Łańcuch dokumentów od wyceny do płatności
Typowa umowa między dwiema japońskimi firmami wygląda tak. Kupujący prosi o wycenę, a sprzedawca wysyła mitsumorisho. Kupujący akceptuje, wysyłając hatchūsho, zamówienie zakupu; po stronie sprzedającego otrzymanie zamówienia to juchū i może on potwierdzić to za pomocą chūmon ukesho lub juchū kakuninsho. Sprzedawca dostarcza z nōhinsho, dowodem dostawy i często kenshūsho lub juryōsho, które kupujący może podpisać jako akceptację. Następnie sprzedawca wystawia seikyūsho, fakturę, kupujący płaci furikomi, przelewem bankowym, a sprzedawca może wystawić ryōshūsho, pokwitowanie.
Keiyakusho, umowa, znajduje się powyżej tego łańcucha w przypadku stałych lub dużych relacji, a kihon keiyakusho, podstawowa umowa, często obejmuje wiele małych zamówień, więc każde potrzebuje jedynie wyceny i zamówienia. Małe zakupy pomijają kilka kroków, ale i tak nauczcie się kolejności, bo każdy dokument odnosi się do poprzedniego numerem.
| japoński | Romaji | Oznaczający |
|---|---|---|
| お見積もりをお願いできますでしょうか。 | O-mitsumori o onegai dekimasu deshō ka. | Czy możesz podać nam cytat? |
| 見積書の内容で発注いたします。 | Mitsumorisho no naiyō de hatchū itashimasu. | Złożymy zamówienie zgodnie z wyceną. |
| ご注文を承りました。 | Go-chūmon o uketamawarimashita. | Otrzymaliśmy Twoje zamówienie. |
| 納品書を添えてお送りします。 | Nōhinsho o soete o-okuri shimasu. | Wyślemy go z dowodem dostawy. |
| 請求書は月末に発行いたします。 | Seikyūsho wa getsumatsu ni hakkō itashimasu. | Fakturę wystawimy pod koniec miesiąca. |
Czytanie mitsumorisho i hatchūsho
Oferta ma nagłówek zawierający imię i nazwisko kupującego oraz onchū, firmowy odpowiednik słowa sama, nazwę i pieczęć sprzedawcy, numer, mitsumori bangō i datę. Treść zawiera listę przedmiotów, hinmei, z ilością, sūryō, jednostką, tan'i, ceną jednostkową, tanka i ilością, kingaku. Poniżej znajduje się suma częściowa, shōkei, podatek konsumpcyjny, shōhizei i suma, gōkei. Najważniejsze są trzy pola w dolnej części: nōki, czas dostawy; shiharai jōken, warunki płatności; i yūkō kigen, jak długo cena jest ważna. Linia bikō zawiera uwagi.
Hatūsho odzwierciedla wycenę i dodaje adres dostawy, nōhin-saki, żądaną datę dostawy, nōhin kibōbi i numer zamówienia kupującego, który sprzedawca poda na fakturze. Gdy otrzymasz wycenę, sprawdź ceny jednostkowe, sprawdź, czy jest wliczony podatek i przeczytaj okres ważności: wycena, która wygasa przed zakończeniem wewnętrznej akceptacji, oznacza drugą rundę.
| japoński | Romaji | Oznaczający |
|---|---|---|
| この金額は税込みですか、税抜きですか。 | Kono kingaku wa zeikomi desu ka, zeinuki desu ka. | Czy jest to kwota z podatkiem czy bez? |
| 見積もりの有効期限を延ばしていただけますか。 | Mitsumori no yūkō kigen o nobashite itadakemasu ka. | Czy możesz przedłużyć ważność oferty? |
| 納期はいつ頃になりますでしょうか。 | Nōki wa itsu goro ni narimasu deshō ka. | Kiedy mniej więcej będzie dostawa? |
| 数量を変更した場合、単価は変わりますか。 | Sūryō o henkō shita baai, tanka wa kawarimasu ka. | Jeśli zmienimy ilość, czy zmieni się cena jednostkowa? |
Czytanie seikyūsho i warunków płatności
Na fakturze powtarzane są pozycje i sumy oraz dodawane są pola decydujące o tym, kiedy i w jaki sposób przepływają pieniądze. Hakkōbi to data wydania. Shiharai kigen to termin porodu. Furikomisaki to konto bankowe: bank, oddział, typ konta, futsu lub tōza, numer i nazwa konta, kōza meigi. Furikomi tesūryō, czyli opłatę za przelew, ponosi zazwyczaj zleceniodawca, co może znajdować się na fakturze. Od czasu wprowadzenia systemu faktur kwalifikowanych faktury od zarejestrowanych przedsiębiorców również opatrzone są numerem rejestracyjnym rozpoczynającym się na literę T; zapytaj księgowość, jak wpływa ona na Twoją firmę.
Warunki płatności są zapisane w formie dwóch połówek. Pierwsza połowa to shime, odcięcie zamykające paczkę faktur; drugi to barai, kiedy ta partia jest opłacona. Getsumatsu shime yokugetsu matsu barai: zamknięte na koniec miesiąca, płatne na koniec następnego miesiąca. Nijū-nichi shime yokugetsu jū-nichi barai: zamknięte dwudziestego, płatne dziesiątego następnego miesiąca. Yokuyokugetsu oznacza miesiąc po następnym. Sōkin to proste słowo określające wysyłanie pieniędzy; nyūkin – pieniądze przychodzą, więc nyūkin kakunin sprawdza, czy wpłynęły.
| japoński | Romaji | Oznaczający |
|---|---|---|
| お支払い条件は月末締め翌月末払いです。 | O-shiharai jōken wa getsumatsu shime yokugetsu matsu barai desu. | Terminy płatności: zamknięcie na koniec miesiąca, płatność na koniec następnego miesiąca. |
| 振込手数料はご負担いただけますでしょうか。 | Furikomi tesūryō wa go-futan itadakemasu deshō ka. | Czy mógłbyś pokryć opłatę za transfer? |
| 入金を確認いたしました。ありがとうございます。 | Nyūkin o kakunin itashimashita. Arigatō gozaimasu. | Potwierdziliśmy otrzymanie płatności. Dziękuję. |
| 支払期限を過ぎておりますが、ご入金の予定を教えていただけますか。 | Shiharai kigen o sugite orimasu ga, go-nyūkin no yotei o oshiete itadakemasu ka. | Termin płatności minął; Czy możesz nam powiedzieć, kiedy planowana jest płatność? |
| 請求書の宛名を部署名まで入れていただけますか。 | Seikyūsho no atena o bushomei made irete itadakemasu ka. | Czy mógłbyś podać nazwę działu na fakturze? |
Nōhinsho, ryōshūsho i keiyakusho
Nōhinsho podróżuje z towarami i sporządza listę dostarczonych towarów; kupujący sprawdza to z zamówieniem, kenshū, i zatrzymuje je. Jurōsho lub podpisany egzemplarz wraca do sprzedawcy jako dowód. Jeśli dostawa jest niekompletna lub uszkodzona, dzwoniąc, podajesz numer nōhinsho.
Ryōshūsho potwierdza otrzymanie płatności. W przypadku przelewów bankowych wiele firm traktuje dowód przelewu jako pokwitowanie i nie wystawia go, chyba że zostanie o to poproszony. Keiyakusho określa całą relację: strony, kō i otsu, zakres, cenę, termin, kikan, odnowienie, kōshin, wypowiedzenie, kaijo i poufność, hitsu hoji. Umowy często sporządzane są w dwóch egzemplarzach, po jednym dla każdej strony, a każda firma stempluje oba. Odwołaj się do artykułów według numeru, jō: dai-san-jō, artykuł trzeci.
| japoński | Romaji | Oznaczający |
|---|---|---|
| 納品書の数量と実際の数が合いません。 | Nōhinsho no sūryō to jissai no kazu ga aimasen. | Ilość na dowodzie dostawy nie odpowiada ilości dostarczonej. |
| 受領書に署名してご返送ください。 | Juryōsho ni shomei shite go-hensō kudasai. | Prosimy o podpisanie potwierdzenia i odesłanie go. |
| 領収書は必要でしょうか。 | Ryōshūsho wa hitsuyō deshō ka. | Czy potrzebujesz rachunku? |
| 契約書の第三条について確認させてください。 | Keiyakusho no dai-san-jō ni tsuite kakunin sasete kudasai. | Potwierdzę artykuł trzeci umowy. |
| 契約期間は一年で、自動更新でよろしいですか。 | Keiyaku kikan wa ichinen de, jidō kōshin de yoroshii desu ka. | Okres obowiązywania wynosi jeden rok z automatycznym przedłużeniem, prawda? |
Inkan, kakuin i denshi keiyaku
Tradycyjne umowy są stemplowane, a nie podpisywane. Zarejestrowana pieczęć firmy, jitsuin, znajduje się na bloku podpisu; keiin jest dociskany przez granicę każdej pary stron, tak aby nie można było zamienić stron; a teisei-in oznacza wszelkie odręczne poprawki. W zwykłych dokumentach wewnętrznych używa się kwadratowego kakuina lub osobistego mitome-in, a czasownik oznaczający stemplowanie to ōin lub nattsuin. To, kto posiada pieczęć i kto może jej używać, stanowi ścisłą zasadę wewnętrzną.
Umowy elektroniczne, denshi keiyaku, podpisywane za pośrednictwem usługi internetowej są obecnie powszechne. Słownictwo zmienia się na denshi shomei, podpis elektroniczny; denshi shoshiki, elektroniczna forma dokumentu; i shōnin, zatwierdzenie, w przepływie pracy. Niektórzy kontrahenci nadal proszą o papier, dlatego we wniosku może być konieczne określenie, który formularz możesz zaakceptować. To, czy dana umowa wymaga pieczęci, podpisu czy e-podpisu, zależy od firmy, dokumentu i kontrahenta, dlatego zapytaj swój zespół prawny lub ds. ogólnych, sōmu.
| japoński | Romaji | Oznaczający |
|---|---|---|
| 契約書に押印をお願いいたします。 | Keiyakusho ni ōin o onegai itashimasu. | Proszę podpisać umowę. |
| 割印は各ページの綴じ目にお願いします。 | Wariin wa kaku-pēji no tojime ni onegai shimasu. | Prosimy o umieszczenie pieczęci krzyżowej na oprawie każdej strony. |
| 電子契約でも対応可能でしょうか。 | Denshi keiyaku demo taiō kanō deshō ka. | Czy umowa elektroniczna byłaby akceptowalna? |
| 原本を二部作成し、一部をご返送ください。 | Genpon o nibu sakusei shi, ichibu o go-hensō kudasai. | Proszę przygotować dwa oryginały i zwrócić jeden. |
Uprzejmie prosząc o każdy dokument
Wzór żądania jest taki sam dla każdego dokumentu. Nazwij go za pomocą o lub idź, powiedz, czego obejmuje, podaj termin i format, a następnie zakończ podziękowaniami za kłopot. Podstawowym czasownikiem jest go-sōfu itadakemasu deshō ka, czy mógłbyś wysłać, lub o-okuri itadakemasu deshō ka; za wydanie nowego dokumentu, go-hakkō itadakemasu deshō ka. Jeśli termin jest napięty, dodaj powód: shanai shori no tsugō de, do przetwarzania wewnętrznego.
Przez telefon dodaj swoją firmę i imię oraz powtórz numer dokumentu. Wysyłając dokument, użyj o-okuri itashimasu i poproś o sprawdzenie go-kakunin kudasai. Pogoń za spóźnionym dokumentem jest uprzejma, ale bezpośrednia: sakujitsu o-negai shita seikyūsho no ken desu ga, a następnie pytanie.
| japoński | Romaji | Oznaczający |
|---|---|---|
| 恐れ入りますが、今月分の請求書を来週金曜日までにご送付いただけますでしょうか。 | Osoreirimasu ga, kongetsu-bun no seikyūsho o raishū kin'yōbi made ni go-sōfu itadakemasu deshō ka. | Przepraszam, że przeszkadzam. Czy mógłbyś przesłać fakturę za ten miesiąc do przyszłego piątku? |
| PDFでお送りいただければ助かります。 | PDF de o-okuri itadakereba tasukarimasu. | Byłoby pomocne, gdybyś mógł wysłać go w formacie PDF. |
| 見積書を添付いたしましたので、ご確認ください。 | Mitsumorisho o tenpu itashimashita node, go-kakunin kudasai. | Załączam cytat; proszę to sprawdzić. |
| 昨日お願いした請求書の件ですが、ご送付の予定はいつ頃でしょうか。 | Sakujitsu o-negai shita seikyūsho no ken desu ga, go-sōfu no yotei wa itsu goro deshō ka. | O fakturze, o którą prosiłem wczoraj, mniej więcej kiedy zostanie wysłana? |
| お手数をおかけしますが、よろしくお願いいたします。 | O-tesū o o-kake shimasu ga, yoroshiku onegai itashimasu. | Przepraszam za kłopot i dziękuję. |
Słownictwo dokumentu
W tabeli zebrano nazwy dokumentów i pola, które będziesz na nich czytać.
| Słowo | Czytanie | Oznaczający |
|---|---|---|
| 見積書 | mitsumorisho | cytat |
| 発注書 | hatchūsho | zamówienie zakupu |
| 受注 | juchū | przyjęcie zamówienia (strona sprzedawcy) |
| 納品書 | nōhinsho | dowód dostawy |
| 請求書 | seikyūsho | Faktura |
| 領収書 | ryōshūsho | paragon |
| 契約書 | keiyakusho | umowa |
| 支払条件 | shiharai jōken | warunki płatności |
| 締め | shime | skrócenie okresu rozliczeniowego |
| 翌月末払い | yokugetsu matsu barai | płatne na koniec następnego miesiąca |
| 振込先 | furikomisaki | konto bankowe do przelewu |
| 有効期限 | yūkō kigen | okres ważności |
| 押印 | ōin | nałożenie pieczęci |
| 電子契約 | denshi keiyaku | umowa elektroniczna |
Błędy, które opóźniają płatność
Większość opóźnień wynika z dziedziny, a nie sporu. Faktura zaadresowana na błędną nazwę firmy lub brak działu; numer zamówienia zakupu, który nie pasuje; brak linii podatkowej lub jej podwojenie; dane bankowe z nazwą rachunku zapisaną błędnym pismem; termin płatności ignoruje błędy klienta, więc faktura przychodzi z jednodniowym opóźnieniem i czeka miesiąc. Na umowach klasycznymi błędami są brak keiina, stempel z błędnej pieczęci oraz nazwa kontrahenta różniąca się o jeden znak od zarejestrowanej nazwy.
Zanim wyślesz jakikolwiek dokument, sprawdź nazwę odbiorcy, numer, do którego się odnosi, oraz warunki w stosunku do poprzedniego dokumentu w łańcuchu. Jeśli klient twierdzi, że dokument jest błędny, przeproś krótko, zapytaj dokładnie, które pole i wyślij ponownie tego samego dnia, dodając w temacie słowo sai-hakkō. Praktyka firmowa różni się tutaj niemal pod każdym względem, od pieczęci po miesiące płatności, więc naucz się języka, a następnie zapytaj kolegę, jak robi to Twoja firma.
- Sprawdź imię i nazwisko, onchū lub sama oraz dział na każdym dokumencie
- W następnym podaj numer poprzedniego dokumentu
- Przed wysłaniem potwierdź zeikomi lub zeinuki oraz linię podatku
- Przeczytaj shime klienta i wyślij przed nim fakturę
- Zapytaj zanim stemplujesz; Foki mają zasady określające, kto może z nich korzystać