Kształt informacji zwrotnej w miejscu pracy w Japonii
Informacja zwrotna w japońskim biurze ma kształt, którego łatwo się nauczyć, gdy ją zobaczysz: poduszka, konkretna obserwacja, sugestia i wybiegające w przyszłość zamknięcie. Poduszka sygnalizuje, że nadchodzi coś delikatnego. Obserwacja dotyczy pracy, a nie osoby. Sugestia jest przedstawiana jako możliwość. Zamknięcie przywraca relację do normy. Jeśli przegapisz którykolwiek, komentarz będzie trudniejszy, niż miałeś na myśli.
Czas i miejsce są równie ważne jak słowa. Krytyczne komentarze są przekazywane indywidualnie, a nie przed zespołem i wkrótce po wydarzeniu, a nie zapisywane do recenzji. Pozytywne komentarze mogą być publiczne, ale nawet te są krótkie. Prywatna wiadomość na czacie z jednym punktem jest obecnie najpopularniejszym kanałem przesyłania opinii w wielu firmach.
| japoński | Romaji | Oznaczający |
|---|---|---|
| 今、少しいいですか。 | Ima, sukoshi ii desu ka. | Masz teraz chwilę? |
| 一つだけ気になった点があるのですが。 | Hitotsu dake ki ni natta ten ga aru no desu ga. | Jest tylko jedna rzecz, którą zauważyłem. |
| 資料のことで、ちょっとお話ししてもいいですか。 | Shiryō no koto de, chotto o-hanashi shite mo ii desu ka. | Czy mógłbym z Państwem porozmawiać krótko o dokumencie? |
| 差し支えなければ、一つ提案があります。 | Sashitsukae nakereba, hitotsu teian ga arimasu. | Jeśli nie masz nic przeciwko, mam jedną sugestię. |
Poduszkowe słowa otwierające komentarz
Kusshon kotoba, słowa poduszki, to małe wyrażenia, które poprzedzają wszystko, co niezręczne. Nie zmieniają treści; zmieniają sposób, w jaki jest to odbierane. Najbardziej przydatne do zbierania informacji zwrotnych są hitotsu ki ni natta no desu ga, jedna rzecz przykuła moją uwagę; osore-irimasu ga, przepraszam, ale; a w przypadku seniora sashidegamashii no desu ga, ryzykując przekroczenie. Na czacie lżejsze chotto ii desu ka lub ichiten dake, tylko jeden punkt, spełnia tę samą rolę.
Następnie następuje obserwacja w neutralnym języku. Opisz, co widziałeś: sūji ga chigatte iru yō desu, liczby wydają się różnić, a nie machigatte imasu, jest to błędne. Wygląda na to, że Yō desu i mitai desu powinni zachować ostrożną obserwację, nawet jeśli są pewni.
| japoński | Romaji | Oznaczający |
|---|---|---|
| 恐れ入りますが、一点確認させてください。 | Osore-irimasu ga, itten kakunin sasete kudasai. | Przepraszam, ale pozwólcie mi sprawdzić jedną kwestię. |
| 気になったので共有しますね。 | Ki ni natta node kyōyū shimasu ne. | Przykuło to moją uwagę, więc się tym podzielę. |
| 私の見落としかもしれませんが、二ページ目の数字が違うようです。 | Watashi no miotoshi kamo shiremasen ga, nipēji-me no sūji ga chigau yō desu. | Być może coś przeoczyłem, ale rysunek na stronie drugiej wydaje się inny. |
| 細かい点で恐縮ですが、日付が先月のままになっています。 | Komakai ten de kyōshuku desu ga, hizuke ga sengetsu no mama ni natte imasu. | Przepraszam, że jestem wybredny, ale data nadal jest z zeszłego miesiąca. |
| 念のためですが、送付先はこちらで合っていますか。 | Nen no tame desu ga, sōfu-saki wa kochira de atte imasu ka. | Dla pewności, czy to właściwy odbiorca? |
Pozytywne opinie, które nie brzmią protekcjonalnie
Pochwała jest po japońsku trudniejsza niż krytyka, ponieważ ocenianie kogoś jest zadaniem seniora. Jōzu desu ne lub yoku dekimashita, dobra robota, brzmi naturalnie w przypadku menedżera, nowego pracownika i protekcjonalnego traktowania rówieśników. Bezpiecznym wzorcem jest chwalenie pracy i jej wpływu na ciebie. Tasukarimashita, która mi pomogła, jest tutaj najbardziej przydatnym pojedynczym słowem, ponieważ stawia cię w pozycji osoby, która na tym skorzystała.
Jeśli chodzi o seniora, unikaj w ogóle oceniania. Benkyō ni narimashita, dowiedziałem się z tego, i sankō ni narimashita, to było przydatne odniesienie, wyrażają uznanie bez osądzania. Pochwalaj krótko; długi komplement sprawia, że koledzy czują się niekomfortowo i wywołują falę zaprzeczeń.
| japoński | Romaji | Oznaczający |
|---|---|---|
| 資料、とても分かりやすかったです。助かりました。 | Shiryō, totemo wakariyasukatta desu. Tasukarimashita. | Dokument był bardzo łatwy do zrozumienia. To bardzo pomogło. |
| 先方への返信、早くて助かりました。 | Senpō e no henshin, hayakute tasukarimashita. | Twoja szybka odpowiedź do klienta naprawdę pomogła. |
| あのまとめ方、参考になりました。 | Ano matomekata, sankō ni narimashita. | Sposób, w jaki to podsumowałeś, był dla mnie przydatny. |
| 昨日のプレゼン、とても勉強になりました。 | Kinō no purezen, totemo benkyō ni narimashita. | Wiele się nauczyłem z wczorajszej prezentacji. |
| この部分、いいですね。このまま進めましょう。 | Kono bubun, ii desu ne. Kono mama susumemashō. | Ta część jest dobra. Idźmy dalej tak jak jest. |
Wskazywanie błędu i sugerowanie zmiany
Po umieszczeniu obserwacji na stole następuje sugestia. Podstawową formą jest shita hō ga ii kamo shiremasen, może byłoby lepiej, co zamienia instrukcję w możliwość. Do kōhai możesz wpaść do shita hō ga ii yo; do seniora, użyj ikaga deshō ka, co byś o tym pomyślał, i pozwól im zdecydować. Jeśli jest kilka problemów, wybierz ten, który jest istotny i zaproponuj przesłanie pozostałych na piśmie.
Podaj powód sugestii. Współpracownicy znacznie chętniej akceptują zmianę, gdy widzą jej przyczynę: klient używa starego formatu, liczby muszą odpowiadać raportowi. Powód wskazuje również, że komentarz dotyczy pracy, a nie ich.
| japoński | Romaji | Oznaczający |
|---|---|---|
| ここは表にした方が見やすいかもしれません。 | Koko wa hyō ni shita hō ga miyasui kamo shiremasen. | Może to być łatwiejsze do odczytania w formie tabeli. |
| 先方は旧フォーマットを使っているので、合わせた方がいいと思います。 | Senpō wa kyū fōmatto o tsukatte iru node, awaseta hō ga ii to omoimasu. | Klient korzysta ze starego formatu, więc myślę, że powinniśmy go dopasować. |
| 結論を先に書くと、もっと伝わりやすくなると思います。 | Ketsuron o saki ni kaku to, motto tsutawariyasuku naru to omoimasu. | Jeśli na pierwszym miejscu postawisz wniosek, myślę, że będzie on lepiej odbierany. |
| 他にも二、三点あるので、後でチャットで送りますね。 | Hoka ni mo ni-san ten aru node, ato de chatto de okurimasu ne. | Są jeszcze dwa lub trzy inne punkty, więc wyślę je później na czacie. |
| もしよければ、私の方で直しておきましょうか。 | Moshi yokereba, watashi no hō de naoshite okimashō ka. | Jeśli chcesz, mam to naprawić po mojej stronie? |
Rejestr ruchomy: kōhai, dōryō i jōshi
Ten sam komentarz zmienia kształt wraz z rangą. Dla kōhai, juniora, możesz być prostszy i bardziej dyrektywny, ale poduszka i powód nadal mają znaczenie, ponieważ juniorzy pamiętają, jak byli poprawiani przez lata. Dla dōryō, rówieśnika, trzymaj wszystko jako sugestię między równymi sobie i unikaj wszystkiego, co brzmi jak ocenianie. Do jōshiego, twojego menadżera, raz zadajesz pytanie do własnego zrozumienia, prywatnie, i zostawiasz je, jeśli nie zostanie podjęte.
Tabela pokazuje te same ruchy na każdym poziomie. To, który poziom pasuje do senpai, który nie jest twoim menadżerem, zależy od twoich relacji i biura; w razie wątpliwości użyj form dōryō.
| Przenosić | Do kōhai | Do dōryō | Do jōshiego |
|---|---|---|---|
| Otwór | Choto II? | Jestem sukoshi ii desu ka. | Sashidegamashii no desu ga. |
| Obserwacja | Koko, sūji ga chigau yo. | Koko no sūji, chigau yō desu. | Koko no sūji, watashi no rikai de wa kotoshi no bun ka to. |
| Sugestia | Naoshita ho ga ii yo. | Naoshita ho ga ii kamo shiremasen. | Kakunin itadakemasu deshō ka. |
| Powód | Hōkokusho do awaseru kara. | Hōkokusho do węzła awaseru hitsuyō ga aru. | Hōkokusho to no seigōsei ga ki ni narimashite. |
| Pochwała | Ii ne, tasukatta yo. | Wakariyasukatta desu. Tasukarimashita. | Taihen benkyō ni narimashita. |
| Zamknąć | Kore kara mo yoroshiku ne. | Kongo mo yoroshiku onegai shimasu. | O-isogashii tokoro shitsurei itashimashita. |
Sashidegamashii no desu ga dosłownie oznacza, że jestem do przodu, ale jest to standardowy otwieracz dla juniora podnoszącego coś z seniorem. Użyj go raz; powtarzanie tego brzmi niespokojnie.
Informacje zwrotne na czacie i e-mailu
Pisemna informacja zwrotna traci ton, dlatego wymaga większej, a nie mniejszej amortyzacji. Wiadomość na czacie z poprawką powinna zawierać powitanie, poduszkę, jeden punkt, sugestię i delikatne zakończenie, nawet jeśli to będzie pięć linijek. Emoji sprawdzają się na czacie w wielu zespołach i są nie na miejscu w wiadomościach e-mail; skopiuj nawyki swojego zespołu. Informacje zwrotne na temat dokumentu przesyłane pocztą elektroniczną zwykle mają postać listy numerowanej umieszczonej po wierszu przedstawiającym ogólne wrażenie.
Poniższe wiersze to fragmenty wiadomości wielokrotnego użytku, które można wykorzystać w wiadomościach na czacie i w wiadomościach e-mail. Wymień detale, zachowaj porządek.
| japoński | Romaji | Oznaczający |
|---|---|---|
| お疲れさまです。資料、拝見しました。 | O-tsukaresama desu. Shiryō, haiken shimashita. | Cześć. Przyjrzałem się dokumentowi. |
| 全体的にとても分かりやすいと思います。 | Zentai-teki ni totemo wakariyasui to omoimasu. | Ogólnie rzecz biorąc, myślę, że jest to bardzo łatwe do naśladowania. |
| 一点だけ、三ページ目のグラフの単位をご確認いただけますか。 | Itten dake, sanpēji-me no gurafu no tan'i o go-kakunin itadakemasu ka. | Tylko jedna uwaga, czy mógłbyś sprawdzić jednostki na wykresie na stronie trzeciej? |
| 以下、気づいた点をまとめました。ご参考まで。 | Ika, kizuita ten o matomemashita. Go-sankō made. | Poniżej wymieniłem punkty, które zauważyłem, w celach informacyjnych. |
| 引き続きよろしくお願いいたします。 | Hikitsuzuki yoroshiku onegai itashimasu. | Dziękuję za nieustanna pomoc. |
Śledzenie
Informacje zwrotne, do których nigdy nie wraca się ponownie, niczego nie uczą. Krótka wizyta kontrolna dzień lub dwa później zamyka pętlę: sprawdź, czy zmiana została wprowadzona, podziękuj danej osobie, jeśli tak, i zaoferuj pomoc, jeśli tak nie było. Dalszy komentarz powinien być lżejszy niż oryginalny komentarz; chodzi o to, żeby pokazać, że cię zauważono, a nie gonić.
- Przekaż komentarz prywatnie, punkt po punkcie, podając powód
- Zaoferuj samodzielne naprawianie drobnych rzeczy tam, gdzie jest to szybsze
- Sprawdź wynik dzień lub dwa później, bez dokonywania drugiej korekty
- Podziękuj osobie specjalnie za zmianę: naoshite kurete arigatō
- Jeśli nic się nie zmieniło, zamiast powtarzać, zapytaj, czy coś było niejasne
- W przypadku kōhai zanotuj punkt ich następnej rozgrywki jeden na jednego, zamiast go powtarzać
Dalsza część może być tak krótka, jak sakki no ken, arigatō, tasukarimashita, o wcześniejszej rzeczy, dzięki, która pomogła. Współpracownicy, którym podziękowano za zmiany, dokonują ich częściej.
Błędy, których należy unikać
Pierwszym błędem jest pominięcie poduszki. Machigatte imasu, to źle, bez wprowadzenia, brzmi jak nauczyciel, nawet dla juniora. Drugim jest chwalenie rówieśnika lub seniora za pomocą słów oceniających, takich jak jōzu lub erai, które stawiają cię ponad nimi. Trzeci to podawanie kilku poprawek na raz przed innymi. Czwartym jest używanie rejestru kōhai w kontaktach z młodszym rówieśnikiem; wiek ma mniejsze znaczenie niż rola.
Piąty to zbyt natarczywe podążanie za sugestią, powtarzanie jej w żądanie. Ostatnim sposobem jest przekazanie opinii menedżerowi publicznie lub na czacie grupowym. Podnieś to raz, prywatnie, z sashidegamashii no desu ga i zaakceptuj każdą decyzję.
| japoński | Romaji | Oznaczający |
|---|---|---|
| それ、間違っています。 | Sore, machigatte imasu. | To źle. (Bez poduszki; unikaj.) |
| ここ、少し違っているかもしれません。 | Koko, sukoshi chigatte iru kamo shiremasen. | To może być nieco wyłączone. (Wersja złagodzona.) |
| 部長、上手ですね。 | Buchō, jōzu desu ne. | Jesteś zdolny, proszę pana. (Ocenia seniora; unikaj.) |
| 部長のご説明、大変勉強になりました。 | Buchō no go-setsumei, taihen benkyō ni narimashita. | Wiele się dowiedziałem z Twoich wyjaśnień. (Zamiast tego docenia.) |
| 先日の件、何か分かりにくい点はありましたか。 | Senjitsu no ken, nanika wakarinikui ten wa arimashita ka. | Czy coś było niejasnego w sprawie tamtego dnia? (Lepsza kontynuacja.) |