yoroshii deshō ka. | Чи є це місце проведення вашим головним офісом, як планувалося? |
| 申し訳ございません、電車の遅延で十分ほど遅れます。 | Mōshiwake gozaimasen, densha no chien de juppun hodo okuremasu. | Мені дуже шкода, я запізнюся приблизно на десять хвилин через затримку поїзда. |
| 少し早く着きましたので、ロビーでお待ちしております。 | Sukoshi hayaku tsukimashita node, robī de o-machi shite orimasu. | Я прийшов трохи раніше, тому чекаю у холі. |
Сценарій прийому: укецуке
Прийом, укецуке, буває трьох форм, і сценарій майже не змінюється. Велика будівля має стійку персоналу, часто з воротами безпеки; у компанії середнього розміру стоїть телефон на стійці зі списком додаткових номерів; У невеликому офісі є двері, які ви відкриваєте, промовляючи «шицурей іташімасу». У кожному випадку ви надаєте три частини інформації по порядку: ваша компанія, ваше ім'я, а також з ким і коли у вас призначена зустріч.
Зверніть увагу на дієслова. To mōshimasu — це скромна форма від to iimasu і єдиний спосіб представити себе тут. O-yakusoku o itadaite orimasu, мені призначено зустріч, вказує зустріч у подарунок клієнта, який є ввічливим обрамленням. Прив'яжіть sama до імені людини, до якої ви йдете, і додайте її відділ, якщо ви його знаєте, тому що у великій компанії може бути кілька людей з однаковими прізвищами.
Адміністратор скаже shōshō o-machi kudasai, зателефонує людині, а потім або скаже tadaima mairimasu, вони вже в дорозі, або назве номер. Якщо є бейдж відвідувача, nyūkanshō, носіть його на видному місці та повертайте, коли виходите.
| Японський | Ромаджі | Значення |
|---|---|---|
| 株式会社ABCの田中と申します。 | Kabushiki-gaisha ABC no Tanaka to mōshimasu. | Мене звати Танака, я з ABC Corporation. |
| 十時に営業部の佐藤様とお約束をいただいております。 | Jūji ni Eigyōbu no Satō-sama to o-yakusoku o itadaite orimasu. | У мене зустріч із містером Сато з відділу продажів о десятій. |
| 少々お待ちくださいませ。 | Shōshō o-machi kudasaimase. | Зачекайте хвилинку. |
| ただいま佐藤が参りますので、こちらにおかけください。 | Tadaima Satō ga mairimasu node, kochira ni o-kake kudasai. | Сато вже в дорозі; будь ласка, сядьте тут. |
| お待たせいたしました。 | O-matase itashimashita. | Вибачте, що змусив вас чекати. |
Зали очікування та показ
Ви можете чекати у фойє, в ōsetsushitsu, в приймальні або в самій кімнаті для зустрічей. Коли хтось із персоналу веде вас, ідіть трохи позаду нього та дайте йому натиснути кнопки підйому; у ліфті гід стоїть біля панелі, а ви стоїте позаду.
У кімнаті гід каже dōzo o-hairi kudasai або kochira e dōzo. Скажіть shitsurei itashimasu, коли входите, навіть якщо кімната порожня, і сідайте на місце, яке вам покажуть. Якщо нічого не сказано, станьте біля сидіння, найближчого до дверей, або сядьте на нього, і знову встаньте, коли зайде людина, з якою ви зустрічаєтеся. Покладіть сумку на підлогу біля стільця, а не на стіл. Якщо принесли чай, подякуйте особі та дочекайтеся дозо господаря, перш ніж пити, якщо чекати не затягнеться.
| Японський | Ромаджі | Значення |
|---|---|---|
| こちらへどうぞ。 | Kochira e dōzo. | Сюди, будь ласка. |
| 失礼いたします。 | Shitsurei itashimasu. | Вибачте (входить до кімнати). |
| おかけになってお待ちください。 | O-kake ni natte o-machi kudasai. | Будь ласка, сідайте і чекайте. |
| こちらの席でよろしいでしょうか。 | Kochira no seki de yoroshii deshō ka. | Це місце в порядку? |
| 奥へどうぞ。 | Oku e dōzo. | Будь ласка, займіть місце ззаду. |
Розсадження, візитні картки та вступні привітання
Кімнати для нарад мають верхнє сидіння, каміза, найдальше від дверей, і нижнє сидіння, шимоза, найближче до них. Каміза належить гостю, найстарший відвідувач знаходиться далі від дверей, а найстарший господар — навпроти. Якщо сумніваєтеся, дочекайтеся розміщення.
Коли входить людина, яку ви зустрічаєте, встаньте. Перші зустрічі починаються з обміну візитними картками: тримайте свою картку обома руками до іншої особи, повідомте мошімасу про свою компанію, відділ і назву, візьміть їхню обома руками, подивіться на неї та покладіть на стіл перед собою для зустрічі. Окремий посібник з етикету meishi охоплює деталі; тут достатньо знати, що обмін відбувається до того, як хтось сяде.
Потім подякуйте їм за виділений час і одним реченням сформулюйте мету візиту. Маленький подарунок, temiyage, передається зараз разом з kokoro bakari desu ga. Ведучий зазвичай починає словами dewa, hajimemashō ka або запитанням про вашу подорож, на яке потрібна лише коротка відповідь.
| Японський | Ромаджі | Значення |
|---|---|---|
| 本日はお忙しいところお時間をいただき、ありがとうございます。 | Honjitsu wa o-isogashii tokoro o-jikan o itadaki, arigatō gozaimasu. | Дякуємо, що знайшли час для нас сьогодні, коли ви зайняті. |
| 本日は新しいプランについてご説明に伺いました。 | Honjitsu wa atarashii puran ni tsuite go-setsumei ni ukagaimashita. | Я прийшов сьогодні пояснити новий план. |
| 心ばかりですが、皆様でどうぞ。 | Kokoro bakari desu ga, minasama de dōzo. | Маленький жетон, будь ласка, поділіться ним з усіма. |
| では、早速ですが始めさせていただきます。 | Dewa, sassoku desu ga hajimesasete itadakimasu. | Тоді, якщо можна, почнемо відразу. |
Підведення підсумків: підсумовування наступних кроків
Японська зустріч рідко закінчується рішенням, оголошеним на місці. Він закінчується чітким списком того, що кожна сторона зробить далі та до якого часу, і очікується, що відвідувач вимовить це вголос. Наведіть підсумок за допомогою honjitsu no naiyō o kakunin sasete itadakimasu, потім перерахуйте пункти за допомогою mazu, tsugi ni, saigo ni. Сторона клієнта буде виправляти все, що вони бачать по-іншому, і це суть.
Якщо клієнту потрібно проконсультуватися з кимось іншим, він скаже shanai de kentō shite, go-renraku itashimasu. Попросіть приблизний час з іцу горо, але не наполягайте на побаченні на місці. Коли господар каже honjitsu wa arigatō gozaimashita, дайте відповідь кочіра косо та встаньте, коли вони встануть.
| Японський | Ромаджі | Значення |
|---|---|---|
| では、本日の内容を確認させていただきます。 | Dewa, honjitsu no naiyō o kakunin sasete itadakimasu. | Тоді дозвольте підтвердити те, що ми сьогодні обговорювали. |
| まず、弊社から来週中に見積もりをお送りします。 | Mazu, heisha kara raishū-chū ni mitsumori o o-okuri shimasu. | По-перше, ми надішлемо вам пропозицію протягом наступного тижня. |
| 社内で検討して、来週ご連絡いたします。 | Shanai de kentō shite, raishū go-renraku itashimasu. | Ми розглянемо це внутрішньо і зв’яжемося з вами наступного тижня. |
| ご返事はいつ頃いただけますでしょうか。 | O-henji wa itsu goro itadakemasu deshō ka. | Приблизно коли ми можемо очікувати вашої відповіді? |
| 他にご不明な点はございますか。 | Hoka ni go-fumei na ten wa gozaimasu ka. | Є ще щось незрозуміле? |
| 本日はありがとうございました。こちらこそ、よろしくお願いいたします。 | Honjitsu wa arigatō gozaimashita. Kochira koso, yoroshiku onegai itashimasu. | Дякую за сьогодні. Це наше задоволення; ми з нетерпінням чекаємо на співпрацю з вами. |
Вихід: shitsurei itashimasu біля кожних дверей
Відхід має стільки ж етапів, скільки і прибуття. Зберіть свої папери та візитні картки клієнта, які поміщаються у вашу картку. Засуньте свій стілець. Біля дверей кімнати для зустрічей поверніться, скажіть shitsurei itashimasu та вклоніться. Господар зазвичай проведе вас до ліфта або входу; тримайте розмову легкою та подякуйте їм ще раз під час прогулянки.
У ліфті зайдіть, поверніться обличчям до господаря, скажіть honjitsu wa arigatō gozaimashita та вклоніться, коли двері зачиняться. При вході на першому поверсі вклоніться дверям. Одягніть пальто поза будівлею. Поверніть будь-який бейдж відвідувача на стійці реєстрації за допомогою o-kaeshi shimasu та подякуйте адміністратору.
| Японський | Ромаджі | Значення |
|---|---|---|
| それでは、失礼いたします。 | Sore dewa, shitsurei itashimasu. | Ну тоді я піду. |
| お見送りは結構でございます。 | O-miokuri wa kekkō de gozaimasu. | Будь ласка, не турбуйтеся провідати мене. |
| 本日はありがとうございました。失礼いたします。 | Honjitsu wa arigatō gozaimashita. Shitsurei itashimasu. | Дякую за сьогодні. до побачення |
| 入館証をお返しします。ありがとうございました。 | Nyūkanshō o o-kaeshi shimasu. Arigatō gozaimashita. | Повертаю бейдж відвідувача. дякую |
Словник для відвідування клієнта
Ці слова ви почуєте на рецепції, в коридорі та в кімнаті для переговорів. Кілька, наприклад kisha та heisha, мають сенс лише як пара.
| Слово | Читання | Сенс |
|---|---|---|
| 打ち合わせ | uchiawase | робоча зустріч, обговорення з клієнтом |
| 受付 | uketsuke | рецепція |
| 入館証 | nyūkanshō | бейдж відвідувача або перепустка |
| 応接室 | ōsetsushitsu | приймальня для відвідувачів |
| 会議室 | kaigishitsu | кімната засідань |
| 上座 | kamiza | верхнє сидіння, найдальше від дверей |
| 下座 | shimoza | нижнє сидіння, найближче до дверей |
| 貴社 | kisha | ваша компанія (розмова з клієнтом) |
| 弊社 | heisha | наша компанія (скромна) |
| 名刺 | meishi | візитка |
| 手土産 | temiyage | маленький подарунок, принесений в гості |
| お礼メール | o-rei mēru | електронний лист із подякою після візиту |
Титули також мають значення: buchō, начальник відділу; kachō, керівник відділу. Використовуйте назву з прізвищем Satō-kachoō або прізвище з sama, ніколи обидва разом.
Подальша електронна пошта та помилки, яких слід уникати
Візит завершується повідомленням o-rei mēru, надісланим того ж дня. Він має фіксовану форму: компанія клієнта, відділ і назва з sama в першому рядку; подяка за приділений час; два-три рядки, що підтверджують узгоджене, і наступний крок із зазначенням дати; і кінцевий рядок, наприклад hikitsuzuki yoroshiku onegai itashimasu. Додайте будь-який обіцяний документ.
Помилки, які виділяються, стосуються порядку та реєстрації. Помічається сидіння до запрошення. Покласти картку клієнта в кишеню штанів або написати на ній – невелика образа. У мові поширені помилки: використання anata для клієнта, забування sama в імені особи, до якої ви йдете, і відповідь на keigo невимушеним desu ne. Якщо ви помилилися, виправте це в наступному реченні та продовжуйте. Звичаї компанії відрізняються, тому слідуйте вказівкам господаря та запитайте колегу, який відвідував цього клієнта раніше.
- Не приходьте раніше ніж на десять хвилин або не запізнюйтесь на хвилину, не зателефонувавши
- Не сідайте, поки вас не запросять, і не беріть каміду без запрошення
- Зберігайте картку клієнта на столі під час зустрічі, а потім у картці
- Не використовуйте аната, кімі чи звичайну кайшу для клієнта чи його компанії
- Не одягайте пальто всередині будівлі або в ліфті
- Того ж дня надішліть електронний лист із подякою з погодженими подальшими кроками