Japońska podróż służbowa (Shucchō): składanie wniosków, rezerwacja, pozdrowienia i raport

Stosowanie: shucchō shinsei

W podróży służbowej nic nie dzieje się przed shinsei. Formularz pyta o cel podróży, daty, cel w jednym wierszu, osoby lub firmę, którą odwiedzisz, oraz szacunkowy koszt. Trafia do Twojego menedżera, a czasami do drugiej osoby zatwierdzającej. W wielu firmach jest to ekran w systemie rozliczeniowym; w niektórych jest to nadal forma papierowa z hanko. Zapytaj kolegę, który to jest i skopiuj najnowszy.

Wersja mówiona jest najważniejsza: powiedz swojemu menadżerowi, dlaczego potrzebna jest podróż, i skiń głową, zanim cokolwiek wpiszesz. Shucchō o mōshiagemasu nie jest czymś naturalnym; powiedz shucchō shitai no desu ga lub shucchō no kyoka o itadakitai no desu ga i podaj daty oraz cel.

UnihongoBiznesowy japoński

来月らいげつ、大阪おおさか支社ししゃに出張しゅっちょうしたいのですが、よろしいでしょうか。Chciałbym w przyszłym miesiącu udać się w podróż służbową do oddziału w Osace; czy to byłoby w porządku?

Rezerwacja transportu i hoteli przez administratora

Po zatwierdzeniu shinsei rezerwacja zwykle przechodzi przez sōmu, sprawy ogólne lub zakontraktowane biuro podróży. Niektóre firmy pozwalają na dokonanie samodzielnej rezerwacji w ramach określonych limitów i późniejsze dokonanie odbioru, a inne wydają kartę firmową. Zostaniesz poproszony o podanie trasy, żądanej godziny odjazdu, preferencji miejsca i obszaru hotelu. Zarezerwowane miejsca, shiteiseki, są standardem w shinkansen; ekologiczny samochód i loty są często ograniczone ze względu na klasę.

Zapoznaj się z nazwami biletów, które otrzymasz: jōshaken to bilet podstawowy, tokkyūken to dodatek ekspresowy, a eki-uketori to bilet pobierany w automacie na stacji z kodem. Zmiany po dokonaniu rezerwacji trafiają do tego samego biura, więc zapytaj wcześniej, zamiast zmieniać się tego samego dnia.

Zasady wydatków w zarysie

Każda firma ma ryohi kitei, regulamin dotyczący kosztów podróży, który określa, co i w jaki sposób podlega zwrotowi. Typowe elementy to kōtsuhi, transport; shukuhakuhi, zakwaterowanie, często z limitem noclegu; nittō, dzienna dieta za niewielkie koszty; i settai, zabawianie klienta, co zwykle wymaga osobnej zgody. Posiłki spożywane samodzielnie są zwykle objęte nittō, a nie odbierane, ale jest to różne.

Jedyną zasadą, która się nie zmienia, jest paragon. Poproś o ryōshūsho, oficjalny paragon, w każdym hotelu, taksówce i sklepie i poproś o to w imieniu firmy, jeśli Twoja firma tego wymaga. Taksówki są często dozwolone tylko wtedy, gdy nie ma praktycznej alternatywy i oczekuje się notatki wyjaśniającej, dlaczego. Złóż seisan, rozliczenie wydatków, w terminie określonym w regulaminie, pod rygorem odrzucenia reklamacji.

Dotarcie do biura docelowego

Przybycie do oddziału lub biura klienta następuje według małego scenariusza. W recepcji podajesz swoją firmę, swoje imię i nazwisko oraz kogo odwiedzasz. Kiedy pojawi się Twój gospodarz, pierwsza linijka będzie brzmiała o-sewa ni natte orimasu, dziękuję za ciągłe wsparcie, lub, w oddziale Twojej firmy, o-tsukaresama desu. Potem następuje wers tōi tokoro: gospodarz powie tōi tokoro o arigatō gozaimasu, dziękuję za przybycie tak daleko, a ty odpowiadasz krótkim kochira koso.

Omiyage, jeśli go przyniesiesz, zostanie przekazane w tym miejscu w jednym zdaniu, tsumaranai mono desu ga lub zapalniczka minasan de dōzo, proszę, podziel się nim, a gospodarz odłoży go na bok, nie otwierając. Drobne rozmowy na temat podróży lub pogody wypełniają drogę do sali konferencyjnej; ogranicz się do dwóch lub trzech wymian.

Słownictwo związane z podróżami w formularzach i na czacie

Poniższe słowa pojawiają się na shinsei, w systemie wydatków i w wiadomościach, które wysyła ci administrator. Naucz się odczytów, aby móc je wypowiadać na głos przy biurku, a nie tylko rozpoznawać je na ekranie.

Chokkō chokki warto znać: oznacza to, że idziesz z domu prosto do celu i wracasz do domu bez przechodzenia przez biuro, i zwykle trzeba to zgłosić na shinsei lub na czacie, aby zespół wiedział, gdzie jesteś.

Sprawozdanie z podróży i powrót

Shucchō hōkoku zamyka podróż. Jest krótko i rzeczowo: daty, miejsce docelowe, poznani ludzie, cel, rezultaty, kolejne działania i koszty, w tej kolejności. Większość firm ma formularz lub szablon; niektórzy akceptują e-mail do menedżera. Oczekuje się, że nastąpi to w ciągu jednego lub dwóch dni, a Twój menedżer zazwyczaj będzie chciał ustnego podsumowania Twojego pierwszego ranka po powrocie, zanim je przeczyta. Prowadź z wynikiem, potem następny krok, a potem wszystko, co poszło nie tak.

Sam powrót ma swoje własne linie. Kiedy wejdziesz, powiedz tadaima modorimashita, podziękuj osobie, która cię kryła, i umieść omiyage we wspólnej przestrzeni ze słowem do zespołu. Następnie prześlij seisan wraz z rachunkami. Kilka pierwszych razy skorzystaj z poniższej listy kontrolnej.

• Powiedz tadaima modorimashita i podziękuj kolegom, którzy to omówili
• Przekaż menadżerowi dwuminutowe podsumowanie, najpierw zakończ
• Prześlij shucchō hōkoku w wyznaczonym przez firmę terminie
• Dołącz każdy paragon do seisan i wyjaśnij wszelkie taksówki lub dodatkowe koszty
• Wyślij e-mail z podziękowaniami do biura lub klienta, którego odwiedziłeś
• Wystaw omiyage i powiedz zespołowi, że tam jest
• Zapisuj kolejne działania i daty ze spotkania w udostępnionym kalendarzu

Błędy, których należy unikać

Pierwszym błędem jest rezerwacja przed zatwierdzeniem. Jeśli Shinsei zostanie odrzucony lub daty się zmienią, Twoim problemem będzie bilet zarezerwowany samodzielnie. Drugi to utrata wpływów; roszczenie bez ryōshūsho jest często odrzucane. Trzecim jest korzystanie z rejestru klientów we własnym oddziale lub rejestru współpracownika u klienta. Czwarty to raport spóźniony lub niejasny: hōkoku mówiące, że spotkanie poszło dobrze, nie mówi menadżerowi nic, a to, które przychodzi tydzień później, sugeruje, że podróż nie miała znaczenia.

Wreszcie, nie traktuj wyjazdu jako odpoczynku od zespołu. W większości firm oczekuje się szybkiej wiadomości na czacie w dniu przyjazdu i wyjazdu oraz dostępności w godzinach pracy, chyba że uzgodniono inaczej.