Japońskie przekazanie pracy (Hikitsugi): zwroty, Hikitsugisho i klienci

Trzy rodzaje hikitsugi i kiedy się zaczynają

Hikitsugi opisuje trzy sytuacje, które wydają się różne, ale używają tego samego języka. Zanim kyūka wyjdzie, przekazujesz zadania, które będą wykonalne podczas twojej nieobecności, zwykle jednemu koledze i zazwyczaj w krótkiej wiadomości plus słowo osobiście. Przed jinji idō, czyli przeniesieniem w firmie, przekazujesz całą rolę, często w tygodniach pomiędzy ogłoszeniem a datą przeprowadzki. Przed taishoku, rezygnacją, oddajesz wszystko, a firma będzie oczekiwać, że będzie gotowe przed twoim ostatnim dniem.

Czas to moment, w którym uczniowie zostają złapani. Urlop wymaga dnia lub dwóch przygotowań. Transfer rozpoczyna się w dniu jego ogłoszenia. Przekazanie rezygnacji trwa przez cały okres wypowiedzenia i wielu menedżerów poprosi o hikitsugi keikaku, plan przekazania, w pierwszym tygodniu. Oczekiwania firm są różne, więc zapytaj, jak zwykle wygląda hikitsugi zespołu.

UnihongoBiznesowy japoński

来週らいしゅうの休暇きゅうか中ちゅうの業務ぎょうむについて、引き継ぎひきつぎをお願いおねがいしたいのですが。Chciałbym oddać pracę na urlop w przyszłym tygodniu.

Hikitsugisho: co znajduje się w dokumencie

Hikitsugisho jest podstawą przekazania. Czyta ją twój następca, twój menadżer, a kilka miesięcy później osoba, która musi odpowiedzieć na pytanie, którego nikt inny nie jest w stanie odpowiedzieć. Napisz to prostym desu i masu lub w stylu dokumentów wewnętrznych z dużą liczbą rzeczowników, w zależności od tego, jakiego języka używa Twój zespół, i uporządkuj je według zadań, a nie według daty. Dla każdego zadania: do czego służy, jak często się to zdarza, w jakim jest stanie, kto jest zaangażowany, gdzie znajdują się pliki i co może pójść nie tak.

Dwie rzeczy sprawiają, że hikitsugisho jest naprawdę przydatne. Pierwsza to keii, historia: dlaczego klient jest traktowany w określony sposób, jakie decyzje zostały podjęte i przez kogo. Druga to niepisane zasady: klient, który nie lubi rozmów telefonicznych, zgłoszenie musi najpierw trafić do konkretnej osoby. Nigdy nie pojawiają się one w oficjalnych procedurach i właśnie tego następca nie może dowiedzieć się sam.

Hasła i dane do konta są zazwyczaj przekazywane za pośrednictwem własnego systemu firmy, a nie zapisywane w dokumencie. Zapytaj IT, jak Twoja firma sobie z nimi radzi.

Zwroty dotyczące przekazania

Mówiona instrukcja obsługi jest zgodna z dokumentem. Usiądź ze swoim następcą, przeanalizuj każde zadanie i powiedz, czego dokument nie może: ton, jakiego oczekuje klient, części procesu, które są wolniejsze, niż się wydaje. Użyj hikitsugimasu do określenia aktu, o-negai shimasu do określenia prośby i go-fumei na dziesięć, niejasnych punktów, aby zachęcić do zadawania pytań. Zachowaj opis przejścia w desu i masu nawet z bliskim współpracownikiem; formalność sygnalizuje, że jest to oficjalne przekazanie odpowiedzialności.

Zakończ, mówiąc, kiedy będziesz osiągalny i na jak długo. W wielu firmach normalne jest odpowiadanie na pytania następcy przez kilka tygodni po przejęciu; po rezygnacji jest to grzeczność, a nie obowiązek i można grzecznie stawiać granice.

Zwroty określające przyjęcie przekazania

Kiedy jesteś następcą, twoim zadaniem jest prosić. Japońscy koledzy często przekazują to, co uważają za ważne, i zapominają o tym, czego przestali zauważać, więc pytania, które zadajesz, kształtują to, co otrzymujesz. Najpierw zapytaj o priorytet, potem o historię, potem o oczekujące problemy, a na końcu o ludzi. Potwierdź to, co usłyszałeś za pomocą to iu koto desu ne, więc tak jest i odpowiedź wpisz sam w dokumencie, ponieważ osoba wychodząca nie będzie miała czasu.

Pokaż, że podchodzisz do pracy poważnie i nie obiecujesz zbyt wiele. Hikitsugasete itadakimasu, przejmę to i shikkari hikitsugimasu, przejmę to właściwie, to standardowe słowa, a na koniec oczekuje się krótkiego podziękowania za poświęcony czas.

Przedstawiamy klientom następcę

Przekazywanie klientów odbywa się dwuetapowo. Najpierw przychodzi e-mail kōnin no go-shōkai: ogłaszasz zmianę, podajesz następcę, kopiujesz go i dziękujesz klientowi za wsparcie. Następnie następca odpowiada w wątku, dokonując krótkiego przedstawienia się. Drugą opcją jest wspólna wizyta lub rozmowa telefoniczna, podczas której przedstawiasz ich twarzą w twarz i cofasz się, gdy rozmawiają. Po Twoim ostatnim dniu następca samodzielnie wysyła kolejną wiadomość.

W wierszach poniżej znajdują się fragmenty tego e-maila i ustne wprowadzenie. Zachowaj ciepły i nieco oficjalny ton i unikaj wyjaśniania, dlaczego odchodzisz; Z powodów osobistych wystarczy zwykły isshin ni yori.

Lista kontrolna przekazania dla strony przekazującej

Poniższa lista obejmuje stronę dawania od ogłoszenia do ostatniego dnia. Nie każda pozycja dotyczy krótkiego urlopu, ale w przypadku przeniesienia lub rezygnacji koledzy po cichu oczekują przepracowania wszystkiego.

• Najpierw uzgodnij ze swoim menadżerem następcę i harmonogram przekazania
• Zaktualizuj lub napisz hikitsugisho, uporządkowane według zadań, ze statusem i historią
• Uporządkuj udostępnione foldery i nazwij pliki, aby nieznajomy mógł je znaleźć
• Przeprowadź następcę osobiście przez dokument, zadanie po zadaniu
• Wyślij wiadomość e-mail z powiadomieniem klienta ze skopiowanym następcą
• Odbywaj wspólne wizyty lub rozmowy telefoniczne z najważniejszymi klientami
• Przekaż konta i hasła w ramach oficjalnego procesu firmy
• Anuluj lub przenieś spotkania cykliczne, subskrypcje i role systemowe
• Powiedz, kiedy nadal będziesz odpowiadać na pytania i jak długo
• Podziękuj następcy, menadżerowi i zespołowi ostatniego dnia

W przypadku krótkiego urlopu lista zwija się do trzech wierszy: powiedz koledze, co mu się należy, napisz, gdzie są pliki i wyślij wiadomość, że jestem poza biurem.

Błędy, których należy unikać

Najczęstszym błędem jest przekazanie, które żyje tylko w Twojej głowie i jest prowadzone w pośpiechu podczas rozmowy ostatniego popołudnia. Zapisz to wcześniej i pozwól rozmowie podążać za dokumentem. Drugim jest lista zadań bez historii: następca, który wie, co robić, ale nie wie, dlaczego, powtórzy stare błędy. Trzecim jest zapomnienie o klientach, którzy zapamiętają informację o zmianie z odesłanej wiadomości e-mail.

Po stronie odbiorcy błędem jest uprzejmość, która powstrzymuje Cię od zadawania pytań. Kiwanie głową przez opis przejścia i odkrywanie luk miesiąc później nikomu nie pomaga. Zapytaj, potwierdź, zapisz. I z obu stron nie traktujcie hikitsugi jako opcjonalnego, bo jedziecie tylko na wakacje; dwuwierszowa wiadomość o tym, co przypada do terminu, nadal jest przekazaniem i pominięcie jej jest zauważane.