La forma de la retroalimentación en el lugar de trabajo en Japón
La retroalimentación en una oficina japonesa sigue una forma que es fácil de aprender una vez que la ves: un cojín, una observación específica, una sugerencia y un cierre prospectivo. El cojín indica que algo delicado se avecina. La observación se refiere al trabajo, no a la persona. La sugerencia se ofrece como una posibilidad. El cierre devuelve la relación a la normalidad. Si echas de menos a alguno, el comentario será más difícil de lo que pretendías.
El momento y el lugar importan tanto como las palabras. Los comentarios críticos se dan uno a uno, no frente al equipo y poco después del evento, en lugar de guardarlos para una revisión. Los comentarios positivos pueden ser públicos, pero incluso esos son breves. Un mensaje de chat privado con un punto es ahora el canal de comentarios más común en muchas empresas.
| japonés | Romaji | Significado |
|---|---|---|
| 今、少しいいですか。 | Ima, sukoshi ii desu ka. | ¿Tienes un momento ahora? |
| 一つだけ気になった点があるのですが。 | Hitotsu dake ki ni natta ten ga aru no desu ga. | Sólo hay una cosa que noté. |
| 資料のことで、ちょっとお話ししてもいいですか。 | Shiryō no koto de, chotto o-hanashi shite mo ii desu ka. | ¿Podría hablaros brevemente sobre el documento? |
| 差し支えなければ、一つ提案があります。 | Sashitsukae nakereba, hitotsu teian ga arimasu. | Si no te importa, tengo una sugerencia. |
Palabras de cojín que abren un comentario.
Kusshon kotoba, palabras de cojín, son las pequeñas frases que preceden a cualquier cosa incómoda. No cambian el contenido; cambian la forma en que se recibe. Los más útiles para feedback son hitotsu ki ni natta no desu ga, una cosa me llamó la atención; osore-irimasu ga, disculpe pero; y, para un mayor, sashidegamashii no desu ga, a riesgo de sobrepasarse. En el chat, un chotto ii desu ka más ligero o un ichiten dake, de solo un punto, hace el mismo trabajo.
Luego sigue la observación en un lenguaje neutral. Describe lo que viste: sūji ga chigatte iru yō desu, las cifras parecen diferir, en lugar de machigatte imasu, está mal. Yō desu, al parecer, y mitai desu, al parecer, mantienen la observación tentativa incluso cuando están seguros.
| japonés | Romaji | Significado |
|---|---|---|
| 恐れ入りますが、一点確認させてください。 | Osore-irimasu ga, itten kakunin sasete kudasai. | Disculpe, pero déjeme comprobar un punto. |
| 気になったので共有しますね。 | Ki ni natta node kyōyū shimasu ne. | Me llamó la atención, así que lo compartiré. |
| 私の見落としかもしれませんが、二ページ目の数字が違うようです。 | Watashi no miotoshi kamo shiremasen ga, nipēji-me no sūji ga chigau yō desu. | Puede que me esté perdiendo algo, pero la figura de la página dos parece diferente. |
| 細かい点で恐縮ですが、日付が先月のままになっています。 | Komakai ten de kyōshuku desu ga, hizuke ga sengetsu no mama ni natte imasu. | Perdón por ser exigente, pero la fecha sigue siendo la del mes pasado. |
| 念のためですが、送付先はこちらで合っていますか。 | Nen no tame desu ga, sōfu-saki wa kochira de atte imasu ka. | Para estar seguros, ¿es este el destinatario adecuado? |
Comentarios positivos que no suenan condescendientes.
Los elogios son más complicados que las críticas en japonés, porque evaluar a alguien es en sí mismo un acto de alto nivel. Jōzu desu ne o yoku dekimashita, bien hecho, suena natural desde un gerente hasta un nuevo empleado y condescendiente entre compañeros. El patrón seguro es elogiar el trabajo y su efecto en usted. Tasukarimashita, que me ayudó, es la palabra más útil aquí, porque te pone en la posición de la persona que se benefició.
Para una persona mayor, evite evaluar por completo. Benkyō ni narimashita, aprendí de eso, y sankō ni narimashita, que fue una referencia útil, expresa agradecimiento sin juzgar. Mantenga los elogios breves; un cumplido largo incomoda a los colegas e invita a una ola de negación.
| japonés | Romaji | Significado |
|---|---|---|
| 資料、とても分かりやすかったです。助かりました。 | Shiryō, totemo wakariyasukatta desu. Tasukarimashita. | El documento fue muy fácil de seguir. Eso ayudó mucho. |
| 先方への返信、早くて助かりました。 | Senpō e no henshin, hayakute tasukarimashita. | Su rápida respuesta al cliente realmente ayudó. |
| あのまとめ方、参考になりました。 | Ano matomekata, sankō ni narimashita. | La forma en que lo resumiste fue útil para mí. |
| 昨日のプレゼン、とても勉強になりました。 | Kinō no purezen, totemo benkyō ni narimashita. | Aprendí mucho de la presentación de ayer. |
| この部分、いいですね。このまま進めましょう。 | Kono bubun, ii desu ne. Kono mama susumemashō. | Esta parte es buena. Sigamos adelante como está. |
Señalar un error y sugerir un cambio
Una vez que la observación está sobre la mesa, sigue la sugerencia. La forma principal es Shita hō ga ii kamo shiremasen, podría ser mejor, lo que convierte una instrucción en una posibilidad. A un kōhai puedes pasar a Shita hō ga ii yo; Para un mayor, usa ikaga deshō ka, ¿qué te parece? Deja que ellos decidan. Si hay varios problemas, elige el que importe y ofrécete a enviar el resto por escrito.
Da una razón con la sugerencia. Los colegas aceptan un cambio mucho más fácilmente cuando pueden ver por qué: el cliente usa el formato antiguo, los números deben coincidir con el informe. Una razón también muestra que el comentario es sobre el trabajo, no sobre ellos.
| japonés | Romaji | Significado |
|---|---|---|
| ここは表にした方が見やすいかもしれません。 | Koko wa hyō ni shita hō ga miyasui kamo shiremasen. | Esto podría ser más fácil de leer como una tabla. |
| 先方は旧フォーマットを使っているので、合わせた方がいいと思います。 | Senpō wa kyū fōmatto o tsukatte iru node, awaseta hō ga ii to omoimasu. | El cliente usa el formato antiguo, así que creo que deberíamos igualarlo. |
| 結論を先に書くと、もっと伝わりやすくなると思います。 | Ketsuron o saki ni kaku to, motto tsutawariyasuku naru to omoimasu. | Si pones la conclusión primero, creo que se verá mejor. |
| 他にも二、三点あるので、後でチャットで送りますね。 | Hoka ni mo ni-san ten aru node, ato de chatto de okurimasu ne. | Hay otros dos o tres puntos, así que los enviaré por chat más tarde. |
| もしよければ、私の方で直しておきましょうか。 | Moshi yokereba, watashi no hō de naoshite okimashō ka. | Si quieres, ¿lo arreglo de mi lado? |
Registro cambiante: kōhai, dōryō y jōshi
El mismo comentario cambia de forma según la clasificación. Para un kōhai, un joven, puedes ser más sencillo y directivo, pero el colchón y la razón siguen siendo importantes, porque los jóvenes recuerdan cómo fueron corregidos durante años. Para un dōryō, un compañero, mantén todo como una sugerencia entre iguales y evita cualquier cosa que suene a calificación. A un jōshi, su gerente, le está planteando una pregunta para su propia comprensión, en privado, una vez, y la deja pasar si no se responde.
La tabla muestra los mismos movimientos en cada nivel. El nivel adecuado para un senpai que no es tu manager depende de tu relación y tu oficina; En caso de duda, utilice las formas dōryō.
| Mover | a un kōhai | A un dōryō | a un jōshi |
|---|---|---|---|
| Apertura | ¿Chotto II? | Ima sukoshi ii desu ka. | Sashidegamashii no desu ga. |
| Observación | Koko, sūji ga chigau yo. | Koko no sūji, chigau yō desu. | Koko no sūji, watashi no rikai de wa kotoshi no bun ka to. |
| Sugerencia | Naoshita hō ga ii yo. | Naoshita hō ga ii kamo shiremasen. | Kakunin itadakemasu deshō ka. |
| Razón | Hōkokusho a awaseru kara. | Hōkokusho al nodo awaseru hitsuyō ga aru. | Hōkokusho to no seigōsei ga ki ni narimashite. |
| Elogio | Hola, tasukatta yo. | Wakariyasukatta desu. Tasukarimashita. | Taihen benkyō ni narimashita. |
| Cerca | Kore kara mo yoroshiku ne. | Kongo mo yoroshiku onegai shimasu. | O-isogashii tokoro mierdasurei itashimashita. |
Sashidegamashii no desu ga literalmente significa que estoy siendo adelantado, pero, y es el abridor estándar para un junior planteando algo con un senior. Úselo una vez; repetirlo suena ansioso.
Comentarios en chat y correo electrónico
La retroalimentación escrita pierde tono, por lo que necesita más amortiguación, no menos. Un mensaje de chat con una corrección debe tener un saludo, un cojín, un punto, una sugerencia y un cierre suave, aunque sean cinco líneas. Los emoji están bien en el chat de muchos equipos y están fuera de lugar en el correo electrónico; Copia los hábitos de tu equipo. Los comentarios por correo electrónico sobre un documento generalmente aparecen como una lista numerada después de una línea que brinda la impresión general.
Las filas siguientes son piezas reutilizables para un mensaje de chat y un correo electrónico. Reemplace los detalles, mantenga el orden.
| japonés | Romaji | Significado |
|---|---|---|
| お疲れさまです。資料、拝見しました。 | O-tsukaresama desu. Shiryō, haiken shimashita. | Hola. He echado un vistazo al documento. |
| 全体的にとても分かりやすいと思います。 | Zentai-teki ni totemo wakariyasui to omoimasu. | En general creo que es muy fácil de seguir. |
| 一点だけ、三ページ目のグラフの単位をご確認いただけますか。 | Itten dake, sanpēji-me no gurafu no tan'i o go-kakunin itadakemasu ka. | Sólo un punto, ¿podrías comprobar las unidades en el cuadro de la página tres? |
| 以下、気づいた点をまとめました。ご参考まで。 | Ika, kizuita ten o matomemashita. Go-sankō made. | He enumerado los puntos que noté a continuación, como referencia. |
| 引き続きよろしくお願いいたします。 | Hikitsuzuki yoroshiku onegai itashimasu. | Gracias por su continua ayuda. |
Seguimiento
Los comentarios que nunca se revisan no enseñan nada. Un breve seguimiento uno o dos días después cierra el círculo: verifique si se realizó el cambio, agradezca a la persona si así fue y ofrezca ayuda si no. Mantenga el seguimiento más ligero que el comentario original; El objetivo es demostrar que lo has notado, no perseguirlo.
- Dé el comentario en privado, un punto a la vez, con una razón.
- Ofrécete a arreglar las cosas pequeñas tú mismo donde sea más rápido.
- Verifique el resultado uno o dos días después, sin realizar una segunda corrección.
- Agradezca a la persona específicamente por el cambio: naoshite kurete arigatō
- Si nada cambió, pregunte si algo no estaba claro en lugar de repetirlo.
- Para un kōhai, anote el punto para su próximo uno a uno en lugar de repetirlo.
Una continuación puede ser tan breve como sakki no ken, arigatō, tasukarimashita, sobre lo anterior, gracias, eso ayudó. Los colegas a quienes se agradece los cambios los aprovechan más.
Errores a evitar
El primer error es saltarse el cojín. Machigatte imasu, eso está mal, sin introducción suena como un maestro, incluso para un junior. El segundo es elogiar a un compañero o superior con palabras evaluativas como jōzu o erai, que te posicionan por encima de ellos. El tercero es dar varias correcciones a la vez delante de los demás. El cuarto es usar el registro kōhai con un compañero que resulta ser más joven; la edad importa menos que el rol.
El quinto es hacer un seguimiento demasiado estricto, convertir una sugerencia en una exigencia al repetirla. El último es dar retroalimentación a un gerente en público o en un chat grupal. Plantéelo una vez, en privado, con sashidegamashii no desu ga, y acepte lo que decidan.
| japonés | Romaji | Significado |
|---|---|---|
| それ、間違っています。 | Sore, machigatte imasu. | Eso está mal. (Sin cojín; evítelo). |
| ここ、少し違っているかもしれません。 | Koko, sukoshi chigatte iru kamo shiremasen. | Esto puede estar un poco fuera de lugar. (La versión suavizada.) |
| 部長、上手ですね。 | Buchō, jōzu desu ne. | Eres hábil, señor. (Evalúa a un mayor; evítelo.) |
| 部長のご説明、大変勉強になりました。 | Buchō no go-setsumei, taihen benkyō ni narimashita. | Aprendí mucho de tu explicación. (En cambio, lo agradece.) |
| 先日の件、何か分かりにくい点はありましたか。 | Senjitsu no ken, nanika wakarinikui ten wa arimashita ka. | Sobre el otro día, ¿algo no quedó claro? (Un mejor seguimiento). |