Ryōshūsho або reshīto: яку квитанцію просити
Перше рішення приймається в касі. Reshīto — це листок із розписом, який друкує реєстр; ryōshūsho — це офіційна квитанція з рядком одержувача, atena, рядком мети, tadashigaki, датою, сумою, назвою та печаткою магазину. Деякі магазини друкують ryōshūsho з реєстру; маленькі ресторани часто пишуть один від руки. Попросіть це за допомогою ryōshūsho o onegai shimasu та чекайте двох запитань: імені, яке потрібно написати, та мети.
Чи потрібен вам рьошушо, залежить від вашої компанії та часто від суми. Багато хто приймає решіто для повсякденних речей, оскільки воно детально розписане, тоді як рьосюшо для обіду для клієнта чи великої покупки є звичайним явищем. Якщо сумніваєтеся, візьміть обидва. Якщо ви втратите квитанцію, більшість компаній мають форму або примітку, що пояснює втрату, але вони можуть не прийняти претензію, тому запитайте keiri, перш ніж припускати.
| Японський | Ромаджі | Значення |
|---|---|---|
| 領収書をお願いします。 | Ryōshūsho o onegai shimasu. | Квитанцію, будь ласка. |
| 宛名はどうなさいますか。 | Atena wa dō nasaimasu ka. | Яке ім'я написати на ньому? |
| 株式会社ABCでお願いします。 | Kabushiki-gaisha ABC de onegai shimasu. | ABC Corporation, будь ласка. |
| 但し書きは飲食代でお願いします。 | Tadashigaki wa inshokudai de onegai shimasu. | Будь ласка, напишіть мету як їжа та напої. |
| 領収書をなくしてしまったのですが、どうすればいいですか。 | Ryōshūsho o nakushite shimatta no desu ga, dō sureba ii desu ka. | Я загубив квитанцію; що мені робити? |
Kōtsūhi і tatekae: як йдуть гроші
Kōtsūhi, транспортні витрати, є найчастішою претензією та найменшою кількістю чеків. Для поїздів і автобусів ви записуєте дату, маршрут від станції до станції, мету та вартість проїзду, як правило, найдешевший прийнятний маршрут; компанія може порівняти його з пошуком тарифу. Зберігайте історію картки IC, riyō rireki, яку ви можете роздрукувати на багатьох станційних машинах, оскільки деякі компанії вимагають її. Для таксі потрібна квитанція та, як правило, причина, наприклад важкий багаж або запізнення. Поїздка на роботу і назад є окремою: tsūkin teate виплачується як надбавка і не вимагається через keihi seisan.
Самі гроші зазвичай переміщуються татекае: ви спочатку платите, а потім вимагаєте назад. Для великих або запланованих витрат попросіть karibarai, аванс, перед поїздкою. Відшкодування зазвичай додається до зарплати або виплачується переказом у фіксований день, який залежить від компанії.
| Японський | Ромаджі | Значення |
|---|---|---|
| 交通費は経路と金額を書けばいいですか。 | Kōtsūhi wa keiro to kingaku o kakeba ii desu ka. | Для транспорту чи достатньо написати маршрут і вартість проїзду? |
| ICカードの利用履歴を印刷してきました。 | Ai-shī kādo no riyō rireki o insatsu shite kimashita. | Я роздрукував свою історію використання картки IC. |
| 終電がなかったので、タクシーを使いました。 | Shūden ga nakatta node, takushī o tsukaimashita. | Останнього поїзда не було, тому я взяв таксі. |
| 出張の費用は仮払いをお願いできますか。 | Shutchō no hiyō wa karibarai o onegai dekimasu ka. | Чи можу я отримати аванс на витрати на відрядження? |
| 立替分はいつ振り込まれますか。 | Tatekae-bun wa itsu furikomaremasu ka. | Коли буде перерахована сплачена мною сума? |
Поля форми: hizuke, kingaku, tekiyō, kanjo kamoku
Незалежно від того, чи є форма паперовою чи веб-системою, кожен рядок має однакові чотири поля. Hizuke – це дата, коли гроші були витрачені, а не дата, коли ви подали заявку. Кінгаку – це сума з урахуванням податку, якщо форма не розділяє zeinuki та zeikomi. Tekiyō — це опис або мета, і це польова бухгалтерія читається найбільш уважно: напишіть, хто, що і чому кількома словами, наприклад A-sha uchiawase, kōhī nimei-bun, кава для двох на зустрічі з компанією A. Kanjō kamoku — це категорія облікового запису, яка вибирається зі списку.
Назви категорій схожі, тому вивчіть загальні: ryohi kōtsūhi для подорожей і транспорту, kōsaihi для розваги клієнтів, kaigihi для зустрічей, закуски, shōmōhinhi для витратних матеріалів, tsūshinhi для телефону та поштових відправлень, shinbun toshohi для книг. Компанією вирішується, до якої категорії відносять певні витрати; якщо список незрозумілий, запитуйте, а не вгадуйте, оскільки неправильна категорія є найпоширенішою причиною відхилення рядка.
| Японський | Ромаджі | Значення |
|---|---|---|
| この費用の勘定科目は何になりますか。 | Kono hiyō no kanjō kamoku wa nani ni narimasu ka. | До якої категорії рахунків відноситься ця витрата? |
| 摘要にはどこまで書けばいいですか。 | Tekiyō ni wa doko made kakeba ii desu ka. | Наскільки детально я повинен вказати опис? |
| 金額は税込みで書きますか。 | Kingaku wa zeikomi de kakimasu ka. | Чи пишу суму з податком? |
| 日付は支払った日でよろしいですか。 | Hizuke wa shiharatta hi de yoroshii desu ka. | Це день, коли я заплатив? |
| 会議費と交際費の違いを教えていただけますか。 | Kaigihi to kōsaihi no chigai o oshiete itadakemasu ka. | Чи можете ви сказати мені різницю між вартістю зустрічі та розвагами? |
Попереднє затвердження, подання та кінцеві терміни
Багато компаній вимагають попереднього схвалення дзидзен сьонін на будь-що, окрім невеликих звичайних витрат: вечері для клієнтів, обладнання, подорожі. Це може бути форма, рингішо, що поширюється для марок, або повідомлення вашому менеджеру. Запитайте, перш ніж витрачати, вказавши мету, людей і приблизну суму; менеджер, який заздалегідь схвалив, рідко ставить під сумнів претензію пізніше.
Подання, teishutsu, слідує за shime компанії, відсіченням, часто щомісяця. Додайте квитанції в порядку дати, степлером або в чистому файлі, або завантажте фотографії в систему та передайте форму своєму менеджеру для затвердження, перш ніж вона надішлеться до keiri. Підтвердьте кінцевий термін і день оплати, коли ви приєднуєтеся, оскільки обидва можуть сильно відрізнятися, і зауважте, для яких претензій потрібна оригінальна квитанція, а не фото.
| Японський | Ромаджі | Значення |
|---|---|---|
| 来週、A社との会食を予定しています。事前承認をお願いできますか。 | Raishū, A-sha to no kaishoku o yotei shite imasu. Jizen shōnin o onegai dekimasu ka. | Наступного тижня я планую вечерю з компанією А. Чи можу я отримати попереднє схвалення? |
| 三名で、一人あたり五千円程度を見込んでいます。 | Sanmei de, hitori atari gosen-en teido o mikonde imasu. | Троє людей, і я очікую приблизно п’ять тисяч ієн за голову. |
| 経費精算はいつまでに提出すればいいですか。 | Keihi seisan wa itsu made ni teishutsu sureba ii desu ka. | До якого терміну я маю подати вимоги про витрати? |
| 今月分の経費精算を提出します。ご確認をお願いします。 | Kongetsu-bun no keihi seisan o teishutsu shimasu. Go-kakunin o onegai shimasu. | Подаю витрати цього місяця. Будь ласка, перевірте їх. |
| 締め日を過ぎてしまったのですが、まだ受け付けていただけますか。 | Shimebi o sugite shimatta no desu ga, mada uketsukete itadakemasu ka. | Я пропустив відсічення; ти міг би прийняти це? |
Ввічливо ставив запитання Кейрі
Команда бухгалтерів, Кейрі, відповідає на одні й ті самі запитання від усіх протягом місяця, тому те, як ви ставите, має значення. Відкрийте за допомогою o-isogashii tokoro sumimasen, назвіть тему за допомогою keihi no ken de і поставте одне чітке запитання. В електронному листі вкажіть місяць і своє ім’я в рядку теми. Уникайте вимог, коли: hayaku shite kudasai є помилкою, навіть коли ви чекаєте грошей. Натомість запитайте itsu goro ni narimasu ka.
Якщо претензію повернуто, sashimodoshi подякуйте їм, виправте її та подайте повторно того ж дня. Кейрі пам’ятає, хто полегшує їм роботу, і що добра воля має значення, коли вам потрібен виняток.
| Японський | Ромаджі | Значення |
|---|---|---|
| お忙しいところすみません、経費の件で少しお伺いしてもよろしいですか。 | O-isogashii tokoro sumimasen, keihi no ken de sukoshi o-ukagai shite mo yoroshii desu ka. | Вибачте, що турбую, можна запитати щось про витрати? |
| この領収書で問題ないでしょうか。 | Kono ryōshūsho de mondai nai deshō ka. | Чи прийнятна ця квитанція? |
| 先月分の振り込みは、いつ頃になりますか。 | Sengetsu-bun no furikomi wa, itsu goro ni narimasu ka. | Коли приблизно буде здійснено платіж за минулий місяць? |
| 差し戻しの理由を教えていただけますか。 | Sashimodoshi no riyū o oshiete itadakemasu ka. | Скажіть, чому його повернули? |
| 修正して、本日中に再提出します。 | Shūsei shite, honjitsu-chū ni sai-teishutsu shimasu. | Я виправлю це та надішлю знову сьогодні. |
| ご指摘ありがとうございます。 | Go-shiteki arigatō gozaimasu. | Дякую, що звернули увагу на це. |
Питання, які вам можуть відповісти
Бухгалтерські питання передбачувані. Хто там був і скільки, наважтеся нанмей де: це вирішує категорію. Яка була мета, nan no tame ni. Чому цей маршрут чи це таксі. Чи охоплює квитанція особисті речі; касу з напоєм для вас буде запитувано. Чи перевищує сума ліміт компанії, для якого потрібна печатка менеджера. Підготуйте відповіді перед надсиланням і запишіть ключові в полі tekiyō, щоб їх ніколи не запитували.
Відповідайте фактично і коротко. Якщо щось було справжньою помилкою, наприклад, вимагаючи особистої кави, скажіть про це sumimasen, watashi no kojin-teki na mono deshita та попросіть їх видалити рядок. Спроба виправдати це коштує дорожче, ніж кава.
| Японський | Ромаджі | Значення |
|---|---|---|
| こちらの会食は、どなたと何名で行かれましたか。 | Kochira no kaishoku wa, donata to nanmei de ikaremashita ka. | З ким ти пішов на цю вечерю і скільки людей? |
| A社の佐藤様と、当社から二名の計三名です。 | A-sha no Satō-sama to, tōsha kara nimei no kei sanmei desu. | Пан Сато з компанії А і двоє з нашого боку, загалом троє. |
| このタクシー代の理由を教えてください。 | Kono takushī-dai no riyū o oshiete kudasai. | Скажіть мені, будь ласка, причину такого тарифу на таксі. |
| このレシートに私物が含まれていませんか。 | Kono reshīto ni shibutsu ga fukumarete imasen ka. | Чи містить ця квитанція особисті речі? |
| すみません、一点は私の個人的なものでした。その分は外してください。 | Sumimasen, itten wa watashi no kojin-teki na mono deshita. Sono bun wa hazushite kudasai. | Вибачте, одна річ була особистою. Будь ласка, видаліть цю суму. |
Видаткова лексика
Це слова у формі, у системних меню та в електронному листі від keiri.
| Слово | Читання | Сенс |
|---|---|---|
| 経費精算 | keihi seisan | компенсація витрат, вимога про витрати |
| 領収書 | ryōshūsho | офіційна розписка |
| レシート | reshīto | деталізовано до ковзання |
| 宛名 | atena | ім'я, на яке видається квитанція |
| 但し書き | tadashigaki | цільовий рядок у квитанції |
| 交通費 | kōtsūhi | транспортні витрати |
| 立替 | tatekae | спочатку платити зі своєї кишені |
| 仮払い | karibarai | готівковий аванс |
| 摘要 | tekiyō | опис, поле призначення |
| 勘定科目 | kanjō kamoku | категорія облікового запису |
| 事前承認 | jizen shōnin | попереднє затвердження |
| 締め日 | shimebi | кінцева дата |
| 差し戻し | sashimodoshi | претензію повернуто для виправлення |
Помилки, через які претензію повертають
Такі ж проблеми пов'язані з більшістю сашімодосі. Квитанція без atena, якщо її вимагає компанія. Tekiyō, де написано лише uchiawase, без компанії чи штату. Категорія вказана неправильно. Транспорт заявлений на маршрут, довший за розумний. Фотографія квитанції розмита або обрізана. Претензію подано після трагедії та перенесено на наступний місяць без попередження. І, що найнезручніше, особиста річ у квитанції про роботу, яка викликає питання щодо кожного іншого рядка.
Правила щодо всього цього є рішеннями компанії: обмеження, категорії, чи приймаються фотографії та наскільки пізно – занадто пізно. Безпечні звички скрізь однакові. Попросіть правильну квитанцію в касі, запам’ятайте мету на звороті або в додатку того ж дня, запитайте keiri, якщо не впевнені, і надішліть до кінцевого терміну, а не в нього.
- Запитайте atena wa kaisha-mei de в касі, коли потрібен ryōshūsho
- Напишіть мету, компанію та кількість співробітників у полі tekiyō
- Виберіть категорію зі списку; запитати, коли двоє підходять
- Вимагайте розумний маршрут і зберігайте історію карток IC
- Отримайте попереднє схвалення на обіди, обладнання та подорожі
- Надішліть до shime і виправте будь-який повернутий рядок того ж дня